第4、5講長文檔編輯

1、第4+5講WORD 長文檔編輯8/16/20221主要內(nèi)容：1、使用大綱視圖組織文檔2、使用主控文檔3、使用交叉引用4、使用標記提取索引5、編制目錄8/16/20222一、使用大綱視圖組織文檔1.1 在大綱視圖下創(chuàng)建新文檔步驟1：新建一WORD文檔切換到大綱視圖依次輸入第一個標題；（標題應獨占一行）步驟2：用內(nèi)建標題樣式或大綱級別格式化文檔后，切換到“頁面”視圖輸入文本、圖片等。 大綱工具欄8/16/20223一級二級8/16/202241.2選中標題或段落1、如果要選中一個標題以及該標題下的各級子標題和正文，將鼠標指向標題左邊的 符號，待鼠標變成 形狀時單擊。2、將鼠標移到某個正文段落左邊的

2、 小方塊符號上，單擊則選中該段落。8/16/20225二、使用主控文檔 使用Word 的主控文檔，是制作長文檔最合適的方法。主控文檔包含幾個獨立的子文檔，可以用主控文檔控制整篇文章或整本書，而把書的各個章節(jié)作為主控文檔的子文檔。這樣，在主控文檔中， 所有的子文檔可以當作一個整體，對其進行查看、重新組織、設置 格式、校對、打印和創(chuàng)建目錄等操作。對于每一個子文檔，我們又可以對其進行獨立的操作。8/16/202262.1 創(chuàng)建一個新的主控文檔步驟1：新建一WORD文檔切換到大綱視圖并顯示大綱工具欄；步驟2：用適當?shù)臉祟}樣式創(chuàng)建一個文檔大綱（即標題） 用內(nèi)建標題樣式或大綱級別對各級標題格式化；步驟3：

3、選擇要設置為子文檔的標題“大綱”工具欄上的 創(chuàng)建子文檔按鈕步驟4:重復操作(3) “保存”鈕（結(jié)果如下圖）8/16/20227標題樣式成為子文檔的起始標題樣式用虛線框來標識子文檔，以區(qū)別主文檔中的內(nèi)容與其他子文檔8/16/202282.2 將已有文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔 步驟1：打開要轉(zhuǎn)換為主控文檔的已有文檔切換到大綱視圖并顯示大綱工具欄； ；步驟2：通過使用內(nèi)置標題樣式或大綱級別建立主控文檔的大綱 選定要劃分為子文檔中的標題和文本 ；步驟3：單擊“大綱”工具欄中的 創(chuàng)建子文檔按鈕，創(chuàng)建子文 檔。 步驟4:重復操作(3) “保存”鈕（結(jié)果如下圖）8/16/202292.3 重命名子文檔 在創(chuàng)建子文檔

4、時，Word 2000 會自動為子文檔命名。此外當把已有的文檔作為子文檔插入到主控文檔中時，該子文檔用的名字就是文檔原來的名字。步驟1：打開主文檔，并切換到大綱視圖。步驟2：單擊 “折疊子文檔”按鈕折疊子文檔。步驟3：Ctrl+單擊要重新命名的子文檔的超級鏈接，打開子文檔。步驟4：單擊“文件”菜單中的“另存為” 命令選擇保存的目錄，輸入子文檔的新文件名 “保存” 鈕。8/16/2022102.4 在主控文檔中添加子文檔 在主控文檔中，可以插入一個已有文檔作為主控文檔的子文檔。步驟1：打開主控文檔，并切換到大綱視圖 “大綱”工具欄上的 “展 開子文檔”鈕，以激活 “插入子文檔”鈕。步驟2： 將光

5、標定位在添加已有文檔的地方 單擊“大綱”工具欄中的 “插入子文檔”鈕“插入子文檔”對話框。步驟3：“查找范圍”框的文件列表中 找到所要添加的文件“打開”鈕。8/16/2022112.5 編輯單個子文檔 步驟1：打開主控文檔，并切換到大綱視圖單擊 “大綱”工具欄上的 “主控文檔視圖”鈕；步驟2： 將光標定位到要進行編輯的子文檔前面的 按鈕上雙擊打開這個子文檔。步驟3：編輯完畢“文件”菜單 “關閉”命令。8/16/2022122.6 拆分子文檔 將子文檔拆分為兩個子文檔，子文檔的文件名由Word 自動生成。用戶如果沒有為拆分的子文檔設置標題，可以在拆分后再設定新標題。步驟1：在主控文檔中展開子文檔

