秘書(shū)實(shí)務(wù)第七章會(huì)議工作

1、第七章 會(huì)議工作上次回顧1、調(diào)查與研究的含義和關(guān)系是什么？2、秘書(shū)如何進(jìn)行調(diào)研準(zhǔn)備？3、調(diào)研報(bào)告有哪些種類(lèi)？如何寫(xiě)好調(diào)研報(bào)告？4、秘書(shū)如何實(shí)現(xiàn)調(diào)研成果的轉(zhuǎn)化？本章目標(biāo)1.理解會(huì)議的含義和類(lèi)型2.了解會(huì)議的作用3.明確會(huì)議工作的原則4.掌握大中型會(huì)議各階段的秘書(shū)工作案例導(dǎo)入 某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開(kāi)總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚。 接到請(qǐng)柬的幾位部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來(lái)到禮堂開(kāi)會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開(kāi)表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢(xún)問(wèn)禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開(kāi)報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了

2、為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。 事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說(shuō)，因秘書(shū)人員工作粗心， 在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒(méi)有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問(wèn)題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫(xiě)在請(qǐng)柬上，等開(kāi)會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來(lái)不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門(mén)道歉，但造成的不良影響也難以消除。 這個(gè)案例告訴秘書(shū)在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題呢？案例 華風(fēng)集團(tuán)公司的總經(jīng)理秘書(shū)米蘭穿著得體的職業(yè)女裝，正站在公司即將舉行的“KH新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)”的會(huì)議大廳門(mén)口迎接來(lái)賓。門(mén)廳旁有一張簽到桌，放著簽到表和簽到筆。已有來(lái)賓到會(huì)

3、，但管簽到工作的秘書(shū)還未到崗，米蘭十分著急，剛剛 催完，米秘書(shū)的手機(jī)響了，原來(lái)是今天大會(huì)上最重要的嘉賓、市里主管經(jīng)濟(jì)工作的副市長(zhǎng)的專(zhuān)車(chē)在路上出了故障。時(shí)間眼看來(lái)不及了，米秘書(shū)果斷決定讓公司正在去電視臺(tái)接記者的奧迪車(chē)掉頭去接副市長(zhǎng)，讓去接記者的秘書(shū)另打一輛出租車(chē)去電視臺(tái)。 這樣，通過(guò)及時(shí)的協(xié)調(diào)，兩邊的事情都得到了妥善的處理 。米秘書(shū)剛準(zhǔn)備喘口氣，手下的工作人員又來(lái)反映因預(yù)先估計(jì)不足，會(huì)議的禮品和宣傳品都不夠了，米秘書(shū)又趕緊派人與大廈的管理人員協(xié)商，盡可能地多提供一些車(chē)位。然后派下面工作人員迅速前去加印宣傳材料并購(gòu)買(mǎi)新的禮品。這時(shí)接副市長(zhǎng)的車(chē)子就快到大門(mén)口了，米秘書(shū)立即給總經(jīng)理打了 ，告訴他市長(zhǎng)已

4、到，然后面帶微笑地迎向大門(mén)口。第一節(jié) 會(huì)議工作概述1、會(huì)議與會(huì)議工作 會(huì)議的四個(gè)基本要件：有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、商議事情、集會(huì)。 會(huì)議是一種民主管理方式和集體領(lǐng)導(dǎo)制度，也是一種重要的工作方法。 會(huì)議工作，是秘書(shū)機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的籌備、組織和保障工作。2、會(huì)議的類(lèi)型和功能會(huì)議類(lèi)型（1）規(guī)模劃分，小型會(huì)議（3-10人）、中型會(huì)議（100-1000人）、大型會(huì)議（1000人以上）（2）性質(zhì)劃分，規(guī)定性會(huì)議、日常性會(huì)議、專(zhuān)業(yè)性會(huì)議、紀(jì)念性會(huì)議、座談性會(huì)議（3）形式劃分，集中性會(huì)議和分散性會(huì)議（4）時(shí)間特征劃分，定期性會(huì)議和不定期性會(huì)議會(huì)議的功能決策功能指揮功能溝通功能協(xié)調(diào)功能動(dòng)員功能顯示功能3、會(huì)議工作的任務(wù)和原

