編輯長文檔的方法與技巧

1、Word編輯長文檔的方法與技巧Word是目前應(yīng)用廣泛的文字處理軟件，功能十分強(qiáng)大。其中一 些用于編輯長文檔的功能具有很高的實用價值。試想一下，在編輯一些長達(dá)幾十或是幾百頁的文檔時，如不掌握一定的方法和技巧，那你 將花大量的時間在翻動滾動條上， 這樣的文檔在結(jié)構(gòu)上層次不清，在 內(nèi)容上難于查找，從而使編輯效率大大降低。筆者在此針對長文檔的 編輯，并以Word97為例，介紹一些方法和技巧，來提高組織和管理 文檔時的工作效率。一.用大綱視圖使文檔層次結(jié)構(gòu)清晰化用大綱視圖來編輯和管理文檔，可使文檔具有象文件菜單一樣能 逐層展開的清晰結(jié)構(gòu)，能使閱讀者很快對文檔的層次和內(nèi)容有一個從 淺到深的了解，從而能快速

2、查找并切換到特定的內(nèi)容。首先，新建一文檔，并單擊“視圖”菜單中的“大綱視圖”選項 或按文檔左下方工具條上的“大綱視圖”按鈕來切換到大綱視圖。分別輸入各級標(biāo)題的名稱（在每個標(biāo)題前都有一個“口”記號）。其次，分別向左或向右拖動“口”記號可使對應(yīng)的標(biāo)題升級或降 級（也可選中某一標(biāo)題后，點擊大綱工具條上的“升級”或“降級” 按鈕）。經(jīng)升/降級后，各標(biāo)題之間的關(guān)系就像一般文件夾那樣逐層相 套。若某標(biāo)題以標(biāo)示，則表示該標(biāo)題下是有內(nèi)容的（即是可以 展開的）；若某標(biāo)題以“口”標(biāo)示，則表示該標(biāo)題下是沒有內(nèi)容的（即 不可以展開）。另外，可用大綱工具條上的按鈕對各標(biāo)題進(jìn)行上移、下移、展開和折疊。最后，在某個標(biāo)題按回

3、車，將光標(biāo)移至下一空行的開頭，用“復(fù) 制”、“粘貼”的方法將特定的內(nèi)容插入到文檔中。 在選定這整篇文 章內(nèi)容的前提下，按下大綱工具條上的“降級為正文”按鈕， 可將其 轉(zhuǎn)換成正文內(nèi)容（即非標(biāo)題）。如此類似地插入各篇文章的內(nèi)容，進(jìn) 行整理、編輯后存盤即可。.利用書簽功能進(jìn)行迅速查找Word 97中可將選定的文件、圖形等標(biāo)識為書簽，從而可以通過定位功能迅速切換到長文檔中書簽所在的位置。 例如要將“利用書 簽功能進(jìn)行迅速查找”這段文字標(biāo)識為書簽，可先將其選中，再單擊“插入”菜單中的“書簽”選項，在出現(xiàn)的對話框中輸入書簽的名稱 后按“添加”即可（在此對話框中也可對已有的書簽進(jìn)行刪除）。此時，若“工具”-

4、“選項”-“視圖”中的“書簽”項被選定，則 文中“利用書簽功能進(jìn)行迅速查找”這些文字會被方括號括出，表示是已被標(biāo)識為書簽。在長文檔中按自己需要將一些關(guān)鍵項標(biāo)識為書簽 后，可在“編輯”-“定位”中的“定位”選項卡中對某一書簽進(jìn) 行定位，從而使文檔迅速切換到被標(biāo)識為此書簽的地方。止匕外，在該 選項卡中還可對頁、節(jié)、行、批注、圖形、公式等 13個項目進(jìn)行定 位，若靈活運用，可大大提高查找、編輯文檔的效率。.創(chuàng)建超級鏈接，實現(xiàn)快速切換上過網(wǎng)的朋友們都知道，超級鏈接是指一個計算機(jī)文檔（頁面）的特定區(qū)域能引入其它文檔或程序。鼠標(biāo)放在超級鏈接上會變成手形，點擊后即可切換Word97中也有相類似的超級鏈接功能

5、，可將文檔中的文字、圖 像等與本機(jī)硬盤或因特網(wǎng)上所設(shè)置的相關(guān)信息鏈接起來。首先，打開一個文檔，選擇要作為超級鏈接顯示的文字。其次，單擊“插入”菜單中的“超級鏈接”選項彈出對話框。在“鏈接到文件或URL中輸入待鏈接文檔（目標(biāo)文檔）的路徑。此路徑可以是Internet地址（URD或本機(jī)硬盤上的文檔。最后確定退出， 就完成了一個超級鏈接的創(chuàng)建。說到這里，我們可以知道，用超級鏈 接組織文稿時，是在多個文檔間建立鏈接關(guān)系，這與在大綱視圖中組 織文檔只形成一個文檔是有所區(qū)別的。 在用超級鏈接查看、切換文檔 時，還能用工具條上諸如IE中的“前進(jìn)”、“后退”按鈕，十分方 便。.使用多窗口，查看長文檔的不同部分

