對煙草商業(yè)企業(yè)制度體系建設(shè)的思考

1、.：.；對煙草商業(yè)企業(yè)制度體系建立的思索在姜成康局長提出的行業(yè)開展十二字方針“嚴(yán)厲規(guī)范、富有效率、充溢活力中，嚴(yán)厲規(guī)范是前提，是根底。行業(yè)多年來“規(guī)范、“狠抓規(guī)范、“嚴(yán)厲規(guī)范的一系列舉措和實際證明：只需規(guī)范才干出效率，只需規(guī)范才干出活力。最近，姜成康局長、何澤華副局長等國家局指點人在全國各地調(diào)研時反復(fù)強(qiáng)調(diào)“嚴(yán)厲規(guī)范是堅持行業(yè)繼續(xù)安康開展的生命線，也充分闡明“嚴(yán)厲規(guī)范在行業(yè)任務(wù)中的位置更加突出，已上升為中國煙草行業(yè)開展的根本戰(zhàn)略。從管理學(xué)的角度來看，“規(guī)范包含著三層含義：第一層含義：規(guī)范可以直接了解為“企業(yè)管理中各種管理條例、章程、制度、規(guī)范、方法、實施細(xì)那么等的總稱，是用文字方式規(guī)定管理活動的

2、內(nèi)容、程序和方法。也就是通常所說的“管理規(guī)范或“規(guī)章制度。 第二層含義：規(guī)范可以了解為“管理的最正確結(jié)果，就是指企業(yè)的人、財、物與產(chǎn)、供、銷到達(dá)最正確結(jié)合，企業(yè)利潤繼續(xù)穩(wěn)定增長，資源分配中的公平與效率同時實現(xiàn)的最正確形狀。第三層含義：規(guī)范是系統(tǒng)的管理方法，可以了解為“規(guī)范化。所謂規(guī)范化，就是經(jīng)過建立健全系統(tǒng)的“規(guī)章制度第一層含義，協(xié)調(diào)企業(yè)與各利益相關(guān)方之間的關(guān)系，使企業(yè)運轉(zhuǎn)到達(dá)“最正確形狀第二層含義的過程。由此可見，制度體系建立是規(guī)范建立的重要內(nèi)容。本文結(jié)合煙草行業(yè)實踐，對煙草商業(yè)企業(yè)的制度體系建立進(jìn)展思索并提出一些初探性建議。一對制度體系的根本認(rèn)識 1制度體系是各類制度的有機(jī)結(jié)合從外表上看，

3、制度體系是由一系列制度構(gòu)成的集合體，但是每項制度并不是獨立地存在，而是相互聯(lián)絡(luò)、相互影響的。這種聯(lián)絡(luò)主要經(jīng)過制度的縱向分層和橫向分類來表達(dá)。制度具有層級性，規(guī)范的制度體系應(yīng)充分表達(dá)制度的層級性。制度的層級性可以從制度的適用范圍和效能大小兩個方面分析。從制度的適用范圍來看，制度的層級性與組織管理架構(gòu)的層級性相關(guān)聯(lián)，如：煙草商業(yè)企業(yè)的制度按照行業(yè)管理架構(gòu)為主線可以分為國家局規(guī)范性文件、省局公司制度、市局公司制度及職能部門及各縣局營銷部的制度，因此在日常管理任務(wù)中，要妥善處置好上級與下級的制度之間的關(guān)系，防止發(fā)生“下位法違反“上位法的景象；從制度的效能大小來看，按層次高低可分為“管理制度、“管理規(guī)定

4、管理方法、“實施細(xì)那么。以上概念區(qū)別如下表：制度工程制度內(nèi)容舉例根本管理制度對企業(yè)各項根本職能的管理原那么、任務(wù)流程、方法等所做出的原那么性要求。人力資源管理制度管理方法管理規(guī)定職能部門對其所管轄的詳細(xì)任務(wù)的控制環(huán)節(jié)、操作步驟等所做出的詳細(xì)要求。員工薪酬管理方法實施細(xì)那么對某個管理制度或管理方法的詳細(xì)實施步驟所做出的詳細(xì)規(guī)定。員工績效考核實施細(xì)那么另外制度之間的橫向聯(lián)絡(luò)主要經(jīng)過制度分類來建立。制度分類就是將組織的一切制度按照某種屬性劃分為假設(shè)干類別和子類別，甚至更細(xì)的類別。制度的詳細(xì)分類因組織特點不同而不同，如學(xué)校的制度分類如右圖。同一類別的制度之間互為補(bǔ)充、共同促進(jìn)管理提升。值得留意的是，同

