C02 信息資源過程管理

1、第二章 信息資源過程管理2.1 信息采集2.2 信息組織加工2.3 信息存儲與檢索2.4 信息服務(wù)2.1 信息采集 信息采集正是根據(jù)用戶的特定需求或管理工作規(guī)劃的需要，用科學(xué)方法收集、檢索和獲取特定信息的活動過程。 2.1.1 采集的任務(wù) 信息采集的任務(wù)是根據(jù)信息服務(wù)的需要，有計劃的廣泛搜集一定數(shù)量的相關(guān)的信息。 2.1.2 采集的原則 1.針對性首先要弄清楚機(jī)構(gòu)服務(wù)對象的范圍及其對信息的需求和利用狀況 其次要弄清楚他們所需要的信息的分布狀況 最后弄清楚通過什么渠道、何時能提取獲得這些信息 2.系統(tǒng)性 3.預(yù)見性 4.科學(xué)性 5.計劃性 6.及時性 2.1.3 采集的對象 從便于對信息進(jìn)行收集

2、的角度將信息源劃分為記錄型、智力型、實物型和零次型。 1.記錄型信息源 包括由傳統(tǒng)介質(zhì)和各種現(xiàn)代介質(zhì)記錄和存貯的知識信息。記錄型信息源的特點是傳播信息系統(tǒng)，便于保存，便于積累，便于利用，也便于收集。 2.實物型信息源 由實物攜帶和存貯的知識信息。實物信息源直觀生動，含有豐富的信息，易于理解和吸收。 3.智力型信息源 主要表現(xiàn)為人腦存儲未編碼的知識信息。由于人的活動懈怠，難以記錄和保存，甚至無法言傳。4.零次信息源 指各種渠道中由人的口頭傳播的信息。零次信息具有直接性、及時性、新穎性、隨機(jī)性、非存貯性等典型特征。 企業(yè)競爭信息源分類（來源）公共信息源政府信息、媒體信息、圖書館、科研機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會

3、、證券交易所信息、展銷會、互聯(lián)網(wǎng)非公共信息源人際關(guān)系、銷售隊伍、現(xiàn)場觀察、招聘競爭對手骨干、收集廢棄物信息企業(yè)內(nèi)部信息源2.1.4 采集的過程 信息采集的過程一般可以分為以下幾個步驟：需求分析、確定采集途徑和策略、采集實施、結(jié)果評價、整理數(shù)據(jù)和編寫報告等。 1.需求分析 確定信息服務(wù)的對象 確定信息采集的內(nèi)容 確定信息的采集的范圍和量 其他因素 2.確定采集途徑 采購 交換 現(xiàn)場搜集 索取 檢索 復(fù)制 3. 確定采集策略 采集策略就是具體的執(zhí)行方案，根據(jù)選擇的系統(tǒng)不同，選擇適當(dāng)?shù)膱?zhí)行方案。 4.采集實施和結(jié)果評價 采集實施過程要注意監(jiān)控采集得到的初步結(jié)果要及時進(jìn)行評價 5.整理數(shù)據(jù)和編寫報告

4、2.2 信息組織加工 存在的問題信息的海量性信息的嚴(yán)重污染性信息加工，是指將采集來的大量原始信息進(jìn)行篩選和判別、分類和排序、計算和分析，使之成為有用信息的活動。 2.2.1 信息篩選 信息篩選是指對原始信息有無作用進(jìn)行的檢查和挑選 。1. 篩選步驟 信息整理瀏覽審閱再次審核 2. 篩選目的 目的：防止不良信息混入其中而造成錯誤的判斷與決策 。不良信息：虛構(gòu)信息、添加信息、拼湊信息、變形信息、偏頗信息、殘缺信息、模糊信息和走樣信息等八類信息。 3. 篩選方法 感官判斷法分析比較法集體討論法 專家裁決法 數(shù)學(xué)核算法 現(xiàn)場核實法 2.2.2 信息的分類 信息的分類是指根據(jù)選定的分類表，對雜亂無章的原

5、始信息進(jìn)行分門別類的處理。 信息分類的基本程序和方法包括： 確定分類方法 實施信息分揀 進(jìn)行信息排序 信息的分析方法SWOT分析法SWOT是優(yōu)勢(Strength)、弱點(Weaknessed)、機(jī)會(Opportunities)、威脅(Threats)四個詞的縮寫，包括了企業(yè)在進(jìn)行行業(yè)分析時所需考慮的各方面因素。統(tǒng)計分析方法相關(guān)分析方差分析回歸分析聚類分析判別分析主成分分析因子分析時間序列分析數(shù)據(jù)挖掘方法一家IT公司，當(dāng)前主要業(yè)務(wù)是公用電話的計費管理系統(tǒng)，針對電信運營商即將展開的3G業(yè)務(wù)，非常希望借此機(jī)會進(jìn)入3G計費系統(tǒng)領(lǐng)域。公司領(lǐng)導(dǎo)在決策之前，迫切希望了解有關(guān)信息，特別是可能進(jìn)入3G計費系

