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文檔簡(jiǎn)介

1、第 3 章辦公中的文字和表格處理辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案1中國(guó)水利水電出版社【本章內(nèi)容介紹】本章介紹了辦公中文字和表格處理的基本知識(shí)通過一個(gè)簡(jiǎn)單、實(shí)用的“招錄公務(wù)員通知”文檔為例,講解了從文本錄入、內(nèi)容編輯、格式排版、頁(yè)面設(shè)置一直到打印操作、網(wǎng)上發(fā)布的文檔處理過程以制作“通知”公文為例介紹了公文向?qū)е谱鞴牡姆椒?,并介紹了公文處理的基本規(guī)范以制作 “報(bào)考簡(jiǎn)章”為例,介紹了復(fù)雜文檔制作的相關(guān)知識(shí)通過制作招錄職位表、報(bào)名登記表講解了辦公中各種表格的制作方法。辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案2中國(guó)水利水電出版社【本章主要知識(shí)點(diǎn)】文檔的錄入、編輯和排版文檔的頁(yè)面設(shè)置與打印操作利用向?qū)е谱鬓k公公文大綱視圖的

2、使用多級(jí)標(biāo)題符號(hào)的設(shè)置樣式的設(shè)置與使用規(guī)則文字表格的制作復(fù)雜文字表格的制作利用Excel制作表格辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案3中國(guó)水利水電出版社3.1 文字處理工作概述3.1.1 文字處理及其文字處理軟件下圖描述了辦公中計(jì)算機(jī)文字處理的基本工作過程。辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案4中國(guó)水利水電出版社文字處理軟件的主要功能1文件存儲(chǔ)2內(nèi)容編輯3簡(jiǎn)單排版4輸入校驗(yàn)5輸出6提供輸入輸出接口7對(duì)象的嵌入與鏈接辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案5中國(guó)水利水電出版社3.1.2 文字處理軟件的操作流程圖3-2 文檔處理操作流程辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案6中國(guó)水利水電出版社3.2 本章實(shí)例效果說明1圖3-3 通知公文的正文

3、效果辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案7中國(guó)水利水電出版社3.2 本章實(shí)例效果說明2圖3-4 附件1:“報(bào)名與考錄簡(jiǎn)章”頁(yè)面效果辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案8中國(guó)水利水電出版社3.2 本章實(shí)例效果說明3圖3-5 附件2:“錄用職位表”表格效果 辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案9中國(guó)水利水電出版社3.2 本章實(shí)例效果說明4圖3-6 附件3:“報(bào)名登記表”表格效果 辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案10中國(guó)水利水電出版社3.2 本章實(shí)例效果說明5圖3-7 附件4:“報(bào)名推薦表”表格效果辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案11中國(guó)水利水電出版社3.2 本章實(shí)例效果說明6圖3-8 附件5:“各市報(bào)名信息匯總表”表格效果辦公自動(dòng)化實(shí)用技

4、術(shù)電子教案12中國(guó)水利水電出版社3.3 利用一般文檔處理流程制作“招錄通知”3.3.1 啟動(dòng)Word并作相關(guān)設(shè)置1啟動(dòng)Word軟件2工具欄的設(shè)置(1)工具欄簡(jiǎn)介(2)將并列的“常用”工具欄與“格式”工具欄分開(3)工具欄的顯示或隱藏辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案13中國(guó)水利水電出版社3.3.2 文字和符號(hào)的錄入1選擇漢字輸入方法2文本內(nèi)容的輸入3特殊符號(hào)的錄入4文檔錄入后的聯(lián)機(jī)校對(duì)辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案14中國(guó)水利水電出版社3.3.3 文檔內(nèi)容的編輯和保存1光標(biāo)定位2選定文本(1)選擇內(nèi)容較少并且不是整段的選?。?)選擇內(nèi)容多但不是全文時(shí)的選?。?)使用看不見的選擇欄(4)利用快捷鍵操作選取(

