上司的日程安排解析課件

1、上司的日程安排管理系 王麗第1頁(yè)，共30頁(yè)。內(nèi)容回顧秘書辦事的工作秘書的信息工作秘書信息工作的基本要求秘書信息工作的程序秘書的調(diào)研工作秘書調(diào)研的特點(diǎn)秘書調(diào)研工作的程序秘書的時(shí)間效率管理收集整理存儲(chǔ)傳遞利用開發(fā)反饋第2頁(yè)，共30頁(yè)。緊急的事不緊急的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩ABCD時(shí)間管理矩陣第3頁(yè)，共30頁(yè)。運(yùn)籌他人的時(shí)間上司的日程安排第4頁(yè)，共30頁(yè)。引入案例： 一次遲到丟失一次商機(jī) A城天地公司經(jīng)理李平與B城華新公司經(jīng)理趙明就某重要合作項(xiàng)目安排約見，予以洽談，時(shí)間預(yù)定在8月8日下午1：00開始，李經(jīng)理讓秘書張?zhí)m幫他預(yù)訂飛往B城的機(jī)票，張?zhí)m查了飛機(jī)班次，覺(jué)

2、得8日上午8：00的航班正合適，于是就訂了兩張。可是第二天因?yàn)樘鞖獾脑?，飛機(jī)誤點(diǎn)，到達(dá)B城時(shí)已經(jīng)是下午2點(diǎn)多，再趕到華新公司已是3點(diǎn)多，由于遲到，華新公司趙經(jīng)理大為不悅，認(rèn)為天地公司對(duì)該項(xiàng)目的合作缺乏誠(chéng)意，最終，天地公司失去了與華新公司合作的商機(jī)。 第5頁(yè)，共30頁(yè)。秘書日程安排的內(nèi)容是把領(lǐng)導(dǎo)或組織的每月、每周、每天的主要活動(dòng)納入計(jì)劃，并下發(fā)給組織相關(guān)單位和部門。規(guī)劃 、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書的一項(xiàng)基本工作。 控制日程，意味著與上司一起有序工作。包括約會(huì)安排和商務(wù)旅行安排等。 第6頁(yè)，共30頁(yè)。管理者所作的行動(dòng)計(jì)劃有兩個(gè)部分：一是自行決定的部分；二是與企業(yè)內(nèi)外的人有關(guān)系的部分，如會(huì)議、面談

3、、出差、訪問(wèn)等，需要獲得有關(guān)人員同意才能執(zhí)行。 如某經(jīng)理在某天下午2點(diǎn)要與業(yè)務(wù)部開會(huì)討論銷售工作，這項(xiàng)銷售任務(wù)的安排關(guān)系到本年度的銷售預(yù)算能否完成。下午4點(diǎn)又要和某位客戶商洽一筆重要的合同，經(jīng)理準(zhǔn)備在5點(diǎn)結(jié)束。但是這天上午公司收到了政府某個(gè)部門的臨時(shí)開會(huì)通知，寫明開會(huì)時(shí)間是下午3點(diǎn)，經(jīng)理必須親自參加。會(huì)議將持續(xù)多少時(shí)間沒(méi)有標(biāo)明。 第7頁(yè)，共30頁(yè)。日程表的種類日程表 月計(jì)劃表 年計(jì)劃表 周計(jì)劃表第8頁(yè)，共30頁(yè)。當(dāng)天工作日程表 第9頁(yè)，共30頁(yè)。每天工作日程表 第10頁(yè)，共30頁(yè)。月內(nèi)預(yù)定日程表 第11頁(yè)，共30頁(yè)。年度預(yù)定日程表 第12頁(yè)，共30頁(yè)。預(yù)定計(jì)劃的提示 電子提示系統(tǒng)利用電腦軟件的

4、提示功能，建立“報(bào)警系統(tǒng)”； 人工提示系統(tǒng)基本辦公日程表固定活動(dòng)日期一覽表使用提示性備忘錄準(zhǔn)備上司的日程安排表（卡片）準(zhǔn)備交往提示文件第13頁(yè)，共30頁(yè)。預(yù)定計(jì)劃的確認(rèn)（一）預(yù)定計(jì)劃是以電話決定時(shí)，根據(jù)備忘錄以書面形式確認(rèn)；在會(huì)議的前一、兩天，確認(rèn)時(shí)間、日期、地點(diǎn)等；上司和秘書必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，隔天傍晚核對(duì)第二天的行動(dòng)計(jì)劃；每月底、周末前、每天早上把下個(gè)月、下周或當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃表交給上司，其中比較重要的事項(xiàng)畫上一條紅線；第14頁(yè)，共30頁(yè)。預(yù)定計(jì)劃的確認(rèn)（二）會(huì)議的主辦者是上司，要提前二、三天確認(rèn)會(huì)議室。如臨時(shí)邀請(qǐng)其他上司參加，應(yīng)再電話聯(lián)系所屬的秘書；會(huì)議、面談所必須的文件及資料，