6、用多個窗口來顯示同一長文檔的不同部分， 可以使查找、編輯工 作變得較為方便。方法有兩種：.打開文檔后，單擊“窗口”菜單中的“新建窗口”，再單擊 “窗口”菜單中的“全部重排”，可打開上下兩個窗口來顯示文檔。.將鼠標(biāo)放在文檔右端滾動條的最上方，當(dāng)鼠標(biāo)變?yōu)椤安鸱执翱凇钡挠浱枙r雙擊，可將當(dāng)前窗口拆分為兩個子窗口。 上下拖動拆分 條可調(diào)節(jié)這兩個子窗口的大小，雙擊拆分條可取消拆分。五.用自動滾動功能瀏覽長文檔像某些讀書軟件一樣， Word也提供了對文檔頁面的自動滾動功能，以方便用戶閱讀文檔，免去了用 PageUp PageDow并工翻頁的 麻煩。要實現(xiàn)自動滾動功能，只要選“視圖”一“工具欄”一“自 定義”

7、命令，在彈出的“自定義”對話框中，選中“類別”為“所有 命令”，再將“命令”項中的“ Autoscroll ”拖拽到工具條上即可。 以后瀏覽長文檔時，只需點擊工具條上的“自動滾動”命令， 并使鼠 標(biāo)位于右邊滾動條中心位置的上方或下方即可實現(xiàn)上下滾動，鼠標(biāo)離中心位置越遠(yuǎn)，滾動越快。要取消自動滾動功能回到正常編輯狀態(tài)， 只需右擊鼠標(biāo)即可?？戳松鲜鲫P(guān)于編輯長文檔的方法和技巧， 大家是不是有了一點心 得？親自動手試試吧，相信一定會有所收益。Word長文檔的制作技巧在日常使用 Word辦公的過程中、長文檔的制作是我們常常需要 面臨的任務(wù)。比如營銷報告、畢業(yè)論文、宣傳手冊、活動計劃等等類 型的長文檔。由于

8、長文檔的綱目結(jié)構(gòu)通常比較復(fù)雜，內(nèi)容也較多，如 果不注意使用正確的方法，那么整個工作過程可能是費時費力， 而且 質(zhì)量還不能讓人滿意的。本部分課程專門討論長文檔的制作的方方面面， 在介紹合理制作 觀念的同時，提供長文檔制作過程中有助于提高效率的必備技能， 如 果你能堅持和完成課程中相應(yīng)的練習(xí)，掌握相應(yīng)的方法和技巧，那么 相信你以后再面對長文檔的制作任務(wù)時， 將會倍感輕松。文章中提供 處理前和處理后的.doc文件供大家下載參考。文章導(dǎo)讀:一、應(yīng)用性任務(wù)（一）如何制作長文檔的綱目結(jié)構(gòu)？（二）如何為長文檔設(shè)置多級標(biāo)題編號？（三）如何在文檔中讓插圖自動編號及交叉引用題注？（四）如何為長文檔編制目錄和索引？

9、二、基本應(yīng)用能力練習(xí)（一）合理的工作觀念（二）在大綱視圖中工作在大綱視圖中建立綱目結(jié)構(gòu)在大綱視圖中調(diào)整綱目結(jié)構(gòu)（三）多級標(biāo)題編號（四）插圖的編號和交叉引用題注（五）目錄和索引的制作目錄的制作索引的制作三、總結(jié)一、應(yīng)用性任務(wù)（一）如何制作長文檔的綱目結(jié)構(gòu)？文檔的綱目結(jié)構(gòu)是評價文檔好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。同時，若要高效地完成一篇長文檔，文檔的綱目結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是首先完成的工作， 大綱 視圖是構(gòu)建文檔綱目結(jié)構(gòu)的優(yōu)秀途徑，在后面的“在大綱視圖中工 作”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個任務(wù)的具體方法。（二）如何為長文檔設(shè)置多級標(biāo)題編號？在樣式部分的課程中，我們曾經(jīng)初步介紹文檔的多級標(biāo)題編號。對于長文檔來說，用 W

10、ord提供的編號功能來完成任務(wù)就更為必要， 因為這比手動編號效率高出不少。在后面的“多級標(biāo)題編號”應(yīng)用能 力練習(xí)部分，將介紹完成這個任務(wù)的具體方法。（三）如何在文檔中讓插圖自動編號及交叉引用題注？為了加強(qiáng)文檔的表達(dá)力，圖文并茂是有效的方法。但是長文檔的 圖片可能有很多，難道還是一幅一幅地手動添加編號和題注嗎？不！ 讓我們充分利用 Word的自動化功能吧。在后面的“插圖的編號和交 叉引用題注”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個任務(wù)的具體方法。（四）如何為長文檔編制目錄和索引？目錄和索引也是長文檔的重要組成部分，利用 Word的相應(yīng)功能 可以快速高效地制作它們。在后面的“目錄和索引的制作”應(yīng)用能力

