DB36_T 1053-2018 辦公自動化環(huán)境中電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范(高清-可復制）

1、ICS 01.140.20A 14DB36江西省地方標準DB 36/T 10532018 辦公自動化環(huán)境中電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范Specification for electronic documents archiving and electronic records management in office automation environment of Jiangxi province2018 - 09 - 07 發(fā)布2019 - 02 - 01 實施江西省質(zhì)量技術監(jiān)督局發(fā) 布DB36/T 10532018DB36/T 10532018I 目次前言II1 范圍12 規(guī)范性引用

2、文件13 術語和定義24 總則45 應用系統(tǒng)建設46 電子檔案安全管理67 應歸檔電子文件的形成、收集與整理78 電子文件的歸檔99 電子檔案的保管與利用1210 電子檔案的處置13附錄 A（規(guī)范性附錄） 辦公自動化系統(tǒng)文書類電子文件歸檔功能基本要求17附錄 B（資料性附錄） 文書類電子文件歸檔與電子檔案移交接口21附錄 C（資料性附錄） 文書類電子文件與電子檔案元數(shù)據(jù)歸檔、移交簡表38附錄 D（資料性附錄） 登記表格式41附錄 E（資料性附錄） 江西省專業(yè)檔案二級與三級門類代碼編碼方案46參 考 文 獻53 前言本標準按照GB/T 1.1-2009給出的規(guī)則起草。本標準由江西省檔案局提出并歸

3、口。 本標準起草單位：江西省檔案局。 本標準主要起草人：方維華、譚向文、毛海帆、田丹華、傅培超、李鵬達、黃 艷、鄧 亮、羅賢明、樊曉星。 II DB36/T 10532018DB36/T 10532018 PAGE 9 PAGE 8 辦公自動化環(huán)境中電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范范圍本標準規(guī)定了在公務活動中經(jīng)辦公自動化系統(tǒng)形成的、具有保存價值的文書、專業(yè)類電子文件歸檔與電子檔案管理的一般要求。 本標準適用于機關、團體、事業(yè)單位,企業(yè)和其他社會組織可參照執(zhí)行。 規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版

4、本（包括所有的修改單）適用于本文件。 GB/T 5271.27 信息技術 詞匯 第27部分：辦公自動化（ISO/IEC 2382-27:1994，EQV） GB/T 7156 文獻保密等級代碼與標識 GB/T 8567 計算機軟件文檔編制規(guī)范 GB/T 18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范 GB/T 22239 信息安全技術 信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求GB/T 22240 信息安全技術 信息系統(tǒng)安全等級保護定級指南GB/T 29194 電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求 GB/Z 32002 信息與文獻 文件管理工作過程分析（ISO/TR 26122:2008，IDT） GB/T 33476

5、.1 黨政機關電子公文格式規(guī)范 第1部分:公文結構 GB/T 33476.2 黨政機關電子公文格式規(guī)范 第2部分:顯現(xiàn)GB/T 33481 黨政機關電子印章應用規(guī)范 GB/T 34840.2 信息與文獻 電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求 第2部分:數(shù)字文件管理系統(tǒng)指南與功能要求（ISO 16175-2:2011，MOD） GB/T 34840.3 信息與文獻 電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求 第3部分:業(yè)務系統(tǒng)中文件管理指南與功能要求（ISO 16175-3:2010，MOD） GB 50174 數(shù)據(jù)中心設計規(guī)范DA/T 13 檔號編制規(guī)則DA/T 22 歸檔文件整理規(guī)則 DA/T 3

6、1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范DA/T 46 文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案 DA/T 47 版式電子文件長期保存格式需求DA/T 54 照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案DA/T 58 電子檔案管理基本術語 DB36/T 380 歸檔文件整理規(guī)范 ISO 13008:2012 信息與文獻 數(shù)字檔案轉換和遷移過程(Information and documentation - Digital records conversion and migration process) 術語和定義GB/T 18894、DA/T 46、DA/T 58界定的以及下列術語和定義適用于本文件。 3.1電子文件 electronic

7、document國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結構、背景組成。 GB/T 18894，定義3.1 3.2電子檔案 electronic records具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。GB/T 18894，定義3.2 3.3結構 structure電子檔案的內(nèi)容組織和存儲方式。包括邏輯結構和物理結構。DA/T 58，定義2.14 3.4邏輯結構 logical structure電子檔案內(nèi)容各信息單元之間關系的描述。 示例：電子檔案的字體字號、文字的排列、章節(jié)的構成、各頁

8、的先后順序、插圖的標號位置等。 DA/T 58，定義2.14.1 3.5物理結構 physical structure電子檔案在存儲設備或載體中的存儲位置和文件格式。 DA/T 58，定義2.14.2 3.6組合電子文件 combined electronic document同一業(yè)務活動中形成的若干件電子文件的集合。 3.7件 item歸檔電子文件的最小整理單位。 示例：一件發(fā)文，一件收文，一張圖表，一件證書，等等。注：改寫DA/T22,定義3.3 3.8組件 component獨立的比特流，操作系統(tǒng)下文件系統(tǒng)中管理信息的基本單元。組件是相互獨立的，它可以單獨或與其他組件一起構成一件電子檔案

9、。 示例：發(fā)文的正文、附件、文件處理單、定稿、修改稿；項目申報文件的公文、項目可行性研究報告、項目環(huán)境評估報告、項目節(jié)能評估報告、項目安全評估報告等。 注：改寫GB/T 29194，定義3.4 3.9復合電子文件 compound electronic document一件包含多個組件的電子文件。 注：改寫GB/T 29194，定義3.6 3.10混合文件 hybrid document一個由數(shù)字和非數(shù)字組件組成的復合文件。 注：改寫ISO 16175-2:2011，3 3.11采集 capture對電子文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)進行收集和存儲的方法與過程。GB/T 18894，定義3.11 3

10、.12元數(shù)據(jù)metadata描述電子檔案的內(nèi)容、結構、背景及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。DA/T 58，定義2.16 3.13數(shù)字檔案資源 digital archival resources電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本、元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字資料的總稱。 3.14辦公自動化系統(tǒng) office automation system一種用于集成辦公活動的信息處理系統(tǒng)。 示例：電子公文系統(tǒng)、行政審批系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)以及各類專門業(yè)務管理系統(tǒng)等用于電子公文擬辦和促進機構專業(yè)事務處理的應用系統(tǒng)。 注：改寫GB/T 5271.27，定義27.01.02 3.15電子檔案管理系統(tǒng) electr