5、則會(huì)議工作的任務(wù) 會(huì)議組織工作 會(huì)議文書(shū)工作 會(huì)議組織聯(lián)絡(luò)工作 會(huì)議后勤服務(wù)工作 會(huì)議的接待服務(wù)工作 會(huì)議選舉工作 會(huì)議的保密和安全保衛(wèi)工作會(huì)議工作的原則充分準(zhǔn)備嚴(yán)密組織周到服務(wù)勤儉節(jié)約安全保密提高效率第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備1、制定會(huì)議預(yù)案會(huì)議預(yù)案，就是會(huì)議的籌備方案。會(huì)議預(yù)案會(huì)議時(shí)間和地方會(huì)議主題會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算和開(kāi)支辦法會(huì)議的日程安排會(huì)議的組織領(lǐng)導(dǎo)與會(huì)人員的食宿安排會(huì)議預(yù)案的內(nèi)容會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議議程和日程參加人員會(huì)議規(guī)模1、確定會(huì)議名稱(chēng) 會(huì)議名稱(chēng)一般由“單位+內(nèi)容+類(lèi)型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定。例如：第22屆中國(guó)國(guó)際毛紡原料交易信息交流會(huì) 2、 確定會(huì)議主題與議題 確定主題的主要方法：一是

6、要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。例如：會(huì)議主題：綠色金融發(fā)展方式轉(zhuǎn) 變的新動(dòng)力。有三個(gè)方面的議題：第一、推動(dòng)綠色金融有效支撐實(shí)體經(jīng)濟(jì)可持續(xù)增長(zhǎng)。第二、推動(dòng)綠色金融與現(xiàn)有金融體系的銜接、互動(dòng)與融合。第三、促進(jìn)綠色金融創(chuàng)新，形成綠色金融的“長(zhǎng)春共識(shí)”，探索發(fā)起籌建常設(shè)的國(guó)際綠色金融合作組織。3、確定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn) 會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。 會(huì)議地點(diǎn)的確定要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。4、確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格 確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或

7、主題。同時(shí)本著精簡(jiǎn)效能的原則確定。 會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。 會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。 5、確定與會(huì)人員名單 出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。6、安排會(huì)議議程與日程 會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。 會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。 大中型會(huì)議的議程一般安排如下：開(kāi)幕式、領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓致辭、領(lǐng)導(dǎo)做報(bào)告、分組討論、大會(huì)發(fā)言、參觀其它活動(dòng)、會(huì)議總結(jié)、宣讀決議、閉幕式。 某公司銷(xiāo)售會(huì)議議程表： 1、推選銷(xiāo)售部經(jīng)理的人選。 2、年度銷(xiāo)售活動(dòng)的總結(jié)。 3、有關(guān)銷(xiāo)售問(wèn)題的發(fā)言。 4、下年

8、度銷(xiāo)售目標(biāo)。 5、銷(xiāo)售人員的招聘和重組。某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期 時(shí)間 內(nèi)容安排 地點(diǎn) 主持參加人備 注 3月9上午9：00報(bào) 到花園酒店大會(huì)議廳李總XXXX9：30會(huì)議開(kāi)始 ，張董致開(kāi)幕詞 大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營(yíng)報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民 11：30大會(huì)結(jié)束會(huì)議議程安排范例7、建立會(huì)議組織領(lǐng)導(dǎo) 會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書(shū)組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。8、會(huì)議的日程安排 包括各種儀式、報(bào)告、發(fā)言、有特色的活動(dòng)。9、與會(huì)人員的食宿和安排10、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算和開(kāi)支辦法此外，還要確定會(huì)議所需用品和設(shè)備 （1）必備用品是指各類(lèi)會(huì)議都需要

9、的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。 （2）特殊用品是指一些特殊類(lèi)型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。某服裝集團(tuán)為了開(kāi)拓夏季服裝市場(chǎng)，擬召開(kāi)一個(gè)服裝展示會(huì)，推出一批夏季新款時(shí)裝。秘書(shū)小李擬了一個(gè)方案，內(nèi)容如下： 1會(huì)議名稱(chēng)：“2002XX服裝集團(tuán)夏季時(shí)裝秀”。 2參加會(huì)議人員：上級(jí)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會(huì)代表3人；全國(guó)大中型商場(chǎng)總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶(hù)約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請(qǐng)模特公司服裝表演隊(duì)若干人。 3會(huì)議主持人： XX集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷(xiāo)售工作的副總經(jīng)理。 “時(shí)裝秀”方案 4會(huì)議時(shí)間：2002