11、練習(xí)部分，將介紹完成這個任務(wù)的具體方法。二、基本應(yīng)用能力練習(xí)本部分的基本應(yīng)用能力練習(xí)是和上面的應(yīng)用性任務(wù)對應(yīng)的。完成一個練習(xí)就獲得了相應(yīng)的解決問題的能力，把全部練習(xí)完成之后，綜 合運用于長文檔的制作過程中，就可以切實體會到工作效率的明顯提 局。（一）合理的工作觀念在進(jìn)入具體練習(xí)之前，我們先來討論一下長文檔制作的工作觀 念。經(jīng)過實踐證明，一個不錯的做法是：先建立好文檔的綱目結(jié)構(gòu)，然后再進(jìn)行具體內(nèi)容的填充。也許你一直就是使用這個正確的辦法, 但是也許你習(xí)慣想到那里寫到那里。如果你屬于的第二種情況，那么為了效率和文檔質(zhì)量的提高， 請 嘗試改變一下工作方式。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)先建立好合理的文檔框架， 不僅有 利

12、于指導(dǎo)自己快速地完成實際內(nèi)容的寫作， 而且也方便了閱讀者的理 解時，我相信你會接受這個合理的工作觀念。（二）在大綱視圖中工作在大綱視圖中建立綱目結(jié)構(gòu)當(dāng)我們完成對一篇文檔的構(gòu)思后， 根據(jù)上面提出的工作觀念，最 好先把該文檔的綱目框架建立好。下面我們將通過制作一份名為“校 園科技節(jié)活動計劃”的文檔，學(xué)習(xí)在大綱視圖中建立文檔綱目結(jié)構(gòu)的 基本方法。該文檔的最終效果文件放在文章末尾的鏈接中， 這里可先下載處 理前的文檔?？梢韵却蜷_該文檔看一下綱目結(jié)構(gòu)初步建立后的大致效 果，然后我們的任務(wù)就是根據(jù)這個效果自己再動手制作一遍，從而體會在大綱視圖中制作文檔綱目結(jié)構(gòu)的方便和快捷。.啟動Word2003新建一個空

13、白文檔，然后單擊 Word窗口左下 方的“大綱視圖”按鈕（圖1）,切換到大綱視圖。.切換到大綱視圖后，可以看到窗口上方出現(xiàn)了 “大綱”工具欄（圖2）,該工具欄適專門為我們建立和調(diào)整文檔綱目結(jié)構(gòu)設(shè)計的，大 家在后面的使用中將體會到非常的方便。:片中1疑 , ，信控由mWEztoi溢留 圖2.接下來我們先把一級標(biāo)題輸入，可以看到輸入的標(biāo)題段落被Word自動賦予“標(biāo)題1”樣式（圖3）, Word為什么會這樣做呢？原因在于，這節(jié)省了我們用常規(guī)方法處理文檔時手動設(shè)置標(biāo)題樣式的時間。假設(shè)我們文檔很長，標(biāo)題段落很多的時候，就很容易體會到 Word這個自動化的好處了參加對象： 活動宗旨“ 活動主體內(nèi)容. 活動

14、時間安排.各項目負(fù)責(zé)人員設(shè)置=相關(guān)廣告洽談“。閉幕式主題設(shè)計）.接下來我們把文檔的二級標(biāo)題輸入，將插入點定位于“參加對象”段落末尾，按下回車后得到新的一段，如果直接輸入你會發(fā)現(xiàn)Word仍然把它當(dāng)成一級標(biāo)題，用什么方法告訴 Word現(xiàn)在輸入的是二 級標(biāo)題呢？方法一是按下鍵盤“ Tab”鍵，方法二是單擊“大綱”工 具欄的“降級”按鈕（圖4）。執(zhí)行其中任何一個操作后可以看到段落 控制符（就是段落前面的小矩形）向右移動一格，表示該標(biāo)題段落降了 一級（圖5）。.接著輸入“參加對象”的下屬二級標(biāo)題段落“數(shù)學(xué)系”， 回車 后Word默認(rèn)新得到的一段為“二級標(biāo)題”段落，因此我們可以直接 輸入“物理系”，用同樣

15、的方法輸入下面的其它系。.進(jìn)行到這里，相信大家可以用相同的方法輸入“活動宗旨”、“活動時間安排”等一級標(biāo)題段落的下屬段落了。 請大家參照提供的最終效果文件，把剩余的二級標(biāo)題段落輸入。當(dāng)然，你會發(fā)現(xiàn)Word也自動為二級標(biāo)題段落賦予“標(biāo)題 2”樣式。在實際工作中，你也許 有更多的標(biāo)題等級，后面標(biāo)題等級的處理以此類推，Word內(nèi)置了 “標(biāo) 題1”到“標(biāo)題9” 9個標(biāo)題樣式，可以處理大綱中出現(xiàn)的一級標(biāo)題 到九級標(biāo)題，應(yīng)該夠用了吧。.當(dāng)你把所有的二級標(biāo)題輸入完成后，可以發(fā)現(xiàn)凡是含有下屬標(biāo)題的一級標(biāo)題段落前面的段落控制符有原來的小矩形變成十字形（圖 6）。口校園科技節(jié)活動唱劃用籠距新口計算機(jī)程序設(shè)計比賽實