11、onic records management system對電子文件、電子檔案進行采集、維護、利用和處置的計算機信息系統(tǒng)。 注1：電子檔案管理系統(tǒng)通常用于電子檔案形成單位，更注重對電子檔案的管理。系統(tǒng)通過維護元數(shù)據(jù)及電子檔案之間的聯(lián)系，支持電子檔案作為證據(jù)的價值。 注2：改寫 DA/T 58，定義 2.5 3.16電子檔案移交接收系統(tǒng)electronic records transfer and accession system支持檔案室、國家綜合檔案館基于網(wǎng)絡對電子檔案開展移交、接收業(yè)務活動的計算機信息系統(tǒng)。 總則應遵循納入信息化建設規(guī)劃、文檔一體化管理、技術與管理并重、便于利用和安全可信

12、的原則。 應實施全程管理與集中管理，確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用。 應建設、配備必要的檔案信息化基礎設施和應用系統(tǒng)，為辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理提供技術保障。 應建立嚴格的管理制度，明確相關單位及其內(nèi)設部門管理職責，規(guī)范工作程序，形成協(xié)同工作機制，具體要求如下： 檔案行政管理部門負責確定應歸檔保存的專業(yè)類電子文件門類，指導編制、審批文書、專業(yè)類電子文件歸檔范圍與保管期限表。 電子文件形成單位檔案部門應負責： 將辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理納入本單位檔案管理制度，編制電子文件歸檔范圍、分類方案和保管期限表； 提出辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔功能、歸檔接口要求，如有

13、需要，負責提出辦公自動化系統(tǒng)電子檔案管理功能要求； 指導電子文件擬辦部門或業(yè)務辦理部門按要求形成、整理應歸檔電子文件； 負責辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理等各項工作。 電子文件形成單位信息化職能部門應負責： 依據(jù)檔案部門提出的功能要求建設辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔功能、電子文件歸檔接口或電子檔案管理功能； 為電子檔案管理系統(tǒng)的建設，電子檔案及其元數(shù)據(jù)的存儲、備份和安全管理等提供信息化支持。 電子文件形成單位保密部門負責監(jiān)督涉密電子文件歸檔和電子檔案的保密管理。 區(qū)域性、跨組織機構或行業(yè)性辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理功能的開發(fā)、運維與升級由其建設、管理單位負責。 用于支撐電

14、子文件歸檔和電子檔案管理的電子政務基礎設施的運維、管理和安全保障由其建設、管理單位負責。 應基于安全網(wǎng)絡和離線存儲介質(zhì)實施辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理。涉密電子文件歸檔與電子檔案的管理應嚴格按照國家有關保密規(guī)定執(zhí)行。 應用系統(tǒng)建設應用系統(tǒng)框架與配置支持開展電子文件歸檔、電子檔案管理活動的技術性途徑包括但不限于以下兩個： 基于辦公自動化系統(tǒng)向電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔，由電子檔案管理系統(tǒng)生成電子檔案移交數(shù)據(jù)包，經(jīng)電子檔案移交接收系統(tǒng)向國家綜合檔案館移交； 基于辦公自動化系統(tǒng)完成電子文件歸檔、電子檔案管理活動，生成電子檔案移交數(shù)據(jù)包，經(jīng)電子檔案移交接收系統(tǒng)向國家綜合檔

15、案館移交。 應用系統(tǒng)框架包括六個部分：辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔功能、辦公自動化系統(tǒng)電子檔案管理模塊、電子檔案管理系統(tǒng)、電子文件歸檔接口、電子檔案移交接口、電子檔案移交接收系統(tǒng)，其框架和業(yè)務流程如圖 1 所示。 圖1 應用系統(tǒng)框架示意圖 應開發(fā)、配置辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔功能，具體業(yè)務功能要求按照 GB/T 18894 的 5.1、本文件附錄 A 執(zhí)行。 應建設電子檔案管理系統(tǒng)，按照 GB/T 18894 的 5.2 給出的要求開發(fā)、配置電子檔案管理基本功能和擴展功能。 可由辦公自動化系統(tǒng)為電子檔案管理提供支撐，為其開發(fā)、配置電子檔案管理模塊，支持開展到期電子檔案移交工作，該模塊應具備電子

16、文件及其元數(shù)據(jù)歸檔、元數(shù)據(jù)采集、生成固化信息、編目、統(tǒng)計、保管、處置等功能。具體要求參照 GB/T 29194、GB/T 34840.3 等標準給出的要求執(zhí)行。 采用 5.1.1 a)所述業(yè)務流程時，可選擇下述任一種電子文件歸檔接口： 中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口，適用于辦公自動化系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)運行于相同網(wǎng)絡，具體要求見附錄 B 的 B.1； 規(guī)范存儲結構歸檔接口，適用于任何網(wǎng)絡環(huán)境，具體要求見附錄 B 的 B.2。 采用規(guī)范存儲結構作為電子檔案移交接口，具體要求按照附錄 B 的 B.3 執(zhí)行。 組織機構應收集辦公自動化系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)應用軟件、歸檔接口等設計文檔，并在應用軟件運維、升級過

17、程中持續(xù)更新，以書面形式歸檔保存。應歸檔的設計文檔種類與編制應符合 GB/T 8567 給出的要求。 檔案信息化基礎設施建設應為檔案室鋪設辦公自動化系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案移交接收系統(tǒng)運行網(wǎng)絡的信息點，根據(jù)電子文件歸檔、電子檔案管理需要確定各網(wǎng)絡信息點數(shù)量。 電子檔案管理系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡應能滿足數(shù)字檔案資源安全管理要求： 部署、運行于組織機構內(nèi)部局域網(wǎng)； 政務外網(wǎng)虛擬專用網(wǎng)絡； 與數(shù)字檔案資源密級相對應的涉密網(wǎng)絡。 應按以下任一種方式為電子檔案管理系統(tǒng)配置必要的系統(tǒng)硬件，其數(shù)量和性能應能滿足數(shù)字檔案資源安全管理要求： 直接使用服務器和存儲等物理設備； 使用組織機構私有云或電子政務云。 應

18、為電子檔案管理系統(tǒng)配置必要的基礎軟件，包括但不限于：關系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，網(wǎng)絡操作系統(tǒng)，中間件等。 應為電子檔案管理系統(tǒng)配置備份系統(tǒng)，可采用但不限于以下技術架構的備份系統(tǒng)： 虛擬帶庫； 物理帶庫； 藍光光盤庫； SAN 磁盤陣列。 應根據(jù)系統(tǒng)硬件與基礎軟件生命周期、技術升級、故障、性能等實際情況，適時進行更新、升級。 采用 5.2.3 a)所述方式配置專用系統(tǒng)硬件時，機架式服務器等物理設備應部署在單位統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心內(nèi)，數(shù)據(jù)中心建設標準應達到 GB 50174 給出的 C 級數(shù)據(jù)中心要求。 電子檔案安全管理應通過應用系統(tǒng)安全等級保護或分級保護等措施為電子檔案安全提供重要保障。 電子檔案管理系統(tǒng)存