10、年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。5會(huì)議程序：來(lái)賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會(huì)開(kāi)幕、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)，時(shí)裝表演，展示活動(dòng)閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì) 念品。6會(huì)議文件：會(huì)議通知、邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬。簽到表、產(chǎn)品意見(jiàn)調(diào)查表。服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書(shū)、購(gòu)銷(xiāo)合同7會(huì)址：服裝集團(tuán)小禮堂。8會(huì)場(chǎng)布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識(shí)，上方掛展示會(huì)標(biāo)題橫幅。搭設(shè)T型服裝表演臺(tái)，安排來(lái)賓圍繞就座。會(huì)場(chǎng)外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。9會(huì)議用品：紙、筆等文具、飲料、照明燈、音響設(shè)備、背景音樂(lè)資料、足夠的椅子、 紀(jì)念品(每人發(fā)X X服裝集團(tuán)生產(chǎn)的T恤衫1件) 10會(huì)務(wù)工作：安排提前來(lái)的外地來(lái)賓在市中心花園大酒店報(bào)到、住宿。安排交

11、通車(chē)接 送來(lái)賓。展示會(huì)后安排工作午餐。思考題：小李的會(huì)議方案有無(wú)改進(jìn)的地方？1、會(huì)議名稱(chēng)不能用口語(yǔ)，應(yīng)該用正規(guī)的書(shū)面語(yǔ)。“時(shí)裝秀”應(yīng)該改為時(shí)裝展示會(huì)。2、展示會(huì)的目的是打響品牌、開(kāi)拓市場(chǎng)，應(yīng)該請(qǐng)新聞媒體記者到會(huì)報(bào)道，以擴(kuò)大影響。3、會(huì)議地點(diǎn)不應(yīng)設(shè)在xxx集團(tuán)內(nèi)部，這既不方便來(lái)賓，也起不到擴(kuò)大影響的效果。應(yīng)該設(shè)在來(lái)賓住宿的九點(diǎn)會(huì)議大廳。4、會(huì)議用品中沒(méi)有提及應(yīng)該準(zhǔn)備的用語(yǔ)展示的新款時(shí)裝樣品。第二第一第三第四制作邀請(qǐng)函布置會(huì)場(chǎng)成立籌備處會(huì)議方案的主要流程第一第五第六第七第八舉辦晚會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算準(zhǔn)備會(huì)議文件安排住宿舉辦會(huì)議2、組建會(huì)議機(jī)構(gòu) 會(huì)議機(jī)構(gòu)，就是負(fù)責(zé)會(huì)議工作的組織機(jī)構(gòu)。 一般有秘書(shū)組、材料組、組

12、織組、宣傳組、后勤組、保衛(wèi)組。通知的方式有：發(fā)文、發(fā)電報(bào)、打 3、發(fā)送會(huì)議通知 會(huì)議通知的內(nèi)容包括哪些內(nèi)容？ 會(huì)議通知的種類(lèi)有書(shū)信式和柬帖式。 會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。 會(huì)議通知的方式有書(shū)面、口頭、 、郵件。 各分公司、中心、部： 茲定于2006年1月25日9時(shí)在公司第一會(huì)議室召開(kāi)業(yè)務(wù)檢查工作會(huì)議，請(qǐng)各分公司、中心、部主管經(jīng)理（主任）或相關(guān)責(zé)任人按時(shí)出席。 匯江公司總經(jīng)理室 二0一六年月二十六日關(guān)于召開(kāi)業(yè)務(wù)檢查工作會(huì)議的通知會(huì)議通知 尊敬的客戶(hù)： 為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的協(xié)作關(guān)系，聽(tīng)取客戶(hù)對(duì)我公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見(jiàn)，我公司擬于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕豐

13、賓館召開(kāi)客戶(hù)咨詢(xún)聯(lián)誼會(huì)。敬請(qǐng)回復(fù)及光臨。 附：會(huì)議日程及路線(xiàn)圖 回執(zhí) 請(qǐng)于7月30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽(yáng)區(qū)天地大廈天地公司銷(xiāo)售部孫萌小姐， ：100110， ：。 我公司參加此次會(huì)議，參加人數(shù)： 我公司不能參加此次會(huì)議。 姓名： 公司：會(huì)議通知發(fā)送的注意事項(xiàng)（1）為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，以示正規(guī)和鄭重。（2）人數(shù)較少的非正式會(huì)議，可用多種方式進(jìn)行通知。（3）一些會(huì)議在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事，如股東會(huì)議附上代理委托書(shū)。（4）如有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份。（5）需要回復(fù)的會(huì)議可夾一張明