5、一類別的制度并不都是平行的，而是有層級劃分的，如上文所提到“根本制度、“管理方法、“實施細(xì)那么。經(jīng)過制度的分層分類，不僅明晰制度之間的關(guān)聯(lián)性，而且組織的制度體系框架初步搭建起來，為制度體系的系統(tǒng)化、動態(tài)化管理發(fā)明了必要的條件。2制度體系不僅僅指文本化的制度提及制度，如無特別闡明，都是指那些文本化的條條款款。制度的文本化是必不可少的，只需實現(xiàn)文本化才干做到有章可循，有據(jù)可查，從而更加有效地實施制度管理，才干保證制度的相對穩(wěn)定性和制度改良的繼續(xù)性。但制度體系建立的最終目的不是實現(xiàn)制度的文本化，而是使制度發(fā)揚應(yīng)有的作用，實現(xiàn)組織運轉(zhuǎn)的規(guī)范化。從外表上的“文本化到本質(zhì)上的“規(guī)范化，之間還是有很大的差距

6、，而強(qiáng)化制度的執(zhí)行是消除這個差距的獨一鑰匙。因此可以說，制度體系建立包括兩層含義：一是制度的文本化建立，一是制度的執(zhí)行力建立。文本化建立是前提，執(zhí)行力建立是保證，缺一不可。3制度體系與管理規(guī)范體系規(guī)章制度與管理規(guī)范是兩個不同的概念，兩者主要有以下一樣之處和差別：1管理規(guī)范與規(guī)章制度一樣之處a. 目的一致：維護(hù)組織運營的有序化、正?；?，進(jìn)而獲得良好的經(jīng)濟(jì)效益；b. 作用一致：都是組織開展運營管理活動的準(zhǔn)那么，并起到約束組織內(nèi)部人員任務(wù)行為的作用。2管理規(guī)范與規(guī)章制度的差別a. 在系統(tǒng)性方面，管理規(guī)范強(qiáng)調(diào)規(guī)范體系的整體功能，具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性；而規(guī)章制度往往針對單個問題，與實施技術(shù)規(guī)范短少聯(lián)絡(luò)；從部

7、門出發(fā)，制度協(xié)調(diào)性差，容易出現(xiàn)管理空白區(qū)或管理重疊區(qū)。b在可行性和可操作性方面，管理規(guī)范在制定時即有可行性和可操作性的要求：在內(nèi)容上，能定量的一定要定量；不能定量的也要有明確、詳細(xì)的要求，防止運用虛詞、套話、標(biāo)語口號式詞句。c在制定過程方面，規(guī)章制度是企業(yè)管理閱歷的總結(jié)，其中包含許多合理的成分和行之有效的管理方法，而管理規(guī)范大多在原有規(guī)章制度的根底上制定，是先進(jìn)管理閱歷的總結(jié)和升華。值得留意的是，管理規(guī)范有到期復(fù)審要求。d在實施和考核方面，管理規(guī)范的實施情況要與任務(wù)規(guī)范結(jié)合起來進(jìn)展考核，并規(guī)定考核期、考核方式、考核條件、考核部門、考核記錄、考核結(jié)果處置等。e編寫格式、同意手續(xù)上，規(guī)章制度沒有明