19、儲涉密數(shù)字檔案資源時，應開展電子檔案管理系統(tǒng)安全分級保護工作，具體要求如下： 電子檔案管理系統(tǒng)安全分級保護工作按照國家有關涉密信息系統(tǒng)安全分級保護法規(guī)、標準執(zhí)行。 電子檔案管理系統(tǒng)安全分級保護級別按照數(shù)字檔案資源最高密級定級，涉密數(shù)字檔案資源包括但不限于以下內(nèi)容： 檔案頁面明確標注了秘密、機密、絕密且未解密的數(shù)字檔案資源； 重要紙質(zhì)會議記錄的數(shù)字副本及其元數(shù)據(jù)； 檔案頁面沒有標注，檔案形成單位以書面形式明確為涉密的電子檔案及其元數(shù)據(jù)。 通過分級保護測評的電子檔案管理系統(tǒng)可以存儲、管理所確定密級及以下密級的數(shù)字檔案資源。 電子檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)中心、終端等應與分級保護定級要求相匹配。 電子

20、檔案管理系統(tǒng)存儲的數(shù)字檔案資源管理應嚴格按照分級保護要求執(zhí)行。 電子檔案管理系統(tǒng)存儲非涉密數(shù)字檔案資源時，應開展電子檔案管理系統(tǒng)安全等級保護工作，具體要求如下： 電子檔案管理系統(tǒng)安全等級保護應按照 GB/T 22239、GB/T 22240，參照檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南、檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求等規(guī)定執(zhí)行。 根據(jù) GB/T 22240 對電子檔案管理系統(tǒng)安全保護等級定級時，宜考慮網(wǎng)絡安全因素： 運行于檔案室或組織機構局域網(wǎng)的電子檔案管理系統(tǒng)，安全保護等級不宜低于第二級，即指導保護級； 運行于電子政務外網(wǎng)電子政務云中的電子檔案管理系統(tǒng)，不宜低于第三級，即監(jiān)督保護級。 電子檔案管理

21、系統(tǒng)安全等級保護應遵循關于信息安全等級保護工作的實施意見提出的保護原則、監(jiān)管政策和職責分工等要求。 電子檔案管理系統(tǒng)安全等級保護工作程序為：定級，備案，測評，整改，測評。 電子檔案管理系統(tǒng)部署于政務外網(wǎng)電子政務云時，宜通過虛擬專用網(wǎng)絡（VPN）進行數(shù)據(jù)傳輸，政務外網(wǎng)電子政務云應通過信息系統(tǒng)安全等級保護三級測評。 應歸檔電子文件的形成、收集與整理電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成與收集應將 8.1.1 至 8.1.3 所列歸檔范圍的電子文件納入辦公自動化系統(tǒng)擬辦，以保證齊全完整地形成電子文件： 電子文件門類應齊全完整，包括文書類電子文件、一類或多類專業(yè)類電子文件； 各門類下電子文件及其元數(shù)據(jù)應齊全完整；

22、年度下電子文件及其元數(shù)據(jù)應齊全完整； 關于同一事由的往來電子文件及其組件、元數(shù)據(jù)應齊全完整； 國家或單位規(guī)定的電子文件邏輯結構各要素應齊全完整。 辦公自動化系統(tǒng)主要以三種方式形成電子文件： 在辦公自動化系統(tǒng)中以數(shù)字形式直接形成； 收集其他信息系統(tǒng)生成的電子文件導入辦公自動化系統(tǒng)而形成； 通過數(shù)字化收集紙質(zhì)文件數(shù)字副本并導入辦公自動化系統(tǒng)而形成。 應通過存儲文件夾、計算機文件名等實現(xiàn)組合電子文件、一件電子文件及其組件之間的有機關聯(lián)，建立業(yè)務背景。組合電子文件結構模型如圖 2 所示。 圖2 組合電子文件結構模型 應采用符合歸檔要求的計算機文件格式形成、存儲電子文件及其組件，應具備格式開放、不綁定軟

23、硬件、顯示一致性、可轉換、易于利用等性能，能夠支持國家綜合檔案館向長期保存格式轉換。包括但不限于以下要求： 文檔類電子文件及其組件的計算機文件格式應符合以下要求： 電子文件正本應采用符合 DA/T 47 要求的版式格式形成、存儲并歸檔，包括 OFD、PDF、PDF/A 等計算機文件格式，以固化國家法律法規(guī)或組織機構規(guī)定的電子文件原件形式和邏輯結構； 電子文件定稿、修改稿應以帶修訂標記的通用流式文檔形成、存儲并歸檔，包括 WPS、DOC 等計算機文件格式；宜采用多個帶修訂標記的流式文檔存儲法律、法規(guī)擬制過程中形成的多版本重要修改稿； 辦公自動化系統(tǒng)記錄的電子文件擬辦過程信息，應按照辦公自動化系統(tǒng)

24、顯示的邏輯格式， 如文件處理單的顯示格式，轉換一套 OFD 或 PDF 版式格式存儲、歸檔； 辦公自動化系統(tǒng)記錄的業(yè)務辦理過程信息，可以數(shù)據(jù)庫文件形成、存儲，同時，應在電子文件形成時按照辦公自動化系統(tǒng)顯示的邏輯格式轉換成 OFD 或 PDF 版式格式存儲、歸檔， 或按照原數(shù)據(jù)庫結構轉換為 XML 格式歸檔，XML 文件應采用中文標簽。 按照 7.2.3 a)給出的要求，經(jīng)數(shù)字化形成的電子文件應以雙層 OFD 格式或雙層 PDF 格式形成、存儲并歸檔； 統(tǒng)計報表類電子文件，可以 ET、XLS、PDF、OFD、WPS、DOC 等計算機文件格式形成、存儲并歸檔； 以數(shù)據(jù)庫文件形成、存儲的關系型數(shù)據(jù)庫

25、類電子文件，應在歸檔前按照原數(shù)據(jù)庫結構轉換為XML 格式歸檔，XML 文件應采用中文標簽，自帶文檔類型定義（DTD）； 其他用于歸檔的計算機文件格式按照 GB/T 18894 給出的要求執(zhí)行。 電子公文的原件形式、邏輯格式等應符合國家有關規(guī)定，包括但不限于以下要求，其他電子文件可參照執(zhí)行： 電子公文編碼結構應符合 GB/T 33476.1 等標準要求，帶印章的電子公文，應在辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)使用電子印章； 電子公文邏輯格式，包括頁面尺寸及版面要求、公文版面格式各要素編排規(guī)則、公文特定版面格式、式樣等，應符合 GB/T 33476.2 的要求。 應將電子文件電子印章的用印責任人、用印時間信息記錄于