14、信片，上面注明本公司地址、 、 、發(fā)信人姓名。（6）對(duì)于經(jīng)常參加某類(lèi)會(huì)議的會(huì)員，可用計(jì)算機(jī)打印出多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對(duì)于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。（7）可將會(huì)中使用的票證與會(huì)議通知一并發(fā)出 如果與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說(shuō)明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和反程時(shí)間，并說(shuō)明到達(dá)會(huì)址的汽車(chē)、火車(chē)等交通工具線(xiàn)路。（8）會(huì)議通知樣本要作為檔案保存。（9）要有具體的會(huì)議名稱(chēng)（10）日期、時(shí)間、場(chǎng)所要準(zhǔn)確無(wú)誤（11）議題應(yīng)盡量具體（12）有附加資料時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明資料名稱(chēng)及頁(yè)數(shù)4、準(zhǔn)備會(huì)議文件 開(kāi)幕詞 閉幕詞 工作報(bào)告5、布置會(huì)場(chǎng) 大小是否合適、座位是否夠用、光線(xiàn)是否充足、

15、照明是否清晰；溫度是否適宜；音響效果是否良好；錄音錄像設(shè)施是否完備主席臺(tái)的布置會(huì)場(chǎng)的布置裝飾性布置附屬性布置預(yù)定確認(rèn)會(huì)議室及會(huì)場(chǎng)布置一、預(yù)定會(huì)議室 1、會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求 交通便利，選擇距領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者工作地點(diǎn)都比較近的地方。 會(huì)場(chǎng)大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。每人2m平方3m平方活動(dòng)空間。 場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。 場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。 選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng)。 場(chǎng)地租借的成本必須合理。小型會(huì)議室大中型會(huì)議室大中型會(huì)議室 二、會(huì)場(chǎng)布置1、會(huì)場(chǎng)整體布局的要求 會(huì)場(chǎng)布置包括主席臺(tái)設(shè)置、座位排列、會(huì)場(chǎng)內(nèi)花卉陳設(shè)等許多方面。會(huì)場(chǎng)整體布局的要求是： 莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會(huì)議的主題和氣氛，同時(shí)還要考慮會(huì)

16、議的性質(zhì)、規(guī)模、規(guī)格。 會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。 大中型會(huì)議要保持一個(gè)絕對(duì)的中心，因此多彩用半圓形、大小方形的形式。 小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便。會(huì)議布置類(lèi)型不同的會(huì)場(chǎng)布置會(huì)議室布置會(huì)議室布置會(huì)議室布置 2、會(huì)場(chǎng)的類(lèi)型及布局 小型會(huì)議室。 橢圓形、回字形、 T 字形、“馬蹄”型、長(zhǎng)方形。 中型會(huì)議室。“而”字型、半圓型、課堂型。 大型會(huì)議室。 禮堂型、眾星拱月型。3、布置會(huì)議附屬性設(shè)備音響設(shè)備：擴(kuò)音設(shè)備、耳機(jī)、同聲翻譯、麥克風(fēng)。聲響設(shè)備：立體電視、激光、全息電影、組合錄像、電腦控制的多鏡頭幻燈等其它布置：溫度、濕度、照明、通風(fēng)、衛(wèi)生設(shè)備、電源插座等。布置裝飾：會(huì)標(biāo)、標(biāo)

17、語(yǔ)口號(hào)、會(huì)徽、旗幟、花卉、字畫(huà)等。 會(huì)標(biāo)會(huì)徽4、會(huì)場(chǎng)座次安排 主席臺(tái) 主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱(chēng)；二是要簡(jiǎn)化。 主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。主席臺(tái)座次安排 場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排 橫排法。豎排法。左右排列法。中央政治局常委與江澤民集體照主席臺(tái)坐次6、人員編組 編組就是將與會(huì)人員按一定規(guī)則分成若干小組，并指定召集人。7、制作會(huì)議證件 會(huì)議證件的種類(lèi)：代表證、列席證、簽到證、工作證、記者證、出入證。8、安排食宿和車(chē)輛 會(huì)前的準(zhǔn)備工作之一，就是安排食宿和車(chē)輛。它包括預(yù)定房間、落實(shí)床位、協(xié)調(diào)餐廳座位、確定會(huì)議用車(chē)等內(nèi)容。 9 、會(huì)前檢查 10、接站與報(bào)到接