5、5)文檔內(nèi)容的擴(kuò)展選?。?)選定的簡(jiǎn)化辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案15中國(guó)水利水電出版社3.3.3 文檔內(nèi)容的編輯和保存3修改文本技巧4復(fù)制、移動(dòng)、刪除文本(1)利用快捷鍵(2)菜單方法(3)工具欄按鈕方法(4)鼠標(biāo)拖動(dòng)方法5“選擇性”粘貼的作用6撤消和恢復(fù)操作辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案16中國(guó)水利水電出版社3.3.4 字體與段落格式排版辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案17中國(guó)水利水電出版社3.3.5 文檔的頁(yè)面設(shè)置1設(shè)置紙張大小和方向2 調(diào)整頁(yè)邊距3設(shè)置頁(yè)眉、頁(yè)腳不同以及垂直對(duì)齊方式4確定每頁(yè)中的行數(shù)和每行的字符數(shù)辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案18中國(guó)水利水電出版社3.3.6 打印效果的預(yù)覽辦公自動(dòng)化實(shí)

6、用技術(shù)電子教案19中國(guó)水利水電出版社3.3.7 文檔的打印輸出1打印操作的基本步驟2打印操作的其他方式(1)文檔的快速打印(2)一次連續(xù)打印多篇文檔(3)“打印”對(duì)話框中其他常用項(xiàng)目設(shè)置3文檔打印操作時(shí)的相關(guān)問題(1)打印功能選項(xiàng)和設(shè)置打印機(jī)屬性設(shè)置(2)暫停和終止打印辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案20中國(guó)水利水電出版社3.3.8 文檔的網(wǎng)上發(fā)布辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案21中國(guó)水利水電出版社3.4 辦公文字處理規(guī)范及其公文向?qū)?yīng)用 3.4.1 辦公室文字處理的基本規(guī)范1公文種類2公文格式3公文用紙4公文用字5公文書寫3.4.2 利用公文向?qū)е谱髡袖浲ㄖ霓k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案22中國(guó)水利水

7、電出版社3.5 制作“報(bào)考簡(jiǎn)章”復(fù)雜文檔3.5.1 Word視圖方式簡(jiǎn)介3.5.2 利用大綱視圖輸入報(bào)考簡(jiǎn)章的各級(jí)標(biāo)題辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案23中國(guó)水利水電出版社3.5.3 復(fù)雜文檔的文字快速錄入技巧1借助外部設(shè)備2自己定義新詞3利用自動(dòng)圖文集4善于使用自動(dòng)更正5巧妙利用替換功能6掌握一些漢字輸入方法的使用技巧辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案24中國(guó)水利水電出版社3.5.4 編號(hào)和項(xiàng)目符號(hào)的設(shè)置辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案25中國(guó)水利水電出版社3.5.5 樣式的應(yīng)用與管理1樣式的基本知識(shí)2直接套用樣式3新建樣式4使用自己新建的樣式5修改樣式6樣式的管理辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案26中國(guó)水利水電出版

8、社3.6 電子表格處理概述3.6.1 電子表格類型劃分和制作軟件選取表3-2 辦公用電子表格的常見類型類型詳細(xì)分類舉例1文字表格11 規(guī)則的文字表格日程安排表、假日值班表等12 復(fù)雜的文字表格求職簡(jiǎn)歷表、項(xiàng)目審批表等2數(shù)字表格21 數(shù)字不參與運(yùn)算出貨單、發(fā)貨單等22 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表商品銷售統(tǒng)計(jì)表、損益表等23 數(shù)據(jù)庫(kù)格式表格學(xué)生成績(jī)表、公司銷售表等24 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格有各個(gè)月份數(shù)據(jù)表格組成的年度考勤表辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案27中國(guó)水利水電出版社電子表格制作軟件選取1規(guī)則的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2單元格懸殊的復(fù)雜文字表格,利用Word的“繪制表格”

