采購流程教學(xué)課件講解

1、第 二 章采 購 流 程采 購 與 供 應(yīng) 鏈 管 理1內(nèi)容概覽本章內(nèi)容與獲得世界級采購的效率與效益有關(guān)，主要包括：采購目標(biāo)采購職責(zé)采購流程與電子采購的作用采購的種類采購流程的改進(jìn)2企業(yè)通過采購增值世界一流的采購人員必須不斷改進(jìn)采購流程的效率和效果，從而使企業(yè)降低成本、改進(jìn)供應(yīng)鏈質(zhì)量、獲得新技術(shù)資源、減少周轉(zhuǎn)時(shí)間，并參與供應(yīng)商的生產(chǎn)及流程改進(jìn)及流程簡化。采購流程用于識別用戶需求、快速有效評估需求、識別供應(yīng)商、及時(shí)支付、確保按規(guī)定滿足需求，并不斷加以完善。32.1 采購目標(biāo) 什么造就世界一流的采購部門？目標(biāo)一：支持營運(yùn)需求（公司內(nèi)部客戶） 源源不斷地提供高質(zhì)量產(chǎn)品和服務(wù)。（1）以合理的價(jià)格購買；

2、（2）從正規(guī)合法渠道購買；（3）質(zhì)量符合用戶要求；（4）確保準(zhǔn)確交貨數(shù)量；（5）在規(guī)定時(shí)間交付； （6）交到正確的內(nèi)部客戶；目標(biāo)二：高效率、高效益管理采購過程 有限的資源（員工、資金、時(shí)間、信息、知識等）使對資源的最佳使用成為必要。（1）招聘具備一定技能員工；（2）制定并執(zhí)行資金預(yù)算；（3）為員工提供就業(yè)培訓(xùn)及發(fā)展機(jī)會；（4）引進(jìn)高效率采購系統(tǒng)4目標(biāo)三：供應(yīng)庫管理（選擇、開發(fā)、維持供應(yīng)） 發(fā)展可靠、高質(zhì)量的供應(yīng)源。、（1）掌握供應(yīng)市場發(fā)展?fàn)顩r，確保當(dāng)前供應(yīng)商具有競爭力；（2）識別可提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的供應(yīng)商，建立密切的合作關(guān)系；（3）改進(jìn)和發(fā)展缺乏競爭力的供應(yīng)商目標(biāo)四：發(fā)展與其它職能部門牢固的合作關(guān)

3、系 企業(yè)內(nèi)部必須存在牢固的跨職能聯(lián)系。 采購部門必須與營銷部門、生產(chǎn)制造部門、工程部門、技術(shù)部門和財(cái)務(wù)部門建立良好關(guān)系并密切交流5目標(biāo)五：支持企業(yè)的最終目標(biāo)與具體目標(biāo)采購必須與企業(yè)的目標(biāo)一致。 采購部門可以直接影響整個(gè)企業(yè)績效，實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)是最重要目標(biāo)。如企業(yè)希望降低供應(yīng)鏈庫存，則采購部門通過與供應(yīng)商合作，減少每次的配送量和提高配送次數(shù)降低庫存。目標(biāo)六：制定支持企業(yè)目標(biāo)的整體采購策略采購的目標(biāo)必須與企業(yè)的目標(biāo)相協(xié)調(diào)。 當(dāng)采購部門積極參與到公司規(guī)劃流程中，它可以為戰(zhàn)略性性計(jì)劃制定提供有用的供方市場信息，如：（1）供方市場及趨勢（產(chǎn)品價(jià)格變動趨勢、供應(yīng)商變化），并解釋這些趨勢對公司戰(zhàn)略影響；（2）