16、用數(shù)學(xué)模型研究.口網(wǎng)頁制作比賽口科學(xué)家講座/8,為什么把這些符號成為段落控制符呢？現(xiàn)在用鼠標(biāo)指針單擊一下“參加對象”前面的段落控制符，可以發(fā)現(xiàn)該段落以及它的下屬段落被選中；雙擊“活動主體內(nèi)容”前面的段落控制符， 可以看到它的下屬段落被折疊（圖7）,再雙擊一下又可將其展開?？梢娺@個小小 的符號，在我們需要進(jìn)行相關(guān)的操作控制時，為我們帶來了不少方便。 活動宗旨“詼貧冷貪忘加先 圓Gu；l口激發(fā)學(xué)習(xí)動力M培養(yǎng)團(tuán)隊意識活動主體內(nèi)容下活動時間安排”開幕式V主體內(nèi)容o閉幕式一9.前面提到的“折疊”的一個用途為,將所有含有下屬標(biāo)題的一級標(biāo)題段落折疊，我們更容易觀看整個文檔的一級標(biāo)題綱要。當(dāng)然, 更方便的方法

17、是使用“大綱”工具欄上的“ 顯示級別”命令，比如我們想看看文檔的一級標(biāo)題，則單擊“顯示級別”下拉按鈕， 在彈出的 列表中選擇“顯示級別1”即可（圖8）1t *6克里;止：于史卻展副品校園科技節(jié)活動計劃, 參加對劍 活動宗旨.活動主體內(nèi)容U顯軍級另！ 顯示皴梟 顯不領(lǐng)另! 顯不弧男L 顯軍繳多! 顯不弧 顯示線另！23456 T89顯示所有緩別辦活動時間安排，Q各項目負(fù)責(zé)人員設(shè)置.。相關(guān)廣告洽談,1閉幕式主題設(shè)計.在大綱視圖中調(diào)整綱目結(jié)構(gòu)上面的學(xué)習(xí)過程我們了解了在大綱視圖中從頭建立文檔綱目框 架的基本方法。通常，一篇文檔的綱要建立后，可能還會調(diào)整修改幾 次才能達(dá)到滿意的效果。下面我們就來介紹一下

18、在大綱視圖中調(diào)整修 改文檔綱目框架的方法。.還是在上面的案例文件中，假設(shè)我們想把“活動宗旨”及其下 屬段落移動到“參加對象”段落之前。為了讓“活動宗旨”及其下屬 段落能夠被整體移動，于是先雙擊一下它前面的段落控制符， 把它折 疊起來。同時，也把“參加對象”段落折疊，這樣可以直接把“活動 宗旨”整體段落移動到“參加對象” 一級標(biāo)題之前。.把它們都折疊好后，單擊“大綱”工具欄的“上移”按鈕 （圖 9）,即可完成移動（圖10）。上移科技節(jié)活動計劃.參加對象 活動主體內(nèi)容- 口計算機(jī)程序設(shè)計比賽 口實用數(shù)學(xué)模型研究F 口網(wǎng)頁制作比賽口科學(xué)家講座F校園科技節(jié)活動計劃.活動宗旨參加對象.活動主體內(nèi)容V計算

19、機(jī)程序設(shè)計比賽口實用數(shù)學(xué)模型研究一口網(wǎng)頁制作比賽，圖10口科學(xué)家講座F3,通過這個操作大家可以體會一下折疊的好處，同時類似的移動 操作，都可以仿照進(jìn)行。4,下面來練習(xí)更改級別的操作?；痉椒椋合冗x中需要更改級 別的段落，然后通過“大綱”工具欄的按鈕操作。.假設(shè)我們想把“校園科技節(jié)活動計劃”段落的級別改為“正 文文本”，以便讓它作為文檔名稱，這樣在后面的多級標(biāo)題編號時, 它就不會被編號。先選中“校園科技節(jié)活動計劃”段落，然后單擊“大綱”工具欄上的“降為正文文本”按鈕即可 （圖11）。降為“正文文本；國圖片校園科技節(jié)活動計劃.?；顒幼谥?0參加對象.0活動主體內(nèi)容4計算機(jī)程序設(shè)計比賽口實用數(shù)學(xué)模