26、文件處理單，或?qū)懭氚媸轿臋n頭文件中。 電子文件的收集應齊全完整地收集辦公自動化系統(tǒng)中擬辦的電子文件及其組件，同步完成與其相關聯(lián)、形成于辦公自動化系統(tǒng)外部的電子文件及其組件的收集、導入工作，建立電子文件與業(yè)務活動的關聯(lián)關系，確保組合電子文件、復合電子文件的齊全完整。 業(yè)務辦理過程中涉及的所有文件及其附件，應收集電子文件并導入辦公自動化系統(tǒng)。 在辦公自動化系統(tǒng)外產(chǎn)生或接收的紙質(zhì)文件，應收集相應的電子文件并導入辦公自動化系統(tǒng)。包括但不限于以下采集方式和要求： 具有紅頭及印章、親筆簽名、親筆簽署意見等原件形式要素的紙質(zhì)文件，如收文、項目審批意見、專家評審意見、辦公自動化系統(tǒng)外形成的文件處理單、公文抄告

27、單或公文轉辦單等紙質(zhì)文件，應通過數(shù)字化方式收集相應的電子文件； 無紅頭及印章、親筆簽名、親筆簽署意見等原件形式要素的紙質(zhì)文件，如會議指南、座次表、領導講話、代表發(fā)言、會議交流材料、統(tǒng)計報表等，應收集與紙質(zhì)文件邏輯格式和內(nèi)容信息完全一致的電子文件； 在實行安全等級保護的辦公自動化系統(tǒng)環(huán)境中，除涉密紙質(zhì)材料外，其他紙質(zhì)材料應通過數(shù)字化方式收集電子文件、電子文件組件并導入辦公自動化系統(tǒng)。 電子文件的整理應基于辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)置整理規(guī)則和整理功能，在電子文件形成的同時，同步、自動完成電子文件及其組件的整理活動，包括保管期限劃分、分類、排序、命名、存儲等一組業(yè)務活動。 應按照 DB36/T 380 的

28、5.1、5.2、5.3、5.4.3 a)給出的要求，以件為管理單位整理電子文件?？刹捎冒妇砘蚪M合件整理、關聯(lián)同一事由中形成的若干件電子文件及其組件。 電子文件保管期限分為永久、定期 30 年、定期 10 年。 應基于辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)置保管期限表及相關功能，以半自動或全自動化方式劃分電子文件保管期限： 文書類電子文件保管期限表按照本單位機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表執(zhí)行； 國家或行業(yè)主管部門對專業(yè)類電子文件保管期限表已有規(guī)定的，從其規(guī)定；沒有明確規(guī)定的， 應由省級行業(yè)主管部門編制歸檔范圍及保管期限表并報省級檔案行政管理部門審核同意。 應由辦公自動化系統(tǒng)按照內(nèi)置分類方案自動完成電子文件分

29、類活動，主要包括三種分類方案： 年度機構保管期限，年度問題保管期限，年度保管期限。 應基于辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)置分類方案，以及 DB36/T 380 的 5.1.2、5.3 給出的要求，自動完成電子文件及其組件的排序，包括但不限于以下要求： 歸檔年度內(nèi)，在分類方案最低一級類目下，按照電子文件形成時間并結合事由排序； 同一事由中形成的電子文件按照其形成時間排序； 應按照電子文件組件形成的先后次序排序，如電子公文組件的排序： 發(fā)文組件排列順序：正文，附件或被轉發(fā)件，文件處理單，定稿或修改稿； 收文組件排列順序：文件處理單，收文； 關系型數(shù)據(jù)庫形成的電子文件，按照辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)置業(yè)務規(guī)則自主排序。 完

30、成電子文件及其組件排序的同時，辦公自動化系統(tǒng)應按內(nèi)置命名規(guī)則為電子文件及其組件命名，并為計算機文件名元數(shù)據(jù)賦值。命名規(guī)則應能關聯(lián)組合電子文件、一件電子文件及其組件，展示排序結果。以關系型數(shù)據(jù)庫形成的電子文件，應在歸檔前完成格式轉換后予以命名。 辦公自動化系統(tǒng)宜以分類方案類目逐級建立文件夾，在最低一級分類類目文件夾中存儲電子文件及其組件。 電子文件元數(shù)據(jù)的采集應參照 DA/T 46 等行業(yè)標準，在電子文件形成和整理過程中由辦公自動化系統(tǒng)自動采集、存儲有關電子文件及其組件標識符、內(nèi)容與形式特征、物理結構元數(shù)據(jù)，文書類電子文件元數(shù)據(jù)的采集按照附錄 C 的 C.1 執(zhí)行，專業(yè)類電子文件元數(shù)據(jù)的采集可參

31、照附錄 C 的 C.1 執(zhí)行。 應采集的標識符元數(shù)據(jù)包括：統(tǒng)一社會信用代碼，唯一標識符，年度，件號，子件號，組件名稱，計算機文件名。 應采集的內(nèi)容與形式特征元數(shù)據(jù)包括題名、文件編號、責任者、成文時間、附件題名、機構或問題、保管期限、密級，國家、行業(yè)主管部門對專業(yè)類電子文件元數(shù)據(jù)有明確規(guī)定的，應從其規(guī)定。 應采集的物理結構元數(shù)據(jù)包括：格式信息、計算機文件大小。 電子文件的歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔范圍與歸檔格式用于支持組織機構履行主要職能的辦公自動化系統(tǒng)，包括區(qū)域性、跨組織機構或行業(yè)性辦公自動化系統(tǒng)，其形成的具有保存價值且辦理完畢的電子文件及其元數(shù)據(jù)應歸檔保存。 經(jīng)辦公自動化系統(tǒng)形成并辦理完畢的

32、文書類電子文件應歸檔保存，歸檔范圍按照依據(jù)國家檔案局令第 8 號執(zhí)行。 DB36/T 10532018DB36/T 10532018 PAGE 16 PAGE 17 經(jīng)辦公自動化系統(tǒng)形成并辦理完畢的，反映組織機構主要職能活動的專業(yè)類電子文件應歸檔保存，應按以下要求確定歸檔范圍與保管期限表： 應歸檔專業(yè)類電子文件門類包括但不限于國家專業(yè)檔案基本目錄所列門類； 各門類下專業(yè)類電子文件的歸檔范圍，國家或行業(yè)主管部門已有規(guī)定的，應從其規(guī)定; 沒有明確歸檔范圍的，宜按照國家檔案局令第 8 號，使用 GB/Z 32002 提供的工具，分析、編制專業(yè)類電子文件歸檔范圍，明確保管期限表。 應以 7.1.4 給

