1.文件控制程序【精選文檔】-☆精品word☆

1、PAGE 6/7文件控制程序?qū)徍耍豪钌苿偱鷾?zhǔn)：黃永發(fā) 瑞怡食品（上海）有限公司前 言為了規(guī)范公司食品質(zhì)量安全管理體系的文件,依據(jù)質(zhì)量管理體系要求（GB/T190012008idt ISO9001：2008)、食品安全管理體系 食品鏈中各類組織的要求（GB/T22000-2006idt ISO22000：2005)并結(jié)合本公司實際情況要求編制了本文件控制程序。本程序由行政部提出本程序主要起草人:本程序由管理者代表審核.本程序由總經(jīng)理批準(zhǔn)。本程序由行政部歸口管理。1 目的對與食品質(zhì)量安全管理體系有關(guān)的文件和資料實施有效控制，確保在各相關(guān)場所可獲得并使用適宜的文件，確定食品質(zhì)量安全管理體系有效運行。

2、2 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了食品安全衛(wèi)生質(zhì)量管理體系文件，包括食品安全衛(wèi)生質(zhì)量手冊(以下簡稱“手冊”）、程序文件和其他質(zhì)量文件從起草、批準(zhǔn)、發(fā)布,更改、回收等過程的控制程序。本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司的食品質(zhì)量安全管理體系(以下簡稱管理體系）文件的控制.3 職責(zé)a） 品質(zhì)部負(fù)責(zé)食品質(zhì)量安全管理手冊及程序文件的編制。b） 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)頒布質(zhì)量手冊和程序文件.c） 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊和程序文件.d） 各職能部門負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)使用的記錄、表格.e) 行政部負(fù)責(zé)公司的體系文件的管理，包括：登記、受控、發(fā)放及回收。f） 各部門負(fù)責(zé)收集和管理與本部門和QEM體系有關(guān)的外來文件.4 工作程序4。1 文件的編寫、審核

3、、批準(zhǔn)、發(fā)放文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn),以確保文件是適宜的。a） 質(zhì)量手冊、程序文件由品質(zhì)部組織編寫，管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由行政部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放。 發(fā)放范圍：部門（人）文件屬性總經(jīng)理管理者代表銷售部生產(chǎn)部品質(zhì)部物流部行政部財務(wù)部手 冊程 序制 度作業(yè)指導(dǎo)書公司公文注：根據(jù)衛(wèi)生質(zhì)量活動的實際情況，文件發(fā)放的份數(shù)和本表未列出的文件的發(fā)放由行政部控制.b） 職能部門的主管負(fù)責(zé)人對本部門起草的第三級文件(制度、規(guī)定、作業(yè)指導(dǎo)書、表格、記錄等)的審核,上報管理者代表批準(zhǔn)。由各部門負(fù)責(zé)登記、發(fā)放。c） 確保文件使用的各場所都應(yīng)得到相應(yīng)的有效版本。文件的發(fā)放、回收要填寫文件發(fā)放、回收記錄。4.2

4、標(biāo)識4。2。1受控文件a) 受控文件指公司內(nèi)部使用的文件，這些文件隨企業(yè)外部環(huán)境和內(nèi)部管理的變化將會被修改、再版；受控文件指需隨時保持最新有效版本的文件，文件的制定、審批、修改、發(fā)放、回收、作廢均需依規(guī)定執(zhí)行，并在文件發(fā)放/回收記錄表中登記。b） 應(yīng)在受控文件封面或首頁加蓋“受控”印章，以讓使用者明確其受控狀態(tài)。本公司復(fù)印的受控文件一律需重新加蓋“受控”印章，否則視其不在受控狀態(tài)內(nèi)，但對于大量使用的記錄表單，除進行編號按要求管理外，不蓋“受控章。4。2。2非受控文件非受控文件指提供給顧客或咨詢機構(gòu)的文件。非受控文件不享受文件修改的權(quán)利，其在該文件改版后自行作廢。行政部在發(fā)放非受控的手冊時,在手

5、冊的封面上蓋上“非受控”字樣的章，并寫上顧客或咨詢機構(gòu)的“名稱”、“發(fā)放編號、“發(fā)放日期作為標(biāo)識。4。3 文件的編號文件的編號采用企業(yè)代碼（RY)、手冊代碼（QM)和文件的發(fā)布年份組成。4。3.1 手冊的編號RY/QM-01 2012 表示發(fā)布年份為2004年手冊的順序號,表示第一份手冊表示手冊企業(yè)代碼4。3.2 程序文件的編號RY/QP01 2012 表示發(fā)布年份為2004年程序文件的順序號,表示第一份程序表示程序文件企業(yè)代碼注:1、作業(yè)指導(dǎo)書、管理制度的編號方法同程序文件的編號方法，采用公司代碼、文件代碼、文件的順序號和發(fā)布年份號組成,作業(yè)指導(dǎo)書代碼 Y管理制度代碼 G例:RY/G0012

