第4、5講長(zhǎng)文檔編輯

1、第4+5講WORD 長(zhǎng)文檔編輯8/16/20221主要內(nèi)容：1、使用大綱視圖組織文檔2、使用主控文檔3、使用交叉引用4、使用標(biāo)記提取索引5、編制目錄8/16/20222一、使用大綱視圖組織文檔1.1 在大綱視圖下創(chuàng)建新文檔步驟1：新建一WORD文檔切換到大綱視圖依次輸入第一個(gè)標(biāo)題；（標(biāo)題應(yīng)獨(dú)占一行）步驟2：用內(nèi)建標(biāo)題樣式或大綱級(jí)別格式化文檔后，切換到“頁(yè)面”視圖輸入文本、圖片等。 大綱工具欄8/16/20223一級(jí)二級(jí)8/16/202241.2選中標(biāo)題或段落1、如果要選中一個(gè)標(biāo)題以及該標(biāo)題下的各級(jí)子標(biāo)題和正文，將鼠標(biāo)指向標(biāo)題左邊的 符號(hào)，待鼠標(biāo)變成 形狀時(shí)單擊。2、將鼠標(biāo)移到某個(gè)正文段落左邊的

2、 小方塊符號(hào)上，單擊則選中該段落。8/16/20225二、使用主控文檔 使用Word 的主控文檔，是制作長(zhǎng)文檔最合適的方法。主控文檔包含幾個(gè)獨(dú)立的子文檔，可以用主控文檔控制整篇文章或整本書(shū)，而把書(shū)的各個(gè)章節(jié)作為主控文檔的子文檔。這樣，在主控文檔中， 所有的子文檔可以當(dāng)作一個(gè)整體，對(duì)其進(jìn)行查看、重新組織、設(shè)置 格式、校對(duì)、打印和創(chuàng)建目錄等操作。對(duì)于每一個(gè)子文檔，我們又可以對(duì)其進(jìn)行獨(dú)立的操作。8/16/202262.1 創(chuàng)建一個(gè)新的主控文檔步驟1：新建一WORD文檔切換到大綱視圖并顯示大綱工具欄；步驟2：用適當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式創(chuàng)建一個(gè)文檔大綱（即標(biāo)題） 用內(nèi)建標(biāo)題樣式或大綱級(jí)別對(duì)各級(jí)標(biāo)題格式化；步驟3：

3、選擇要設(shè)置為子文檔的標(biāo)題“大綱”工具欄上的 創(chuàng)建子文檔按鈕步驟4:重復(fù)操作(3) “保存”鈕（結(jié)果如下圖）8/16/20227標(biāo)題樣式成為子文檔的起始標(biāo)題樣式用虛線框來(lái)標(biāo)識(shí)子文檔，以區(qū)別主文檔中的內(nèi)容與其他子文檔8/16/202282.2 將已有文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔 步驟1：打開(kāi)要轉(zhuǎn)換為主控文檔的已有文檔切換到大綱視圖并顯示大綱工具欄； ；步驟2：通過(guò)使用內(nèi)置標(biāo)題樣式或大綱級(jí)別建立主控文檔的大綱 選定要?jiǎng)澐譃樽游臋n中的標(biāo)題和文本 ；步驟3：?jiǎn)螕簟按缶V”工具欄中的 創(chuàng)建子文檔按鈕，創(chuàng)建子文 檔。 步驟4:重復(fù)操作(3) “保存”鈕（結(jié)果如下圖）8/16/202292.3 重命名子文檔 在創(chuàng)建子文檔

4、時(shí)，Word 2000 會(huì)自動(dòng)為子文檔命名。此外當(dāng)把已有的文檔作為子文檔插入到主控文檔中時(shí)，該子文檔用的名字就是文檔原來(lái)的名字。步驟1：打開(kāi)主文檔，并切換到大綱視圖。步驟2：?jiǎn)螕?“折疊子文檔”按鈕折疊子文檔。步驟3：Ctrl+單擊要重新命名的子文檔的超級(jí)鏈接，打開(kāi)子文檔。步驟4：?jiǎn)螕簟拔募辈藛沃械摹傲泶鏋椤?命令選擇保存的目錄，輸入子文檔的新文件名 “保存” 鈕。8/16/2022102.4 在主控文檔中添加子文檔 在主控文檔中，可以插入一個(gè)已有文檔作為主控文檔的子文檔。步驟1：打開(kāi)主控文檔，并切換到大綱視圖 “大綱”工具欄上的 “展 開(kāi)子文檔”鈕，以激活 “插入子文檔”鈕。步驟2： 將光