4、識別在關(guān)鍵領(lǐng)域中支持公司策略所需的重要產(chǎn)品和服務(wù)，特別在新產(chǎn)品研發(fā)階段；（3）為建立一個(gè)多樣化和具有全球競爭力的供給庫提供支持62.2 采購部門的職責(zé)范圍采購部門可以自主做出哪些決策？ 1、評估和選擇供應(yīng)商（1）避免買賣分離：非采購部門不能對供應(yīng)商做出任何承諾，不能單獨(dú)與供應(yīng)商簽訂合同等；（2）其他部門可提供協(xié)助：工程部評估供應(yīng)商產(chǎn)品及流程，為供應(yīng)商選擇提供幫助等；（3）采購團(tuán)隊(duì)由采購部門代表和非采購部門代表組成，供應(yīng)商必須得到所有組員一致認(rèn)可2、規(guī)格審查（1）采購人員應(yīng)掌握大量有關(guān)各種物料的知識和技能，以便審查物料規(guī)格；（2）整合內(nèi)部用戶的不同需求，降低總采購成本；7采購的職責(zé)范圍 3、作為

5、與供應(yīng)商聯(lián)系的主要人員（1）采購部門作為主要聯(lián)絡(luò)對象與供應(yīng)商聯(lián)系，其他部門在必要情況下也能夠與供應(yīng)商直接聯(lián)系，更多部門的參與能過促進(jìn)買賣雙方充分信息交流 思考：為什么多部門可與供應(yīng)商直接聯(lián)系？4、決定合同授予的方法（1）授予合同方式：競爭性競標(biāo)、談判方式、兩者結(jié)合 總之，采購部門仍然保留以下幾項(xiàng)權(quán)利：控制整個(gè)簽約流程，作為公司代表與供應(yīng)商簽訂合法協(xié)議，商議采購價(jià)格等。82.3 采購流程采購流程是由六個(gè)主要步驟組成的循環(huán)過程。識別內(nèi)部用戶需求評估潛在供應(yīng)商招標(biāo)、談判與選擇供應(yīng)商采購核準(zhǔn)發(fā)布與接收采購需求考核供應(yīng)商績效說明：不同企業(yè)采購流程不盡相同；對新、老產(chǎn)品的采購側(cè)重點(diǎn)也不一樣（如是否需要每次

6、審核？）91. 識別用戶產(chǎn)品或服務(wù)需求經(jīng)審核的供應(yīng)商?流動采購申請客戶訂單和預(yù)測再訂貨系統(tǒng)物料需求計(jì)劃盤點(diǎn)存貨NOYES小金額?YESNO4. 批準(zhǔn)采購采購需求/工作描述新產(chǎn)品要求2. 評估潛在供應(yīng)商3a. 投標(biāo)/談判3b. 選擇供應(yīng)商 采購訂單總括訂單采購和審核5. 發(fā)放和接收采購需求提單裝箱單誤差報(bào)告運(yùn)送看板承諾供應(yīng)商發(fā)票配套的訂單和發(fā)票對供應(yīng)商支付貨款6. 考核供應(yīng)商績效為獎(jiǎng)勵(lì)將來業(yè)務(wù)所做的投入電子采購單據(jù)采購流程詢問報(bào)價(jià) / 信息復(fù)雜要求?YESNOPurchasing & Supply Chain Management 3e, Monczka/Trent/HandfieldThoms

7、on Learning, Copyright 200510采購單據(jù)處理方式轉(zhuǎn)變：采購單據(jù)隨訂單和物流流轉(zhuǎn)，手工處理單據(jù)耗時(shí)且成本較高；電子采購方式實(shí)現(xiàn)了高效采購（單據(jù)自動化生成、電子方式發(fā)送給各供應(yīng)商等）。電子方式生成和發(fā)送各種采購單據(jù)好處：（1）消除紙質(zhì)單據(jù)及處理工作；（2）縮短從確認(rèn)需求到發(fā)布、接收訂單的時(shí)間；（3）改善公司部門之間及與供應(yīng)商之間交流；（4）減少錯(cuò)誤率；（5）降低采購管理費(fèi)；（6）采購人員減少了處理訂單和發(fā)票的時(shí)間，可以將更多時(shí)間用在提高采購附加值活動上111、識別用戶需求內(nèi)部消費(fèi)者需求通過以下各種方式表達(dá)需求：（1）采購需求申請或工作描述：采購申請單（2）跨功能部門的新產(chǎn)