6、統(tǒng)領(lǐng)域的其它競爭對手信息。如果這項任務(wù)交給你，你準(zhǔn)備怎樣開展信息采集和信息處理的工作。2.2.3 信息的評價 如何對信息進(jìn)行評價，掌握和利用適合的信息源，搜集、選擇對用戶有價值的信息是信息管理活動急需解決的問題。 通過對信息源、信息準(zhǔn)確度、信息的經(jīng)濟(jì)性三方面來評價判斷信息的價值。 1. 信息源的評價 (1)直接評定法 直接評定法就是按照對信息源的一般要求制定一些標(biāo)準(zhǔn)或者指標(biāo)，從不同的角度和側(cè)面對信息源的價值給予評分評定。直接評定法指標(biāo)報道及時性 信息完整性 技術(shù)新穎性 科學(xué)可靠性 敘述簡明性 用上述五項指標(biāo)，采用10分制，對各種信息源進(jìn)行評分評定后，得分相加，便是該信息源所得的總分。 評定方法

7、比較粗淺，不能準(zhǔn)確地揭示信息源的真正價值。(2)間接評定法間接評定法是通過信息用戶來評價信息源。以調(diào)查表的方式調(diào)查用戶對信息源的需求和利用情況，然后由信息工作者對調(diào)查所得到的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析和對比，對信息源的價值作出評定。這種方法的特點是需要信息用戶密切配合，工作量較大，但評定結(jié)果較為可觀。 具體程序 ：信息源間接評分評定表 被調(diào)查人 信息源F1F2.Fj.Fn1a11a12.A1j.a1n2a21a22.A2j.a2n.iai1ai2.aij.ain. mam1am2.amj.amn總計R1R2.Rj.Rn為了確定被調(diào)查者對所需評定的信息源認(rèn)識的重要性次序，可以采用下述四種相對重要性指標(biāo)進(jìn)行

8、比較，指標(biāo)較大者則較重要。 .評分平均值：用被調(diào)查者（指有效地被調(diào)查人）的人數(shù)去除這些被調(diào)查者給某一信息源的評分之和，便是該信息源的評分平均值 .評分比重：某一信息源所得全體被調(diào)查者的評分和，在全體被調(diào)查者給所有信息源的評分總和中所占的比重，便是該信息源的評分比重。 .最高評分頻度 全體被調(diào)查者給某一信息源的全部評分中評最高分?jǐn)?shù)的人數(shù)所占的比例，稱為最高評分頻度。 .平均名次指標(biāo) 首先將全部信息源分別就各個被調(diào)查者的評分排隊，列出名次，這樣每個信息源就得到與被調(diào)查者數(shù)量相同的名次數(shù)目，然后用被調(diào)查者總數(shù)去除名次的數(shù)值和，便是相應(yīng)項目的平均名次，數(shù)字最低者為佳。 信息源間接評價實例 被調(diào)查者情

9、報 源文摘(F1)快報(F2)期刊(F3)圖書(F4)123452221033410610710654105417總計19333227.評分平均值.評分比重.最高評分頻度.平均名次指標(biāo)信息源的平均評分為 各信息源的評分比重為 各信息源的最高評分頻度為 平均名次表 情 報 源被 調(diào) 查 者12345文摘(F1)快報(F2)期刊(F3)圖書(F4)43214312412312344132各信息源的平均名次為 從上述各評價指標(biāo)值可知，所調(diào)查的5個用戶對所列四種信息源的評定結(jié)果是，快報最為重要，依次是期刊、圖書、文摘雜志。 (3)網(wǎng)站信息源評價網(wǎng)站的2種屬性 ：權(quán)威性和集散性權(quán)威性：連接該網(wǎng)站的其它網(wǎng)

10、站的數(shù)量集散性：該網(wǎng)站連接的其它網(wǎng)站的數(shù)量Step 1. Initilize a(s) 1, h(s) 1，for all root web sitesStep 2. Repeat the following three operations until convergence is obtained:1. Update the authority weight of each site by2. Update the hub weight of each site by3. Normalize the authority weights and the hub weights.2. 信息準(zhǔn)確

