概述組織結(jié)構(gòu)與功能調(diào)查分析業(yè)務(wù)流程調(diào)查與分析課件

1、第5章 系統(tǒng)分析第1節(jié) 概述第1頁，共66頁。一、系統(tǒng)分析的主要任務(wù)系統(tǒng)分析是在總體規(guī)劃的指導(dǎo)下，對系統(tǒng)進行深入詳細的調(diào)查研究，確定新系統(tǒng)的邏輯模型的過程。 系統(tǒng)分析的主要任務(wù)是定義或制定新系統(tǒng)應(yīng)該“做什么”的問題。 第2頁，共66頁。1、了解用戶需求詳細了解每個業(yè)務(wù)過程和業(yè)務(wù)活動的工作流程及信息處理流程，理解用戶對信息系統(tǒng)的需求，包括對系統(tǒng)功能、性能方面的需求，對硬件配置、開發(fā)周期、開發(fā)方式等方面的意向及打算，最終以需求說明書的形式將系統(tǒng)需求定義一下來。這部分工作是系統(tǒng)分析的核心。 第3頁，共66頁。需求分析應(yīng)分析哪些需要求需求包括：功能要求性能要求可靠性要求安全保密性要求以及開發(fā)費用和開發(fā)

2、周期可使用資源等方面的限制其中功能要求是最基本的，包括數(shù)據(jù)要求和加工要求。第4頁，共66頁。軟件需求規(guī)格說明第5頁，共66頁。需求分析（詳細調(diào)查）1、原則： 1）自頂向下； 2）用戶參與； 3）工程化； 4）全面與重點相結(jié)合； 5）友善的工作方式。2、調(diào)查范圍 1）組織機構(gòu)與功能業(yè)務(wù)； 2）數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)流程； 3）業(yè)務(wù)流程； 4）決策方式及過程； 5）可用資源與限制條件 6）現(xiàn)存問題及改進。3、調(diào)查方法 1）召開調(diào)查會； 2）訪問； 3）發(fā)調(diào)查表； 4）參加業(yè)務(wù)實踐。第6頁，共66頁。需求調(diào)查用表（1）第7頁，共66頁。需求調(diào)查用表（2）第8頁，共66頁。需求分析的子活動需求預(yù)測：系統(tǒng)分析員對系

3、統(tǒng)的基本需求作一假設(shè)。需求導(dǎo)出：運用各種信息采集技術(shù)向用戶調(diào)查系統(tǒng)的本質(zhì)要求。需求確認：將記錄的需求反饋給用戶進行檢驗需求說明：利用數(shù)據(jù)流程圖DFD、數(shù)據(jù)字典、功能描述工具等需求描述工具。第9頁，共66頁。PIECES框架一種需求分析方法性能：吞吐量、響應(yīng)時間信息：輸入/輸出的來源/去向、介質(zhì)/設(shè)備、表達方式、格式、內(nèi)容、使用頻率經(jīng)濟：項目的預(yù)算、自動化問題、人員轉(zhuǎn)化問題控制：系統(tǒng)安全性、保密性效率：服務(wù)：對意外情況的處理第10頁，共66頁。2、確定系統(tǒng)邏輯模型，形成系統(tǒng)分析報告在詳細調(diào)查的基礎(chǔ)上，運用各類系統(tǒng)開發(fā)的理論、開發(fā)方法和開發(fā)技術(shù)，確定系統(tǒng)應(yīng)具有的邏輯功能，再用一系列圖表和文字表示出

4、來，形成系統(tǒng)的邏輯模型，為下一步系統(tǒng)設(shè)計提供依據(jù)。 第11頁，共66頁。二、系統(tǒng)分析的一般步驟1、現(xiàn)行系統(tǒng)的詳細調(diào)查集中一段時間和人力，對現(xiàn)行系統(tǒng)做全面、充分和詳細的調(diào)查，弄清現(xiàn)行系統(tǒng)的邊界、組織機構(gòu)、人員分工、業(yè)務(wù)流程、各種計劃、單據(jù)和報表的格式、種類及處理過程、企業(yè)資源及約束情況等，為系統(tǒng)開發(fā)做好原始資料的準備工作。 第12頁，共66頁。2、組織結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)流程分析在詳細調(diào)查的基礎(chǔ)上，用圖表和文字對現(xiàn)行系統(tǒng)進行描述，詳細了解各級組織的職能和有關(guān)人員的工作職責、決策內(nèi)容對新系統(tǒng)的要求，業(yè)務(wù)流程各環(huán)節(jié)的處理業(yè)務(wù)及信息的來龍去脈。 第13頁，共66頁。3、系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程分析 分析的流動、傳遞、處理與

