行政管理體系職責(zé)和任職條件

1、行政管理體系職責(zé)和任職條件 制造行政管理文秘的職責(zé)和任職條件1、文件及通訊管理：按照部門經(jīng)理的安排，負(fù)責(zé)部門經(jīng)理的文件、信函、郵件、傳真和批 件的收、發(fā)、轉(zhuǎn)、呈、復(fù)印、傳閱和歸檔等，負(fù)責(zé)收集和整理部門經(jīng)理的通訊錄，負(fù)責(zé)電話 接聽、轉(zhuǎn)接、記錄、反饋等，保證內(nèi)、外部信息的準(zhǔn)確傳遞； 2、檔案、文件資料管理：根據(jù)公司資料管理制度，嚴(yán)格管理本部門涉及的各項文件、檔案、 憑證等資料，辦理相關(guān)的交接、存檔、保管等手續(xù)，隨時為本部門員工提供資料查詢服務(wù)， 確保資料的安全性、完整性和條理性； 3、訪客接待：根據(jù)公司接待制度、上級要求和公司領(lǐng)導(dǎo)指示，負(fù)責(zé)部門經(jīng)理安排約見的客 人的日常接待、迎送、會客及會談安排（

2、包括制定接待計劃、聯(lián)絡(luò)客人、安排食宿、調(diào)度車 輛等工作），以優(yōu)質(zhì)服務(wù)樹立公司良好印象；4、會議安排：負(fù)責(zé)部門經(jīng)理召集的會務(wù)安排（包括會議通知、會場準(zhǔn)備等工作），為部門經(jīng)理撰寫文稿，做好會議記錄（必要時編寫會議紀(jì)要）以及會議服務(wù)（如會議資料的發(fā)放、收 集、整理和歸檔工作），保證會議順利召開； 5、公文起草：依照部門經(jīng)理的指示起草對內(nèi)、對外行文、通知、函件及其他相關(guān)文件，并 經(jīng)過相應(yīng)審核流程后負(fù)責(zé)發(fā)布、傳遞等工作，保證部門行政信息的及時傳達(dá)； 6、部門行政后勤工作：根據(jù)本部門的管理需要和公司內(nèi)部管理制度，為本部門員工辦理考勤統(tǒng)計、資料收發(fā)、辦公用品領(lǐng)用、費(fèi)用報銷、考核資料匯總以及文件的送審、報批等

3、工作, 進(jìn)行各項內(nèi)部行政事務(wù)處理和服務(wù)，為本部門的管理工作提供服務(wù)和便利。任職條件：1、教育背景：文秘、行政管理相關(guān)專業(yè)，中專以上學(xué)歷。2、工作經(jīng)驗(yàn)：一年以上的文秘或行政管理工作經(jīng)驗(yàn)。3、知識/技能： 熟悉文秘、行政管理等相關(guān)知識，了解文秘工作流程和規(guī)范， 了解公司其他職能部門的工作，具備基本的英語日常聽說能力，熟悉公文寫作格 式，具備基本商務(wù)信函寫作能力，熟練運(yùn)用OFFICE等辦公軟件，打字速度60字/分鐘以上，具備較強(qiáng)的書面和口頭表達(dá)能力。4、素質(zhì)要求：1）客戶服務(wù)導(dǎo)向：遇到問題時能作出快速反應(yīng)，坦誠地承認(rèn)問題的存在并誠懇 地幫助客戶解決問題，且愿意付出大量額外的精力滿足客戶的需求；2）團(tuán)

4、隊合作：愿意與他人合作，主動與其他成員進(jìn)行溝通交流，共同分享信息、 知識、資源；3）靈活性：能夠充分理解并靈活運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)，必要時通過快速而適當(dāng)?shù)馗淖円?guī)則 或正常程序來解決問題。制造行政管理行政專員的職責(zé)和任職條件1、公文起草及政令信息的傳播：根據(jù)公司發(fā)展與管理等需要，起草行政管理制度及各類公文信函等，并提交上級審核；通過電子郵件、公告欄等各種信息傳播方式，傳達(dá)公司日常政令，落實(shí)公司文件的擬、收、發(fā)、存等工作，組織公司內(nèi)部信息發(fā)布內(nèi)容的編排及傳播、內(nèi) 部刊物的出版，保證公司各類信息及時、正確的傳播；2、會議及活動管理：依據(jù)公司會議制度，協(xié)助上級進(jìn)行公司管理層會議、公司慶典等重要會議、重要活動的組織