20、型研究小網(wǎng)頁制作比賽，。科學(xué)家講座.圖11.其它類似的標(biāo)題的升或降可以仿照操作。到這里為此，我們初步學(xué)習(xí)了在大綱視圖中建立和調(diào)整文檔綱目 框架的基本方法，練習(xí)了各種常見的操作。這部分內(nèi)容的特點是，只 要了解了基本操作原理，其它類似的操作均可仿照進(jìn)行。當(dāng)文檔的綱 目框架建立和修改好后，我們就可以切換到普通或頁面視圖進(jìn)行具體 內(nèi)容的填寫工作了。但是下面我們還要進(jìn)行一個練習(xí)，那就是多級標(biāo)題編號。我們在 樣式課程的最后進(jìn)行過相關(guān)練習(xí)， 這里還想提醒大家的是，當(dāng)在大綱 視圖中建立好文檔的綱目框架后，由于 Word自動把標(biāo)題樣式套用于 相應(yīng)的標(biāo)題段落中，所以已經(jīng)可以直接為文檔的標(biāo)題編號了， 下面我 們介紹

21、一下具體的操作方法。國王-（三）多級標(biāo)題編號假設(shè)我們的多級標(biāo)題編號的目標(biāo)效果為下圖（圖12）口校園科技節(jié)活動計劃第一部分.活動宗旨，(-).激發(fā)學(xué)習(xí)動力”。(-),培養(yǎng)團(tuán)隊意識型第二部分.參加對象“(-).物理系(-).(三，(五，數(shù)學(xué)系，計算機(jī)系”化學(xué)系生物系，第三部分.活動主體內(nèi)容.口 (-).計算機(jī)程序設(shè)計比賽/=(-).實用數(shù)學(xué)模型研究 口(三),網(wǎng)頁制作比賽 口(四，科學(xué)家講座第四部分.活動時間安排“ (1).開幕式u圖12.還是在上面的案例文檔中，選擇菜單“格式-項目符號和編 號”命令，打開“項目符號和編號”對話框， 選擇“多級編號”選項 卡，選中第二行第二種編號方案然后單擊“自定

22、義”按鈕， 打開“自 定義多級符號列表”對話框。.選中“級別”列表框內(nèi)的“ 1”，然后選擇編號樣式為“一、 二、三”，在編號格式框內(nèi)“一”字符之前輸入“第”， 之后輸入“部 分.”(圖13)。上面的設(shè)置表示文檔中一級標(biāo)題段落按“第 X部分” 格式編號。自定義多級符號列表www. Yesky.c 圖 m |工|編號格式 甄別9 鼻二，三微Y起始編號6）：10編號格式、 第一部分* 編號樣式國）T第一聲15分.用惠1編號位置電）字體里）.，左月齊 V 對齊位置Q）:座米文字位置 制表位位置值）二締進(jìn)位置1）：0 76厘米Z0. 76厘米C（一）,砧S 21 . 標(biāo)題 3111111訴急!1 . 1

23、杯期51, 1. 1 端 JS 61.1.1. I 標(biāo)期 71. 1, 1, 1. 1 叫題 a 一. 1,1,1 拜疆 9圖13.接著選中級別列表框內(nèi)的“ 2”，按下圖設(shè)置文檔中二級標(biāo)題 段落的標(biāo)號格式（圖14）。自定義多級符號列表www.Yesky.c圖eX級別現(xiàn)）編號格式）二編號樣式匚 起始編號 互 一.二.三詢 Y |1 C 前一跚別編號t）：田導(dǎo)體龍）m3 4 5 6 7 8 9編號位置0!）左對齊v對齊位置也）：苗畬T文字位置制表位位置國）：|1.度 摩米2|縮進(jìn)位置（X）： |1，02小米預(yù)覽第一部分標(biāo)霞1(),林姮：取消1. 京 班 3一.一.1.1 用題 4一.一.1.1,1

24、 房就 5一.1 麻艇 S一.1 . 1 . 1 . 1 . 1 訴題?.一.1 , 1 , 1 . 1 . 1 . 1 自1一.一.1. 1,1. 1.1. 1.1 硒 Q圖14.設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕，返回文檔編輯窗口，可以看到 文檔已經(jīng)根據(jù)我們的自定義格式對標(biāo)題進(jìn)行編號， 實際外觀效果和前 面的目標(biāo)外觀效果是一致的。.編號完成后，就可以切換到“頁面視圖”，進(jìn)行文檔正文內(nèi)容 的填充工作了。通過這個編號練習(xí)，相信大家能夠體會到使用 Word的編號功能 的高效和快捷。由于自定義的操作也比較方便，因此我們可以輕松地 制作符合自己個性的編號外觀，從而高效地完成工作。值得一提的是， 當(dāng)制作的長文

25、檔是頁數(shù)過百的產(chǎn)品手冊、 文化出版物等時，就更能體 會Word編號功能的高效率了。（四）插圖的編號和交叉引用題注文檔的綱目框架和多級標(biāo)題編號都完成后， 就進(jìn)入了正文內(nèi)容的 填充工作。在這個過程中，為了讓文檔更具表達(dá)力，我們可能需要插 入很多圖片，比如你正在閱讀的本文，筆者為了大家更容易理解和操 作，就插入了很多圖片。插入圖片之后，隨之而來的工作就是為插圖編號，用 Word的術(shù) 語講，針對圖片、表格、公式一類的對象，為它們建立的帶有編號的 說明段落，即稱為“題注”。你在本文中看到的每幅圖片下方的“圖 1、圖2”等文字就稱為題注，通俗的說法就是插圖的編號。為插圖編號后，還要在正文中設(shè)置引用說明，比

