企業(yè)文件編制與流轉(zhuǎn)管理制度

1、ABCW限公司公文制定及流轉(zhuǎn)管理制度文件編號(hào)：IC-CA03 2016內(nèi)控-流程簡(jiǎn)稱(chēng)一制度順序編號(hào) -2016修訂記錄版次修訂日期修訂說(shuō)明1。0初版發(fā)行會(huì)簽欄部門(mén)名稱(chēng)部門(mén)權(quán)責(zé)人 員簽字部門(mén)分管副 總經(jīng)理總經(jīng)理：董事長(zhǎng)：密級(jí)管理文件類(lèi)型管理制度文件等級(jí)公司級(jí)密級(jí)保密總頁(yè)數(shù)X頁(yè)一、 目的為進(jìn)一步加強(qiáng)公司內(nèi)部公文制定及流轉(zhuǎn)管理工資 ，規(guī)范公司內(nèi)部各類(lèi)公文的 編制、審核、簽發(fā)、流轉(zhuǎn)等流程和管理，確保文件的信息質(zhì)量，保證文件能及時(shí) 準(zhǔn)確傳遞到相關(guān)責(zé)任部門(mén)，特此制定本文件管理制度 .二、適用范圍ABS司所有文書(shū)資料，包括內(nèi)部編制與簽發(fā)的文件及收到外單位或政府文 件等。三、職責(zé)崗位名稱(chēng)職責(zé)崗位說(shuō)明書(shū)對(duì)應(yīng)條款

2、辦公室文員檔案日常管理人，崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū) 辦公室文員第1 5條辦公室主任負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)文審核、 協(xié)助公司規(guī)章制度的建立和執(zhí) 行監(jiān)督崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū) 辦公室主任第1、4條四、 公文制定及流轉(zhuǎn)概略圖1、內(nèi)部文件制定與流轉(zhuǎn)流程實(shí)施人辦人部門(mén)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人 副總經(jīng)理 辦公室主任辦公室文員辦公室文員對(duì)應(yīng)本制度2、外部文件的流轉(zhuǎn)和處理實(shí)施人辦公室 文員辦公室 文員接收部門(mén) 經(jīng)辦人辦公室文員對(duì)應(yīng)本制度五、內(nèi)容（ 一 ）內(nèi)部文件的編制與簽發(fā)第 1公司內(nèi)部文件，指在公司內(nèi)部進(jìn)行信息傳遞、溝通的所有文檔資料，包括管理制度、章程、流程、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、通知、通報(bào)、報(bào)告、計(jì)劃、方案、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等，

3、均要求按照本管理制度的規(guī)定進(jìn)行編制與流轉(zhuǎn)。第 2 根據(jù)文件使用的目的和需求，部門(mén)經(jīng)辦人在編制文件前，通過(guò)不同來(lái)源進(jìn)行信息收集, 包括 : 生產(chǎn)一線信息、財(cái)務(wù)信息、監(jiān)管信息、政府部門(mén)公開(kāi)信息、ERP言息系統(tǒng)數(shù)據(jù)等，選擇重點(diǎn)關(guān)注的信息類(lèi)型和內(nèi)容，并對(duì)信息進(jìn)行分析、篩選和匯總，確保信息內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和有效性。第 3 部門(mén)經(jīng)辦人員基于所收集的信息， 選擇適合的公文類(lèi)型, 按照規(guī)范的格式要求和行文規(guī)則編寫(xiě)文件，確保文件的形式和內(nèi)容便于使用者理解，能夠滿(mǎn)足使用者對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息的需求，并有助于公文使用者進(jìn)行管理決卒策。第 4 公文編寫(xiě)完成后 , 部門(mén)經(jīng)辦人需填寫(xiě)文件簽發(fā)申請(qǐng)表 （ 附件 1）

4、，明確文件的發(fā)文部門(mén)、發(fā)文原因、收文范圍和文件密級(jí)等信息，提交有關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核簽發(fā) . 對(duì)于公司范圍內(nèi)廣泛使用的文件， 需提交部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管副總經(jīng)理審核， 并交辦公室主任復(fù)核, 再提請(qǐng)公司總經(jīng)理簽發(fā)； 對(duì)于部門(mén)內(nèi)部使用的文件，需提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，再提請(qǐng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第 5 文件簽發(fā)完成后，辦公室文員根據(jù)審批完備的文件簽發(fā)申請(qǐng)表所列示的收文范圍， 將文件和 移交登記表 （附件 2） 一起流轉(zhuǎn)至各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén) , 各業(yè)務(wù)部門(mén)收到文件后依次在 簽收確認(rèn)表 上簽字確認(rèn)。第 6 辦公室文員將文件簽發(fā)申請(qǐng)表與 移交登記表 歸檔保存。（ 二 ）外部文件的流轉(zhuǎn)和處理第 1外部文件, 指獨(dú)立于公司內(nèi)部資料, 從政府部門(mén)、客戶(hù)、社會(huì)組織等外部機(jī)構(gòu)以各種形式受到的資料，均適用本制度對(duì)外部文件流轉(zhuǎn)和處理的規(guī)定。第 2 辦公室負(fù)責(zé)對(duì)外部文件進(jìn)行統(tǒng)一收文和登記。辦公室文員收到外部文件后，將文件信息記入收文登記表 （附件 3） , 列明文件名稱(chēng)、收件時(shí)間、發(fā)出單位（從快遞單中獲?。┑刃畔? 并由辦公室經(jīng)辦文員在收文登記表上簽字確認(rèn).第 3 辦公室文員完成收文登記后 , 請(qǐng)示辦公室主任， 經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)和確定文件流轉(zhuǎn)部