9、方法制作。3形狀雖然很不規(guī)則,但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成,適宜于用Excel制作,大的單元格可通過選取單元格區(qū)域,然后“合并居中”來(lái)實(shí)現(xiàn)。4包含大量數(shù)字并且需要進(jìn)行公式、函數(shù)運(yùn)算的表格最好使用Excel制作。5數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和數(shù)據(jù)庫(kù)表格適合使用Excel制作,其中利用Excel制作數(shù)據(jù)庫(kù)表格并進(jìn)行數(shù)據(jù)處理將在下一章進(jìn)行詳細(xì)介紹。辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案28中國(guó)水利水電出版社3.6.2 電子表格的常用術(shù)語(yǔ)和通用操作1表格的創(chuàng)建2表格整體的縮放與移動(dòng)3表格行高、列寬的調(diào)整與斜線表頭設(shè)置4表格中單元格的拆分與合并5表格邊框與底紋背景的設(shè)置6表格中單元格、行、列的編輯7表格單元格中文

10、字的對(duì)齊方式設(shè)置8表格中的排序與公式計(jì)算9表格與文本的轉(zhuǎn)換操作10拆分與合并表格辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案29中國(guó)水利水電出版社3.7 利用WORD的插入表格法制作規(guī)則的錄用職位表(具體內(nèi)容參見教材27)辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案30中國(guó)水利水電出版社3.8 利用WORD的繪制表格法制作稍復(fù)雜的報(bào)名登記表1制作表格標(biāo)題2繪制表格3合并與拆分單元格4調(diào)整表格的整體形狀5表格中文字的編排6設(shè)置表格外框線的粗線效果辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案31中國(guó)水利水電出版社3.9 利用EXCEL制作報(bào)名匯總表3.9.1 表格框架的建立3.9.2 表格格式的設(shè)置1標(biāo)題的跨列居中設(shè)置2單元格中文字格式的設(shè)置3表格邊

11、框線的設(shè)置3.9.3 表格的頁(yè)面設(shè)置 1“頁(yè)面”選項(xiàng)卡 2“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡 3“頁(yè)眉頁(yè)腳”選項(xiàng)卡 4“工作表”選項(xiàng)卡3.9.4 表格的打印預(yù)覽3.9.5 表格的打印輸出辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案32中國(guó)水利水電出版社小 結(jié)在辦公事務(wù)中,文字和表格處理是經(jīng)常進(jìn)行的兩種操作。本章通過辦公實(shí)踐中的一個(gè)“招錄公務(wù)員考試”綜合實(shí)例,詳細(xì)介紹了辦公中文字處理和表格處理的基本知識(shí)和具體操作方法。主要內(nèi)容包括:文字處理的工作流程以及辦公公文的規(guī)范處理方法;文檔處理中的錄入、編輯、排版、頁(yè)面設(shè)置與打印操作;利用向?qū)е谱鬓k公公文;復(fù)雜文檔制作中的大綱視圖運(yùn)用、多級(jí)標(biāo)題符號(hào)的設(shè)置、樣式的使用等;規(guī)則文字表格的制作,

12、復(fù)雜文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。通過本章的學(xué)習(xí),讀者可以達(dá)到能夠熟練進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)管理中文字處理和表格處理工作,對(duì)日常工作中像公告文件、工作計(jì)劃、年度總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、科研論文等文檔能夠進(jìn)行嫻熟的輸入、編輯、排版和打印操作;對(duì)于各種工作日程表、節(jié)假日值班表、報(bào)名登記表、銷售信息匯總表等各種格式的表格能夠熟練編排和制作。辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案33中國(guó)水利水電出版社習(xí) 題一、填空1在Word文檔中要選擇一個(gè)矩形區(qū)域,應(yīng)該在拖動(dòng)鼠標(biāo)的同時(shí)按住_鍵。2在Word中可以利用文檔左側(cè)的選擇區(qū)來(lái)選擇文本,方法為:?jiǎn)螕艨梢赃x擇_,雙擊可以選擇_,三擊可以選擇_。3選擇全部文檔內(nèi)容有三種方法

