商務秘書工作基礎內(nèi)容文案的課件

1、商務秘書工作基礎2 筆趣閣項目一 掌握秘書工作內(nèi)容項目目標：以商務秘書典型一日為案例，介紹秘書工作內(nèi)容，重點培養(yǎng)學生閱讀分析、信息收集與處理能力。項目內(nèi)容：閱讀商務秘書典型一日搜索畢業(yè)生“工作經(jīng)驗”解讀秘書招聘信息項目導入 一位文秘專業(yè)畢業(yè)生應聘某公司秘書崗位，面試中學生禮貌地問考官：“請問貴公司秘書的崗位職責有哪些？”主考官面帶微笑地說：“這個問題正是我們想問你的?！睂W生立即意識到犯了大錯，迅速改口說：“我是想問貴公司的主要業(yè)務是什么？”但為時已晚，面試結(jié)果也可想而知。任務一 閱讀商務秘書典型一日任務描述高職文秘專業(yè)畢業(yè)生主要去向是各類中小型企業(yè)，主要崗位或崗位群包括：文員、秘書、檔案員、人

2、事薪酬專員、公關人員、行政助理、經(jīng)理助理、總經(jīng)理助理、會計員、營銷人員、客戶經(jīng)理、倉儲管理員等。閱讀商務秘書典型一日，思考小許秘書在公司里擔當?shù)慕巧桶l(fā)揮的作用，并概括秘書的主要工作內(nèi)容。任務實施任務引導秘書工作“兩眼一睜，忙到熄燈”，你能從小許秘書身上體會到嗎？有人說：“一個公司可以沒有副總，但不可以沒有秘書。”請談談你對秘書工作崗位作用的認識。秘書工作的內(nèi)容日常事務管理（辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理） 接待事務（來訪接待、安排服務等） 會議事務（會議安排、會場布置、會議服務、會議文件的處理等） 信訪事務（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等） 調(diào)查研究事務（搜集信息，提供

3、可行性的方案供領導選擇） 文書檔案事務（文書撰寫、制作、處理和檔案管理） 寫作事務（各種文體的寫作） 協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關系等) 督察工作（督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況） 其他任務 新時期的秘書工作 四個轉(zhuǎn)變 四項工作 四項技能四個轉(zhuǎn)變1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3.從被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃眨?.從憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W化管理。四項經(jīng)常性工作辦文：寫文、收文、發(fā)文辦會：會前、會中、會后辦事：常規(guī)、臨時辦商：策劃、執(zhí)行四項技能 輔助決策技能 處理事務技能 協(xié)調(diào)關系技能 檢查督辦技能任務二 搜索畢業(yè)生“工作經(jīng)驗

4、”任務描述往屆文秘畢業(yè)生的求職簡歷上一般都會有“工作經(jīng)驗”或“工作經(jīng)歷”介紹。上網(wǎng)搜索往屆文秘畢業(yè)生的求職簡歷，重點關注他們曾經(jīng)的“工作經(jīng)驗”或“工作簡歷”。任務實施任務引導（1）“有問題Google一下”或“有問題問百度”。如今，網(wǎng)絡搜索已成為人們學習、生活和工作的重要組成部分。搜索引擎（Google）（Baidu）。（2）設計關鍵詞，一般情況下兩個關鍵詞就夠了，關鍵詞與關鍵詞之間以空格隔開。可以先用簡單關鍵詞測試，仔細查看搜索結(jié)果，從搜索結(jié)果頁面里尋找更多信息，再設計一個更好的關鍵詞重搜，這樣重復幾次后，就能設計出很棒的關鍵詞，也就能搜索到滿意結(jié)果了。 任務三 解讀秘書招聘信息任務描述利用