8、確要求，而管理規(guī)范應(yīng)遵照規(guī)范化文件一致的格式要求。不難看出，制度化不等于規(guī)范化。相對規(guī)章制度來說，管理規(guī)范是運用系統(tǒng)科學(xué)的觀念和系統(tǒng)分析的方法，對企業(yè)范圍內(nèi)所需求全部管理事項，運用規(guī)范化原那么進(jìn)展協(xié)調(diào)、一致、構(gòu)造優(yōu)化和系統(tǒng)化處置后制定為管理規(guī)范，并構(gòu)成管理規(guī)范體系。這樣的規(guī)范體系，可以把孤立的、分散的個體優(yōu)勢聚集成整體管理功能最正確優(yōu)勢，每個管理規(guī)范都是管理規(guī)范系統(tǒng)的一個環(huán)節(jié)，整個管理規(guī)范體系具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性。因此，制度體系建立不應(yīng)只停留在制度層面，而要將制度體系提升到更高的層次即企業(yè)管理規(guī)范體系。企業(yè)規(guī)范體系建立的主要義務(wù)是把企業(yè)內(nèi)的各類管理體系的文件、規(guī)范或規(guī)范性文件包括手冊、程序文件、規(guī)

9、范、規(guī)程、作業(yè)指點書、有效的規(guī)章制度等整合成一個科學(xué)的有機(jī)整體。文件整合的方法就是按照規(guī)范化原理，對企業(yè)一切的規(guī)范性文件進(jìn)展“簡化、一致、協(xié)調(diào)、優(yōu)化，并盡能夠?qū)⒅A為管理規(guī)范。管理規(guī)范的日益增多，管理規(guī)范體系的日益完善，正是“文山會海強(qiáng)有力的克星。 4制度體系的“精細(xì)化“精細(xì)化作為一個管理概念，最早是由日本的企業(yè)在20世紀(jì)50年代提出的。目前精細(xì)化管理已提升至管理理念和管理文化的高度并被越來越多的企業(yè)管理者所接受。精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)的是管理上的精雕細(xì)刻。“精是高程度的任務(wù)規(guī)范和要求，“細(xì)是細(xì)節(jié)，是管理的過程和措施。它凸顯了放棄細(xì)節(jié)的管理就等于放棄管理的全部，只需過程管理的細(xì)致到位，才有最終結(jié)果的

10、完美無缺的管理理念，其本質(zhì)是在“精字上提要求，在“細(xì)字上下功夫，在“實字上做文章，將管理目的詳細(xì)化，責(zé)任明確化，實現(xiàn)人人在管理，處處有管理，事事見管理，時時都管理。制度體系的精細(xì)化是精細(xì)化管理的重要保證。煙草商業(yè)企業(yè)作為“效力型企業(yè)，制度體系的精細(xì)化應(yīng)表達(dá)：1完好性。制度的完好性就是從效力鏈的整體來看的，或者說是從企業(yè)效力內(nèi)容的邏輯來看的。即在效力鏈的每個環(huán)節(jié)、每個流程都應(yīng)該有對應(yīng)的制度的約束與規(guī)定。如倉庫管理制度完好到貨物的出入庫管理，裝卸搬運管理等各個方面的制度?？傊恍栌腥藶橐卮嬖诘牡胤?，都會出現(xiàn)相應(yīng)的管理制度。2嚴(yán)肅性。制度的意義就在于其具有很強(qiáng)的約束性，而這種約束自然會要求制度本

11、身的嚴(yán)肅性。這里所說的嚴(yán)肅并不是“玩笑等詞的反義詞，而是從效力的流程、效力與管理的技術(shù)性、效力內(nèi)容的邏輯性等角度來衡量的。即要求制定出的管理制度不應(yīng)該存在專業(yè)技藝與組織上的錯誤，如流程錯誤；不應(yīng)該出現(xiàn)知識性的錯誤與缺陷，如技術(shù)的解釋錯誤等。3動態(tài)性。由于市場變化的快速，效力與產(chǎn)品必然會隨著市場的變化而變化，相應(yīng)的管理制度也應(yīng)隨著這種環(huán)境的變化做出相應(yīng)的調(diào)整與變革。也就是說，管理制度并不是一成不變的東西，而是一個隨著企業(yè)所處的環(huán)境、隨著產(chǎn)品與效力的開發(fā)與創(chuàng)新、隨著效力與管理內(nèi)容的變化而變化。4可衡量性。管理制度包含的內(nèi)容很多，有各種各樣的制度，如企業(yè)績效管理制度、企業(yè)檔案管理制度等。這些制度不可