26、如本文中用括號 括起來的“（圖1）、（圖2）”等文字，就是插圖的引用說明。很顯然， 引用說明文字和圖片是相互對應(yīng)的，我們稱這一引用關(guān)系為“交叉引 用”。明白概念以后，下面我們將學(xué)習(xí)如何讓 Word自動為插圖編號， 以及使用Word的“交叉引用”功能，在文檔正文中為插圖設(shè)置引用的說明文字，即“交叉引用題注”在進(jìn)行具體的練習(xí)之前，請大家準(zhǔn)備一篇長文檔，以及數(shù)幅圖片, 然后跟隨下面的操作步驟一同練習(xí)，這樣可以獲得較好的學(xué)習(xí)效果。.在Word2003中打開你準(zhǔn)備的長文檔，插入點定位于第一張圖片的插入位置，選擇菜單“插入一圖片-來自文件”命令，找到圖片的存放位置，把第1張圖片插入文檔。.選中這張圖片，再

27、單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“題 注”命令，打開“題注”對話框。假設(shè)我們需要的編號格式為“圖1、 圖2”等，于是單擊“新建標(biāo)簽”按鈕，在彈出的“新建標(biāo)簽”對話Word 會（圖 15）。框中輸入“圖”，注意不要輸入任何數(shù)字，實際編號的數(shù)字 自動處理的。輸入完成后單擊“確定”返回“題注”對話框圖15.由于我們希望每次插入圖片后 Word能夠自動為插圖編號，所 以單擊“自動插入題注”按鈕，在打開的對話框中進(jìn)行設(shè)置。.打開“自動插入題注”對話框，在插入時添加題注列表框中勾 選aMicrosoft Word 圖片復(fù)選框，然后選擇使用標(biāo)簽為“圖”， 默認(rèn)的編號輸入為“ 1、2、3，如果你要更改編號數(shù)字

28、，可以單擊“編號”按鈕，在彈出的對話框中進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置完成，單擊“確定”后返回Word編輯窗口。以后插入圖片時， Word就會自動為它們添加編號了（圖16）。同樣的，如果文檔中的表格、公式需要自動編號， 這這里勾選對應(yīng)復(fù)選框即可圖16.為了便于測試，先把插入的第1張圖片刪去，然后再把它插入 進(jìn)來，可以看到 Word自動在它下方添加了題注“圖1.接下來把光標(biāo)定位到第2張圖片的插入位置，插入第2張圖片， 也可以看到 Word自動在它下方添加了題注“圖2”。7,把準(zhǔn)備好的其余圖片都插入文檔中，下面我們將練習(xí)使用Word “交叉引用”功能為插圖設(shè)置引用說明。.在正文中需要添加插圖1引用說明的位置輸入“

29、（）”，然后將 光標(biāo)定位于其中，選擇菜單命令“插入-引用一交叉引用”命令， 打 開“交叉引用”對話框，在“引用類型”下拉列表內(nèi)選擇“圖”， 在 “引用內(nèi)容”下拉列表內(nèi)選擇“只有標(biāo)簽和編號”， 然后在“引用哪 一個題注”列表框內(nèi)選中“圖1”，單擊“確定”后（圖17）,就設(shè)置好了圖1的引用說明交又引用www.Yesky.c圖m引用類型（X）:引用內(nèi)容:0插入為超鏈接如I_1 但 口 上言包 g 廠一引用哪一個題注戲）二圖17.這時“交叉引用”對話框并沒關(guān)閉，我們可以把插入點定位于 需要添加圖2的引用說明的位置，然后選中“引用哪一個題注”列表 框內(nèi)的“圖2”，單擊“插入”按鈕即可為圖2添加引用說明。

30、.用同樣的方法為其它插圖在正文中添加引用說明。.文檔中所有插圖的引用說明添加完成后，我們來測試一下使 用Word “交叉引用”功能的好處。.先故意刪除文檔中間的某幅圖片，包括它的題注以及引用說明。如果我們先前是用常規(guī)方法手動為插圖輸入題注和引用說明，那么現(xiàn)在被刪除的這幅圖片后面的所有插圖的題注和引用說明的編號 就都不對了，需要重新手動修改。.不過由于前面我們是使用的是 Word自動添加題注以及“交 叉引用”功能為插圖添加的引用說明，所以現(xiàn)在就只需全選中文檔， 按下鍵盤“F9”，Word就可以自動更新域，讓后面的題注和引用說 明中的序號自動更新為正確狀態(tài)。如果你對 Word域概念比較了解，那么可