5、在前一天準(zhǔn)備好，重要的會(huì)議的資料要請(qǐng)上司查核；如果會(huì)議或面談的時(shí)間太長(zhǎng)，即將接近下一個(gè)預(yù)定計(jì)劃時(shí)間，秘書寫便條悄悄交給上司請(qǐng)示，使上司能簡(jiǎn)單回答。上司出差時(shí)，確認(rèn)預(yù)約，調(diào)查當(dāng)天火車、飛機(jī)的交通或誤點(diǎn)情況。第15頁(yè)，共30頁(yè)。預(yù)定計(jì)劃的變更和調(diào)整制作日程安排計(jì)劃時(shí)保留寬裕的時(shí)間；上司與秘書之間必須有密切的聯(lián)系；需要與有關(guān)人員的秘書們彼此聯(lián)絡(luò)，以便能預(yù)先獲得信息，并通知上司；變更及信息的追加，每一次都要在日程安排計(jì)劃表上填寫，同時(shí)及時(shí)通知上司及所有相關(guān)人員；行動(dòng)被注銷時(shí)，要立即和上司聯(lián)系，以便能夠?qū)e的行動(dòng)計(jì)劃編入；為能快速地應(yīng)對(duì)，要事先準(zhǔn)備好與相關(guān)人員聯(lián)系方法。第16頁(yè)，共30頁(yè)。約會(huì)發(fā)生“撞車

6、”怎么辦？第17頁(yè)，共30頁(yè)。練習(xí)與案例題1、如何與上司匯報(bào)日程安排： “李總，我已安排好了，后天上午您會(huì)見王先生?！?“李總，關(guān)于會(huì)見王先生的時(shí)間，您明天上午有會(huì)，下午接見外賓，后天下午也有會(huì)，只有后天上午沒(méi)有會(huì)，如果您沒(méi)有另外的活動(dòng)安排，是否后天上午會(huì)見?”第18頁(yè)，共30頁(yè)。案例：會(huì)談超時(shí) 按昨天下午下班之前定好的日程安排，老總今上午九點(diǎn)半到十點(diǎn)一刻與大地公司的劉總會(huì)談，確定聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品的一些原則問(wèn)題；從十點(diǎn)半到十一點(diǎn)半跟海洋公司的李總見面，解決產(chǎn)品代銷過(guò)程中的一些問(wèn)題。十點(diǎn)一刻，海洋公司的李總已經(jīng)到了，總經(jīng)理秘書于雪請(qǐng)李總在會(huì)客室稍等，自已以給客人加水的名義來(lái)到老總的辦公室，向老總暗

7、示另外的客人已到；可老總對(duì)于雪的暗示一點(diǎn)反映也沒(méi)有，還是從足球到汽車，前五百年后八百年地與劉總在窮侃，似乎完全忘了另有約會(huì)。到十點(diǎn)四十了，見李總等得有些不耐煩了，于雪只好又一次來(lái)到老總辦公室，她遞給了老總一張紙條。紙條有這么幾種寫法： a、“老總，李總已到。你已經(jīng)超過(guò)30分鐘了！” b、“老總，李總已到。還讓李總等多久？” c、“老總，李總已到。李總已經(jīng)等得有些不耐煩了，我怎么答復(fù)人家？” d、“老總，李總已到。你去接待李總吧，劉總我來(lái)接待?！?e、“老總，李總已到。我怎么向他解釋？” 第19頁(yè)，共30頁(yè)。 案例：老總朝令夕改 公司與秦皇島恒發(fā)公司就合作開發(fā)新型壓縮機(jī)項(xiàng)目己談了大半年了，由于就

8、專利技術(shù)轉(zhuǎn)讓的估價(jià)問(wèn)題分歧較大，項(xiàng)目進(jìn)展緩慢。根據(jù)事先約定，今天下午兩點(diǎn)半繼續(xù)談。上午十一點(diǎn)半，恒發(fā)公司張總的秘書劉小姐給公司老總秘書于雪來(lái)電話，再次確認(rèn)下午會(huì)談的事，說(shuō)他們馬上開車出發(fā)。放下電話于雪馬上向老總作了匯報(bào)。 下午二點(diǎn)于雪去給胡總給材料時(shí)，提起下午二點(diǎn)半與恒發(fā)公司談判的事；聽于雪這么一說(shuō)，老總說(shuō)自己差點(diǎn)把這事忘了，并說(shuō)不想見恒發(fā)的張總，讓于雪自己處理一下。下午快三點(diǎn)了恒發(fā)公司的張總他們才到。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇： a、對(duì)不起，由于你們沒(méi)有按時(shí)來(lái)，我們老總己出去辦別的事去了。 b、我們老總覺(jué)得這項(xiàng)目談起來(lái)太艱難，不想再談了。 c、實(shí)在不好意思，由于上

