會(huì)議管理系統(tǒng)及信息發(fā)布解決方案設(shè)計(jì)

1、實(shí)用文案會(huì)議管理及信息發(fā)布解決方案）刖百隨著現(xiàn)在科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)越來(lái)越表現(xiàn)出其重要性，人們對(duì)商務(wù)的要求越來(lái) 越高。繁忙的人們不滿足于現(xiàn)狀，而尋求更便捷的方式，利用網(wǎng)絡(luò)的空間和便捷： 實(shí)現(xiàn)會(huì)議的網(wǎng)上公布、安排用戶的招待工作。為了實(shí)現(xiàn)全國(guó)各地的人可以實(shí)時(shí)了 解各地召開(kāi)的會(huì)議，踴躍參加自己感興趣的會(huì)議，關(guān)注社會(huì)。充分利用網(wǎng)絡(luò)工具來(lái) 實(shí)現(xiàn)更快、更便捷的網(wǎng)上報(bào)名參加會(huì)議。圍繞著會(huì)議的人、事、物，要讓會(huì)議的組織工作更有效率，通過(guò)一套軟件系 統(tǒng)把它們管理起來(lái)是一個(gè)不錯(cuò)的辦法。而這就是會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)。會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)是整個(gè)會(huì)議系統(tǒng)的粘合劑，它讓各個(gè)會(huì)議子系統(tǒng)不再孤立運(yùn) 作。會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)也是會(huì)議系統(tǒng)的大腦，

2、它將會(huì)議事務(wù)為主線，智能地安排各個(gè) 系統(tǒng)相互協(xié)作。它能使整個(gè)會(huì)議過(guò)程自動(dòng)化、智能化，這對(duì)減少會(huì)議組織的工作 量、提高工作效率有很大的幫助。二）功能需求分析會(huì)議場(chǎng)所是各行業(yè)進(jìn)行溝通交流活動(dòng)的重要場(chǎng)所，大力推進(jìn)會(huì)議系統(tǒng)智能化 建設(shè)，充分利用技術(shù)和信息手段提高會(huì)議系統(tǒng)的服務(wù)水平， 這是時(shí)代發(fā)展賦予會(huì) 議系統(tǒng)的新要求。怎樣生動(dòng)、形象地將會(huì)議介紹給來(lái)訪的客人；怎樣將各種信息文案大全實(shí)用文案直觀、清晰、有效地告知與會(huì)者；怎樣提供優(yōu)質(zhì)、公開(kāi)、高效的信息服務(wù)，是時(shí) 代發(fā)展賦予會(huì)議系統(tǒng)的新要求。”會(huì)議管理及信息發(fā)布”的需求由此應(yīng)運(yùn)而生。會(huì)議管理及信息發(fā)布系統(tǒng)獨(dú)有的分布式區(qū)域管理技術(shù)真正實(shí)現(xiàn)了同一系統(tǒng) 中不同終端

3、區(qū)分受眾的傳播模式。通過(guò)該系統(tǒng)，用戶可以輕松地構(gòu)建網(wǎng)上多媒體 信息發(fā)布和播放系統(tǒng)，提供高質(zhì)量的會(huì)議多媒體服務(wù)。會(huì)議管理及信息發(fā)布系統(tǒng) 將會(huì)議室管理、會(huì)議室預(yù)約、會(huì)議設(shè)備控制、會(huì)議信息發(fā)布及視頻、有線電視、 音頻信號(hào)、PPT FLASH Word Excel、圖片信息和滾動(dòng)字幕等各類組合的多媒 體通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)矫襟w播放端，然后由播放端將組合的多媒體信息在相應(yīng)的顯示 終端設(shè)備上（如液晶、等離子、PDP液晶電視、背投、LED等）播出。這種信 息發(fā)布模式融合了多媒體信息的多樣性和生動(dòng)性，還能實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布的遠(yuǎn)程集中 管理和內(nèi)容的隨時(shí)更新，使得新聞、圖片、天氣預(yù)報(bào)、通知等各類即時(shí)信息的隨 時(shí)插播成為可能，