33、出的計算機文件格式歸檔電子文件及其組件。 應歸檔的電子文件元數(shù)據(jù)按照 7.4.2 至 7.4.4 給出的要求執(zhí)行。 應按照 8.2.2 給出的要求，以相應的計算機文件格式歸檔元數(shù)據(jù)。 電子文件歸檔時間與歸檔方式應按批次定期歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)，歸檔時間最遲不能超過電子文件形成后的第二年 6 月。 應依據(jù)管理制度明確的歸檔時間，由辦公自動化系統(tǒng)自動觸發(fā)電子文件歸檔程序，采用在線歸檔或離線歸檔方式，按照歸檔接口要求組織元數(shù)據(jù)，執(zhí)行電子文件及其元數(shù)據(jù)寫入或格式轉換操作，完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔： 采用中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口時，應按照中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口（附錄 B 的 B.1）將文書類電子文件及其元數(shù)

34、據(jù)寫入中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口，專業(yè)類電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔可參照執(zhí)行； 采用規(guī)范存儲結構歸檔接口時，應按照規(guī)范存儲結構歸檔接口（附錄 B 的 B.2）生成文書類電子文件歸檔數(shù)據(jù)包，存入在線暫存池或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)；專業(yè)類電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔可參照執(zhí)行。 電子文件歸檔程序與要求電子文件歸檔程序包括清點、鑒定、登記、填寫電子文件歸檔登記表(附錄 D 的 D.1)等主要程序。 辦公自動化系統(tǒng)清點程序主要包括兩項內(nèi)容： 由辦公自動化系統(tǒng)自動觸發(fā)電子文件歸檔流程，按照預設規(guī)則自動組織應歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)； 統(tǒng)計、記錄應歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等信息，對加密電子文件做解密處理，按照附錄B 的表 B

35、4 或B.2.2 給出的要求，生成批次電子文件歸檔信息。 辦公自動化系統(tǒng)鑒定程序包括 3 項內(nèi)容，鑒定合格后應將電子文件及其元數(shù)據(jù)、批次電子文件歸檔信息分別寫入中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口附錄 B 的表B1 給出的數(shù)據(jù)表文件中，或按規(guī)范存儲結構生成歸檔數(shù)據(jù)包并推送至臨時存儲池： 檢測、確認電子文件及其元數(shù)據(jù)無病毒； 檢測、確認電子文件及其組件的計算機文件格式符合要求； 檢測、確認電子文件標識符、內(nèi)容與形式特征、物理結構元數(shù)據(jù)齊全、完整，通過計算機文件名能夠準確實現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子文件的一一對應。 電子檔案管理系統(tǒng)側鑒定程序主要包括以下 5 項內(nèi)容，經(jīng)檢測合格的電子文件及其元數(shù)據(jù)，可確認具有真實性、可靠性、完

36、整性和可用性： 基于電子文件歸檔接口讀取批次電子文件歸檔信息； 依據(jù)歸檔信息檢測電子文件及其組件、元數(shù)據(jù)數(shù)量的準確性； 檢測、確認電子文件及其元數(shù)據(jù)無病毒； 檢測、確認電子文件及其組件的計算機文件格式符合要求； 檢測、確認電子文件標識符、內(nèi)容與形式特征、物理結構元數(shù)據(jù)齊全、完整，通過計算機文件名能夠準確實現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子文件的一一對應； 檢測合格后，按照附錄 B 的 B.2.2 給出的要求生成歸檔信息.XML 文件要求。 電子檔案管理系統(tǒng)登記程序基本要求如下： 將鑒定合格的電子文件及其元數(shù)據(jù)存儲至預歸檔庫，通過計算機文件名建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關聯(lián)關系； 為電子文件唯一標識符元數(shù)據(jù)賦值，在管理過

37、程元數(shù)據(jù)中記錄歸檔登記行為，登記歸檔電子文件； 應采用第三方權威機構頒布的數(shù)字簽名或數(shù)字時間戳等生成電子文件固化信息，為數(shù)字簽名元數(shù)據(jù)賦值。 電子檔案管理系統(tǒng)填寫登記表程序基本要求如下： 依據(jù)清點、鑒定結果，按批次將歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)數(shù)量、門類、歸檔年度、保管期限、歸檔日期與時間、格式、字節(jié)總數(shù)、鑒定結果等信息寫入電子文件歸檔登記數(shù)據(jù)庫； 按電子文件歸檔批次填寫、辦理電子文件歸檔登記表(附錄D 的 D.1)并歸檔保存，納入電子檔案管理系統(tǒng)進行長期管理，完成電子文件的歸檔； 將批次歸檔信息.XML 文件導入電子檔案管理系統(tǒng)進行長期管理，建立與電子文件歸檔登記表(附錄D 的D.1)的關聯(lián)，開展

38、編目、檢索、利用等管理活動。 電子檔案與紙質(zhì)檔案的編目應開展電子檔案整理結果審核、同步整理和著錄紙質(zhì)檔案、編制檔號等工作，維護同一歸檔年度內(nèi)電子檔案、紙質(zhì)檔案的有機聯(lián)系與齊全完整。 應定期對存儲于預歸檔庫的電子檔案保管期限劃分、分類情況進行審核、修正和確認。 應對照同一歸檔年度電子檔案整理情況，同步開展會議記錄等紙質(zhì)檔案保管期限劃分、整理、著錄等工作，著錄工作應符合以下要求： 應著錄紙質(zhì)檔案題名、責任者、文件編號、成文時間、附件題名、公開屬性、密級等著錄信息； 電子檔案管理系統(tǒng)應自動為全宗號、檔案門類、檔案門類代碼、年度、機構或問題、機構或問題代碼、保管期限、保管期限代碼、件號、子件號等元數(shù)據(jù)