5、標(biāo)定位在添加已有文檔的地方 單擊“大綱”工具欄中的 “插入子文檔”鈕“插入子文檔”對(duì)話框。步驟3：“查找范圍”框的文件列表中 找到所要添加的文件“打開(kāi)”鈕。8/16/2022112.5 編輯單個(gè)子文檔 步驟1：打開(kāi)主控文檔，并切換到大綱視圖單擊 “大綱”工具欄上的 “主控文檔視圖”鈕；步驟2： 將光標(biāo)定位到要進(jìn)行編輯的子文檔前面的 按鈕上雙擊打開(kāi)這個(gè)子文檔。步驟3：編輯完畢“文件”菜單 “關(guān)閉”命令。8/16/2022122.6 拆分子文檔 將子文檔拆分為兩個(gè)子文檔，子文檔的文件名由Word 自動(dòng)生成。用戶(hù)如果沒(méi)有為拆分的子文檔設(shè)置標(biāo)題，可以在拆分后再設(shè)定新標(biāo)題。步驟1：在主控文檔中展開(kāi)子文檔

6、；步驟2：在要拆分的子文檔中選定要拆分出去的文檔，也可以為其創(chuàng)建一個(gè)標(biāo)題后再選定；步驟3：?jiǎn)螕簟按缶V”工具欄中的 “拆分子文檔”按鈕。8/16/2022132.7 合并子文檔 合并子文檔是將幾個(gè)子文檔合并為一個(gè)子文檔。步驟1：在主控文檔中，移動(dòng)子文檔將要合并的子文檔兩兩相鄰；步驟2：選定第一個(gè)要合并的子文檔。步驟3：按住Shift 鍵不放，單擊下一個(gè)子文檔圖標(biāo)，選定所有要合并的子文檔。步驟4：?jiǎn)螕簟按缶V”工具欄中的 “合并子文檔”按鈕。（在保存主文檔時(shí)，合并后的子文檔將以第一個(gè)子文檔的文件名保存。） 8/16/2022142.8 刪除一個(gè)子文檔 步驟1：打開(kāi)主控文檔，并切換到大綱視圖單擊 “大

7、綱”工具欄上的 “主控文檔視圖”鈕； 步驟2：展開(kāi)所有的子文檔 單擊要?jiǎng)h除的子文檔按鈕；步驟3：?jiǎn)螕簟按缶V”工具欄中的 “刪除子文檔”按鈕。（文檔內(nèi)容被復(fù)制到主控該當(dāng)中，如果想徹底刪掉，應(yīng)該選中后按Delete鈕） 8/16/202215三、使用交叉引用 建立交叉引用實(shí)際上是在要插入引用內(nèi)容的地方建立一個(gè)域，由于可以在多個(gè)不同的位置使用同一個(gè)引用源的內(nèi)容，所以稱(chēng)為交叉引用，當(dāng)引用源發(fā)生變化時(shí)，交叉引用的域?qū)⒆詣?dòng)更新。 交叉引用只能在同一個(gè)文檔內(nèi)或同一個(gè)主控的子文檔之間使用，并且只能引用還有編號(hào)的項(xiàng)。8/16/202216建立交叉操作步驟步驟1：光標(biāo)定位于目標(biāo)點(diǎn)“插入”菜單 “引用”命令“交叉引