4、能夠在第一時(shí)間將最新會(huì)議信息及會(huì)議室的使用情況發(fā)布到各 個(gè)信息點(diǎn)。三）系統(tǒng)建設(shè)目的“會(huì)議管理及信息發(fā)布系統(tǒng)”建設(shè)的目的是為了提高會(huì)議系統(tǒng)無(wú)紙化、智 能化、自動(dòng)化水平；提高會(huì)議系統(tǒng)綜合信息服務(wù)的質(zhì)量和效率；提高會(huì)議召開(kāi)質(zhì)量和會(huì)議室的使用效率；對(duì)外提供更直觀、更清晰、更生動(dòng)、更人性化的優(yōu)質(zhì)信 息服務(wù)。一i工作效率化，.降厘豐富多總的 直觀r清晰提高形象和服務(wù)偵:量 il型堪3迷 一傳最新信息“會(huì)議管理及信息發(fā)布系統(tǒng)”在會(huì)議系統(tǒng)具體實(shí)施目標(biāo)：在活動(dòng)廳室、出 入門、電梯廳等相關(guān)部位安裝多媒體音視頻系統(tǒng)線路接口，與中心機(jī)房實(shí)現(xiàn)互通互聯(lián)。根據(jù)活動(dòng)任務(wù)的需要在不同地點(diǎn)安裝各種類別的移動(dòng)或固定的音視頻設(shè) 備，

5、可以顯示文字、圖片和視頻信息。針對(duì)會(huì)議系統(tǒng)每天舉辦活動(dòng)的不同特點(diǎn)， 各音視頻設(shè)備既可以統(tǒng)一發(fā)布信息， 也可以按個(gè)性發(fā)布信息，還可以按編組發(fā)布文案大全實(shí)用文案信息。在會(huì)議期間，我們既可以顯示熱烈歡迎各位與會(huì)的信息，也可以動(dòng)態(tài)顯示與會(huì)報(bào)到情況，還可以顯示會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的圖像，以及當(dāng)日天氣情況和提 醒入會(huì)人員注意的事項(xiàng)等。在舉辦會(huì)議時(shí)，相關(guān)部位的設(shè)備可以安排介紹參加會(huì)議的人員、部門、會(huì)議內(nèi)容以及開(kāi)會(huì)的時(shí)間等。 通過(guò)主控端可以遠(yuǎn)程監(jiān)視到各個(gè)顯示端的 顯示的內(nèi)容，了解正在進(jìn)行的會(huì)議和各會(huì)議室的占用情況，合理提前安 排會(huì)議議程。在出入門、電梯廳等部位顯示不同會(huì)議的時(shí)間、 地點(diǎn)和行走路線等信息方便客人與會(huì)；在活動(dòng)

6、廳室門口顯示舉辦單位以及活動(dòng)情況介紹等信 息；在廳室周邊的公共部位安裝信息查詢?cè)O(shè)備，方便客人查詢相關(guān)信息 等。在參觀路線上安裝多媒體音視頻設(shè)備， 全面介紹會(huì)議中心的基本情況。還可鏈接到數(shù)字化城市地址，以便入會(huì)人員能夠方便了解當(dāng)?shù)氐淖匀弧?人文、歷史和交通等情況，不斷豐富參觀內(nèi)容。系統(tǒng)的實(shí)施原則：在會(huì)議日?；顒?dòng)安全使用的前提下，對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)逐步進(jìn)行升級(jí)改造； 會(huì)議室使用不可以出現(xiàn)沖突現(xiàn)像，會(huì)議預(yù)約應(yīng)方便高效，更新及時(shí); 根據(jù)管理工作需要并結(jié)合各種技術(shù)條件，進(jìn)行相關(guān)專業(yè)的系統(tǒng)整合 和信息共享。四)系統(tǒng)信息發(fā)布功能文案大全實(shí)用文案信息發(fā)布系統(tǒng)主要功能：1、系統(tǒng)的操作完全可以在中控端的主機(jī)或遠(yuǎn)程控制機(jī)上