31、以很自然地理解 Word這個聰明的功能。如果你是域的初學(xué)者，也許覺得這個功能比較奇妙，不過恰好可以把這里作為了解 Word域的開端，同時可以初步地把 Word的域理解為一種變量，它會聰明地根據(jù)實際情況的改變而變化。 域是Word的精髓之一，它有著廣泛的應(yīng)用，比如后面將介紹的目錄、 索引等，它們的本質(zhì)都是域。（五）目錄和索引的制作通常，長文檔的正文內(nèi)容完成之后，我們還需要制作目錄和索引。所謂“目錄”，就是文檔中各級標(biāo)題的列表，它通常位于文章扉 頁之后。目錄的作用在于，方便閱讀者可以快速地檢閱或定位到感興 趣的內(nèi)容，同時比較容易了解文章的綱目結(jié)構(gòu)。所謂“索引”，就是以關(guān)鍵詞為檢索對象的列表， 它通

32、常位于文 章封底頁之前。索引的作用在于，閱讀者可以根據(jù)相應(yīng)的關(guān)鍵詞，比 如人名、地名、概念、術(shù)語等，快速定位到正文的相關(guān)位置，獲得這 些關(guān)鍵詞的更詳細(xì)的信息。在我們使用過的中學(xué)數(shù)理化課本中，最后 通常都有索引，列出了重要的概念、定義、定理等，方便我們快速查 找這些關(guān)鍵詞詳細(xì)信息。很顯然，如果手動為長文檔制作目錄或索引， 工作量都是相當(dāng)大 的。而且弊端很多，比如當(dāng)我們對文檔的標(biāo)題內(nèi)容更改候，又得再次 更改目錄或索引。所以學(xué)習(xí)一下 Word的“目錄和索引”功能，掌握 自動生成目錄和索引的方法，是提高長文檔制作效率的有效途徑之目錄的制作使用Word2003為文檔創(chuàng)建目錄，最好的方法是根據(jù)標(biāo)題樣式。具

33、體地說，就是先為文檔的各級標(biāo)題指定恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式， 然后Word 就會識別相應(yīng)的標(biāo)題樣式，從而完成目錄的制作。通過前面“在大綱 視圖中工作”部分的學(xué)習(xí)，我們已經(jīng)知道，在大綱視圖中創(chuàng)建好文檔 的綱目框架時，Word自動為各級標(biāo)題賦予了樣式。在這種情況下， 我們完成正文的輸入后，就可以直接制作文檔目錄了。下面的練習(xí)我們將提供一個名為“思科樂器銷售概要（原始文件）”的原始案例文檔，它放在文章末尾的下載鏈接中，由于操作過 程學(xué)要用到，所以請大家先去下載好。同時也建議下載最終效果文件， 對學(xué)習(xí)目標(biāo)有個初步了解之后再進(jìn)行操作，更利于學(xué)習(xí)掌握的效果。.打開“思科樂器銷售概要（原始文件）”案例文檔，由于各級標(biāo)

34、 題運用了恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式，所以可以直接進(jìn)入創(chuàng)建目錄的步驟了。.文檔目錄通常位于文檔名稱之后，于是將插入點定位于“思科 銷售概要”下一段，按下鍵盤“ Ctrl+Enter ”插入了一個分頁符，然 后在“思科銷售概要”下方適當(dāng)位置輸入“目錄”， 設(shè)置為“居中對 齊”。.將插入點放在“目錄”下方恰當(dāng)位置，選擇菜單“插入-引用 一索引和目錄”命令，打開“索弓I和目錄”對話框，選擇“目錄”選 項卡（圖18）。圖18.在這里我們將設(shè)置與創(chuàng)建目錄相關(guān)的內(nèi)容。 比如可以單擊“格 式”框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇 Word預(yù)設(shè)置的若干種 目錄格式，通過預(yù)覽區(qū)可以查看相關(guān)格式的生成效果， 這里我們選擇“正

35、式”（圖19）索弓|選）目錄 圖表目錄（I）引文目錄曲況s度fesC助s畫醐打印預(yù)覽也） TOC o 1-5 h z 標(biāo)超11標(biāo)組233 . rr u r,. rr rr rr r r, n rr = r(卜b預(yù)覽11佗標(biāo)超2林整事0使用超覆接而不使用頁媽也）0顯示頁媽區(qū)） 回頁碼右對齊 制表符前導(dǎo)符常規(guī)顯不颯別圾）:格式顯示大綱工具欄自典雅行代制 來古憂流現(xiàn)I 確定圖19.單擊“顯示級別”框的選擇按鈕，可以設(shè)置生成目錄的標(biāo)題級 數(shù)，Word默認(rèn)使用三級標(biāo)題生成目錄，這也是通常情況，如果你需 要調(diào)整，在此設(shè)置即可。這里我們操持默認(rèn)。.單擊“制表前導(dǎo)符”框的下拉箭頭，可以在彈出的列表種選擇 一種