6、012.表示公司第一份管理制度。2、表格編號采用公司代碼（RY）、公司活動代號和表格順序號組成，活動代號和表格順序號均用兩位數(shù)字表示，中間連續(xù)不隔開。質(zhì)量活動代號:活動管理職責(zé)資源管理合同管理食品防護文件管理采購顧客財產(chǎn)產(chǎn)品標(biāo)識過程控制檢驗計量管理車間記錄糾正、預(yù)防措施倉庫管理記錄控制內(nèi)部審核培訓(xùn)服務(wù)統(tǒng)計技術(shù)代號01020304050607080910111214151617181920表格編號示例:RY 05 01-1 表示該記錄的修改狀態(tài)為第一次修改表示文件管理的第1份表格表示有關(guān)文件管理的表格表示公司注：用0或“1,2表示記錄的修改狀態(tài)，未發(fā)生修改的記錄修改狀態(tài)可不表示，如未修改的編號為

7、：RY0501。4.4 文件的修改4。4。1 管理體系文件經(jīng)批準(zhǔn)、發(fā)布后發(fā)放.當(dāng)發(fā)生所采用的標(biāo)準(zhǔn)變化時或在使用過程中需要修改的按以下程序進行：a) 提出修改文件的部門填寫“文件修改申請單”，提出修改理由及修改內(nèi)容。b） 提出修改文件的部門主管審批修改申請.c） 管理體系文件由原審批部門的主管、管理者代表或總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后發(fā)布.d） 文件的歸口管理部門按文件發(fā)放范圍進行文件的修改并做好修改標(biāo)識。e) 文件的修改采用以下方式:微小的修改,如個別字、詞的書寫、打印錯誤或措詞改變等，由文件管理部門在錯誤處杠改并蓋上“更改”字樣的章。較大的修改但未發(fā)生換版,僅發(fā)生換頁時,由文件管理部門在發(fā)生更換的頁上

8、蓋上“修改狀態(tài)”的章，修改狀態(tài)用“1，2” 分別表示為第一次修改、第二次修改。未發(fā)生修改的文件，修改狀態(tài)為0，文件中可不用表示.手冊發(fā)生換頁時,應(yīng)在手冊的修改狀態(tài)頁中記錄.4。4.2 非受控管理體系文件不享受修改的權(quán)利。4。4。3 外來文件 外來文件包括法律、法規(guī)、地方、總部提供的文件,由行政部負(fù)責(zé)識別和分發(fā)/相關(guān)職能部門、人員負(fù)責(zé)保存和使用.4。5 文件的保管a） 手冊，程序等文件由品質(zhì)部保管.b) 記錄、制度、作業(yè)指導(dǎo)書由歸口管理部門按記錄控制程序和文件控制程序進行控制.4.6 文件改版管理體系文件是動態(tài)的高增值的文件，其隨市場、顧客的需求、企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量活動的變化將被不斷地修改.本手冊采用

9、活頁的方式裝訂成冊，當(dāng)發(fā)生下列情況之一時，手冊將被改版：a） 組織機構(gòu)發(fā)生較大變化時；b） 質(zhì)量活動與文件要求不符時；c） 認(rèn)證機構(gòu)提出時；d) 當(dāng)顧客提出建議且被公司采納時；e) 單頁修改超過十處或雖未超過十處但仍引起岐義時；4.7回收4.7.1 當(dāng)發(fā)生下列情況之一時，受控文件應(yīng)由行政部進行管理體系文件的回收工作并做好回收記錄。a)管理體系文件的換版時；b）管理體系文件持有人調(diào)離公司和調(diào)離原所在部門時；4。7。2 非受控文件管理體系文件不回收,其在管理體系文件換版時自行作廢.4.7。3 回收的作廢文件由行政部門作好“作廢標(biāo)識并銷毀。4。8 補(增)發(fā)當(dāng)發(fā)生以下情況需增發(fā)或補發(fā)管理體系文件時，按以下程序進行:4。8。1 第二方、第三方需要時,由業(yè)務(wù)部門填寫 “文件申請單經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由行政部負(fù)責(zé)發(fā)放，并做好發(fā)放記錄.4.8.2