5、存儲過程。 第14頁，共66頁。4、建立新系統(tǒng)的邏輯模型在系統(tǒng)調(diào)查和系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)上建立新系統(tǒng)邏輯模型，用一組圖表工具表達和描述，方便用戶和分析人員對系統(tǒng)提出改進意見。 第15頁，共66頁。5、提出系統(tǒng)分析報告對系統(tǒng)分析階段的工作進行總結(jié)和向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提交的文字報告，為下一步系統(tǒng)設(shè)計提供工作依據(jù)。 在運用上述步驟和方法進行系統(tǒng)分析時，調(diào)查研究將貫穿于系統(tǒng)分析的全過程。調(diào)查與分析經(jīng)常交替進行，系統(tǒng)分析深入的程度將是影響管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵問題。 第16頁，共66頁。三、詳細調(diào)查與系統(tǒng)規(guī)劃階段的現(xiàn)狀調(diào)查和可行性分析相比，詳細調(diào)查的特點是目標更加明確，范圍更加集中，在了解情況和數(shù)據(jù)收集方面進行的工作更為

6、廣泛深入，對許多問題都要進行透徹的了解和研究。 第17頁，共66頁。1、詳細調(diào)查的原則真實性。所謂真實性是指系統(tǒng)調(diào)查資料真實、準確地反映現(xiàn)行系統(tǒng)狀況，不依照調(diào)查者的意愿反應(yīng)系統(tǒng)的優(yōu)點或不足。 全面性。任何系統(tǒng)都是由許多子系統(tǒng)有機地結(jié)合在一起而實現(xiàn)的。 規(guī)范性。有一套循序漸進、逐層深入的調(diào)查步驟和層次分明、通俗易懂的規(guī)范化邏輯模型描述方法。 啟發(fā)性。需要調(diào)查人員的逐步引導(dǎo)，不斷啟發(fā)，尤其在考慮計算機處理的特殊性而進行的專門調(diào)查中，更應(yīng)該善于按使用者能夠理解的方式提出問題，打開使用者的思路。 第18頁，共66頁。2、詳細調(diào)查的內(nèi)容系統(tǒng)的定性調(diào)查。定性調(diào)查主要是對現(xiàn)有系統(tǒng)的功能進行總結(jié)，包括組織結(jié)構(gòu)

7、的調(diào)查、管理功能的調(diào)查、工作流程的調(diào)查、處理特點的調(diào)查與系統(tǒng)運行的調(diào)查等。 系統(tǒng)的定量調(diào)查。定量調(diào)查的目的是弄清數(shù)據(jù)流量的大小、時間分布、發(fā)生頻率，掌握系統(tǒng)的信息特征，據(jù)此確定系統(tǒng)規(guī)模，估計系統(tǒng)建設(shè)工作量，為下一階段的系統(tǒng)設(shè)計提供科學依據(jù)。 第19頁，共66頁。3、詳細調(diào)查的方法調(diào)查的方法有多種多樣，經(jīng)常使用的有： 問卷調(diào)查法?？梢杂脕碚{(diào)查系統(tǒng)普遍性的問題。由初步調(diào)查結(jié)果可得到組織的基本情況。 召開調(diào)查會。這是一種集中調(diào)查的方法，適合于了解宏觀情況。 調(diào)查人員直接參加業(yè)務(wù)實踐。開發(fā)人員親自參加業(yè)務(wù)實踐，不僅可以獲得第一手資料，而且便于開發(fā)人員和業(yè)務(wù)人員的交流，使系統(tǒng)的開發(fā)工作接近用戶，用戶更了