7、進(jìn)行，其操作內(nèi)容可顯示在主控端顯示器或遠(yuǎn)程控制機(jī)的顯示屏上；2、每個(gè)屏幕可以根據(jù)客戶需要任意劃分， 每個(gè)劃分的區(qū)域可以顯示不同的 內(nèi)容；3、具有完整的會(huì)議室預(yù)約模塊，可以通過(guò)I E瀏覽器進(jìn)行會(huì)議預(yù)約管理。 并將會(huì)議室使用信息實(shí)時(shí)在顯示終端上進(jìn)行顯示。4、系統(tǒng)隨時(shí)可以向各個(gè)“媒體顯示終端”發(fā)布相同或不同的多媒體信息， 包括視頻、PPT 滾動(dòng)字幕、FLASH文本、Word Excel等；5、具有聯(lián)網(wǎng)和遠(yuǎn)程控制的功能，支持局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、ADSL/ISDN 3G網(wǎng)絡(luò)、跨網(wǎng)絡(luò)、跨路由器和防火墻遠(yuǎn)程連接。能夠遠(yuǎn)程定時(shí)開(kāi)關(guān)機(jī)、遠(yuǎn)程屏 幕接管、遠(yuǎn)程狀態(tài)監(jiān)控和查看、遠(yuǎn)程重啟等；6、可以隨時(shí)隨地的向各顯

8、示終端發(fā)布 “滾動(dòng)字幕一跑馬燈信息”，而且“滾 動(dòng)字幕”的字體類型、大小、顏色、滾動(dòng)速度與位置都允許調(diào)整；7、可以設(shè)置圖片、文字的透明、半透明顯示及附加窗口顯示?？梢栽O(shè)置圖 片的切換效果。8、系統(tǒng)具有“定時(shí)播放、指定時(shí)間播放、隨時(shí)插播、指定年月日時(shí)分秒播 放”等功能；9、系統(tǒng)帶有立體聲伴音，聲音播放以隱藏任務(wù)方式編排和播放， 不影響可文案大全實(shí)用文案見(jiàn)窗口的媒體播放；1 0、巧妙地節(jié)省通訊費(fèi)用：可以通過(guò)各種通訊方式將數(shù)據(jù)發(fā)送到屏幕上， 并且不需要一直在線，數(shù)據(jù)發(fā)送完畢后，媒體信息可以在播放顯示端脫機(jī)顯示， 對(duì)帶寬占用有限。11、支持脫機(jī)發(fā)送：能夠使用 USB#儲(chǔ)器的脫機(jī)發(fā)送；2、可以通過(guò)主控端

9、對(duì)各顯示端進(jìn)行過(guò)期播放文件的清空管理，以保證顯示端的存儲(chǔ)空間3、緊急插播功能：日程因?yàn)槟軌驅(qū)崟r(shí)更新，在一般的日程中能夠及時(shí)插 入緊急信息。4、可以從主控端對(duì)各個(gè)顯示端進(jìn)行語(yǔ)音呼叫、廣播的功能。5、可以在主控端控制和調(diào)節(jié)各個(gè)顯示終端的聲音大小，可以進(jìn)行分時(shí)段 的音量設(shè)置。16、實(shí)時(shí)的有線電視節(jié)目AV/TV傳輸系統(tǒng)接入?？梢栽诟鱾€(gè)“媒體顯示終 端”上，切換到有線電視節(jié)目源，并在中控端靈活地切換電視節(jié)目頻道和制作好 的多媒體節(jié)目源；1 7、可以增加使用DVD播放器直接播放DVD光盤影片和語(yǔ)音呼叫、廣播 的功能。如果是從中控端的DVD/VCDt驅(qū)上讀取光盤內(nèi)容，則可以直接將光盤內(nèi) 容播放到各個(gè)媒體顯示

10、端；如果是外接DVM的方式，則在中控端服務(wù)器上需要 增加視頻采集卡，并播放到各個(gè)媒體顯示端；1 8、系統(tǒng)采用開(kāi)放式接口，并根據(jù)用戶需要，靈活地增加其它功能，可以 接入進(jìn)來(lái)更多的復(fù)雜應(yīng)用，包括交互式查詢系統(tǒng)、排隊(duì)叫號(hào)系統(tǒng)、匯率牌價(jià)系統(tǒng) 等，也可以將信息發(fā)布集成到其他系統(tǒng)里，即支持雙向接入。9、可以調(diào)整播放畫面的顯示比例：LCDffi PDP勺4: 3或16: 9,也可以 調(diào)整為3: 4或9: 16的豎屏懸掛顯示形式。0、系統(tǒng)中包含了從互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)頁(yè)上自動(dòng)提取數(shù)據(jù)并生成本地新網(wǎng)頁(yè)的功能 模塊，可以與天氣預(yù)報(bào)、股票等系統(tǒng)結(jié)合應(yīng)用。五）系統(tǒng)結(jié)構(gòu)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖：文案大全實(shí)用文案以太M4,用沙基于目前許多大中