18、站注意事項(xiàng)做好充分準(zhǔn)備，在車(chē)站機(jī)場(chǎng)設(shè)置接待站。制作醒目的牌子或橫幅，上面標(biāo)明“會(huì)議接待處”的字樣。接待站兩個(gè)人一班比較好，可以輪換去衛(wèi)生間、買(mǎi)水或食物。接站的車(chē)輛安排要提前到達(dá)接站地點(diǎn)，注意交通安全，接站時(shí)注意接待禮貌，注意接站時(shí)前后車(chē)輛的銜接。與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜案例 某公司的張秘書(shū)剛由分公司調(diào)入總部，擔(dān)任總經(jīng)理秘書(shū)，公司要在圣誕節(jié)搞一個(gè)新年聯(lián)歡晚會(huì)，與一些重要客戶(hù)進(jìn)行聯(lián)誼。張秘書(shū)自持在分公司搞過(guò)多次這樣的活動(dòng)，便自作主張決定了會(huì)議舉行的地點(diǎn)、邀請(qǐng)嘉賓的名單、活動(dòng)的內(nèi)容和獎(jiǎng)品的發(fā)放形式。盡管聯(lián)歡會(huì)搞的很熱鬧，張秘書(shū)卻被總經(jīng)理狠狠批了一頓。問(wèn)題：為什么張秘書(shū)被總經(jīng)理狠狠批了一頓？點(diǎn) 評(píng)張秘

19、書(shū)沒(méi)有意識(shí)到召開(kāi)會(huì)議最重要的是要使領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行，不與領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)前的溝通，就不能理解聯(lián)誼會(huì)主要要加強(qiáng)公司與哪些客戶(hù)的關(guān)系，搞什么樣的活動(dòng)能夠密切公司領(lǐng)導(dǎo)與客戶(hù)、員工的關(guān)系，聯(lián)誼會(huì)上獎(jiǎng)品怎樣發(fā)放才能使公司領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意？不解決這些問(wèn)題就達(dá)不到預(yù)期目的。與領(lǐng)導(dǎo)溝通有關(guān)事宜的程序明確會(huì)議的目標(biāo)。 2.明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法與途徑.明確溝通的時(shí)間、地點(diǎn)以及參加人員，指定會(huì)議記錄人員。4向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的籌備情況及進(jìn)展，講明會(huì)議籌備或舉行過(guò)程中遇到的問(wèn)題或難題。5.聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行雙向討論，并完成會(huì)議記錄。6.將記錄通過(guò)某種方式送給領(lǐng)導(dǎo)。第三節(jié) 會(huì)議的召開(kāi)1、會(huì)場(chǎng)簽到2、會(huì)間調(diào)度3、會(huì)議記錄

20、4、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)5、會(huì)議選舉6、會(huì)議總結(jié)7、后勤保障關(guān)于會(huì)議記錄一、會(huì)議記錄的格式 ： 記錄頭、記錄主體、 記錄尾部 （1）記錄頭: 會(huì)議名稱(chēng)；會(huì)議時(shí)間； 會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席（主持人） 會(huì)議出席、列席和缺席情況； 會(huì)議記錄人、會(huì)議主要議題。（2）記錄主體 與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。（3）記錄尾部 散會(huì)。主持人、記錄人簽字。 二、會(huì)議記錄的要求 準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確。 會(huì)議記錄范例中華范文公司項(xiàng)目會(huì)議時(shí)間：年月日地點(diǎn)：公司會(huì)議室出席人：公司各部門(mén)主任主持人：（公司副總經(jīng)理）記錄：（辦公室主任）會(huì)議記錄范例 各部門(mén)都同意立項(xiàng)，初步的技術(shù)方案將在十天內(nèi)完成，資料部預(yù)計(jì)需要三個(gè)月完成資料編輯工作，系統(tǒng)集成約需要二十天，該軟件預(yù)定于元旦投放市場(chǎng)。散會(huì)。主持人：（簽名）記錄人：（簽名）關(guān)于會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) （1）類(lèi)型：綜合型、專(zhuān)題型、實(shí)錄型。 （2）格式：報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾。 （3）要求：簡(jiǎn)練、快捷、準(zhǔn)確。第四節(jié) 會(huì)議的結(jié)束1、印發(fā)會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)議記錄。會(huì)議紀(jì)要對(duì)企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體都適用。會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)： 第一、紀(jì)實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要必須是會(huì)議宗旨、基本精神和所議定事項(xiàng)的概要紀(jì)實(shí)。第二、概括性。會(huì)議紀(jì)要必須精其髓，概其要，以極為簡(jiǎn)潔精煉的文字高度概括會(huì)議的內(nèi)容和結(jié)論。第三、條理性