8、品研發(fā)：主動響應(yīng)（3）流動性請購單或條形碼：印刷目錄卡（4）客戶訂單與市場預(yù)測：引發(fā)新的物料需求（5）常規(guī)再訂貨系統(tǒng)：自動提醒補(bǔ)貨時(shí)間、品種、數(shù)量（6）盤點(diǎn)存貨：盤點(diǎn)短缺引發(fā)需求備注：以上詳細(xì)內(nèi)容（P26-P28）學(xué)生自行研習(xí)！12(1)企業(yè)內(nèi)部流向采購部門的信息流流向采購部門的內(nèi)部信息流情況(2)企業(yè)外部流向采購部門的信息流 流向采購部門的外部信息流情況(3)從采購部門流出的內(nèi)部信息流工作描述不清楚可能會導(dǎo)致以下問題:質(zhì)量低劣的產(chǎn)品或服務(wù)；浪費(fèi)時(shí)間和金錢；不合理的定價(jià)；合同糾紛和訴訟；來自未經(jīng)請求的反對者、代理人，甚至有時(shí)候來自市政府官員的詳細(xì)審查；銷售額的損失；顧客的不滿。編制良好的工作描

9、述可以產(chǎn)生以下效果:高效的內(nèi)部規(guī)劃和交流；高質(zhì)量的邀標(biāo)和具有競爭力的提議；模糊性的最小化；對工作人員所需做的工作的清晰描述；明確指出將要使用的度量標(biāo)準(zhǔn)；滿意的顧客。請購流程圖2.3（P28）18192、評估潛在的供應(yīng)商1.對重復(fù)性訂購，大部分情況下采購部門可能已經(jīng)與某個(gè)供應(yīng)商就某種確定的產(chǎn)品簽訂了合同，商議好交貨、定價(jià)、交易質(zhì)量等，供應(yīng)商已經(jīng)被記錄到系統(tǒng)；2.如果請購的產(chǎn)品需要大量資金，又無現(xiàn)成的供應(yīng)商，采購部門就需要對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估：（1）詢價(jià):采購部門向潛在供應(yīng)商發(fā)送需求方案說明書，要求他們?yōu)椴少張?bào)價(jià)或投標(biāo)；供應(yīng)商提供產(chǎn)品單位成本、凈總量、支付條件等完成報(bào)價(jià)表；（2）規(guī)格或計(jì)劃：當(dāng)所需

10、產(chǎn)品非常復(fù)雜，采購部門提供詳細(xì)計(jì)劃、樣品或技術(shù)制圖等對供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)助；（3）評估供應(yīng)商：對于新產(chǎn)品潛在采購源，特別是具有復(fù)雜特性的產(chǎn)品，需要進(jìn)行完備調(diào)查以確保采購部評估的都是合格供應(yīng)商（評估指標(biāo)有哪些？）20 3、何時(shí)采用競爭性招標(biāo)？競爭性招標(biāo)含義：買方向其有意進(jìn)行合作的供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)邀請，將業(yè)務(wù)授予最佳的競標(biāo)者，采購方一般以價(jià)格評估標(biāo)書為標(biāo)準(zhǔn)條件：足夠大的采購量明確的采購規(guī)格競爭性的市場供應(yīng)商擁有合理的時(shí)間來評估詢價(jià)沒有偏好的供應(yīng)商21 何時(shí)采用談判方式？采用談判方式的條件：當(dāng)采用競爭性招標(biāo)的某項(xiàng)條件缺失時(shí)：如采購的新產(chǎn)品或技術(shù)性非常復(fù)雜的產(chǎn)品，沒有明確的采購規(guī)格；當(dāng)價(jià)格不是唯一決定因素時(shí)：

