有效能的時間管理培訓(xùn)教材

1、有效能的時間管理目標(biāo)原則20/80原則四象限原則有序原則-2008年航嘉新職員教材人力資源部 游興坤 目錄 培養(yǎng)良好的習(xí)慣 80/20法則的運(yùn)用 制定有效的工作計劃 時間管理從目標(biāo)設(shè)立開始 什么是時間管理時間的特點(diǎn)供給毫無彈性無法儲蓄無法取代無法失而復(fù)得時間管理的必要尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要 信息爆炸 競爭的壓力 你的客戶對品質(zhì)的要求 時間管理的誤區(qū)工作沒有計劃時間控制不力整理整頓不足進(jìn)取精神不足 目錄 培養(yǎng)良好的習(xí)慣 80/20法則的運(yùn)用 制定有效的工作計劃 時間管理從目標(biāo)設(shè)立開始 什么是時間管理目標(biāo)原則演練設(shè)立自己的目標(biāo)目標(biāo)的基本分類設(shè)立目標(biāo)的SMART原則有目標(biāo)才有動力目標(biāo)金字

2、塔長期目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)周目標(biāo)日目標(biāo)目標(biāo)金字塔企業(yè)目標(biāo)部門目標(biāo)個人目標(biāo)目標(biāo)設(shè)立的原則Specific 具體的Measurable 可衡量的Achievable 可達(dá)到的Realistic 現(xiàn)實(shí)的Time limit 有時限的目標(biāo)設(shè)立案例 工作上在新的一年里，負(fù)責(zé)更多的人事工作；在2007年底里，全面實(shí)施績效考核無紙化操作；在2008年12月底前，制作一份調(diào)查問卷給部門經(jīng)理以跟進(jìn)學(xué)員在 *項目里的表現(xiàn)； 生活上我要過上好的生活這是不是目標(biāo)？目標(biāo)的類型關(guān)鍵目標(biāo)使能目標(biāo)最好具備目標(biāo)目標(biāo)的管理估算優(yōu)先級任務(wù)所需時間將目標(biāo)分解成任務(wù)確定優(yōu)先權(quán)對任務(wù)進(jìn)行排序 目錄 培養(yǎng)良好的習(xí)慣 80/20法則的運(yùn)用

3、 制定有效的工作計劃 時間管理從目標(biāo)設(shè)立開始 什么是時間管理工作時間分配圖PADC不好好耗用時間耗用時間設(shè)限排序列表完成時間訂立工作流程及優(yōu)先次序列出工作相關(guān)事項計劃三步曲圍繞核心任務(wù)展開根據(jù)自己的生物鐘來安排時間安排要有彈性計劃的原則與別人的時間協(xié)調(diào)78910111213141516171819干擾頻率時間時次日干擾圖工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水平工作要求與體力水平注：陰影部分表示在工作與體力水準(zhǔn)配合的情況下，效率會顯著提高工作時間效率低的時間被拖延的工作工作與體力分布一開始就做最重要的工作工作要求543219:001

4、0:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水準(zhǔn)工作要求與體力力水準(zhǔn)效率高 的時間注：陰影部分表示在工作與體力水準(zhǔn)配合的情況下，效率會顯著提高工作時間工作與體力分布1.工作時段分配法則早上中午 13:3015:00下午晚上活力充沛，沖勁與勇氣兼具(Do)思考遲鈍，適合放松、溝通(Check)冷靜，溝通(Action, Plan) Relax, 人文, 思考1. EMail2.電話敲定事情/ 做事情3.給 Leader 方向/ 寫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中項目1.面對面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問題2.寫計劃/ Update Follow

5、 up進(jìn)度 (1hr)3.Update/Modify 進(jìn)行中項目1.花 1 小時總結(jié)2.每周工作（性質(zhì)）分配法則周一/二/三周四/五周六/日備注活力充沛，沖勁與勇氣兼具(Do)思考遲鈍，適合放松、溝通(Check)思考，總結(jié)(Action, Plan)1.大型項目啟動2.團(tuán)隊項目啟動3.給予團(tuán)隊成員做 事方向/重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.Follow Up 一二所 丟的球2.調(diào)整, 更新 計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什么? 意義何在?2.有沒有提升自己的 價值?3.計劃/規(guī)劃計劃制訂案例 Maggie是一位客服人員。顧客及內(nèi)部同事的電話經(jīng)常不停地響，使她沒有時間思考每日工作的先后次序及組

6、織每天的工作，她覺得這樣忙還要抽出時間做安排組織實(shí)在浪費(fèi)時間。Maggie有需要這樣做嗎？如果有需要，她應(yīng)如何抽出時間計劃每天的工作呢？作為一名客服人員，如何計劃并分配一天的時間？ 目錄 培養(yǎng)良好的習(xí)慣 80/20法則的運(yùn)用 制定有效的工作計劃 時間管理從目標(biāo)設(shè)立開始 什么是時間管理80/20原理示意圖重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物20%成效80% 成效重要緊急立刻處理訂下期限視情況，盡量延后處理字紙簍艾森豪規(guī)則重要緊急設(shè)備故障重傷急救員工打架顧客抱怨跳閘停電制定計劃培訓(xùn)學(xué)習(xí)促進(jìn)公關(guān)調(diào)查研究檢查健康未預(yù)約電話未預(yù)約訪客未預(yù)約會議無謂的請托湊熱鬧活動辦公室聊天上網(wǎng)沖浪垃圾郵件/報告自我干擾私人愛好

7、艾森豪規(guī)則IIIIIIIV緊急不緊急重要不重要: 成功人士的指數(shù): 20% 25%25% 30%65% 80%15%Less than 1%2% 3%IIIIIIIV15%50% 60%: 普通人的指數(shù)I.45%處理危機(jī)II5%IV15%III.35%不合理的時間配置四處救火；筋疲力盡不合理的時間配置IIIIIIIV80%5%15%被動等待，工作不保，下崗難逃主動積極前瞻意識自制力強(qiáng)少有危機(jī)80%20%III合理的時間配置 目錄 培養(yǎng)良好的習(xí)慣 80/20法則的運(yùn)用 制定有效的工作計劃 時間管理從目標(biāo)設(shè)立開始 什么是時間管理養(yǎng)成良好的習(xí)慣小貼士：時間管理的4件法寶克服拖延的惡習(xí)了解自己使用時間

8、的習(xí)慣增強(qiáng)抗干擾能力省時的幾個小竅門克服拖延的惡習(xí)超負(fù)荷工作遵循80/20法則恐懼失敗周密計劃，直面困難不喜歡逼自己上梁山不知從何入手WBS如何消除干擾對不必要的請托說“不”垃圾郵件未預(yù)約的電話/訪客/會議 處理避開來自同事和上司的拖延 Peter是一位有經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人員。另一部門的同事Jenny找Peter幫助教授組內(nèi)兩位CS新同事有關(guān)一些測試的standard及程序。平日J(rèn)enny都會自行教新同事，但她知道Peter在這方面比較有經(jīng)驗(yàn)，所以特意安排這次的機(jī)會希望新同事能夠從Peter身上直接吸取更多知識。但Peter近日實(shí)在太忙碌，并且上司沒有示意他應(yīng)教別組的新同事，實(shí)在沒有時間再接受Jenny這項要求。Peter應(yīng)如何拒絕Jenny呢？消除