39、賦值。 完成整理、著錄后，由電子檔案管理系統(tǒng)對電子檔案、紙質(zhì)檔案重新排序，依據(jù)排序結果自動編制文件級檔號并為檔號構成項賦值；宜同步采用文件級檔號作為要素為電子檔案及其組件重命名，同時更新計算機文件名元數(shù)據(jù)值。 完成編目工作后，應將電子檔案、電子檔案與紙質(zhì)檔案元數(shù)據(jù)歸入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫。 應對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉換，將紙質(zhì)檔案數(shù)字副本及其元數(shù)據(jù)導入電子檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)，為組織機構履行職能提供利用，形成年度內(nèi)完整的數(shù)字檔案資源。紙質(zhì)檔案數(shù)字化按照DA/T 31、江西省紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理和技術規(guī)范執(zhí)行。 檔號編制同一門類下的電子檔案與紙質(zhì)檔案應采用統(tǒng)一的檔號編制規(guī)則。 按照 DA/

40、T13、數(shù)字檔案室建設指南給出的要求，采用但不限于以下檔號編制規(guī)則： 以件為管理單位的，檔號編制規(guī)則為：全宗號-檔案門類代碼年度-機構或問題代碼-保管期限代碼-件號子件號； 采用卷為電子檔案管理單位時，檔號編制規(guī)則為：全宗號-檔案門類代碼年度-保管期限代碼-案卷號-件號。 檔號各構成項按以下要求編制，其中，件號、子件號的位數(shù)不能滿足實際需求時，可自定義阿拉伯數(shù)字字符串長度： 全宗號：按照同級國家綜合檔案館給的全宗號編制； 檔案門類代碼： 檔案門類一級代碼：WS文書檔案，ZY專業(yè)檔案； 專業(yè)檔案門類二級、三級代碼：參照江西省專業(yè)檔案門類代碼編碼方案（附錄E）編制； 年度：用 4 位阿拉伯數(shù)字標示

41、歸檔年度； 機構或問題代碼：采用 3 位漢語拼音字母或 2 位阿拉伯數(shù)字標示； 保管期限代碼：以代碼“Y”、“D30”、“D10”分別標識永久、定期 30 年、定期 10 年； 件號子件號：在保管期限下編制件流水號，采用 4 位阿拉伯數(shù)字字符串標示件號，實際件號不足規(guī)定位數(shù)時，前面用“0”補足，如“0008”；當采用組合件整理、關聯(lián)同一事由形成的電子文件及其組件時，以件號標示組合件，以子件號標示組合件內(nèi)的若干件電子文件，采用 3 位阿拉伯數(shù)字字符串標示子件號，實際子件號不足規(guī)定位數(shù)時，前面用“0”補足，如“008”， 文件級檔號應編至子件號； 案卷號-件號：在保管期限下編制案卷流水號，采用 4

42、 位阿拉伯數(shù)字字符串標示案卷號，實際案卷號不足規(guī)定位數(shù)時，前面用“0”補足；在卷內(nèi)編制件流水號，采用 4 位阿拉伯數(shù)字字符串標示件號，實際件號不足規(guī)定位數(shù)時，前面用“0”補足。 電子檔案的保管與利用電子檔案的存儲應為電子檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)配備在線存儲設備，包括物理存儲設備或云存儲資源池。 宜依據(jù)檔號等標識符構成要素在計算機存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲電子檔案及其組件，在元數(shù)據(jù)中自動記錄電子檔案在線存儲路徑。 應對在線存儲系統(tǒng)實施容錯技術方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題或系統(tǒng)報警時應及時處置。 可從電子檔案管理系統(tǒng)在線存儲設備、備份設備中徹底刪除、銷毀已經(jīng)向國家

43、綜合檔案館移交和保存到期的電子檔案。 電子檔案的備份按照科學、有效的備份管理要求進行電子檔案及其元數(shù)據(jù)備份，為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的真實、可靠、完整和可用提供保障。 應結合電子檔案管理和電子政務建設實際，統(tǒng)籌制定電子檔案備份策略和方案，包括但不限于以下要求： 以電子檔案及其元數(shù)據(jù)為主要備份對象，條件許可時宜開展電子檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)應用級備份； 應采用全量和增量相結合的備份策略； 應以本地和異地在線備份作為備份系統(tǒng)的主要架構。 需要開展電子檔案離線備份時，宜按照 GB/T 188946 的 9.2.3 以及江西省數(shù)字檔案與數(shù)據(jù)離線備份管理規(guī)范給出的規(guī)定執(zhí)行。 電子檔案的利用應結合電子政

44、務實際，采用高效、合理的方式開展電子檔案利用活動，主要包括以下三種方式： 基于辦公自動化系統(tǒng)中已歸檔電子文件開展查考性利用，以此替代日常電子檔案查考性利用； 當辦公自動化系統(tǒng)承載電子檔案管理活動時，基于辦公自動化系統(tǒng)開展電子檔案查考性、出證性利用； 基于電子檔案管理系統(tǒng)開展電子檔案查考性、出證性利用。 應嚴格按照國家保密規(guī)定以及本組織機構檔案信息安全管理要求開展已歸檔電子文件或電子檔案利用活動。 應根據(jù)職務、職責等要求為利用者設置相應的利用權限，并在利用權限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復制、下載電子檔案及其元數(shù)據(jù)。 電子檔案及其元數(shù)據(jù)離線存儲介質(zhì)不得外借，其使用應在檔案部門的監(jiān)控范圍內(nèi)。 電子檔案的

45、統(tǒng)計應按照檔案統(tǒng)計年報及組織機構實際要求對電子檔案利用和室藏情況進行統(tǒng)計。 可按電子檔案門類、年度、保管期限、利用人次、利用卷數(shù)或件數(shù)、復制、下載等要素對電子檔案利用情況進行統(tǒng)計。 可按檔案門類、年度、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、銷毀、移交等要素對電子檔案室藏量進行統(tǒng)計。 電子檔案的處置電子檔案的移交應定期將保管期限為永久的文書、專業(yè)類電子檔案及其元數(shù)據(jù)向同級國家綜合檔案館移交，移交時間最遲不得超過其形成后的第 5 年。 應基于電子檔案移交接收系統(tǒng)開展電子檔案及其元數(shù)據(jù)的移交、接收工作。 涉密電子檔案及其元數(shù)據(jù)的移交應按照國家保密法律法規(guī)的要求執(zhí)行，并在移交前進行解密或降密審查。 應移交

46、有關電子檔案標識、內(nèi)容與形式特征、物理結構、管理過程元數(shù)據(jù)，具體要求見附錄 B 的 B.2，至少包括： 標識符元數(shù)據(jù)：統(tǒng)一社會信用代碼，唯一標識符，檔號，全宗號，檔案門類代碼，年度，機構或問題代碼，保管期限代碼，件號，子件號，組件名稱，計算機文件名； 內(nèi)容與形式特征元數(shù)據(jù)：題名、責任者、文件編號、成文時間、附件題名、機構或問題、保管期限、密級、數(shù)字簽名； 物理結構元數(shù)據(jù)：格式信息、計算機文件大??； 管理過程元數(shù)據(jù)：管理活動元數(shù)據(jù)，機構人員元數(shù)據(jù)；描述的管理活動包括：歸檔登記、真實性校驗、移交等。 電子檔案移交程序包括組織清點、鑒定檢測、移交、接收等主要程序。 移交方組織清點程序基本要求如下：

