2022年中小企業(yè)公章證照管理制度

1、公司公章證照治理制度第一章 總就一、為加強(qiáng)全部證照原件及其申辦原始資料及其重要文件資料的治理,防止遺失并保證按時(shí)年檢,特制訂本制度二、以下證照及資料由專(zhuān)人負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管：1. 營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證、法人代碼證、批準(zhǔn)證書(shū)、稅務(wù)登記證、貸款證、外匯治理登記證、土地證、房產(chǎn)證、新藥證書(shū)、及其申辦原始資料；GMP 認(rèn)證證書(shū)等證照原件2. 全部資信類(lèi)文件,如驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、工商聯(lián)合年檢報(bào) 告等；3. 重要文件,如合作項(xiàng)目合同書(shū)、投資項(xiàng)目合同書(shū)、公司成立合同書(shū)、章 程、同事會(huì)任命文件等；4. 經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理指定要求專(zhuān)管的文件資料；三、公司設(shè)機(jī)要員 1 名,全權(quán)負(fù)責(zé)證照及重要文件資料的治理,其職責(zé)

2、如下：1. 建立證照資料目錄及相應(yīng)檔案,以便準(zhǔn)時(shí)查找；2. 負(fù)責(zé)日常治理,保證證照資料的完好無(wú)損,防止任何情形下的遺失缺失；3. 負(fù)責(zé)有關(guān)證照的申辦、變更、年檢、延期等工作；4. 嚴(yán)格依據(jù)公司的有關(guān)制度辦理有關(guān)借閱、借用、復(fù)印等工作；5. 嚴(yán)格交接轉(zhuǎn)移手續(xù)；四、證照資料的借閱、借用、復(fù)印治理方法：1. 公司員工因工作需要必需借閱、借用、復(fù)印證照資料時(shí),應(yīng)先出具書(shū)面 申請(qǐng),寫(xiě)明是由幾擬用證照資料名稱(chēng)、件數(shù)、歸仍期限等,經(jīng)主管副總 經(jīng)理同意并簽字確認(rèn)后,可到機(jī)要員處辦理相應(yīng)手續(xù),該主管副總經(jīng)理 如不在?？?可由其授權(quán)的其它負(fù)責(zé)人辦理審批業(yè)務(wù),但辦理時(shí),必需電話(huà)請(qǐng)示其同意；2. 機(jī)要員僅憑主管領(lǐng)導(dǎo)審

3、批的申請(qǐng)書(shū)辦理借用、借閱、復(fù)印等業(yè)務(wù),其它 任何人員提出的任何要求,均不予受理；3. 凡借閱、借用證照資料,必需在申請(qǐng)日期內(nèi)歸仍,不能按時(shí)歸仍的應(yīng)申五、請(qǐng)延期,手續(xù)與上述1 款相同,但最長(zhǎng)不得超過(guò)1 個(gè)月；違規(guī)責(zé)任：1. 凡因保管不善或借用、借閱手續(xù)不齊,導(dǎo)致證照及重要文件資料遺失的,由機(jī)要員承擔(dān)補(bǔ)辦費(fèi)及相關(guān)責(zé)任；2. 凡因借用、借閱人過(guò)失而造成的證照資料滅失,由借用、借閱人承擔(dān)補(bǔ)辦費(fèi)用及相關(guān)責(zé)任；3. 如因機(jī)要員主觀(guān)緣由造成的證照逾期年檢等行政罰款均由機(jī)要員自行承擔(dān)；印章治理方法第一章 總就第一條 為了切實(shí)加強(qiáng)印章治理, 確保印章的法定性、 權(quán)威性、 效用性和安全性,依據(jù)國(guó)家印章治理方法和公

4、司實(shí)際情形,特制定本方法；其次條本方法中所指印章是在公司發(fā)行或治理的文件、憑證文書(shū)等與公司權(quán)益義務(wù)有關(guān)的文件上, 因需以公司名稱(chēng)或有關(guān)部門(mén)名義證明其權(quán)威作用而使用的印章；其次章 印章的刻制與更換第三條 總公司及其部門(mén)印章的刻制、更換,均需統(tǒng)一由總裁辦提出申請(qǐng),報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后由總裁辦依據(jù)有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)刻制；第四條 各下屬公司印章的刻制、 更換,由本公司辦公室提出申請(qǐng), 下屬公司總經(jīng)理審定,報(bào)公司總裁批準(zhǔn)；第五條 印章的形體和規(guī)格,按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；第六條 新舊印章的更換時(shí),應(yīng)將舊印章交仍總裁辦后,方可領(lǐng)取新印章；第三章 印章的頒發(fā)、啟用第七條 印章的頒發(fā),必需正式行文通知；第八條 頒發(fā)印章時(shí),嚴(yán)