11、型企業(yè)手工化管理會(huì)議室， 各樓層的會(huì)議室空閑/預(yù)定情 況不能及時(shí)得知。為了進(jìn)一步規(guī)范會(huì)議室的使用 /預(yù)定管理，避免資源的沖突。 基于B/S結(jié)構(gòu)的會(huì)議室管理系統(tǒng)，用戶只需要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)即可隨時(shí)了解每個(gè)會(huì)議 室的當(dāng)前狀態(tài)和預(yù)定情況，提高了會(huì)議室的使用率，會(huì)議管理系統(tǒng)是數(shù)字媒體發(fā) 布系統(tǒng)中一個(gè)方便的功能模塊，它依托數(shù)字媒體發(fā)布系統(tǒng)的平臺(tái)，對(duì)召開(kāi)的會(huì)議 的相關(guān)地點(diǎn)、內(nèi)容、通過(guò)信息發(fā)布系統(tǒng)及時(shí)發(fā)布到各個(gè)信息點(diǎn)位的顯示屏上進(jìn)行 公布；同時(shí)內(nèi)部辦公網(wǎng)，也可以直接鏈接系統(tǒng)的預(yù)約頁(yè)面， 所有工作人員便可以 在內(nèi)網(wǎng)查詢會(huì)議信息。節(jié)省會(huì)議組織者的時(shí)間。系統(tǒng)的核心是會(huì)務(wù)管理綜合軟件，安裝在中心機(jī)房的會(huì)務(wù)管理服務(wù)器中。

12、管 理員、會(huì)議組織者、后勤服務(wù)人員等使用者一般在局域網(wǎng)內(nèi)使用系統(tǒng)。 會(huì)議的出 席人員則可以手機(jī)短信或郵件的方式收到會(huì)議通知。系統(tǒng)通過(guò)TCP/IP網(wǎng)絡(luò)與會(huì)議中控系統(tǒng)、信息發(fā)布系統(tǒng)、會(huì)議報(bào)到系統(tǒng)，實(shí) 現(xiàn)對(duì)這些系統(tǒng)的集成與整合，最終達(dá)到以會(huì)議事務(wù)為中心協(xié)調(diào)各種設(shè)備運(yùn)作的目 的。首先，會(huì)務(wù)管理軟件是基于 WEB勺軟件系統(tǒng)。用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)瀏覽器（如IE） 就能使用到會(huì)議預(yù)訂、會(huì)議查詢分析、設(shè)備控制、系統(tǒng)管理、會(huì)議資料查閱、會(huì) 議實(shí)況直播、會(huì)議錄像點(diǎn)播等功能。文案大全實(shí)用文案其次，軟件的核心模塊包括：會(huì)議預(yù)定、預(yù)訂審核、會(huì)議通知、統(tǒng)計(jì)查詢、 資料管理、設(shè)備智能控制等。第三、軟件中包含了許多接口模塊，與各種系

13、統(tǒng)互動(dòng)協(xié)作。主要接口有：郵 件接口、短信接口、錄播接口、信息發(fā)布接口、樓宇自控接口、門禁接口、中控 接口等。第四、軟件系統(tǒng)能與OA系統(tǒng)整合。首先它能與OA系統(tǒng)的用戶數(shù)據(jù)進(jìn)行同步, 確保用戶數(shù)據(jù)的一致，其次它能接受 OA系統(tǒng)傳來(lái)的認(rèn)證信息實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄。六）會(huì)議管理系統(tǒng)技術(shù)特點(diǎn)軟硬結(jié)合的智能系統(tǒng)：用戶在進(jìn)行會(huì)場(chǎng)預(yù)訂時(shí)，可通過(guò)點(diǎn)選設(shè)備或選擇場(chǎng)景 模式來(lái)提出對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境的要求。系統(tǒng)能把這些對(duì)會(huì)場(chǎng)的環(huán)境要求自動(dòng)翻譯成控制 指令，然后交給的現(xiàn)場(chǎng)控制器執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)設(shè)備的控制，整個(gè)過(guò)程不需要任何人工 干預(yù)。使用簡(jiǎn)單便捷：系統(tǒng)軟件采用B/S結(jié)構(gòu)，用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)瀏覽器（如IE）就 可以直接使用軟件，而不需要安裝任何軟件