5、、籌備，負(fù)責(zé)一般人員的聯(lián)系及協(xié)調(diào)工作，進(jìn)行會議記錄與整理，通 報會議決議，并對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行簡單核查；確保各項會議、活動的順利開展及會議決議的有效落實(shí)；3、辦公物品管理：依據(jù)公司的辦公用品管理規(guī)定，根據(jù)公司人員對辦公用品的申領(lǐng)記錄及 上級指令，負(fù)責(zé)對辦公家具、設(shè)備、用品進(jìn)行選購、統(tǒng)一調(diào)配、發(fā)放、保管和維護(hù)管理，并 定期進(jìn)行預(yù)算匯總，確保滿足員工使用要求及有效控制費(fèi)用；4、文件、文檔管理：依據(jù)公司文件管理規(guī)定，通過輔助行政文件管理系統(tǒng)平臺的建立與維 護(hù)，負(fù)責(zé)公司級文件的編制、審批、發(fā)放；外部門文件的接收與存檔；部門級文件的登記、 分類、整理、編寫、存檔、保管等工作，確保及時、準(zhǔn)確、完整地

6、管理公司內(nèi)部文件及文檔；5、重要證照及資料管理：根據(jù)公司行政管理制度及保密制度，負(fù)責(zé)執(zhí)行公司各類重要資質(zhì) 證件、執(zhí)照、非技術(shù)資料、計算機(jī)磁盤、光盤等的常規(guī)使用與保管，及公司印章的刻制、常 規(guī)使用、保管及注銷；在例外使用情況下報上級審批，確保各重要證照、資料滿足使用需要 及獲得妥善保管；6、后勤管理：協(xié)助上級擬訂和完善公司后勤管理規(guī)范，安排及落實(shí)上級要求的各項任務(wù)， 代表公司與物業(yè)部門交涉，管理公司水、電、氣、熱等能源后勤保障工作；負(fù)責(zé)監(jiān)督安全保 衛(wèi)、消防、衛(wèi)生的宣傳與檢查等日常管理；辦理公司購車、車輛年檢的相關(guān)手續(xù)，安排活動 用車，并統(tǒng)計人員用車的費(fèi)用；負(fù)責(zé)員工的門卡、餐卡、雜志、票務(wù)、訂餐等

7、工作，確保提 供及時的服務(wù)和后勤保障，提高員工滿意度；7、員工出差支持：依據(jù)公司出差管理規(guī)定及報銷規(guī)定，協(xié)助落實(shí)員工出差的行程安排、交通工具安排及票務(wù)辦理、酒店預(yù)定等工作，協(xié)助護(hù)照和簽證辦理資料的準(zhǔn)備、聯(lián)系、手續(xù)辦理；審核員工出差預(yù)算、 出差旅程記錄、報銷費(fèi)用票據(jù)；確保為員工出差提供及時的行程及 費(fèi)用報銷支持。任職條件1、教育背景：行政管理等相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷，受過管理學(xué)、公共關(guān)系、文書寫作、檔 案管理、物料管理、后勤管理、財務(wù)知識、會務(wù)組織等方面的培訓(xùn)。2、工作經(jīng)驗(yàn)：兩年以上行政管理相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，其中至少有一年以上物料管理、后勤管理 或資產(chǎn)管理經(jīng)驗(yàn)。3、 知識/技能：具有一定的時間管理能力