5、格履行登記和簽收等手續(xù), 并密封包裝,保證安全；領(lǐng)印單位派二人持有本單位負(fù)責(zé)人簽名的證明領(lǐng)取印章；接到頒發(fā)的正式印章,應(yīng)立刻向公司總裁辦報(bào)告,一遍確認(rèn)印章安全發(fā)到；第九條 新印章要做好戳記,并留樣儲(chǔ)存,以便備查；第十條 印章已用應(yīng)按印章制發(fā)權(quán)限發(fā)布啟用通知,啟用通知上應(yīng)附印模樣 式,注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范疇；第十一條 啟用印模應(yīng)用藍(lán)色印油,以示首次使用；第四章 印章的保管和交換第十二條 集團(tuán)各類(lèi)印章必需有專(zhuān)人保管；董事會(huì)、 集團(tuán)的正式印章、 專(zhuān)用 印章、鋼印、手章應(yīng)指定總裁辦公室主任保管； 各部門(mén)印章由各部門(mén)負(fù)責(zé)人保管；各子公司印章由子公司辦公室保管；各子公司業(yè)務(wù)印章由各業(yè)務(wù)部門(mén)保管；

6、（一） 保管人員必需嚴(yán)格執(zhí)行保管印章、使用印章的制度和紀(jì)律；印章保 管須有記錄, 注明印章名稱(chēng)、 頒發(fā)機(jī)關(guān)、 枚數(shù)、收到日期、 啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息；（二） 印章保管必需安全牢靠,須加鎖儲(chǔ)存；特制印章要放在保險(xiǎn)柜；（三） 保管人員對(duì)所保管的印章,應(yīng)常常檢查,準(zhǔn)時(shí)清潔,細(xì)心愛(ài)護(hù)；（四） 如發(fā)覺(jué)所保管的印章有反常情形或丟失,應(yīng)愛(ài)護(hù)現(xiàn)場(chǎng),準(zhǔn)時(shí)報(bào)告領(lǐng) 導(dǎo)和有關(guān)部門(mén),查明情形,準(zhǔn)時(shí)處理；必要時(shí)應(yīng)報(bào)告公安機(jī)關(guān)協(xié)查；（五） 未經(jīng)批準(zhǔn),嚴(yán)禁攜帶印章外出訪(fǎng)用；第十三條 印章移交須辦理手續(xù),簽署移交手證明,注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息；第十四條第五章印章的使用印章的使用

7、范疇：（一） 凡屬以集團(tuán)名義對(duì)外發(fā)文、開(kāi)具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一律使用集團(tuán) 公司章,加蓋集團(tuán)法人章；（二） 凡屬集團(tuán)內(nèi)部行文、通知,使用集團(tuán)內(nèi)部印章；（三） 凡屬以下屬公司名義外發(fā)文、開(kāi)具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一律使用下 屬公司章,加蓋下屬公司法人章；（四） 凡屬部門(mén)業(yè)務(wù)范疇內(nèi)加蓋部門(mén)印章；（五） 凡屬合同類(lèi)的用合同專(zhuān)用章；（六） 凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章；第十五條 使用公司各級(jí)印章,一律實(shí)行審批制度,必需填寫(xiě)用印申請(qǐng)單,并按以下權(quán)限辦理審批手續(xù)；（一） 公司級(jí)印章的使用,由用印部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字申請(qǐng),交總裁辦,經(jīng)總裁 或分管副總裁簽字后方可用印；法律文件、經(jīng)濟(jì)合同、對(duì)外擔(dān)保、數(shù) 額較大的業(yè)務(wù)活動(dòng)及

8、重大事項(xiàng)必需經(jīng)總裁或總裁指定（托付）專(zhuān)人簽 字后方可用?。唬ǘ?部門(mén)或子公司印章的使用,須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或子公司總經(jīng)理簽字同 意方可使用；第十六條批準(zhǔn)人和蓋印人對(duì)所蓋印章的文書(shū)內(nèi)容必需仔細(xì)批閱,公文蓋章時(shí)必需檢查原稿是否經(jīng)總裁或副總裁簽發(fā)；對(duì)一些必需要經(jīng)辦人親自蓋章的材 料,必需有領(lǐng)導(dǎo)明確批示,并登記清晰；第十七條 使用印章,一律實(shí)行登記制度；（一） 用印時(shí)除有留底的表格、文件、介紹信的協(xié)議等,均應(yīng)具體登記用 印時(shí)間、編號(hào)、用印單位、內(nèi)容、用印數(shù)、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人等,（二） 代章 /因工作急需而又無(wú)合適印章,可以采納借章方法,借章要在落 款處加注“ 借印” 、“ 代” 字樣；（三） 使用印章時(shí)；保管人應(yīng)對(duì)蓋印的文書(shū)內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查,發(fā)覺(jué)問(wèn)題準(zhǔn)時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo),妥當(dāng)解決；（四） 使用印章時(shí),必需保證位置恰當(dāng)、字跡端正、圖形清晰；（五） 嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印,印章保管人長(zhǎng)期外出時(shí) 須將印章妥當(dāng)移交,以免貽誤工作；第六章 印章的停用第十八條 有以下情形之一,印章須停用 : （一） 機(jī)構(gòu)變動(dòng)或機(jī)構(gòu)名稱(chēng)轉(zhuǎn)變；（二） 上級(jí)部門(mén)通知轉(zhuǎn)變印章圖樣；（三） 印章使用損壞；（四） 印