8、解新系統(tǒng)。 第20頁，共66頁。查閱企業(yè)的有關(guān)資料。 個別訪問。某些特殊問題或細節(jié)的調(diào)查，可對有關(guān)的業(yè)務(wù)人員作專題訪問，仔細了解每一步驟、方法等細節(jié)。 由用戶的管理人員向開發(fā)者介紹情況。 其他還有專家調(diào)查等方法，可以根據(jù)系統(tǒng)調(diào)查的具體需要確定調(diào)查方法。 總的原則是，以了解清楚現(xiàn)狀為最終目標。 第21頁，共66頁。4、系統(tǒng)調(diào)查中應(yīng)注意向題在系統(tǒng)詳細調(diào)查階段應(yīng)注意以下幾個問題: 調(diào)查前要做好計劃和用戶培訓。根據(jù)系統(tǒng)需要明確調(diào)查任務(wù)的劃分和規(guī)劃，列出必要的調(diào)查大綱，規(guī)定每一步調(diào)查的內(nèi)容、時間、地點、方式和方法等。對用戶進行培訓或發(fā)放說明材料，讓用戶了解調(diào)查過程、目的等，并參與調(diào)查的整個過程。 調(diào)查要

9、從系統(tǒng)的現(xiàn)狀出發(fā)，避免先入為主。要結(jié)合組織的實際情況管理現(xiàn)狀，了解實際問題，得到客觀資料。 調(diào)查與分析整理相結(jié)合。調(diào)查中出現(xiàn)的問題應(yīng)及時反映并解決。 第22頁，共66頁。分析與綜合相結(jié)合。調(diào)查過程中要深入了解現(xiàn)行組織各部分的細節(jié)，而后根據(jù)相互之間的關(guān)系綜合起來，使得對組織有一個完整的了解。 規(guī)范調(diào)查圖表。為便于開發(fā)者和用戶對調(diào)查中得到的結(jié)果和問題進行交流和分析，調(diào)查中需要簡單易懂的圖表工具。 系統(tǒng)分析人員的調(diào)查過程主要是大量原始素材的匯總過程，應(yīng)當具有虛心、熱心、耐心和細心的態(tài)度。分析員必須對這個內(nèi)容進行整理、研究和分析，形成描述現(xiàn)行信息系統(tǒng)的文字材料。還可以將有關(guān)內(nèi)容繪制成描述現(xiàn)行系統(tǒng)的各種

10、圖表，以便在短期內(nèi)對現(xiàn)行信息系統(tǒng)有全面詳細地了解，且與各級用戶進行反復(fù)討論、研究，反復(fù)修改，力求這是準確。 第23頁，共66頁。四、系統(tǒng)分析的成果與文檔內(nèi)容系統(tǒng)分析階段的成果就是系統(tǒng)分析報告，它反映了這一階段調(diào)查分析的全部情況，是下一步設(shè)計與實現(xiàn)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。 系統(tǒng)分析報告形成后必須組織各方面的人員(包括組織的領(lǐng)導(dǎo)、管理人員、專業(yè)技術(shù)人員、系統(tǒng)分析人員等)一起對己經(jīng)形成的邏輯方案進行論證，盡可能地發(fā)現(xiàn)其中的問題、誤解和疏漏。對于問題、疏漏要及時糾正，對于有爭論的問題要重新核實當初的原始調(diào)查資料或進一步地深入調(diào)查研究，對于重大的問題甚至可能需要調(diào)整或修改系統(tǒng)目標，重新進行系統(tǒng)分析。 第24頁，共6

11、6頁。系統(tǒng)分析報告要包括以下內(nèi)容:1、組織情況簡述主要是對分析對象的基本情況作概括性的描述，它包括組織的結(jié)構(gòu)、組織的目標、組織的工作過程和性質(zhì)、業(yè)務(wù)功能、對外聯(lián)系、組織與外部實體間有哪些物質(zhì)以及信息的交換關(guān)系，研制系統(tǒng)工作的背景如何等 第25頁，共66頁。2、系統(tǒng)目標和開發(fā)的可行性系統(tǒng)的目標樹是系統(tǒng)擬采用什么樣的開發(fā)戰(zhàn)略和開發(fā)方法，人力、資金以及計劃進度的安排，系統(tǒng)計劃實現(xiàn)后各部分應(yīng)該完成什么樣的功能，某些指標預(yù)期達到什么樣的程度，有哪些工作是原系統(tǒng)沒有而計劃在新系統(tǒng)中增補的，等等。 第26頁，共66頁。3、現(xiàn)行系統(tǒng)運行狀況以作業(yè)流程圖、數(shù)據(jù)流程圖等工具，詳細描述原系統(tǒng)信息處理以及信息流動情況