14、。軟件大量使用 WEB2.0技術(shù)，使用 界面大多都是直觀的圖形化交互界面。 例如，錄入?yún)?huì)人員名單時(shí)，系統(tǒng)支持智 能搜索，可加快錄入速度?？煽刂贫喾N設(shè)備：系統(tǒng)的設(shè)備控制程序采用統(tǒng)一的驅(qū)動(dòng)程序格式封裝，現(xiàn)場(chǎng) 控制器通過(guò)裝載不同的驅(qū)動(dòng)程序可控制不同的設(shè)備，從理論上講我們的現(xiàn)場(chǎng)控制文案大全實(shí)用文案器可以控制任何一種設(shè)備。強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能：系統(tǒng)可對(duì)會(huì)議次數(shù)、人數(shù)、時(shí)長(zhǎng)、會(huì)議室使用情 況、設(shè)備使用情況等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。系統(tǒng)還支持計(jì)費(fèi)統(tǒng)計(jì)。高開(kāi)放性：系統(tǒng)具有很高的開(kāi)放性。既可以做為獨(dú)立的軟件系統(tǒng)運(yùn)行， 也可 以與其他系統(tǒng)，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA整合，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄、統(tǒng)一權(quán)限管理， 成為OA系統(tǒng)的一

15、個(gè)模塊。七）會(huì)議管理系統(tǒng)應(yīng)用場(chǎng)景模擬下面將模擬一個(gè)會(huì)議組織過(guò)程，從而直觀地展現(xiàn)會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)的特色功能。1）會(huì)議室預(yù)訂組織會(huì)議首先要預(yù)訂會(huì)議室。預(yù)訂人可先在狀態(tài)圖上查看會(huì)議室的忙閑狀態(tài)。如下圖，綠色區(qū)域表示該會(huì)議室在那個(gè)時(shí)段已經(jīng)有預(yù)訂，灰色區(qū)域表示沒(méi)有 預(yù)訂。在灰色區(qū)域拖拉鼠標(biāo)就能選中時(shí)間地點(diǎn)，然后進(jìn)行預(yù)訂。告i：樂(lè)謙百I當(dāng)前用戶預(yù)約管理會(huì)議室管理事期 會(huì)議Ji豹管堂甥蛤謨陛伸博亞胡力歷史讀妁量看合議室管理做主設(shè)主曲鼓道更拉F設(shè)用等式帙醫(yī)?理U恩安布履工后勁第安幅亶中附日志與統(tǒng)計(jì)會(huì)設(shè)t艇忖蜿計(jì)如果僅僅只是預(yù)訂會(huì)議室，在預(yù)訂表單填上會(huì)議名名稱即可，簡(jiǎn)單快捷。如果需要自動(dòng)發(fā)送會(huì)議通知，則添加參會(huì)人員

16、名單，然后勾上發(fā)送郵件通知 或短信通知的選項(xiàng)。如果需要會(huì)前提醒，則勾上會(huì)前15分鐘短信提示選項(xiàng)。如果需要自動(dòng)開(kāi)啟設(shè)備，則選擇會(huì)議室的場(chǎng)景模式。如果需要讓參會(huì)人員預(yù)先看一些文件，了解討論議題，可在表單中上傳文件。 系統(tǒng)能把這些文件共享給參會(huì)人員。文案大全實(shí)用文案舍就克t?理布觀奈說(shuō)is約管理謔說(shuō)麗而膠哂史耐董 今議室管理會(huì)區(qū)工*11tfl* 近臺(tái)設(shè)立逛產(chǎn)皮爸易事式虞攝管理恒布1W.即J喋若看查謝勺日志與拄計(jì)會(huì)訕土:晚用歡計(jì)iMt催版計(jì)用n蝌田史榭也看塢1，刈湖6巾告的面口M用m平券：蘭小融百I號(hào)芾即尸：adrraiEtratw預(yù)訂表單填寫完畢后提交，預(yù)訂過(guò)程就完成了2）預(yù)訂審核預(yù)訂表單提交后則進(jìn)