5、網(wǎng)絡、報紙等媒體收集秘書招聘信息，概括商務秘書的工作職責和基本要求。任務實施 任務引導（1）從招聘信息分析秘書崗位的主要職責和基本要求，更有說服力，更有針對性。（2）要盡可能多地收集可供選擇的就業(yè)信息。一般來講，收集就業(yè)信息的主要渠道是學校就業(yè)指導中心、政府舉辦的各類人才市場、新聞媒體發(fā)布的各類就業(yè)信息、各種人才網(wǎng)站等。（3）要把各種信息按行業(yè)、地域、單位等條件分類整理，還要多收集目標單位的有用信息。 什么是“秘書”？國際職業(yè)秘書組織：秘書是“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促即能主動負責、積極進取、干練果斷、能在授權(quán)范圍作正確決定的經(jīng)理助手?！鼻疤K聯(lián)：一項普通的職業(yè)，其職能主要為機關提供

6、稱作秘書的輔助性、事務性和信息性的服務。秘書國家職業(yè)標準（2006年版）：從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務及日常事務并為決策和實施提供服務的人員。 秘書的涵義 秘書是指以全面處理信息和事物的方式直接輔助領導者（或雇主）實施管理的人員。 三個角度來理解: 秘書服務的根本對象是領導者（或雇主） 秘書活動的基本方式是處理信息和事務 秘書活動的根本性質(zhì)是輔助性“秘書”概念的發(fā)展變化“秘書”最早出現(xiàn)漢代，最初指物帶有神秘色彩的圖書。東漢后期“秘書”不僅指物，也指機構(gòu)和人員。古代秘書工作者史官、御史大夫、尚書、長史、主簿、幕客、師爺?shù)?。清?一：“秘書”擺脫了圖書的含義，特指從事秘書工作的人或職位。

7、 二：對秘書人員舊式稱謂退出了歷史舞臺，政府部門中從事秘書工作的人員或相關職位均稱為“秘書”。英文Secretary，保守國家和私人秘密的人。秘書各種稱謂打字員、文秘、文書、文員、辦公室主任等。XX主管（行政主管、培訓主管）XX助理（人事助理、執(zhí)行助理）秘書的類別從屬和服務對象：公務秘書、私人秘書組織內(nèi)部的分工：行政秘書、機要秘書、生活秘書、會議秘書、文字秘書、信訪秘書、公關秘書等從事工作的行業(yè)：法律秘書、醫(yī)藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書等秘書職位的高低：初級、中級、高級秘書。初級秘書以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務為主。一般來說，初級秘書應包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務助理等。

8、他們的職責比較單一，技術含量較低，薪金相對較低。中級秘書能夠?qū)懸话阈藕?，起草報告和準備會議等，多為大?；虮究飘厴I(yè)。中級秘書包括部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者身邊的秘書，處理各種事件的能力要求較高，薪酬也相對較高 。高級秘書能起草重要的合同文本，懂法律、稅務知識，有應急處理能力。高級秘書是隨著市場環(huán)境下，企業(yè)橫向聯(lián)系的加強以及現(xiàn)代化辦公手段對企業(yè)的滲透而出現(xiàn)的?，F(xiàn)代高級秘書特別強調(diào)的素質(zhì)有公關才能、外語水平和辦公行政管理的能力等。高級秘書包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書以及總經(jīng)理的高級行政助理等，目前屬于人才市場上的稀有資源。面向市場、面向企業(yè)、面向地方經(jīng)濟建設，立足南通，

9、服務全省，輻射長三角，培養(yǎng)德、智、體、美全面發(fā)展，具有良好的職業(yè)道德、人文素養(yǎng)和創(chuàng)新精神，具備較強的寫作功底和溝通能力，掌握商務活動的基本運作，熟悉各種現(xiàn)代辦公設備的使用，能夠勝任中小企業(yè)辦公室工作，協(xié)助領導處理商貿(mào)事務，為領導決策及實施提供服務的高級技能型秘書人才。傳統(tǒng)與現(xiàn)代秘書比較秘書行業(yè)是一個傳統(tǒng)行業(yè)。改革開放前，就數(shù)量講，秘書人員相對較少，從技能講，傳統(tǒng)的秘書職責是公文制作、文書處理和辦公室日常管理。信息化時代和全球經(jīng)濟一體化，經(jīng)濟活動頻繁，經(jīng)濟組織大量增加，社會的企事業(yè)單位對秘書的需求量大大增加，對技能也提出更高要求：既能處理辦公室日常事務，又能進行商務運作、公關宣傳、輔助管理。從近