12、。另外，各個主要環(huán)節(jié)對業(yè)務(wù)的處理量、總的數(shù)據(jù)存儲量、處理速度要求、主要查詢和處理方式、現(xiàn)有的各種技術(shù)手段等，都應(yīng)作一個扼要的說明。 第27頁，共66頁。4、新系統(tǒng)的邏輯方案新系統(tǒng)的邏輯方案是系統(tǒng)分析報告的主體。這部分主要反映分析的結(jié)果和我們對今后建造新系統(tǒng)的設(shè)想。它應(yīng)包括本章各節(jié)分析的結(jié)果和主要內(nèi)容。 第28頁，共66頁。第2節(jié) 組織結(jié)構(gòu)與功能調(diào)查分析 第29頁，共66頁。一、組織結(jié)構(gòu)調(diào)查1、組織機構(gòu)組織機構(gòu)是一個組織內(nèi)部部門的劃分及其相互之間的關(guān)系。 第30頁，共66頁。2、組織的特點在交換物資、資金過程中，產(chǎn)生信息流； 組織既是信息的接收者，有時信息的輸出者； 組織具有層次性。 第31頁，

13、共66頁。3、組織結(jié)構(gòu)調(diào)查內(nèi)容弄清組織內(nèi)部的部門劃分； 各部門之間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系； 信息資料的傳遞關(guān)系； 物資流動關(guān)系與資金流動關(guān)系。 此外，還應(yīng)詳細了解各級組織存在的問題以及對新系統(tǒng)的要求等。 第32頁，共66頁。4、組織結(jié)構(gòu)調(diào)查工具 組織結(jié)構(gòu)圖的畫法各不一定，需要針對具體組織進行描述。 組織機構(gòu)的劃分總是隨著功能的擴展或縮小、人員的變動等因素的變化而變化。以功能為基點分析問題，則系統(tǒng)將會相對于組織的變化而有一定的獨立性，即可獲得較強的生命力。所以在分析組織情況時還應(yīng)該畫出其業(yè)務(wù)功能一覽表。這樣做可以使我們在了解組織結(jié)構(gòu)的同時，對于依附于組織結(jié)構(gòu)的各項業(yè)務(wù)功能也有一個概貌性的了解，也可以

14、對于各項交叉管理、交叉部分各層次的深度以及各種不合理的現(xiàn)象有一個總體的了解，在后面的系統(tǒng)分析和設(shè)計時應(yīng)特別注意避免這些問題。 第33頁，共66頁。組織機構(gòu)圖 第34頁，共66頁。二、功能結(jié)構(gòu)調(diào)查1、功能功能指的是完成某項工作的能力。 為了實現(xiàn)系統(tǒng)目標，系統(tǒng)必須具有各種功能。各子系統(tǒng)功能的完成，又依賴于下面更具體的工作的完成。管理功能的調(diào)查是要確定系統(tǒng)的這種功能結(jié)構(gòu)。 第35頁，共66頁。2、功能結(jié)構(gòu)描述工具功能結(jié)構(gòu)圖 業(yè)務(wù)功能一覽表是一個完全以業(yè)務(wù)功能為主體的樹型表，其目的在于描述組織內(nèi)部各部分的業(yè)務(wù)和功能。 第36頁，共66頁。三、組織/功能分析1、分析的目的通過組織/功能分析，使組織的功能