8、、 外聯(lián)和公關(guān)能力、溝通協(xié)調(diào)能力、組織安排能力、 靈活有序的物料控制能力； 能熟練使用office辦公軟件及自動化設(shè)備， 具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識，英語達(dá)到CET四級或PET三級水平。4、素質(zhì)要求：1 ）客戶服務(wù)導(dǎo)向：按照相應(yīng)規(guī)定或規(guī)范，友好地為客戶提供服務(wù)，能對客戶的問題作出快 速反應(yīng)，并且愿意付出大量額外的精力滿足客戶的需求；2）主動性：無需督促，自主地完成工作，自覺地在工作中付出更多的努力，主動幫助他人 解決工作中的問題；3）規(guī)范導(dǎo)向：注重秩序，工作中嚴(yán)格按規(guī)范進(jìn)行操作，并能及時檢驗(yàn)自身工作及相關(guān)信息 的精確度。制造行政管理行政經(jīng)理的職責(zé)和任職條件1、行政制度、流程、工作計劃的制定及執(zhí)行：負(fù)責(zé)

9、建立并優(yōu)化公司內(nèi)部的管理 體系、各項行政管理制度及相關(guān)的流程，并督促、檢查及評估制度和流程的貫徹 執(zhí)行；制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、年度及月度工作目標(biāo)與工作計劃，并監(jiān)督其實(shí) 施；以提高公司內(nèi)部管理的規(guī)范性和有效性； 2、行政費(fèi)用的預(yù)算與管理：制定公司辦公費(fèi)用的預(yù)算方案和計劃，并在實(shí)施過 程中進(jìn)行費(fèi)用控制；制訂行政部年度、季度費(fèi)用預(yù)算，分解到各功能區(qū)塊，監(jiān)控 其實(shí)施過程；以合理降低行政費(fèi)用； 3、會議及活動管理：依據(jù)公司會議制度，負(fù)責(zé)公司管理層會議、公司慶典等重 要會議、重要活動的組織、籌備、聯(lián)系、協(xié)調(diào)工作，提供會議記錄與整理服務(wù)， 通報會議決議，并對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行核查；負(fù)責(zé)定期組織全公司員

10、工大 會，開展年度總結(jié)評比和表彰工作；確保各項會議、活動的順利開展及會議決議 的有效落實(shí)； 4、文件信息的傳播：監(jiān)督公司日常重要政令的傳達(dá)，落實(shí)并規(guī)范公司文件的擬、 收、發(fā)、存等工作流程，確保公司重要信息的有效傳遞；組織公司內(nèi)部信息發(fā)布 和內(nèi)部刊物的出版，保證公司各類信息的正確、有效、及時傳播； 5、固定資產(chǎn)管理：在預(yù)算計劃的范圍內(nèi)，負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查公司復(fù)印機(jī)、電腦、 打印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備及其他固定資產(chǎn)的采購、使用、 維護(hù)、保養(yǎng)情況；確保在費(fèi)用預(yù)算內(nèi)滿足公司運(yùn)營需要； 6重要證照及資料管理：根據(jù)公司行政管理制度及保密制度，負(fù)責(zé)監(jiān)督及審批 公司各類重要資質(zhì)證件、執(zhí)照、非技術(shù)

11、資料、計算機(jī)磁盤、光盤等的使用與保管 及公司印章的刻制、保管、使用及注銷；確保各重要證照、資料滿足使用需要及 獲得妥善保管； 7、后勤管理：參考公司行政管理制度，負(fù)責(zé)組織后勤管理制度的擬訂、檢查、 監(jiān)督和執(zhí)行；制定年、季、月度后勤工作計劃（包括治安管理、環(huán)境衛(wèi)生、員工 宿舍、水電能源、辦公車輛等方面）并監(jiān)控計劃的實(shí)施情況；負(fù)責(zé)公司生活用房 的安排及財產(chǎn)管理，建立生活用房等用于后勤生活服務(wù)的財產(chǎn)帳冊；負(fù)責(zé)內(nèi)部治 安管理，用水、用電管理，及公司辦公用車輛的統(tǒng)一調(diào)度管理；確保后勤服務(wù)及 時到位，滿足員工工作及生活需要； 8、部門人員管理：根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)發(fā)展計劃，制訂本部門人員編制計劃和人 員發(fā)展計