47、基于電子檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)篩選、組織應移交電子檔案及其元數(shù)據(jù)； 基于固化信息對電子檔案內(nèi)容進行真實性校驗，通過管理過程元數(shù)據(jù)記錄校驗活動，將校驗結果寫入管理活動描述元數(shù)據(jù)； 按年度、檔案門類統(tǒng)計、記錄應移交電子檔案及其元數(shù)據(jù)的件數(shù)、組件數(shù)、總容量等，生成移交接收信息.XML 文件。 移交方鑒定檢測程序基本要求如 a)至 e)所述。通過鑒定檢測的，可確認電子檔案具有真實性、可靠性、完整性和可用性；未通過鑒定檢測的，真實性校驗失敗的，應對電子檔案及其元數(shù)據(jù)做相應處理，重新執(zhí)行組織清點、鑒定檢測程序，直到檢測合格。 檢測、確認電子檔案及其元數(shù)據(jù)無病毒； 檢測、確認電子檔案及其組件的計算機文

48、件格式符合要求； 檢測、確認電子檔案標識符、內(nèi)容與形式特征、物理結構、管理過程元數(shù)據(jù)齊全、完整，通過計算機文件名能夠準確實現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子檔案及其組件的一一對應； 按照附錄 B 的 B.3.2 給出的要求，生成移交接收信息.XML 文件。 按照附錄 B 的 B.3 給出的移交接口要求，將鑒定檢測合格的電子檔案及其元數(shù)據(jù)、移交接收信息.XML 文件、業(yè)務辦理過程信息等生成一個或多個移交數(shù)據(jù)包，存儲到臨時存儲池或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)。 完成鑒定檢測程序后，移交方登錄電子檔案移交接收系統(tǒng)，啟動移交功能，將電子檔案移交數(shù)據(jù)包逐一導入電子檔案移交接收系統(tǒng)，確認移交行為。 接收方鑒定檢測程序基本要求如 a)至

49、f)所述。通過鑒定檢測的，可確認電子檔案具有真實性、可靠性、完整性和可用性；未通過鑒定檢測的，應通知移交方做相應處理并重新向電子檔案移交接收系統(tǒng)導入電子檔案移交數(shù)據(jù)包，直到檢測合格。 將電子檔案移交數(shù)據(jù)包靜置 15 個日歷日； 靜置期結束后，檢測、確認電子檔案及其元數(shù)據(jù)無病毒； 依據(jù)移交接收信息.XML 文件檢測電子檔案及其組件、元數(shù)據(jù)數(shù)量的準確性； 檢測、確認電子檔案及其組件的計算機文件格式符合要求； 檢測、確認電子檔案標識符、內(nèi)容與形式特征、物理結構、管理過程元數(shù)據(jù)齊全、完整，檔號編制規(guī)范、連續(xù)，通過計算機文件名能夠準確實現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子檔案的一一對應； 將檢測結果寫入移交接收信息.XML

50、文件。 接收程序基本要求如下： 將電子檔案及其元數(shù)據(jù)導入數(shù)字檔案館應用系統(tǒng)，完成格式轉換、封裝等后續(xù)管理活動，在管理過程元數(shù)據(jù)中記錄接收、格式轉換等業(yè)務行為； 將移交接收信息.XML 文件以及移交、接收過程信息寫入數(shù)字檔案館應用系統(tǒng)相關數(shù)據(jù)庫，生成、管理電子檔案移交與接收登記表（附錄 D.4）； 移交、接收雙方填寫、辦理紙質(zhì)電子檔案移交接收表（附錄 D.5）并分別歸檔保存，納入電子檔案管理系統(tǒng)進行長期管理，完成移交、接收程序。 電子檔案的轉換與遷移應在確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用基礎上，按照 GB/T 18894 的 10.2 給出的要求， 實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉換或遷移。 出現(xiàn)但

51、不限于以下情況時，應實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉換或遷移： 電子檔案的計算機文件格式將被淘汰或失去技術支持時，應實施電子檔案格式轉換； 因技術更新、介質(zhì)檢測不合格等原因需更換離線存儲介質(zhì)時，應實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)離線存儲介質(zhì)的轉換； 支撐電子檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)運行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、磁盤陣列等主要系統(tǒng)硬件、基礎軟件等設備升級、更新時，應實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移； 電子檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)應用軟件更新時，應實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移。 參照 ISO 13008 等標準要求，電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉換、遷移主要包括 8 個程序： 確認轉換或遷移需求； 評估轉換或遷移風

52、險； 制定轉換或遷移方案； 審批轉換或遷移方案； 轉換或遷移測試； 實施轉換或遷移； 評估轉換或遷移結果； 報告轉換或遷移結果。 應在確認轉換或遷移活動成功實施之后，對轉換或遷移前的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進行銷毀或繼續(xù)留存的處置。 電子檔案及其元數(shù)據(jù)庫的轉換、遷移活動應記錄于電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)中，填寫、辦理書面電子檔案格式轉換與遷移登記表(附錄D 的表D.2)并歸檔保存，納入電子檔案管理系統(tǒng)進行長期管理。 應對經(jīng)過計算機文件格式轉換的電子檔案及其元數(shù)據(jù)重新備份。 電子檔案的解密應按照中華人民共和國保守國家秘密法實施條例、GB/T 7156 等法規(guī)、標準，定期對電子檔案進行解密或降密審查，審查程

53、序應符合國家有關規(guī)定。 應基于電子檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)實施電子檔案解密或降密工作，包括但不限于以下要求： 根據(jù)解密或降密審查意見更新密級元數(shù)據(jù)值，根據(jù)解密后電子檔案內(nèi)容的敏感程度，著錄為公開或限制； 保存、管理解密或降密審查意見、解密或降密電子檔案清單； 在解密日志中記錄解密或降密活動，包括解密或降密依據(jù)、解密或降密電子檔案數(shù)量及檔號、解密行為、原密級、解密時間及解密操作責任人等信息。 電子檔案的銷毀應基于電子檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)對保存到期電子檔案進行銷毀鑒定和實施銷毀等工作，涉密電子檔案的銷毀應按照國家保密規(guī)定執(zhí)行。 銷毀鑒定主要包括兩項內(nèi)容： 檢索、篩選到期電子檔案，對照電