15、進一步理順，提高管理效率。 第37頁，共66頁。2、分析工具組織/功能聯(lián)系表 第38頁，共66頁。組織業(yè)務(wù)關(guān)系圖第39頁，共66頁。業(yè)務(wù)功能一覽表第40頁，共66頁。四、功能重組與組織變革的分析管理信息系統(tǒng)受到組織機構(gòu)的影響，但同時管理信息系統(tǒng)對組織結(jié)構(gòu)和功能也會產(chǎn)生重大影響。這種影響產(chǎn)生的結(jié)果是，組織結(jié)構(gòu)發(fā)生重大變革，組織的功能出現(xiàn)重新組合。 組織結(jié)構(gòu)由傳統(tǒng)向現(xiàn)代組織轉(zhuǎn)變，如扁平化，學習型組織等。 按照業(yè)務(wù)流程，對功能重組，如業(yè)務(wù)流程重組理論等。 第41頁，共66頁。第3節(jié) 業(yè)務(wù)流程調(diào)查與分析 第42頁，共66頁。一、業(yè)務(wù)流程調(diào)查的任務(wù)及方法1、任務(wù)業(yè)務(wù)流程調(diào)查主要任務(wù)是調(diào)查系統(tǒng)中各環(huán)節(jié)的業(yè)

16、務(wù)活動，掌握業(yè)務(wù)的內(nèi)容、作用、及信息的輸入、輸出、數(shù)據(jù)存儲和信息的處理方法及過程等。它是掌握現(xiàn)行系統(tǒng)狀況，確立系統(tǒng)邏輯模型不可缺少的環(huán)節(jié)。 第43頁，共66頁。2、方法調(diào)查業(yè)務(wù)流程應(yīng)順著原系統(tǒng)信息流動的過程逐步地進行，內(nèi)容包括各環(huán)節(jié)的處理業(yè)務(wù)、信息來源、處理方法、計算方法、信息流經(jīng)去向、提供信息的時間和形態(tài)（報告、單據(jù)、屏幕顯示等）。 系統(tǒng)調(diào)查過程中，業(yè)務(wù)流程調(diào)查的工作量非常大，需要耐心細致工作，系統(tǒng)開發(fā)人員與用戶之間聯(lián)系非常密切，需要彼此間進行良好的溝通，調(diào)查中，既要完成好自身工作任務(wù)，又要考慮所調(diào)查業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)彼此間的聯(lián)系。 第44頁，共66頁。二、業(yè)務(wù)流程的描述工具1、業(yè)務(wù)流程圖業(yè)務(wù)流

17、程圖（Transaction Flow Diagram，TFD)是用規(guī)定的符號來表示具體業(yè)務(wù)處理過程。業(yè)務(wù)流程圖的繪制基本上按照業(yè)務(wù)的實際處理步驟和過程繪制。 第45頁，共66頁。2、業(yè)務(wù)流程圖圖例及畫法業(yè)務(wù)流程圖圖例沒有統(tǒng)一標準，但在同一系統(tǒng)開發(fā)過程中所使用圖例應(yīng)是一致的。 有關(guān)業(yè)務(wù)流程圖的畫法，目前尚不太統(tǒng)一，但大同小異，只是在一些具體的規(guī)定和所用的圖形符號方面有些不同，而在準確明了地反映業(yè)務(wù)流程方面是非常一致的。 第46頁，共66頁。業(yè)務(wù)流程圖是一種用盡可能少、盡可能簡單的方法來描述業(yè)務(wù)處理過程的方法。由于它的符號簡單明了，所以非常易于閱讀和理解業(yè)務(wù)流程。但它的不足是對于一些專業(yè)性較強的

18、業(yè)務(wù)處理細節(jié)缺乏足夠的表現(xiàn)手段，它比較適用于反映事務(wù)處理類型的業(yè)務(wù)過程。 第47頁，共66頁?；痉枠I(yè)務(wù)處理單位業(yè)務(wù)處理功能描述表格報表制作數(shù)據(jù)/文件存檔收集/統(tǒng)計數(shù)據(jù)信息傳遞過程第48頁，共66頁。圖例說明業(yè)務(wù)處理單位業(yè)務(wù)處理描述表格制作傳遞存儲收集資料第49頁，共66頁。第50頁，共66頁。圖例說明業(yè)務(wù)處理單位業(yè)務(wù)處理描述表格制作傳遞存儲收集資料（本框內(nèi)容為具體流程）業(yè)務(wù)流程圖繪制舉例第51頁，共66頁。圖例 說明業(yè)務(wù)處理單位業(yè)務(wù)處理描述表格制作傳遞存儲收集資料計劃處銀行技改處各部門各單位局領(lǐng)導(dǎo)上級領(lǐng)導(dǎo)投資總規(guī)劃更新改造貸款規(guī)模開會討論報表審批綜合平衡（討論）批準下達各單位各部門正式計劃