11、度的比較評價 第一種角度從各個方面獲得同一信息進(jìn)行比較評價 (1)從不同的信息源獲得同一現(xiàn)象信息，對這些信息進(jìn)行比較； (2)定期的、系統(tǒng)的搜集信息，調(diào)查過去同種信息是否出現(xiàn)并和新獲取的信息進(jìn)行比較評價； (3)從多種信息源搜集、分析同種信息和相關(guān)信息，與切題的信息進(jìn)行比較評價。 第二種角度從信息所含的六個要素出發(fā)評價信息的準(zhǔn)確度 任何信息都包含六個要素：內(nèi)容（What），原因（Why），時間（When），地點（Where），人（Who），方法、途徑、狀況（How），即 “5W1H”。 對信息進(jìn)行比較評價時，要把信息分解成上述六個方面 (1)把信息分成六個要素，按要素分成不同的組； (2)分析

12、各組中有無共同點，把具有共同點的信息抽出來； (3)只有被抽出來的、具有共同點的信息要素構(gòu)成信息形態(tài)； (4)把組成信息形態(tài)的要素分別同原信息進(jìn)行比較； (5)根據(jù)比較結(jié)果，對被認(rèn)為最有共同點的原信息做進(jìn)一步調(diào)查檢驗，分析它與其他信息的相關(guān)程度、相關(guān)的交接點等。 3. 信息的經(jīng)濟(jì)性評價 為了經(jīng)濟(jì)而有效的搜集信息，可以從下述要點出發(fā)來評價信息： 所需信息存在率的評價 所需信息適合率的評價 所需信息可信性的評價 在按照上述方法進(jìn)行信息評價之后，還可以按以下六個標(biāo)準(zhǔn)對信息進(jìn)行綜合評價，分出等級，以便于識別： (1)從其他信息源得到確認(rèn)； (2)通過檢索相關(guān)信息等措施大致被認(rèn)為是確切的信息； (3)從

13、過去同種信息的可靠性來看，雖不能說絕對確切，但確切的可能性很大； (4)似乎不是錯誤信息，但很值得懷疑； (5)不太真實； (6)不能評價其可靠性。 出現(xiàn)信息錯誤的問題及原因問題原因簡述缺乏客觀性沒有客觀的理解獲取的信息，而是摻雜了一些主觀因素取材不足只用片面的素材、片面的信息來完成報道工作理解不足判斷問題受潮流、情緒影響，沒有深究其真實的本質(zhì)調(diào)查、分析不充分過于追求信息提供的速度，而沒有進(jìn)行充分的調(diào)查和分析思考能力不足沒有足夠的對新問題的思考能力，而是墨守成規(guī)，不能抓住事物的本質(zhì)不可信性太大對于信息不明確之處置之不理，而將自己的主觀臆斷注入信息憑興趣評價信息有時對自己感興趣的信息過分強(qiáng)調(diào)，對

14、自己不感興趣的信息則熟視無睹，歪曲了信息的真正價值2.3 信息存儲與檢索 2.3.1 信息存儲 信息存儲是指將經(jīng)過科學(xué)加工處理后的信息資源（包括文件、圖像、數(shù)據(jù)、報表、檔案等），按照一定的規(guī)定記錄在相應(yīng)的信息載體上，并將這些載體按照一定特征和內(nèi)容性質(zhì)組織成系統(tǒng)化的檢索體系。 1.意義和作用 重要意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面： 有利于增大信息資源的擁有量 有利于集中管理信息資源 有利于開發(fā)高層次的信息資源 有利于充分利用信息資源，提高管理工作效率 作用 方便檢索 利于共享 延長壽命 方便管理 2.原則和基本要求 基本原則： 統(tǒng)一性 便利性 有序性 先進(jìn)性 基本要求 求全 求新 求省 求好 3. 信

15、息存儲的類型 人腦載體存儲 語言載體存儲 文字載體存儲 書刊載體存儲 電磁波載體存儲 計算機(jī)載體存儲 新材料載體存儲 4.信息存儲技術(shù) 傳統(tǒng)的信息資源存儲技術(shù)主要是紙張印刷存儲技術(shù)，現(xiàn)代信息資源存儲技術(shù)主要包括縮微存儲技術(shù)、聲像存儲技術(shù)、計算機(jī)存儲技術(shù)以及光盤存儲技術(shù)，他們具有存儲容量大、密度高、成本低、存取迅速等優(yōu)點，所以獲得廣泛應(yīng)用。 2.3.2 信息檢索 信息檢索根據(jù)特定用戶在特定時間特定條件下的特定需求，運用某種檢索工具，按照一定的檢索過程、方法和技術(shù)，從各種各樣的信息系統(tǒng)中查出所需的信息，生成用戶所需要的信息資源的過程。 1.信息檢索的意義 信息檢索有利于充分利用信息資源，避免重復(fù)勞