36、選項，設(shè)置目錄內(nèi)容與頁號之間的連接符號格式， 這里默認(rèn)的格 式為點線。.完成與目錄格式相關(guān)的選項設(shè)置之后，單擊“確定”按鈕，Word即可自動生成目錄（圖20）迫1，乂二門二，-M，歲二丫 ,手物立您LU敷&謝，聲”思科樂器銷售概要.,;| 錄+J TOC o 1-5 h z 就行 3yCdw 小 公司 皿.皿.Si-(二)r 公司 1 歷史,門 LL十一，門，門一 4* () r , r，1 ri rs ri ri win ri r-i va r-i r i rs ri b r i ra e r i r !( n i r i b ri riBrseiBriBrneiBriBri I ri ri

37、 va ri r i rn ! r i rn b r i 5(嘮, 公司位 置和廠房 5,產(chǎn)品.S -”3”30() -faidi.jaLJbi.sfa.idL4ai.dfa.idi.j-i.dfaidfa4ai.dfaidfa.idi.4bi.di.ik4bi.4i.idbjai.4faidi.4-Lj-Ldi.4aL4fai.di.idkj-i.4fajdi.4ai.4faidfaj-i.4ULda.idi.4-i.dk.idk4ai.dfaidbja 5 ,j r riBriiii-iBriarfiBiariBr-iBrariBriarBR-iBriariii-iBriBriBiBriB

38、riaiBciariBriiii-iBriBriiiiiBriBraaiaRiariBrsriBr-iarBR-iariariie-iBriBriBiBriBriBrsi!1biib ! B!iBiaBiaB!iBraBiaB!iBiiiiBiaB , hib !: maBiaai :! !3 Llib !. J a l-J Si I J t-l a 1.J i I J I.J a l-J B I J !.J a I.J s. 1.J 1.1 d 1.4 a. Ld b 3.J a Ld h J 1.J a LJ b d 1.J L4 b 1. J L-1 S i. J S 1. d S. I

39、 d L4 H L 1 L I I. 1( 口 - d * L I ： 1 - L 4 S. 1. d fa .1 dL4.l.dLIJl.jai.4blJl.jaL4h I. J kdr卡 ,單i r， bi fr in r i ra is-i m rn e-i ri fr i ri ra ci r4 ra e-i , ri cn ri rs i ，( r* mam r t r4 rn ri rv n ri ra r 51y圖20.目錄生成后，也許外觀并不符合我們的要求，在這種情況下， 我們可以方便地根據(jù)自己的要求進(jìn)行更改。.假設(shè)我們想把目錄中一級標(biāo)題文字改為“藍(lán)色”， 則進(jìn)行如下 操作：用

40、和前面相同的方法進(jìn)入“索弓I和目錄”對話框， 并選擇“目 錄”選項卡，單擊“修改”按鈕。如果你的“修改”按鈕是灰色的， 則單擊“格式”框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇“來自模 板”選項（圖21）。圖21.打開“樣式”對話框，由于我們要對目錄中一級標(biāo)題文字進(jìn)行修改，故選中樣式列表框中的“目錄 1”，然后單擊“修改”按鈕 （圖22）,打開“修改樣式”對話框。樣式wwwYesky.c 圖 m請為索引或目錄項選擇合適的樣式樣式）：1除卬）23456789 錄錄錄錄錄錄錄錄 m 三 TrmmrnTrnTrTnmr預(yù)覽華丈藉體正文十字體：io磅，加粗，全部大寫，左，段落間距 段前：6磅，段后二6磅，自

41、動更新二確定:二3 取消圖22.單擊“修改樣式”對話框中的“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令（圖23）,顯示“字體”對話框。通過改對話框把字體顏色改為藍(lán)色即可，然后依次單擊確定，最后會彈出是否替換 所選目錄的詢問，單擊“是”后（圖24）,目錄中一級標(biāo)題根據(jù)我們 的修改變?yōu)樗{(lán)色。圖23圖24.如果有其它的修改要求，可以參照上面的操作方法進(jìn)行。最 后，值得注意的是，如果當(dāng)目錄制作完成后又對文檔進(jìn)行了修改，不 管是修改了標(biāo)題或正文內(nèi)容，為了保證目錄的絕對正確，請對目錄進(jìn)行更新。操作方法為：將鼠標(biāo)移至目錄區(qū)域單擊右鍵，在彈出的菜單 中選擇“更新域”命令，打開“更新目錄”對話框，選擇“更新整個目錄”單選框，然后單擊“確定”即可更新目錄 （圖25）。支薪目錄 www.Yesky.c圖m*Word正在更新目錄諳選擇下列選項之一：O只更新頁碼區(qū)）更新整不自豪期圖 25索引的制作上面的練習(xí)中我們介紹了目錄的創(chuàng)建、 修改與更新，基本包括了 目錄制作的常見任務(wù)，接下來我們來進(jìn)行索引的制作。索引的制作主要包含兩個步驟：一是對需要創(chuàng)建索引的關(guān)鍵詞進(jìn) 行標(biāo)記，用Word術(shù)語講就是標(biāo)記索引項，這個步驟我們