6、；步驟2：在要拆分的子文檔中選定要拆分出去的文檔，也可以為其創(chuàng)建一個標題后再選定；步驟3：單擊“大綱”工具欄中的 “拆分子文檔”按鈕。8/16/2022132.7 合并子文檔 合并子文檔是將幾個子文檔合并為一個子文檔。步驟1：在主控文檔中，移動子文檔將要合并的子文檔兩兩相鄰；步驟2：選定第一個要合并的子文檔。步驟3：按住Shift 鍵不放，單擊下一個子文檔圖標，選定所有要合并的子文檔。步驟4：單擊“大綱”工具欄中的 “合并子文檔”按鈕。（在保存主文檔時，合并后的子文檔將以第一個子文檔的文件名保存。） 8/16/2022142.8 刪除一個子文檔 步驟1：打開主控文檔，并切換到大綱視圖單擊 “大

7、綱”工具欄上的 “主控文檔視圖”鈕； 步驟2：展開所有的子文檔 單擊要刪除的子文檔按鈕；步驟3：單擊“大綱”工具欄中的 “刪除子文檔”按鈕。（文檔內(nèi)容被復制到主控該當中，如果想徹底刪掉，應該選中后按Delete鈕） 8/16/202215三、使用交叉引用 建立交叉引用實際上是在要插入引用內(nèi)容的地方建立一個域，由于可以在多個不同的位置使用同一個引用源的內(nèi)容，所以稱為交叉引用，當引用源發(fā)生變化時，交叉引用的域?qū)⒆詣痈隆?交叉引用只能在同一個文檔內(nèi)或同一個主控的子文檔之間使用，并且只能引用還有編號的項。8/16/202216建立交叉操作步驟步驟1：光標定位于目標點“插入”菜單 “引用”命令“交叉引

8、用”命令打開“交叉引用”對話框；步驟2：引用類型 引用內(nèi)容步驟3：“插入”鈕“關閉”鈕 注意：選中全文，然后按F9，就可更新全文的交叉引用域。單擊某個交叉引用時，直接跳轉(zhuǎn)到文檔的引用項位置8/16/202217四、標記和提取索引 建立索引，實際上就是根據(jù)某種需要，將文檔中的一些單詞、詞組或短語單獨列出來，并表明它們的頁碼，有助于方便、快捷查閱相關內(nèi)容。 索引項包含各章的主題、文檔中的標題或子標題、專用術語、縮寫和簡稱、同義詞等。8/16/2022184.1 標記和編輯索引項1、標記索引項 選中要標記的文本 “插入”菜單 “引用”命令“索引和目錄”命令打開“索引和目錄”對話框 “索引”選項卡 “

9、標記索引項”鈕；該索引與另一索引項有關，在文本框中輸入提示文字和交叉引用對象與該索引項有關的內(nèi)容不存在于該索引所在頁，而是跨越若干頁。索引項文本多次出現(xiàn)，全部設為標記，按此鈕8/16/2022194.1 標記和編輯索引項2、自動標記索引項步驟1：新建一個WORD文檔在文檔中新建一個二列的表格；步驟2：在表格第一列輸入索引項文字（必須與文檔中的內(nèi)容完成一樣） 在表格第二列輸入索引項保存文件（.DOC ） ；步驟3：要加入索引項的文本中 “插入”菜單 “引用”命令“索引和目錄”命令打開“索引和目錄”對話框 “索引”選項卡“自動標記”鈕 ；步驟4：選擇并打開“索引自動標記文件”列表框。8/16/20

10、22204.1 標記和編輯索引項3、刪除與修改索引項刪除：選中整個XE（索引域） Delete；修改：更改XE（索引域）域的文字即可。索引自動標記文件列表插入“自動標記索引項”結(jié)果8/16/2022214.2 編制索引目錄1、編制索引項 光標置于目標位置（通常文檔末尾） “插入”菜單 “引用”命令“索引和目錄”命令 “索引”選項卡指定索引格式8/16/202222編制索引項結(jié)果如圖：8/16/2022234.2 編制索引目錄2、更新索引 光標置于索引的任意位置右擊 “更新域”命令（或直接按F9）8/16/202224五、編制目錄 目錄的作用是列出文檔中各級標題以及每個標題所在的頁碼。 一般情況

11、下，所有正式的印刷出版物的書刊都有一個目錄，目錄中包含書刊的章、節(jié)名及各章節(jié)的頁碼位置等信息。 當在文檔中插入了圖片、公式等項目后，同樣可以為這些項目編制圖表目錄，以利于迅速方便地查找到某個圖或公式所在的位置。8/16/2022255.1 編制文檔目錄 光標置于目標位置（一般是文檔的開頭部分） “插入”菜單 “引用”命令“索引和目錄”命令 “目錄”選項卡實例8/16/2022265.2 編制圖表目錄 圖表目錄就是列出圖表題注及其所在的頁碼。 光標置于目標位置（一般是文檔的開頭部分） “插入”菜單 “引用”命令“索引和目錄”命令 “圖表目錄”選項卡實例8/16/2022275.3 更新目錄 選中需進行