17、入審核階段。系統(tǒng)內(nèi)會(huì)議室分兩種，一種自動(dòng)審核，一 種人工審核。對(duì)于自動(dòng)審核的會(huì)議室，系統(tǒng)收到預(yù)訂表單后，檢測(cè)到無(wú)沖突后，立即讓預(yù) 訂生效。對(duì)于人工審核的會(huì)議室，將由會(huì)議室的管理人員進(jìn)行審核。審核的過(guò)程操作 非常簡(jiǎn)單快捷。選擇同意或拒絕（拒絕需填寫拒絕的理由），然后提交即可。位盤:會(huì)設(shè)市址。網(wǎng)度粗思sjeisa-文案大全實(shí)用文案3）會(huì)議通知會(huì)議預(yù)訂生效后，系統(tǒng)將根據(jù)用戶數(shù)據(jù)預(yù)存的郵件地址和手機(jī)號(hào)碼自動(dòng)發(fā)送 會(huì)議通知。當(dāng)會(huì)議變更或取消的情況下，系統(tǒng)還能自動(dòng)發(fā)送變更或取消的通知。系統(tǒng)還能在會(huì)前十五分鐘自動(dòng)發(fā)送短信提供參會(huì)人員按時(shí)出席會(huì)議。4）會(huì)場(chǎng)導(dǎo)引系統(tǒng)能把會(huì)議室的預(yù)訂信息推送到信息發(fā)布屏，引導(dǎo)參會(huì)

18、人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。例如，把今日會(huì)議列表發(fā)布到大廈的大堂的信息發(fā)布屏中，參會(huì)人員看了，再結(jié)合 大廈的地圖就能很快到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)二樓會(huì)議室（14:00 18:00）行政例行會(huì)議摘要：討論行政管理技巧I06:00 08:3010:0014:0014:0018:00市場(chǎng)分析大會(huì)技術(shù)部技術(shù)研討會(huì)行政例行會(huì)議八）會(huì)議管理主要功能1）會(huì)議資源管理能維護(hù)會(huì)議室基本信息，包括會(huì)議室名稱、地點(diǎn)、容納人數(shù)、設(shè)施情況、 圖片等等；文案大全實(shí)用文案士.，*，* t I 3項(xiàng)用戶；adaraw修改士標(biāo)準(zhǔn)會(huì)說(shuō)室罡工軍騏百當(dāng)前用戶;:adnWTtFKCf標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議室強(qiáng)制變換會(huì)議室的特殊狀態(tài)，會(huì)議室狀態(tài)的變化的應(yīng)對(duì)預(yù)訂情況產(chǎn)生影 響。

19、例如設(shè)置會(huì)議室狀態(tài)為“保留”，該會(huì)議室將不能接受預(yù)訂；撤銷“保留”狀態(tài)，該會(huì)議室可恢復(fù)預(yù)訂。以圖形化方式顯示任意時(shí)刻會(huì)議室的預(yù)訂狀態(tài);維護(hù)會(huì)議相關(guān)的公用設(shè)備的基本信息，包括設(shè)備名稱、類型、型號(hào)、設(shè) 備狀況、圖片等等；實(shí)用文案會(huì)議室和設(shè)備可以分組，按分組指定管理員。管理員負(fù)責(zé)該會(huì)議室或設(shè) 備的預(yù)訂審批。2）會(huì)議室預(yù)訂會(huì)議組織人能在系統(tǒng)內(nèi)提出會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。提出預(yù)訂申請(qǐng)時(shí)，可填寫會(huì)議名稱、議題、時(shí)問(wèn)、會(huì)議室、會(huì)議出席人 員列表、環(huán)境要求、服務(wù)要求等信息。在填寫會(huì)議室時(shí)，可以查看該會(huì) 議室的預(yù)訂情況，避免預(yù)訂沖突。提出預(yù)訂申請(qǐng)過(guò)程中，分保存和提交兩個(gè)步驟。只有在提交后才移交審 批。系統(tǒng)支持自動(dòng)保存，

