職業(yè)學(xué)院檔案資料管理辦法

1、第4頁 共4頁職業(yè)學(xué)院檔案資料管理方法職業(yè)學(xué)院檔案資料管理方法為使我校檔案、資料管理標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案資料在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、高等學(xué)校檔案管理方法及學(xué)校的相關(guān)要求，特制定本方法。一、目的任務(wù)檔案資料的搜集與管理工作是學(xué)校的重要根底工作之一。學(xué)校在教育教學(xué)中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、圖片、聲像等不同載體的文件材料,是學(xué)校辦學(xué)的珍貴歷史記錄。學(xué)校檔案按照統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)的原那么，對(duì)學(xué)校在招生、教學(xué)、科研、管理中形成的文書檔案由學(xué)校綜合檔案室統(tǒng)一管理。不準(zhǔn)分散保存，確保檔案完好、準(zhǔn)確、平安，更好地為教育教學(xué)效勞。二、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1學(xué)校成立

2、檔案管理工作指導(dǎo)小組，由院長任組長，院辦主任為副組長，成員由院辦及相關(guān)職能部門的負(fù)責(zé)人組成。在院辦下設(shè)學(xué)校綜合檔案室，裝備專職檔案管理人員。各系部、處設(shè)一名兼職檔案管理員,負(fù)責(zé)部門的文檔資料搜集、整理、移交，學(xué)校各單位應(yīng)當(dāng)在每學(xué)期期末第十九周前移交檔案，學(xué)校綜合檔案室在第二十周完成整理歸檔工作。2綜合檔案室的主要職責(zé)：1對(duì)學(xué)校各系部處形成的文件材料，教育教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的文字、聲像、圖片的搜集、整理、立卷、歸檔。2編制年度檔案工作統(tǒng)計(jì)表，對(duì)不同保管期的檔案進(jìn)展鑒定；對(duì)無保存價(jià)值、保管期限已到的檔案,報(bào)檔案管理工作指導(dǎo)小組批準(zhǔn)后進(jìn)展清理銷毀。3嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，維護(hù)檔案的真實(shí)性、歷史性、完好性與平

3、安。4及時(shí)辦理上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門及指導(dǎo)交辦的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。5檔案專兼職人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行中華人民共和國檔案法、高等學(xué)校檔案管理方法及上級(jí)的相關(guān)規(guī)定，不斷進(jìn)步檔案的科學(xué)管理程度，做好檔案管理工作。三、立卷歸檔流程。1、形成與積累。學(xué)校各職能部門和教學(xué)單位均為立卷單位，分工歸口立卷。每個(gè)職能部門應(yīng)根據(jù)本部門歷年文件材料形成的規(guī)律，預(yù)計(jì)新的一年可能產(chǎn)生的內(nèi)容，參照附件，編制案卷目錄。各兼職檔案人員在平時(shí)要嚴(yán)格按文書處理制度做好資料的搜集工作，根據(jù)案卷目錄分別歸卷。2、立卷。立卷的原那么：按內(nèi)容、時(shí)間、重要程度和材料的自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)絡(luò)，適當(dāng)照顧保存價(jià)值，分類組卷，以能準(zhǔn)確、全面反映學(xué)

4、校各方面真實(shí)相貌和部門的主要職能活動(dòng)，便于查找利用為原那么。各部門兼職檔案員按文檔卷類目將文件收齊歸卷，并對(duì)文件進(jìn)展調(diào)整，檢查是否搜集齊全完好、案卷之間材料歸卷是否統(tǒng)一、各案卷中材料保存價(jià)值是否有差異。案卷材料數(shù)量一般不超過20_頁，對(duì)同一問題材料數(shù)量多的，宜酌情適當(dāng)分卷，內(nèi)容單一、文件數(shù)量少者可組薄卷。3、卷內(nèi)材料。卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后的順序排列；檔案材料紙張一律用A4紙，圖件按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式，圖名、圖簽折在外面；對(duì)在裝訂線以外有字跡的文件材料或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等要進(jìn)展加邊、修補(bǔ)和裱糊，

5、對(duì)較大的表格，要適當(dāng)?shù)卣郫B；撤除文件材料上的金屬物；按順序排頁號(hào)，無論單面或雙面，只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個(gè)頁號(hào)，頁號(hào)的位置在非裝訂線一側(cè)的下角；擬定正確的案卷題名。案卷題名一般不超過50字，一般包括責(zé)任者、時(shí)間、文件主要內(nèi)容、文種和保存期限等；各卷均要填寫卷內(nèi)目錄及備考表；裝訂要求底邊和左邊要齊整，無倒頁，無漏訂。4、驗(yàn)收歸檔。學(xué)校各職能部門搜集、整理的檔案材料按學(xué)期移交，各級(jí)檔案材料于每學(xué)期期末第十九周之前完成交接驗(yàn)收工作。移交檔案時(shí)，移交雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否齊全完好，排列、書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切，凡不符合規(guī)定要求者，接收人應(yīng)回絕接收，并限期改正補(bǔ)交；移交時(shí)填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。四、分類方法及搜集的內(nèi)容。學(xué)校搜集檔案資料的內(nèi)容按高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法的要求并結(jié)合我校的實(shí)際進(jìn)展搜集。見附表五、檔案的借閱。凡因工作需要必須查閱學(xué)校檔案，均應(yīng)按規(guī)定辦理手續(xù)，填寫檔案借閱登記