10、年人才市場招聘看，商務秘書人才供不應求，基層企事業(yè)單位、民營企業(yè)難以招聘到專業(yè)的商務秘書人才。素質(zhì)高和能力強的復合型秘書人才。 商務秘書商務秘書是指在從事各種商務活動的組織中，協(xié)助投資者、經(jīng)營者、企業(yè)管理者處理各種商務性事務，負責組織行政事務處理，并輔助上司做好決策工作和信息工作，擔負上司的近身參謀、助手和工作伙伴的工作人員，包含了從企業(yè)基礎文書、專職文秘到高級行政助理等一個完整的行政輔助人員體系。它集現(xiàn)代商務秘書專業(yè)理論、商務信息、項目活動管理、計算機應用操作、商務英語應用以及文秘工作于一身，是適應經(jīng)濟時代商務領域秘書工作的發(fā)展趨勢和要求而出現(xiàn)的一支復合型高素質(zhì)人才隊伍，是確保在激烈競爭中制

11、勝的戰(zhàn)略資源。拓展訓練 P12閱讀題閱讀秘書日常工作程序，思考秘書該如何做好一天的工作？如何理解秘書與領導的關系？討論題秘書節(jié)為了肯定秘書的貢獻，1952年兩位美國芝加哥資深秘書向美國商務部部長提議建立秘書周計劃，很快提出批準，并且于2號到7號設立秘書周。但是正式“秘書節(jié)”的提出是在1955年，將秘書周定在每年4月份最后一個完整的星期，而這周的星期三為秘書日。國外秘書工作的發(fā)展趨勢 日益向智能型轉(zhuǎn)化 秘書工作日益終身化 秘書理論研究日益加強國外秘書工作的職業(yè)特點 1. 社會化、行業(yè)化 2. 專業(yè)化、知識化 3. 自動化、高科技化 4. 科學化、制度化 馬里蘭州初級大學（例）公共課：速記、打字、

12、閱讀與寫作、健康生活原則、辦公工作程序、計算機應用、秘書學、體育、會計學。行政秘書專業(yè)課程：商業(yè)數(shù)學、企業(yè)法、演講、社會科學、聽寫和錄音、行政秘書準則等。法律秘書專業(yè)課程：美國政府組織和企業(yè)法、法律秘書準則、法律專門術語、法律秘書聽寫和錄音、法院及法律事務程序、聯(lián)邦及馬里蘭州法院條例等。 客戶的分類已有客戶：實行客戶檔案分類細化管理，分期定時進行電話跟蹤。準客戶：對現(xiàn)有客戶進行分析并根據(jù)分析后的需求進入準客戶培養(yǎng)服務期，增強其對企業(yè)的信賴感，從而實現(xiàn)促成的效果。轉(zhuǎn)介紹的客戶：讓其感受優(yōu)質(zhì)的服務和科學的管理?？蛻絷P系的維護親自拜訪 電子郵件函電致謝訪問報告 訪問報告是一種有助于客戶服務人員之間交

13、流的報告形式。 被你感動的顧客，才是最忠誠的顧客。秘書工作的新要求 “四個轉(zhuǎn)變” “六個要求秘書工作“四個轉(zhuǎn)變”1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3.從被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃眨?.從憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W化管理。 這四個轉(zhuǎn)變其實是對秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應該向著綜合處理信息、主動服務與科學化管理的方向發(fā)展。秘書工作“六個強調(diào)”強調(diào)調(diào)查研究工作強調(diào)信息工作 強調(diào)信訪工作 強調(diào)協(xié)調(diào)工作 強調(diào)督察工作 強調(diào)黨務、政務服務工作秘書工作的性質(zhì)根本性質(zhì)：輔助性 輔助性是秘書部門天生的屬性 輔助性是領導工作對秘書工作的必然要求 輔助性是由秘