12、防止地會涉及到對企業(yè)的統(tǒng)計，對一些制度所要求的內(nèi)容是應(yīng)該可以量化的。如企業(yè)的宏觀管理、企業(yè)的消費運營管理，企業(yè)的人力資源管理等，在很多時候是需求有根底數(shù)據(jù)進(jìn)展量化分析與管理的。同時，制度所要求的目的也應(yīng)該是可衡量的。二煙草商業(yè)企業(yè)制度體系存在的根本問題經(jīng)過總結(jié)為企業(yè)提供咨詢效力的閱歷心得，筆者以為，大多企業(yè)制度體系存在的問題可以歸納為四個方面：1制度的淵源問題制度的淵源即指制度的源泉、來源、源頭，在本質(zhì)意義上指制度的內(nèi)容哪里，由什么構(gòu)成。這個方面的問題最集中地表現(xiàn)為：1以內(nèi)部公文如通知、任務(wù)方案甚至指點講話替代制度。首先，在認(rèn)識上將某些內(nèi)部公文、任務(wù)方案等視為制度，這種認(rèn)識顯然是混亂的?！巴ㄖ?/p>

13、、“方案普通都是對某一項詳細(xì)任務(wù)做出暫時性要求普通有明確的時間要求的文件格式。可以劃入制度范疇的文件格式主要有“管理規(guī)定、“管理方法、“實施細(xì)那么等，普通是對某項職能、任務(wù)所做的詳細(xì)要求，假設(shè)不思索環(huán)境條件的艱苦變化，內(nèi)容是相對穩(wěn)定的。其次，當(dāng)“通知用來發(fā)布規(guī)章制度時，制度是作為“附件存在的。但還是存在這樣的情況：通知的內(nèi)容即是針對某項任務(wù)的詳細(xì)規(guī)定。2以行業(yè)管理法規(guī)替代內(nèi)部制度。煙草專賣局作為國家煙草專賣管理的政府行政機(jī)關(guān)，具有依法行政的權(quán)益。為此，煙草專賣局特別是省級局需求發(fā)布適用于公民、法人或其他組織的法律法規(guī)往往也是“規(guī)定的標(biāo)題出臺。這種情況下，這些文件能否視為內(nèi)部制度呢？筆者以為，應(yīng)

14、該區(qū)分開來，不能混為一談。2制度的關(guān)系問題制度的關(guān)系，指制度體系和其他管理體系如質(zhì)量管理體系、職業(yè)安康平安管理體系等的關(guān)系以及制度與制度之間的關(guān)系包括不同層級的制度、同一類別制度之間。這個方面的問題主要表如今：1本級制度與上級文件接口模糊。地市級煙草商業(yè)企業(yè)對上級文件特別是省局公司的制度如何處置完全執(zhí)行？參照執(zhí)行？或另外制定實施細(xì)那么？沒有構(gòu)成系統(tǒng)有效的方法，而省局公司同樣沒有明確兩級公司在制度制定方面的分工、權(quán)限。2本級制度與QHSE體系文件關(guān)系模糊。目前普遍存在管理制度與QHSE體系文件共存的情況，但是制度體系與QHSE體系哪個在企業(yè)中處于優(yōu)先位置，沒有明確的界定。3本級制度與制度之間層次

15、模糊，反復(fù)交叉景象比較突出。主要表如今：針對某項事務(wù)或任務(wù)的管理存在多項制度或相關(guān)規(guī)定，如采購管理，既有一致的，也有針對詳細(xì)物資設(shè)備的采購規(guī)定，還有針對某個采購環(huán)節(jié)的詳細(xì)規(guī)定。另外，標(biāo)題中含有“補(bǔ)充規(guī)定、“補(bǔ)充通知、“進(jìn)一步、“重申、“加強(qiáng)、“修訂等字眼的制度較多。3制度體系的成效問題制度的成效，包括制度內(nèi)容體系的有效性和制度管理體系的有效性兩個方面。制度的內(nèi)容體系既指制度體系的構(gòu)架類別的橫向劃分與層級的縱向劃分，也指單項制度內(nèi)容的實效性；制度的管理體系那么指對制度從醞釀、方案、制定、審批、備案、執(zhí)行、更新等整個生命周期的動態(tài)管理機(jī)制，表達(dá)為“關(guān)于制度管理的規(guī)定、流程。這個方面的問題主要表如今