12、劃，負(fù)責(zé)選拔及培訓(xùn)新員工，合理分配下屬的工作職責(zé)、工作任務(wù)并督 促其執(zhí)行，組織部門技能培訓(xùn)，定期考核下屬的工作業(yè)績并指導(dǎo)其業(yè)績改善， 以 建立并培養(yǎng)高效能的行政干部梯隊，支持部門業(yè)務(wù)的完成； 9、外部聯(lián)系：負(fù)責(zé)組織和接待相關(guān)單位（包括上級單位）的來訪，處理地方關(guān)系 和社會公益事務(wù)，處理重要函件，代表公司與外界有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)（包括新聞媒 體）聯(lián)絡(luò)并保持良好的合作關(guān)系；負(fù)責(zé)審核公司對外宣傳的各種資料，協(xié)調(diào)、解 決公司的公關(guān)危機(jī)；以培養(yǎng)良好的外部資源關(guān)系，維護(hù)公司良好的形象。任職條件：1、教育背景：行政管理等相關(guān)專業(yè)本科以上學(xué)歷。2、工作經(jīng)驗(yàn)：三年以上行政管理經(jīng)驗(yàn)，一年以上部門管理經(jīng)驗(yàn) 3、知識/技

13、能：掌握相應(yīng)的行政管理、企業(yè)形象宣傳的知識，了解公關(guān)宣傳的常 用做法；熟練使用自動化辦公軟件，具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識；具備優(yōu)秀的外聯(lián)與公 關(guān)能力及解決突發(fā)事件的能力。4、素質(zhì)要求：1）組織意識：了解組織中正式的權(quán)力結(jié)構(gòu)、運(yùn)轉(zhuǎn)方式、主要人物的職權(quán)范圍， 掌握組織中非正式的結(jié)構(gòu)及組織的氛圍和文化， 知道組織中真正的關(guān)鍵角色及組 織中的運(yùn)作和決策模式，并且能了解組織內(nèi)部的人際矛盾和政治斗爭， 具備在復(fù) 雜的組織結(jié)構(gòu)和政治生態(tài)中判斷人們之間相互依賴、合作或斗爭等微妙關(guān)系的能 力；2）客戶服務(wù)導(dǎo)向：關(guān)注客戶，與客戶保持溝通，主動跟蹤、了解客戶的問題、 要求，并且能對客戶的問題作出快速反應(yīng)；3）監(jiān)控能力：能夠

14、將任務(wù)合理分配到員工，并清晰地表達(dá)任務(wù)要求和目標(biāo)，在 分工明確的基礎(chǔ)上，堅持要求他人遵守。消息中心負(fù)責(zé)人1、信息收集：在廠長領(lǐng)導(dǎo)下，有目的地組織收集、整理、分析、傳遞、研究、 處理、貯存廠內(nèi)外有關(guān)改革和經(jīng)營管理科技進(jìn)步、群眾生活，思想工作等方面的 綜合信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各部門應(yīng)用服務(wù)。負(fù)責(zé)組織開展經(jīng)濟(jì)技術(shù)情報工作，為 工廠制定經(jīng)營決策和產(chǎn)品開發(fā)方案提供依據(jù)； 2、檔案管理：根據(jù)工業(yè)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定要求，負(fù)責(zé)歸口管理全廠計 劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、生產(chǎn)調(diào)度、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動人事、教育衛(wèi)生和工 作工作等各方面工作所形成的檔案， 并積極組織檔案編研，主動為領(lǐng)導(dǎo)和群眾提 供利用； 3、信息設(shè)備與資料維護(hù)：組織搞好科技資料圖書選購、收藏、介紹工作，為提高工廠科學(xué)技術(shù)素質(zhì)服務(wù)。參與工廠計算機(jī)及相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)；4、對外信息發(fā)布與工廠內(nèi)刊：積極組織開展重大信息的調(diào)研活動，努力辦好信 息刊物，不定期召開信息發(fā)布會，及時向廠內(nèi)外傳遞、發(fā)布