54、子檔案內(nèi)容進行逐一鑒定，給出銷毀或續(xù)存意見，輸出擬銷毀電子檔案清單； 形成書面到期電子檔案銷毀報告、擬銷毀電子檔案清單，報上級領導審批，通過審批后可進入實施銷毀程序。 實施銷毀的基本要求如下： 啟動銷毀流程，對在線存儲的保存到期電子檔案進行徹底刪除，在銷毀日志中記錄銷毀活動， 將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)完整移入電子檔案銷毀數(shù)據(jù)庫； 從備份系統(tǒng)中徹底刪除應銷毀電子檔案； 從離線存儲介質(zhì)中徹底刪除應銷毀電子檔案；對于一次性寫入光盤備份載體，將需繼續(xù)保存的電子檔案及其元數(shù)據(jù)遷移或轉換至新的離線備份載體后，對原備份光盤作破壞性徹底銷毀。 填寫、辦理書面電子檔案銷毀登記表（附錄 D 的表 D.3）。 將書

55、面到期電子檔案銷毀報告、擬銷毀電子檔案清單及審批意見、電子檔案銷毀登記表歸檔保存，同時以數(shù)據(jù)庫文件、OFD 或PDF 版式格式文檔納入電子檔案管理系統(tǒng)進行長期管理。 附 錄 A（規(guī)范性附錄）辦公自動化系統(tǒng)文書類電子文件歸檔功能基本要求表 A.1辦公自動化系統(tǒng)文書類電子文件歸檔功能基本要求序號 功能要求 1 文書類電子文件的形成和收集 1.1 支持形成、收集屬于組織機構文件材料歸檔范圍的全部文書類電子文件及其元數(shù)據(jù)，包括生成或?qū)爰堎|(zhì)文件數(shù)字副本及其元數(shù)據(jù) 1.2 支持形成、固化符合國家法規(guī)、標準規(guī)定的文書電子文件，包括其原件形式、邏輯格式要素等 1.2.1 形成的電子公文編碼結構應符合 GB/

56、T 33476.1 的要求 1.2.2 形成的電子公文邏輯結構，即版面格式，應符合 GB/T 33476.2 的要求 1.2.3 采用親筆簽署方式時，在電子文件、文件處理單頁面特定位置保存、固化手工親筆簽名、簽批意見等信息 1.2.4 如果需要，應支持將未擬辦完畢的電子文件組件輸出為紙質(zhì)打印件，如某稿本或文件處理單，在后續(xù)擬辦過程中，其上形成組織機構相關負責人親筆簽署意見、簽名時，支持以數(shù)字化方式生成電子文件組件，或直接將其數(shù)字副本導入辦公自動化系統(tǒng)，按照文書處理程序或業(yè)務辦理程序插入正確位置 1.2.5 配置符合 GB/T 33481 要求的電子印章和電子印章管理系統(tǒng)，形成、固化電子文件的原

57、件形式 基于規(guī)范的程序為電子文件用印 將用印信息，包括用印行為、用印責任人、用印時間等記錄于文件處理單頁面，或?qū)懭?OFD 或 PDF 版式格式文檔的頭文件中 帶電子印章的電子文件或電子文件組件轉為版式格式文檔并歸檔后，其版面格式、電子印章樣式、顏色等應與轉換前保持一致 1.3 以符合本文件 7.1.4 要求的通用計算機文件格式形成、存儲、歸檔電子文件及其組件 1.3.1 以符合 DA/T47 要求的計算機文件格式形成、存儲并歸檔文本類電子文件 以 OFD、PDF、PDF/A 等版式格式形成、存儲、歸檔電B 子文件正本 DB36/T 10532018表A.1 辦公自動化系統(tǒng)文書類電子文件歸檔功

58、能基本要求(續(xù)）DB36/T 10532018 PAGE 20 PAGE 21 序號 功能要求 以帶修訂標記的 WPS、DOC 等通用計算機文件格式形成、存儲并歸檔電子文件修改稿；法律、法規(guī)擬制過程中形成的多版本重要修改稿應分別形成、存儲、歸檔，其他電子文件修改稿，宜采用1 個帶修訂標記的流式文檔記錄全部修改信息，并存儲、歸檔 電子文件擬辦過程信息，按照辦公自動化系統(tǒng)顯示的邏輯格式，如文件處理單的版面邏輯格式， 轉換一套 OFD 或PDF 版式格式存儲、歸檔 業(yè)務辦理過程信息，應按照辦公自動化系統(tǒng)顯示的邏輯格式，轉換一套 OFD 或PDF 版式格式存儲、歸檔，或按照原數(shù)據(jù)庫結構轉換為 XML

59、格式歸檔，XML 文件應采用中文標簽 1.3.2 根據(jù)實際需要，以 ET、XLS、OFD、PDF、WPS、DOC 等任一種通用計算機文件格式形成、存儲并歸檔統(tǒng)計報表類電子文件 1.3.3 以關系型數(shù)據(jù)庫文件形成、存儲的電子文件，歸檔前按照原數(shù)據(jù)庫結構轉換為 XML 格式歸檔，或?qū)⑿铓w檔的數(shù)據(jù)從不同的數(shù)據(jù)庫表文件中提取，按顯示的邏輯結構組合轉換為 XML、OFD、PDF 等任一種格式文檔歸檔，XML 文件應采用中文標簽，自帶文檔類型定義（DTD） 1.4 支持導入辦公自動化系統(tǒng)外部形成的電子文件、電子文件組件，納入電子文件擬辦或業(yè)務辦理過程；屬于組合電子文件、復合電子文件的，通過插入、存儲、命名

60、等功能將其導入正確位置，建立其內(nèi)在的有機聯(lián)系 1.5 基于歸檔范圍與保管期限表，在電子文件歸檔最后時限向有關角色自動提示應歸檔范圍內(nèi)電子文件及其元數(shù)據(jù)為空的類目 1.6 以打包、壓縮、加密方式存儲電子文件及其組件時，應在歸檔前對電子文件及其組件解包、解壓縮、解密 1.7 電子文件擬辦或業(yè)務辦理過程中，采集、形成、存儲 7.4 要求的基本元數(shù)據(jù)，包括： 標識符元數(shù)據(jù)：統(tǒng)一社會信用代碼，唯一標識符，年度，件號，子件號，計算機文件名。 內(nèi)容與形式特征元數(shù)據(jù)：題名、文件編號、責任者、成文時間、附件題名、機構或問題、保管期限、密級 物理結構元數(shù)據(jù)：格式信息、計算機文件大小 1.8 可按自定義規(guī)則編制電子