16、：1從制度的內(nèi)容體系來看，煙草商業(yè)企業(yè)經(jīng)過多年的制度建立，現(xiàn)有制度根本覆蓋組織運營管理的各個方面，初步構(gòu)成比較全面的制度體系。缺乏之處在于，在詳細(xì)操作方面不能有效滿足日常任務(wù)的需求，有些制度線條較粗，對任務(wù)的要求泛泛而不詳細(xì)或彈性較大。另外，按照現(xiàn)代企業(yè)管理要求看，還存在少量的制度缺失情況。2從單項詳細(xì)制度的實效性來看，部分制度是“就事論事，僅僅涉及某項任務(wù)的個別流程環(huán)節(jié)；部分制度制定時間較早或針對某一特定時期的任務(wù)，已不能順應(yīng)新的運營管理環(huán)境；3從制度的管理體系來看，大多企業(yè)沒有構(gòu)成針對制度管理的制度和流程，詳細(xì)地說：沒有明確制度的管理部門；沒有確立制度制定、公布執(zhí)行的根本程序、制度的修訂或

17、優(yōu)化沒有構(gòu)成動態(tài)的任務(wù)機(jī)制，等等。4制度體系的保證問題制度的保證涵蓋制度的組織保證、人事保證和制度保證。組織保證就是制度管理體系要有詳細(xì)落實的部門并界定職責(zé)權(quán)限，使得制度管理可以從組織上落到實處；人事保證那么是指明制度管理需求的人力資源素質(zhì)和數(shù)量的要求；制度保證那么是從制度本身對制度體系管理進(jìn)展授權(quán)和規(guī)范，使得制度體系的管理也能有章可循。這個方面的問題表現(xiàn)同制度的管理體系問題。三煙草商業(yè)企業(yè)制度體系的優(yōu)化前文提到，煙草商業(yè)企業(yè)經(jīng)過多年的制度建立，現(xiàn)有制度根本覆蓋組織運營管理的各個方面，初步構(gòu)成比較全面的制度體系。因此目前情況下，煙草商業(yè)企業(yè)制度體系建立的重心在于制度體系的優(yōu)化。在操作上，制度體

18、系的優(yōu)化應(yīng)從以下幾個維度分別進(jìn)展：1優(yōu)化制度的層次和分類關(guān)于制度的層次，前文曾經(jīng)做過闡明。從廣義上看，煙草商業(yè)企業(yè)制度的層次如以下圖所示。從狹義上看，制度層次那么如以下圖紅色部分。制度的分類，現(xiàn)行的主要做法就是按照企業(yè)的管理職能進(jìn)展劃分。煙草商業(yè)企業(yè)根據(jù)其主要管理職能可以將制度分為：營銷管理、物流配送、專賣管理、煙葉消費運營、行政管理、人力資源管理、財務(wù)管理、信息化管理、紀(jì)檢監(jiān)察等大類。需求強(qiáng)調(diào)的是，每大類制度都應(yīng)有根本職能管理制度、詳細(xì)業(yè)務(wù)管理方法及實施細(xì)那么或操作規(guī)范，構(gòu)成制度體系的物理構(gòu)造圖。以營銷管理制度為例，其制度構(gòu)造如以下圖所示：2優(yōu)化制度的內(nèi)容體系首先，應(yīng)該對制度內(nèi)容體系的評價。

19、制度內(nèi)容體系的評價主要解答企業(yè)的制度體系現(xiàn)狀如何的問題，同時指出制度體系優(yōu)化的方向。制度內(nèi)容體系評價主要有以下7個定性目的：1目的明確：制度制定的目的是為實現(xiàn)整體開展戰(zhàn)略提供支持，要符合企業(yè)整體的戰(zhàn)略定位和管理需求；2體系完好：制度體系內(nèi)容要涵蓋實現(xiàn)整體戰(zhàn)略目的而涉及的決策管理、組織管理、業(yè)務(wù)管理以及職能管理的全面內(nèi)容；3構(gòu)造合理：制度體系構(gòu)造要合理，分類清楚，邏輯明晰，有利于了解、執(zhí)行與實施；4邊境清楚、協(xié)調(diào)配和：制度之間的管理目的、內(nèi)容的界定要清楚，防止交叉，但同時又要表達(dá)出制度之間的關(guān)聯(lián)性，實現(xiàn)制度之間的協(xié)調(diào)配和；5功能到位，精簡明晰：在滿足制度能表達(dá)管理各層面職能需求的前提下，力求做到