20、自動(dòng)保存的時(shí)間間隔由系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)配置。預(yù)訂申請(qǐng)?zhí)岢龊?，將由?huì)議室的管理員審批會(huì)議室的預(yù)訂。在審批過(guò)程 中，會(huì)議室的管理員可以對(duì)會(huì)議室進(jìn)行變更調(diào)配。為避免因會(huì)議室管理員外出無(wú)法及時(shí)審批預(yù)訂而耽誤會(huì)議的進(jìn)程，系統(tǒng) 應(yīng)支持由人工審批轉(zhuǎn)自動(dòng)審批。即申請(qǐng)?zhí)岢龊笠欢〞r(shí)間內(nèi)無(wú)人審批，系 統(tǒng)則視為審核通過(guò)，申請(qǐng)自動(dòng)生效。轉(zhuǎn)自動(dòng)審批的時(shí)限可在系統(tǒng)運(yùn)行參 數(shù)中設(shè)定。為了處理緊急會(huì)議的情況，系統(tǒng)還可以設(shè)置會(huì)議室超級(jí)管理員，會(huì)議室 超級(jí)管理員可以強(qiáng)制使會(huì)議室的預(yù)訂生效。會(huì)議場(chǎng)地安排好后，組織人可以根據(jù)場(chǎng)地的布局進(jìn)行排座。排座的結(jié)果 可打印，座位銘牌可打印。會(huì)議場(chǎng)地安排好后，系統(tǒng)應(yīng)該自動(dòng)通知參會(huì)人員，通知的方式可以是郵

21、 件，也可以是手機(jī)短信。會(huì)議通知、會(huì)議簽到表可打印。會(huì)議通知的打印采用規(guī)范通用模版。會(huì)議可變更（包括變更地點(diǎn)、變更時(shí)間和取消），但是變更后必須重新通 知（郵件、短信）參會(huì)人員。可以定制會(huì)議提醒方式。提醒方式包括會(huì)議短信通知，會(huì)議催場(chǎng)短信（提 前15分鐘）,會(huì)議結(jié)束提醒（提前10分鐘，針對(duì)組織人、主持人）0 系統(tǒng)能夠自動(dòng)整理會(huì)議對(duì)后勤服務(wù)的要求，匯總形成后勤服務(wù)的任務(wù)單， 交后勤服務(wù)人員準(zhǔn)備會(huì)議。審批過(guò)程中，系統(tǒng)支持工作流中的撤銷、退回等基本功能。文案大全實(shí)用文案在會(huì)議室預(yù)訂后，假設(shè)對(duì)應(yīng)會(huì)議室在15分鐘內(nèi)尚無(wú)與會(huì)人員進(jìn)入，即使 預(yù)訂者未取消預(yù)訂會(huì)議室，會(huì)議管理系統(tǒng)能自動(dòng)將該會(huì)議室調(diào)整至無(wú)人 使用

22、狀態(tài)，可以重新接受預(yù)訂。會(huì)議過(guò)程中，系統(tǒng)可響應(yīng)會(huì)議提前結(jié)束或延時(shí)的請(qǐng)求。如果收到會(huì)議提前結(jié)束的請(qǐng)求則自動(dòng)將該會(huì)議室調(diào)整至無(wú)人使用狀態(tài)， 可以重新接受預(yù) 訂；如果收到會(huì)議延時(shí)的請(qǐng)求則判斷后面是否有預(yù)訂， 如果有拒絕請(qǐng)求， 如果沒(méi)有自動(dòng)將會(huì)議預(yù)訂時(shí)間延長(zhǎng)十分鐘。3）后勤服務(wù)管理系統(tǒng)能夠自動(dòng)整理會(huì)議組織者提出的服務(wù)要求，匯總形成服務(wù)安排計(jì)劃 表，交服務(wù)人員準(zhǔn)備會(huì)議。會(huì)議結(jié)束后，系統(tǒng)能通知服務(wù)人員清理會(huì)場(chǎng)。能對(duì)會(huì)議室的清潔和設(shè)備維護(hù)工作進(jìn)行排期和結(jié)果跟蹤。4）現(xiàn)場(chǎng)控制系統(tǒng)能夠自動(dòng)整理會(huì)議組織者提出的會(huì)場(chǎng)環(huán)境要求，形成設(shè)備控制指令 隊(duì)列，自動(dòng)控制會(huì)議室內(nèi)的各種設(shè)備。系統(tǒng)能向門禁系統(tǒng)進(jìn)行授權(quán)，允許參加會(huì)議的人員在會(huì)議期間進(jìn)會(huì)議室。 系統(tǒng)能向信息發(fā)布系統(tǒng)發(fā)布會(huì)議排期、歡迎詞、導(dǎo)航指引等信息，引導(dǎo) 參加會(huì)議的人員來(lái)到會(huì)議室。會(huì)前幾分鐘內(nèi)，系統(tǒng)能按要求開(kāi)啟燈光、投影、發(fā)言、擴(kuò)聲、錄音錄像 等設(shè)備。會(huì)后，系統(tǒng)