8、用”命令打開(kāi)“交叉引用”對(duì)話框；步驟2：引用類(lèi)型 引用內(nèi)容步驟3：“插入”鈕“關(guān)閉”鈕 注意：選中全文，然后按F9，就可更新全文的交叉引用域。單擊某個(gè)交叉引用時(shí)，直接跳轉(zhuǎn)到文檔的引用項(xiàng)位置8/16/202217四、標(biāo)記和提取索引 建立索引，實(shí)際上就是根據(jù)某種需要，將文檔中的一些單詞、詞組或短語(yǔ)單獨(dú)列出來(lái)，并表明它們的頁(yè)碼，有助于方便、快捷查閱相關(guān)內(nèi)容。 索引項(xiàng)包含各章的主題、文檔中的標(biāo)題或子標(biāo)題、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)、縮寫(xiě)和簡(jiǎn)稱(chēng)、同義詞等。8/16/2022184.1 標(biāo)記和編輯索引項(xiàng)1、標(biāo)記索引項(xiàng) 選中要標(biāo)記的文本 “插入”菜單 “引用”命令“索引和目錄”命令打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框 “索引”選項(xiàng)卡 “

9、標(biāo)記索引項(xiàng)”鈕；該索引與另一索引項(xiàng)有關(guān)，在文本框中輸入提示文字和交叉引用對(duì)象與該索引項(xiàng)有關(guān)的內(nèi)容不存在于該索引所在頁(yè)，而是跨越若干頁(yè)。索引項(xiàng)文本多次出現(xiàn)，全部設(shè)為標(biāo)記，按此鈕8/16/2022194.1 標(biāo)記和編輯索引項(xiàng)2、自動(dòng)標(biāo)記索引項(xiàng)步驟1：新建一個(gè)WORD文檔在文檔中新建一個(gè)二列的表格；步驟2：在表格第一列輸入索引項(xiàng)文字（必須與文檔中的內(nèi)容完成一樣） 在表格第二列輸入索引項(xiàng)保存文件（.DOC ） ；步驟3：要加入索引項(xiàng)的文本中 “插入”菜單 “引用”命令“索引和目錄”命令打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框 “索引”選項(xiàng)卡“自動(dòng)標(biāo)記”鈕 ；步驟4：選擇并打開(kāi)“索引自動(dòng)標(biāo)記文件”列表框。8/16/20

10、22204.1 標(biāo)記和編輯索引項(xiàng)3、刪除與修改索引項(xiàng)刪除：選中整個(gè)XE（索引域） Delete；修改：更改XE（索引域）域的文字即可。索引自動(dòng)標(biāo)記文件列表插入“自動(dòng)標(biāo)記索引項(xiàng)”結(jié)果8/16/2022214.2 編制索引目錄1、編制索引項(xiàng) 光標(biāo)置于目標(biāo)位置（通常文檔末尾） “插入”菜單 “引用”命令“索引和目錄”命令 “索引”選項(xiàng)卡指定索引格式8/16/202222編制索引項(xiàng)結(jié)果如圖：8/16/2022234.2 編制索引目錄2、更新索引 光標(biāo)置于索引的任意位置右擊 “更新域”命令（或直接按F9）8/16/202224五、編制目錄 目錄的作用是列出文檔中各級(jí)標(biāo)題以及每個(gè)標(biāo)題所在的頁(yè)碼。 一般情況

11、下，所有正式的印刷出版物的書(shū)刊都有一個(gè)目錄，目錄中包含書(shū)刊的章、節(jié)名及各章節(jié)的頁(yè)碼位置等信息。 當(dāng)在文檔中插入了圖片、公式等項(xiàng)目后，同樣可以為這些項(xiàng)目編制圖表目錄，以利于迅速方便地查找到某個(gè)圖或公式所在的位置。8/16/2022255.1 編制文檔目錄 光標(biāo)置于目標(biāo)位置（一般是文檔的開(kāi)頭部分） “插入”菜單 “引用”命令“索引和目錄”命令 “目錄”選項(xiàng)卡實(shí)例8/16/2022265.2 編制圖表目錄 圖表目錄就是列出圖表題注及其所在的頁(yè)碼。 光標(biāo)置于目標(biāo)位置（一般是文檔的開(kāi)頭部分） “插入”菜單 “引用”命令“索引和目錄”命令 “圖表目錄”選項(xiàng)卡實(shí)例8/16/2022275.3 更新目錄 選中需進(jìn)行