20、綱目精煉，化繁為簡；6國際慣例，符合實踐：制度體系的框架、構(gòu)造以及內(nèi)容要自創(chuàng)國際領(lǐng)先的同類企業(yè)的管理理念，但同時要順應(yīng)企業(yè)現(xiàn)有的開展階段，關(guān)注現(xiàn)階段最中心、最緊迫處理的問題；7前瞻性，穩(wěn)定性：制度的制定要思索到企業(yè)未來開展所面臨的管理問題，在一定時期內(nèi)成為全體員工的任務(wù)行為規(guī)范，因此管理制度的制定要有一定的前瞻性，穩(wěn)定性，不宜經(jīng)常做原那么性的變動。沿著內(nèi)容體系評價的軌跡優(yōu)化制度內(nèi)容體系，主要任務(wù)是對制度內(nèi)容體系中缺失的內(nèi)容進(jìn)展補(bǔ)充，對交叉反復(fù)的內(nèi)容進(jìn)展修訂，對冗余的內(nèi)容進(jìn)展刪減，從而到達(dá)對內(nèi)容體系的優(yōu)化。這一項任務(wù)需求提出制度內(nèi)容體系優(yōu)化的清單，明確詳細(xì)制度優(yōu)化的責(zé)任部門，制定實施方案，確保制

21、度內(nèi)容體系的優(yōu)化按照擬定的步驟和要求進(jìn)展。3梳理制度體系與QHSE體系的關(guān)系制度體系與QHSE體系之間應(yīng)該是互動協(xié)調(diào)的關(guān)系。要處置好兩者的關(guān)系應(yīng)把握以下原那么：協(xié)調(diào)一致的原那么：公司擔(dān)任制度體系建立和QHSE體系建立的部門之間，應(yīng)該建立常規(guī)的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，各自出臺的規(guī)范性的文件，涉及到其他體系建立的，必需先征求有關(guān)擔(dān)任部門的意見，協(xié)調(diào)一致后才干公布執(zhí)行；先行為主的原那么：為堅持各個體系的協(xié)調(diào)性，不論是制度體系還是QHSE體系文件，先實行的有執(zhí)行次序上的優(yōu)先權(quán)，后制定的應(yīng)該自動與先實行的進(jìn)展溝通，有沖突的要爭取對前者進(jìn)展修訂，否那么按照前者執(zhí)行。制度優(yōu)先的原那么：制度體系是保證其他體系建立的組織

22、合法性、進(jìn)度可控性和實施有效性的根本體系，居于優(yōu)先位置，一切體系的建立應(yīng)該先制度化，構(gòu)成可以因循的制度規(guī)范。4明確制度撰寫的規(guī)范性要求制度撰寫規(guī)范性要求主要是從制度撰寫的格式、措詞、制度內(nèi)容組成、主要條文商定、制度命名規(guī)那么等方面提出規(guī)范性的要求，使得制度的方式趨向規(guī)范化，易于規(guī)范化。5優(yōu)化制度管理機(jī)制目前，煙草商業(yè)企業(yè)主要還是由各部門各自制定管理制度，制定制度時往往是從本部門的角度出發(fā)，制度在可行性以及協(xié)調(diào)性方面比較欠缺。因此有必要設(shè)置專門的綜合管理機(jī)構(gòu)作為審核部門，主要擔(dān)任對制度建立的規(guī)劃；協(xié)調(diào)各部門編制各項規(guī)章制度，使各項制度建立在企業(yè)一致規(guī)劃的前提下；對制定制度的程序、職責(zé)權(quán)限做出明確詳細(xì)規(guī)定，以保證制度的科學(xué)性和合理性。四塑造良好的制度建立環(huán)境制度建立的環(huán)