14、書部門在管理體系中的地位所決定的秘書工作的特征 1.中介性 “紐帶”和“橋梁”，也決定了秘書工作輔助性工作。 2.直接性 在行政組織上，在崗位設置上，在工作程序上。 3.全面性 體現(xiàn)在職能輔助的全面性上 體現(xiàn)在過程輔助的全面性上 4.服務性“上管天文地理，下管雞毛蒜皮。”“沒大沒小，沒完沒了。5.被動性秘書人員一定要不越權(quán)、不越職。秘書應在輔助性被動性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動性。6.潛隱性 活動名義的假借性 活動過程的幕后性 勞動成果的潛在性 7.機密性秘書的職能1、輔助決策2、協(xié)調(diào)關系3、處理信息4、辦理事務1.輔助決策（1）輔助決策：在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術）、經(jīng)驗

15、和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。（2）輔助決策的特征 內(nèi)容的綜合性 時間的經(jīng)常性 環(huán)節(jié)的全過程性 （3）輔助決策的原則 超前原則 定位原則信息原則諫諍原則（4）輔助決策的過程 協(xié)助領導確定目標協(xié)助領導設計方案 協(xié)助領導評優(yōu)選優(yōu)協(xié)助領導實施反饋 2.協(xié)調(diào)關系（1）協(xié)調(diào)：秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現(xiàn)組織目標的行為過程。（2）協(xié)調(diào)關系的特征 從屬性廣泛性間接性 （3）協(xié)調(diào)關系的原則 政策指導客觀公正平等協(xié)商 注重整體靈活適度 （4）協(xié)調(diào)關系的過程 摸清情況找出癥結(jié)恰當協(xié)調(diào) 督促落實

16、檢查反饋 3.處理信息 （1）處理信息的含義 信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號、消息、情報、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號中的內(nèi)容。 （2）處理信息的原則 及時性、保真性、適用性、預測性原則 （3）處理信息的內(nèi)容 歷史、上級、內(nèi)部、公眾、社會信息 （4）處理信息的過程 信息收集、加工 、傳遞、反饋 、儲存 4.辦理事務（1）事務：一切同領導工作有關的日常具體工作（2）辦理事務的特征 綜合性服務性繁瑣性突擊性 （3）辦理事務的原則 被動中求主動 原則中求靈活 繁雜中求規(guī)范 （4）辦理事務的程序 自然程序理論程序指令程序 法定程序

17、技術程序習慣程序 第一章 小結(jié)1、秘書的職業(yè)特征（ 6點）2、秘書工作內(nèi)容（10項）3、秘書工作特點（1+7點）4、秘書工作作用（5個）Thank You !內(nèi)容提要1、秘書的涵義與職業(yè)特征2、秘書工作的內(nèi)容、特點和作用課外作業(yè)閱讀附錄秘書典型一日，談談你對秘書工作的感性認識。秘書的職業(yè)特征 服務的直接性和穩(wěn)定性 知識化和專業(yè)化 年輕化和女性化國外秘書職業(yè)歐美和日本等發(fā)達國家秘書工作，不僅廣泛存在于政府機關、企業(yè)單位和社會團體，而且滲透到社會的各個角落。秘書存在于現(xiàn)代社會的每一個行業(yè)，對社會的影響是巨大的。秘書是求職青年最樂于選擇的職業(yè)之一。據(jù)美國勞工統(tǒng)計局統(tǒng)計，從1980年至1990年，美國秘書人數(shù)凈增長148.1萬人，增長率為38.2%（10年）。在26種職業(yè)中，秘書的就業(yè)增長率占第一位。抽樣調(diào)查表明，日本的高中女生把秘書作為“理想職業(yè)”的約占20%。秘書工作的顯著特點是它的職業(yè)化、專業(yè)化、智能化、年輕化和女性化。秘書工作不僅存在于政府機關和企事業(yè)單位，而且遍布于社會各個角落。私人秘書人數(shù)更多。秘書人員年齡平均不到30歲，而且女性占90%以上。 秘書職業(yè)化是