16、動 信息檢索有利于縮短獲取信息的時間，提高工作效率 信息檢索有利于決策者進(jìn)行決策 2.信息檢索的基本原則 目的性 時間性 全面性 準(zhǔn)確性 規(guī)范性 3.信息檢索的類型 (1)按檢索內(nèi)容劃分 書目檢索 全文檢索 多媒體檢索 數(shù)據(jù)檢索 事實檢索 (2)按檢索方式劃分 手工檢索 機(jī)器檢索 (3)按系統(tǒng)連接情況劃分 成批檢索服 聯(lián)機(jī)檢索 4.信息檢索的基本方法(1)布爾邏輯檢索邏輯與用AND表示例:考研 AND 計算機(jī)邏輯或用OR表示例:計算機(jī) OR 機(jī)器人邏輯非用NOT表示例:能源 NOT 核能(2)鄰近檢索用特定算符表達(dá)檢索詞之間關(guān)系,可以使用自由詞的檢索方法。例：electronic (1W) r

17、esources(3)截詞檢索用截詞符代替可變部分的檢索方法。截詞符用 ？或 * 表示(4)短語檢索短語用“ ”表示，檢索出與“ ”內(nèi)形式完全相同的短語。(5)括號檢索(6)字段限制檢索根據(jù)字段內(nèi)容來進(jìn)行的檢索。字段包括：篇名、關(guān)鍵字、著者、出版日期等。例： ? SAU=王莉 AND (CS=武漢大學(xué))(7)自然語言檢索例：Who is George Bush? 搜索引擎：Infoseek，悠游中文搜索引擎(8)多種語言檢索(9)模糊檢索(10)區(qū)分大小寫的檢索5.信息檢索工具(1) 網(wǎng)絡(luò)搜索引擎又稱網(wǎng)絡(luò)檢索引擎，是一些在web中主動搜索信息并將其自動索引的web網(wǎng)點。 搜索引擎分類 機(jī)器人搜

18、索引擎 目錄搜索引擎(2) 檢索技巧 確定使用哪一類搜索引擎 抽取適當(dāng)?shù)年P(guān)鍵詞使用操作符改善檢索過程 及時調(diào)整檢索范圍打開多個窗口，進(jìn)行多種嘗試 (3) Google搜索引擎使用技巧 減除無關(guān)資料如果要避免搜索某個詞語，可以在這個詞前面加上一個減號（“-”， 英文字符）。但在減號之前必須留一空格。英文短語搜索添加英文雙引號來搜索短語指定網(wǎng)域要在某個特定的域或站點中進(jìn)行搜索，可以在 Google 搜索框中輸入“site:”。按類別搜索可以根據(jù)主題來縮小搜索范圍。例如，在 Google 目錄的 Science Astronomy 類別中搜索“Saturn”，可以找到只與 Saturn（土星）有關(guān)的

19、信息。而不會找到“Saturn”牌汽車、“Saturn”游戲系統(tǒng)，或“Saturn”的其它含義。高級搜索應(yīng)用技巧漢語拼音輸入檢索輸入shanghaishikebiao檢索結(jié)果提示：您是不是要找：上海時刻表中英文字典輸入：fy computer結(jié)果：computer: 計算者; 計算機(jī); 電子計算機(jī); 電腦天氣查詢輸入：雅典 天氣結(jié)果：雅典天氣預(yù)報股票查詢輸入：中國聯(lián)通 股票結(jié)果：中國聯(lián)通 (600050) 股價查詢郵政編碼和區(qū)號查詢輸入：郵編杭州結(jié)果：浙江省杭州郵政編碼: 310000 電話區(qū)號: 0571手機(jī)歸屬地查詢輸入：結(jié)果：手機(jī)號碼 歸屬地查詢計算器使用輸入：45*86+35/7 結(jié)果：(45*86)+(35/7)=3 875搜索所有鏈接到某個URL地址的網(wǎng)頁輸入：link:結(jié)果：約有 15,400 項鏈接到 的查詢結(jié)果6.信息檢索的基本程序 確定檢索的范圍和深度選擇檢索工具選擇檢索途徑選擇檢索方法實施信息查找調(diào)取信息資料 作業(yè)1、軟件公司（行業(yè)自己確定）競爭對手信息收集。2、關(guān)于購買計算機(jī)行為的家庭用戶調(diào)查問卷設(shè)計。要求：6個同學(xué)一組；作成PPT文件；下次課每個組選派1名同學(xué)上臺講解。2.4 信息服務(wù) 信息服務(wù)是信息機(jī)構(gòu)向用戶按一定方式提供信息的過程。 2.4.1 信息服務(wù)原則 針對性原則 及