信息溝通管理控制程序 201601

1、溝通管理控制程序NO早節(jié)號(hào)修訂摘要修訂人1全部參照ISO9001:2015新版標(biāo)準(zhǔn)換版修訂記錄制定單位制定審查批準(zhǔn)1、目的規(guī)定質(zhì)量安全管理體系的溝通方式，確保外部信息得以識(shí)別和運(yùn)用，內(nèi)部信息有效 傳遞。2、范圍適用于本公司內(nèi)、外部信息的收集、識(shí)別和傳遞的溝通過(guò)程。3、權(quán)責(zé)3.1管代（組長(zhǎng)）：負(fù)責(zé)本程序的歸口管理。3.2研發(fā)部：負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品對(duì)外或外來(lái)質(zhì)量和食品安全的信息收集、傳遞和處理。3.3品管部：負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品內(nèi)部質(zhì)量和食品安全的信息收集、傳遞和處理。3.4管理部：負(fù)責(zé)與本公司上級(jí)主管部門(mén)的信息交流及內(nèi)部員工反饋問(wèn)題疏導(dǎo)工作。3.5其他各部門(mén)：負(fù)責(zé)其工作范圍內(nèi)信息的傳遞與交流，以及對(duì)相關(guān)方信息

2、的收集。4、定義：信息（information）-有意義的數(shù)據(jù)。5、流程圖監(jiān)督部門(mén)、外部信息內(nèi)部信息品管部產(chǎn)過(guò)程顧客 研發(fā)部識(shí)別、接收和評(píng)估 3他部門(mén)三土顧客產(chǎn)品法律法規(guī)/監(jiān)督部門(mén)6、管理控制程序6.1信息的分類(lèi)6.1.1外部信息6.1.1.1出入境檢驗(yàn)檢疫局、食品藥品監(jiān)督局、檢測(cè)或認(rèn)證機(jī)構(gòu)等的結(jié)果及反饋的信息；6.1.1.2政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)信息，如食品安全、食品法律法規(guī)、條例、標(biāo)準(zhǔn)等；6.1.1.3來(lái)自顧客和供方與食品（原材料和成品等）質(zhì)量安全有關(guān)的信息等。6.1.2內(nèi)部信息6.1.2.1正常信息，如方針目標(biāo)、績(jī)效測(cè)量和監(jiān)視記錄、內(nèi)部審核與管理評(píng)審報(bào)告以及 體系正常運(yùn)行時(shí)其他記錄等；6.1.2

3、.2食品安全小組的信息，（潛在）不符合信息，如體系內(nèi)部審核的不合格報(bào)告，糾 正和預(yù)防措施處理單等；6.1.2.3緊急信息，如出現(xiàn)火災(zāi)、設(shè)備事故、停水停電事件等情況下的信息與記錄；6.1.2.4其他內(nèi)部信息（如員工的建議等）。6.2信息的收集與處理信息可采用書(shū)面文件化信息、會(huì)議、拜訪(fǎng)、討論交流、電子媒體、 聲像資料、通訊等方式予以傳遞。6.2.1管理部應(yīng)確保負(fù)責(zé)溝通的人員具備必要的知識(shí)，以履行其在食品質(zhì)量安全鏈中的相應(yīng)職責(zé)，并確保獲得相應(yīng)的授權(quán)。6.2.2外部信息的收集與處理6.2.2.1研發(fā)部（品管部）負(fù)責(zé)檢驗(yàn)檢疫局、食品藥品監(jiān)督局、檢測(cè)或認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)、 檢查結(jié)果及反饋信息的收集，由研發(fā)部傳

4、遞到公司相關(guān)部門(mén)。6.2.2.2各部門(mén)按其工作范圍將收到的政府主管部門(mén)文件呈報(bào)部門(mén)主管后做出相應(yīng)的處 理，若直接從外部獲取的有關(guān)的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)等管理信息時(shí)，應(yīng)在一周內(nèi)以?xún)?nèi) 部聯(lián)絡(luò)單反饋到研發(fā)部，由其負(fù)責(zé)分類(lèi)、整理，根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門(mén)。6.2.2.3政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)的資料信息由品管部負(fù)責(zé)收集、更新、整理、分發(fā)、保存， 執(zhí)行文件化信息管理控制程序。6.2.2.4外部有關(guān)檢查、參觀、訪(fǎng)問(wèn)由管理部接待安排。6.2.2.5業(yè)務(wù)部或采購(gòu)部負(fù)責(zé)與顧客、供方等相關(guān)方進(jìn)行信息溝通，對(duì)其產(chǎn)品安全施加 影響，以滿(mǎn)足顧客要求。6.2.2.6當(dāng)相關(guān)方提出的有關(guān)意見(jiàn)或申訴時(shí)，由接待部門(mén)將原因填寫(xiě)在內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單， 傳