13、,分別是_、_和_。4將一篇文檔中多處都出現(xiàn)的縮略詞“OA”全部修改為“辦公自動(dòng)化”的方法為_。5將選擇的文本的字體格式或段落格式復(fù)制到其它文字或段落中,應(yīng)該使用Word “常用”工具欄上的_按鈕,單擊它可以_。雙擊可以_。6在應(yīng)用Word編輯含有英文的文檔,如果出現(xiàn)單詞拼寫錯(cuò)誤,則英文單詞下面自動(dòng)加上_;如果有語(yǔ)法錯(cuò)誤,則英文句子被自動(dòng)加上_。7可以通過選擇菜單項(xiàng)“_|_”打印當(dāng)前文檔。8某個(gè)文檔基本頁(yè)面是縱向的,如果其中某一頁(yè)需要橫向頁(yè)面,則應(yīng)該_。9在Word中,當(dāng)前文檔的總頁(yè)數(shù)和當(dāng)前頁(yè)的頁(yè)號(hào)顯示在窗口的_位置。10在Excel中,要實(shí)現(xiàn)表格標(biāo)題的跨列居中,應(yīng)該單擊_工具欄上的_按鈕。辦

14、公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案34中國(guó)水利水電出版社二、判斷1在Word中,一段文本內(nèi)容錄完后,最好馬上就進(jìn)行排版。 ( )2在Word環(huán)境下,文檔只能以“DOC”為擴(kuò)展名進(jìn)行保存。 ( )3按Del鍵和使用“編輯”菜單下的“剪切”命令,都能夠?qū)⑦x定的內(nèi)容刪除,因此這是兩個(gè)完全等效的操作。 ( )4在Word中創(chuàng)建的表格在打印時(shí)肯定帶有邊框線。 ( )5Excel表格的單元格中顯示的內(nèi)容與單元格的格式無(wú)關(guān)。 ( )辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案35中國(guó)水利水電出版社三、簡(jiǎn)答題1請(qǐng)說出文字處理的工作流程以及各個(gè)步驟的主要工作。2文檔錄入應(yīng)該注意什么原則?3文檔中特殊符號(hào)的錄入有幾種方法?分別如何操作?4在

15、長(zhǎng)文檔編排中,為了加快文字輸入的速度,可以采取哪些技巧?5一篇文檔共3頁(yè),正文內(nèi)容有12個(gè)自然段。請(qǐng)說出在下列情形下選擇文本的最快方法:A.第3段內(nèi)容的最后3句;B.從第2段到倒數(shù)第2段;C.最后3段;D.全文。6、如何利用“替換”功能將一篇文檔中多處出現(xiàn)的“辦公自動(dòng)化”詞語(yǔ)用一種特殊格式設(shè)置(比如設(shè)置為紅色、粗體、黑體、雙下劃線)?7怎樣打印Word一篇文檔中的第1到5頁(yè),以及第7、9、13頁(yè)的內(nèi)容?8在Word中如何打印文檔中的某一部分(如一個(gè)段落或圖片等)內(nèi)容?9在Word中,如何進(jìn)行項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的設(shè)置? 10. 請(qǐng)說明表格處理中的通用操作以及電子表格制作時(shí)的軟件選取原則。辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案36中國(guó)水利水電出版社四、應(yīng)用題1請(qǐng)自行將本章的實(shí)例文檔全部操作一遍。2觀察習(xí)題圖3-1排版效果,模仿制作該文檔,操作中注意文字和符號(hào)的錄入方法原則,字體、段落格式設(shè)置,并適當(dāng)進(jìn)行頁(yè)面效果設(shè)置。習(xí)題圖3-1辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案37中國(guó)水利水電出版社3根據(jù)本書第一章的內(nèi)容,模仿本書的編寫風(fēng)格進(jìn)行復(fù)雜的長(zhǎng)文檔練習(xí),不需要輸入過多正文內(nèi)容,主要體會(huì)大綱視圖模式的運(yùn)用、編號(hào)和項(xiàng)目符號(hào)的設(shè)置、

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