11、非價(jià)格因素很重要時(shí)；當(dāng)需要供應(yīng)商早期介入時(shí)。當(dāng)供應(yīng)商不能確定風(fēng)險(xiǎn)與成本時(shí)。當(dāng)研發(fā)時(shí)間較長時(shí)。 對于規(guī)格比較明確的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，競爭性投標(biāo)是有效的采購方法；在開展耗時(shí)耗力談判之前，投標(biāo)有利于減少參加談判的潛在供應(yīng)商數(shù)量224、采購核準(zhǔn)采購訂單：受法律約束的文件；包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨日期、交貨方式、交貨地點(diǎn)等重要信息；訂單副本提交給供應(yīng)商及公司各部門（收貨、會計(jì)、倉存、物流等）總括訂單：開放式的、有效期為一年、包括所有重復(fù)采購的產(chǎn)品或產(chǎn)品系列訂單，其減少了每次采購所需產(chǎn)品時(shí)下訂單的程序；是改善采購流程效率的有效方法；物料采購的核發(fā)：買方通過物料審核來訂購總括訂單中得產(chǎn)品，采購部將采購訂

12、單復(fù)印件或電子件分別發(fā)送給供應(yīng)商、會計(jì)部、收貨部和運(yùn)輸部23采購訂單P35圖2.524總括訂單255、發(fā)布與接收采購需求主要為例行的采購需求的實(shí)物轉(zhuǎn)移；多采用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）準(zhǔn)時(shí)制訂購系統(tǒng)等方式實(shí)現(xiàn)快速處理采購文件，以縮短采購周期通過選擇最優(yōu)供應(yīng)商、做好需求預(yù)測、建立高效訂購系統(tǒng)，買方可以最小化訂單跟蹤工作。接收貨物的過程，應(yīng)該通過利用條形碼等技術(shù)進(jìn)行收貨并入庫，盡可能提高效率。相關(guān)重要文件 物料裝箱單、提單、收貨誤差報(bào)告、準(zhǔn)時(shí)制采購 以上內(nèi)容學(xué)生自行研習(xí)?。≒40）26接收程序圖2.7 接收流程（P39）收貨部門產(chǎn)品賣方確認(rèn)收到 產(chǎn)品產(chǎn)品送至下單人訂單修正否是包裝上是否列有采購訂單27

13、6、考核供應(yīng)商績效對供應(yīng)商的評價(jià)和管理是采購周期的關(guān)鍵組成部分；持續(xù)的評估對識別改善的機(jī)會或找出供應(yīng)商的不履行行為是非常必要的！28 2.4 采購的類型對每類產(chǎn)品，建立相應(yīng)指標(biāo)監(jiān)控實(shí)際庫存產(chǎn)品與服務(wù)的分類：1、原材料: 沒有經(jīng)過供應(yīng)商任何加工；質(zhì)量差異較大（往往有不同等級）；如：石油、煤炭、橡膠、原木2、半成品和零部件: 用于支持最終生產(chǎn)的產(chǎn)品；對制成品質(zhì)量有重要影響；如：零件、部件、組件3、制成品: 一件已完成的、可以銷售的產(chǎn)品4、維護(hù)、維修、運(yùn)營所需物料及服務(wù):生產(chǎn)過程中不直接構(gòu)成產(chǎn)品的物料和服務(wù)；如備用件、辦公用品、清潔用品等；分布于企業(yè)各個(gè)角落，實(shí)時(shí)庫存監(jiān)控困難295、生產(chǎn)支持物品:

14、用于包裝和運(yùn)輸最終產(chǎn)品的物料；直接支持企業(yè)生產(chǎn)活動；如：托盤、貨箱、包裝紙等6、服務(wù): 隨著采購服務(wù)費(fèi)用增高，要求以較低成本采購優(yōu)質(zhì)服務(wù)；如：草坪修理、除雪、數(shù)據(jù)錄入、咨詢、餐廳等7、資本設(shè)備: 購買超過一年的資產(chǎn)；采購頻率低；采購成本高；極易受到整體經(jīng)濟(jì)環(huán)境影響；如：生產(chǎn)機(jī)器、新工廠設(shè)施8、運(yùn)輸與第三方采購: 物流服務(wù)、進(jìn)向物料管理302.5 改進(jìn)采購程序問題核心：如何通過減少采購過程耗費(fèi)的時(shí)間和精力來改善低價(jià)值商品與服務(wù)的采購績效？用戶到采購部門的請購系統(tǒng)向用戶發(fā)放采購卡網(wǎng)上采購電子商務(wù)長期采購協(xié)議在線訂購系統(tǒng)重新設(shè)計(jì)采購流程電子數(shù)據(jù)交換使用電子目錄的在線訂購系統(tǒng)允許用戶直接與供應(yīng)商取得聯(lián)

15、系以上具體內(nèi)容參考P44-P4731可選擇的活動確認(rèn)用戶需求明確種類界定基本特征了解行業(yè)和供應(yīng)市場情況評估談判立場評估備選策略選擇合適的方法和技巧識別合格供應(yīng)商判定供應(yīng)商增值能力制定供應(yīng)商名單確定并調(diào)整采購策略制定實(shí)施方案采購流程 案例分析：聯(lián)邦快速戰(zhàn)略性采購流程向采購小組介紹采購情況選擇采購戰(zhàn)略找出可能的供應(yīng)商選擇實(shí)施途徑32可選擇的活動制定談判策略評估供應(yīng)商報(bào)價(jià)與供應(yīng)商進(jìn)行談判就采購決定提出建議計(jì)劃并實(shí)施與新供應(yīng)商的合作連接關(guān)鍵程序?qū)嵤┞?lián)合流程改進(jìn)措施監(jiān)視市場情況評估新技術(shù)與最佳實(shí)踐影響實(shí)施標(biāo)桿管理活動確定重要評估采購的合理性采購流程聯(lián)邦快速戰(zhàn)略性采購流程談判并選擇供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商的一體

16、化對供應(yīng)市場的標(biāo)桿管理Purchasing & Supply Chain Management 3e, Monczka/Trent/HandfieldThomson Learning, Copyright 200533憂國忘家，捐軀濟(jì)難，忠臣之志也。三國曹植求自誠表。8月-228月-22Wednesday, August 3, 2022墨守成規(guī)，四平八穩(wěn)，優(yōu)柔寡斷，畏首畏尾，不是企業(yè)家的氣質(zhì)。17:31:2117:31:2117:318/3/2022 5:31:21 PM心境，是一種情感狀況，領(lǐng)有了好心情，也就擁有了，繼而占有了年青跟健康。就擁有了對將來生活的憧憬，充斥等待，讓咱們擁有一份善意

17、情吧，由于生涯著就是榮幸和快活。8月-2217:31:2117:31Aug-2203-Aug-22幫別人的事做完就忘記，別人為自己做的事時(shí)時(shí)記著，哪怕這個(gè)人只有那么一次好，他也是曾經(jīng)贊助過你的人。17:31:2117:31:2117:31Wednesday, August 3, 2022每個(gè)人都是自己命運(yùn)的建筑師。8月-228月-2217:31:2117:31:21August 3, 2022沙漠里的腳印很快就消逝了。一支支奮進(jìn)歌卻在跋涉者的心中長久激蕩。2022年8月3日5:31 下午8月-228月-22君子務(wù)本，本立而道生。論語。03 八月 20225:31:21 下午17:31:218月-22人生成功的秘訣是當(dāng)好機(jī)會來臨時(shí)，立刻抓住它。八月 225:31 下午8月-2217:31August 3, 2022所謂企業(yè)管理就是解決一連串關(guān)系密