5、遞與相關(guān)部門(mén)，由責(zé)任部門(mén)提出處理意見(jiàn)或建議，報(bào)管代（組長(zhǎng)）批準(zhǔn)后實(shí)施，并 將處理結(jié)果反饋予相關(guān)方。當(dāng)對(duì)方有緊急要求時(shí)，應(yīng)在一周內(nèi)給予解決或答復(fù)。6.2.3內(nèi)部信息的收集與處理6.2.3.1正常信息的處理：各部門(mén)依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息； 品管部按照相應(yīng)程序文件的規(guī)定傳遞方針、目標(biāo)、內(nèi)審和管理評(píng)審結(jié)果、更新法律法 規(guī)等信息。6.2.3.2食品安全小組長(zhǎng)和小組成員、以及與產(chǎn)品質(zhì)量安全有關(guān)的人員，通過(guò)各種會(huì)議、 采用文件、口頭交流匯報(bào)等形式交流、溝通，以促使質(zhì)量安全管理體系的有效、高效 運(yùn)行。6.2.3.3管理部通過(guò)板報(bào)、培訓(xùn)、會(huì)議等形式向全體員工宣傳質(zhì)量安全意識(shí)知識(shí)。6.2.3

6、.4生產(chǎn)部在變更生產(chǎn)工藝前，要事先與食品安全小組成員和研發(fā)部充分溝通和商 討，以確保HACCP小組成員充分獲取可能影響食品安全的任何工藝的變化。6.2.3.5品管部通過(guò)收集日常內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單及會(huì)議上員工的反饋信息，協(xié)助其向?qū)?部門(mén)進(jìn)行反映，并將處理的結(jié)果進(jìn)行回復(fù)，確保產(chǎn)品安全。6.2.3.6所有員工在發(fā)現(xiàn)異常的食品安全事故、事件時(shí)，均應(yīng)向相應(yīng)部門(mén)反映，由責(zé)任 部門(mén)制訂解決方案，報(bào)管代（組長(zhǎng)）批準(zhǔn)后實(shí)施，并作為管理評(píng)審的依據(jù)之一。6.2.3.7緊急信息由發(fā)現(xiàn)部門(mén)或人員迅速傳遞給管代（組長(zhǎng)）、品管部、研發(fā)部或管理部 處理，可采用電話(huà)、拉響電鈴等方式，執(zhí)行應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)管理控制程序的規(guī)定。6.2.3.

7、8不合格、不符合、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施部門(mén)必須在整改過(guò)程中將信息傳遞到 品管部或管代（組長(zhǎng)）。6.2.3.9其他內(nèi)部質(zhì)量安全信息，提供者可以反饋給品管部進(jìn)行處理。6.3信息庫(kù)的建立和應(yīng)用6.3.1管理部負(fù)責(zé)建立公司的信息庫(kù)，不斷匯集各方面反饋回的信息，按照信息載體的 不同（如紙張、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等），提供相應(yīng)適宜的環(huán)境分別存放， 統(tǒng)一保存；并參照?qǐng)D書(shū)分類(lèi)的方式，進(jìn)行整理分類(lèi)，制成索引，確保已獲取信息的完 整性和可用性。6.3.2業(yè)務(wù)部根據(jù)合同評(píng)審、采購(gòu)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)等不同過(guò)程的需要，提供各部門(mén)所需的 信息，各部門(mén)也可到管理部檢索信息，管理部負(fù)責(zé)組織各部門(mén)對(duì)上述各類(lèi)信息進(jìn)行歸 納、分析

8、，尋找體系持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會(huì)。6.4對(duì)體系運(yùn)行過(guò)程中各類(lèi)記錄的控制詳見(jiàn)文件化信息管理控制程序。6.5各部門(mén)應(yīng)健全收發(fā)文件化信息制度，對(duì)接收、傳遞的信息予以記錄，并保存。6.6溝通方式a）文件化信息（法律法規(guī)、通知通告、體系文件、記錄紀(jì)要等）；b）會(huì)議（早會(huì)、周會(huì)、月會(huì)、銷(xiāo)售會(huì)議、內(nèi)部審核會(huì)議、生產(chǎn)會(huì)議、質(zhì)量會(huì)議等）c）面談（培訓(xùn)、拜訪(fǎng)、調(diào)查、詢(xún)問(wèn)等）；d）通訊（電話(huà)、視頻、信息和電郵等）；e）討論（風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、頭腦風(fēng)暴、QCC活動(dòng)等）；f）告示（電視、錄音、圖片、漫畫(huà)、攝影、宣傳欄目等）；g）團(tuán)建（游戲、項(xiàng)目、旅游、運(yùn)動(dòng)等）。6.7接收及處理6.7. 1對(duì)于重要信息、隱患或相關(guān)信息，索取或接收，轉(zhuǎn)化內(nèi)部可識(shí)、可用和有效信息，必要時(shí)匯報(bào)給部門(mén)主管等領(lǐng)導(dǎo)，同事傳遞給相關(guān)責(zé)任部門(mén)或責(zé)