9、海分公司那邊出了一點(diǎn)意外，我們老 總下午六點(diǎn)的飛機(jī)去上海，現(xiàn)在要作些準(zhǔn)備，不能親自談判，如果可以的話，先跟研發(fā)部的王經(jīng)理談?wù)勗鯓樱?d、實(shí)在不好意思，我們老總今下午太忙，改個(gè)時(shí)間再談好嗎？ e、實(shí)在不好意思，下午一上班，商務(wù)部的人就來(lái)電話，說(shuō)下午 三點(diǎn)半牛司長(zhǎng)要來(lái)公司了解情況，所以只有請(qǐng)張總諒解。 第20頁(yè)，共30頁(yè)。案例：老總正在談判 這天上午十一點(diǎn)左右，老總正在跟一客戶就合同價(jià)格進(jìn)行激烈的討價(jià)還價(jià)。這時(shí)公司另一個(gè)重要客戶打來(lái)電話，要求將原定今下午一點(diǎn)半在本公司舉行的合同談判改到他們公司去，理由似乎很充分，并要求馬上答復(fù)，否則談判只能無(wú)限期推遲。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么

10、幾種選擇： a、老總，某某公司來(lái)電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，并要求現(xiàn)在答復(fù)，您看怎么辦？ b、老總，某某公司來(lái)電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，并要求現(xiàn)在答復(fù)。我覺(jué)得他們這是在故意找茬！ c、老總，某某公司來(lái)電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談。我覺(jué)得您還是得去，否則生意會(huì)黃了！ d、老總，某某公司來(lái)電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，并要求現(xiàn)在答復(fù)。要不您來(lái)打這個(gè)電話？ e、老總，某某公司來(lái)電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，并要求現(xiàn)在答復(fù)。我剛才琢磨了一下，覺(jué)得他們說(shuō)的有一定的道理，可以考慮答應(yīng)他們，您看如何？ 第21頁(yè)，共30頁(yè)。天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會(huì)議較多,七月的前兩周要在上海開會(huì);八月的第

11、二周要去香港參加5天會(huì)議;每月的最后一個(gè)星期五上午是銷售部固定的部門會(huì)議;八月最后一個(gè)星期三要參加公司的辦公會(huì)議,七月的第三周星期二要在公司開銷售會(huì)議,傳達(dá)上海會(huì)議精神,八月第一周的星期一還要面試三個(gè)營(yíng)銷員;九月的前兩周希望安排休假第22頁(yè)，共30頁(yè)。領(lǐng)導(dǎo)日程安排 張俊是蘇州工業(yè)園區(qū)某跨國(guó)公司總經(jīng)理的行政秘書。6月19日下午，總經(jīng)理對(duì)小張說(shuō)：“后天深圳有一個(gè)業(yè)務(wù)洽談會(huì)議我要參加，明天晚上7：00前必須趕到深圳先參加預(yù)備會(huì)議，在深圳住一個(gè)晚上，后天晚上還要趕回蘇州。我和你一起去，可以搭乘上海到深圳的航班，現(xiàn)在給你有12000元人民幣的銀行通用卡，密碼是12121256，請(qǐng)你去安排一下。謝謝！” 思考：如果你是行政秘書小張，你準(zhǔn)備怎么安排？試計(jì)劃一張總經(jīng)理的旅行日程表。（提示：從蘇州到上海的時(shí)間大概需要4小時(shí)，從上海到深圳的航班需要3.5小時(shí)，其他時(shí)間自己安排）第23頁(yè)，共30頁(yè)。 第24頁(yè)，共30頁(yè)。由上表的倒推中可以看出，明天（6月20日）上午8：00從蘇州發(fā)車去上海比較合理，擬訂的日程表如下表所示：第25頁(yè)，共30頁(yè)。上司出差時(shí)，秘書應(yīng)準(zhǔn)備些什么？1，旅行計(jì)劃（旅行日程安排）；2，搜集相關(guān)商務(wù)洽談資料；3，旅館信息；4，旅行用品；5，差旅費(fèi)；6，行李準(zhǔn)備。第26頁(yè)，共30頁(yè)。安排上司的工作日程的原則 時(shí)間上留有充分的余地 提高效率 內(nèi)外兼顧 節(jié)約上司的時(shí)間