19、計劃各單位上報表計劃處各部門各單位技改處銀行各部門各單位存檔第52頁，共66頁。圖例 說明業(yè)務(wù)處理單位業(yè)務(wù)處理描述表格制作傳遞存儲收集資料儲戶存折存取款單存折 現(xiàn)金存折業(yè)務(wù)分類存款單折取款單折存款處理取款處理利息文件帳目文件存取款業(yè)務(wù)第53頁，共66頁。 物資管理的業(yè)務(wù)流程圖，其處理過程是：車間填寫領(lǐng)料單到倉庫領(lǐng)料，庫長根據(jù)用料計劃審批領(lǐng)料單，未批準的退回車間。庫工收到已批準的領(lǐng)料單后，首先查閱庫存賬，若有貨，則通知車間前來領(lǐng)取所需物料，并登記用料流水賬；否則將缺貨通知采購人員。采購人員根據(jù)缺貨通知，查閱訂貨合同單，若已訂貨，則向供貨單位發(fā)出催貨請求，否則就臨時申請補充訂貨。供貨單位發(fā)出貨物后

20、，立即向訂貨單位發(fā)出提貨通知。采購人員收到提貨通知單后，就可辦理入庫手續(xù)。接著是庫工驗收入庫，并通知車間領(lǐng)料。第54頁，共66頁。車間領(lǐng)料單庫長已批準領(lǐng)料單庫工供貨單位催貨單補充訂貨單提貨通知合同資料入庫單庫存帳未批準領(lǐng)料單用料計劃用料流水帳庫存報表有關(guān)部門領(lǐng)料通知有缺貨通知單采購員無第55頁，共66頁。 物資管理的業(yè)務(wù)流程圖，其處理過程是：車間填寫領(lǐng)料單到倉庫領(lǐng)料，庫長根據(jù)用料計劃審批領(lǐng)料單，未批準的退回車間。庫工收到已批準的領(lǐng)料單后，首先查閱庫存賬，若有貨，則通知車間前來領(lǐng)取所需物料，并登記用料流水賬；否則將缺貨通知采購人員。采購人員根據(jù)缺貨通知，查閱訂貨合同單，若已訂貨，則向供貨單位發(fā)出

21、催貨請求，否則就臨時申請補充訂貨。供貨單位發(fā)出貨物后，立即向訂貨單位發(fā)出提貨通知。采購人員收到提貨通知單后，就可辦理入庫手續(xù)。接著是庫工驗收入庫，并通知車間領(lǐng)料。車間領(lǐng)料單庫長已批準領(lǐng)料單庫工供貨單位催貨單補充訂貨單提貨通知合同資料入庫單庫存帳未批準領(lǐng)料單用料計劃用料流水帳庫存報表有關(guān)部門領(lǐng)料通知有缺貨通知單采購員無第56頁，共66頁。 成品庫保管員按車間送來的入庫單登記庫存臺賬。發(fā)貨時，發(fā)貨員根據(jù)銷售科送來的發(fā)貨通知單將成品出庫，并發(fā)貨，同時填寫三份出庫單，其中一份交給成品庫保管員，由他按此出庫單登記庫存臺賬，出庫單的另外兩聯(lián)分別送銷售科和會計科。試按以上業(yè)務(wù)過程畫出業(yè)務(wù)流程圖。保管員車間入庫單發(fā)貨員銷售科發(fā)貨通知單出庫單出庫單出庫單會計科庫存臺帳第57頁，共66頁。案例：業(yè)務(wù)流程第58頁，共66頁。第59頁，共66頁。根據(jù)業(yè)務(wù)流程