行政事務(wù)管理課件

1、行政事務(wù)管理2022/7/29行政事務(wù)管理第1頁，共36頁。一、值班工作1、值班的類型：（1）按職責(zé)范圍：綜合值班、專項(xiàng)值班（2）人員分工：固定值班、輪流值班（3）按時(shí)間特征分：永久性、臨時(shí)性2.值班工作作用：聯(lián)絡(luò)作用、過濾作用、應(yīng)急作用、窗口作用。3.值班工作任務(wù)：承接上級指示、負(fù)責(zé)電話應(yīng)對、接待來訪人員、掌握領(lǐng)導(dǎo)的行蹤、承辦臨時(shí)事項(xiàng)、確保機(jī)關(guān)安全、編寫值班材料。4.值班工作制度：崗位責(zé)任制度、請示報(bào)告制度、交接班制度、保密制度、安全防范制度。5、值班人員的要求：認(rèn)真負(fù)責(zé)、待人熱情、高度警惕行政事務(wù)管理第2頁，共36頁。二、印章管理1.印章的作用：權(quán)威作用、代表作用、憑信作用2.印章刻制：法

2、定組織的成立，由批準(zhǔn)該組織的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)刻制并頒發(fā)公章，本組織無權(quán)刻制公章。印章的規(guī)格，一般由現(xiàn)狀、尺寸、字形、圖形、排列等項(xiàng)目組成。刻制印章，必須慎重選擇合適的承制單位，履行正式審批手續(xù)，實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督。3.印章的頒發(fā)：由上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向其所屬下級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)頒發(fā)。4.印章的使用：一般應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理簽批手續(xù)，文秘人員不要擅自作主。建立用印登記簿。5.印章的保管：專人保管、在辦公室內(nèi)使用、文秘人員親自蓋章、保持印章清潔、防丟失防盜。行政事務(wù)管理第3頁，共36頁。案例：1998年2月27日下午1時(shí)許，上海市某區(qū)某養(yǎng)雞場會計(jì)于某拿著一份該場拖欠某糧油公司52萬余元債款的“還款計(jì)劃”急匆匆走進(jìn)鎮(zhèn)

3、政府辦公室，找鎮(zhèn)政府秘書姚某，于會計(jì)是受單位負(fù)責(zé)人丁某之托來蓋擔(dān)保章的。姚某稍稍瞄了一下就毫不猶豫地打開抽屜蓋了章。第二年6月，養(yǎng)雞場由于經(jīng)營不善，未能履行還款義務(wù)，法院判決鎮(zhèn)政府承擔(dān)賠償責(zé)任。行政事務(wù)管理第4頁，共36頁。三、領(lǐng)導(dǎo)日程安排1.領(lǐng)導(dǎo)日?；顒拥姆秶航哟⒆咴L慰問、慶典儀式、會議、考察、商務(wù)旅行、會見會談、其他日?；顒?、日程安排的原則：統(tǒng)籌兼顧，有急有緩；圍繞中心，突出重點(diǎn)；力戒排場，求真務(wù)實(shí) ABCD法則中的A是指先做重要而緊急的任務(wù)； 再做重要而不緊急的任務(wù)，即 B類事務(wù)；后做緊急而不重要的工作，即 C類事務(wù)； 再處理就是 D類，可做可不做的事務(wù)，這樣安排，只有這樣，才能提

4、高效率，充分利用時(shí)間，合理分配精力，完成工作任務(wù)。 行政事務(wù)管理第5頁，共36頁。練習(xí)：某單位領(lǐng)導(dǎo)班子構(gòu)成情況如下：李某，總經(jīng)理，主管全面工作；張某，副總經(jīng)理，主管財(cái)務(wù)；孫某，副總經(jīng)理，主管辦公室行政；王某，副總經(jīng)理，主管業(yè)務(wù)。根據(jù)一周工作安排和臨時(shí)活動，周二的工作有：1、與某鄉(xiāng)政府洽談?wù)鞯亟◤S事宜，總公司準(zhǔn)備投資2000萬元；2、一家外資企業(yè)洽談產(chǎn)品代理事宜；3、總公司年度審計(jì)工作總結(jié)表彰會；4、新擴(kuò)建的食堂竣工行政事務(wù)管理第6頁，共36頁。2.領(lǐng)導(dǎo)日程表的種類和編制：年度計(jì)劃表、月計(jì)劃表、周計(jì)劃表、日志；日程表應(yīng)簡單明了，由領(lǐng)導(dǎo)意向決定，留有余地，備忘錄，等等3、約定及其注意事項(xiàng)4.日程表

5、的落實(shí)、變更和調(diào)整：提前、銜接5.OA管理：日程管理自動化 練習(xí)：一位沒有事先約定訪談時(shí)間的客人要求將自己的到訪由李秘書通知單位的王局長，而王局長全天活動已有安排。王局長指示李秘書想辦法解決這-問題。你能否提供三個(gè)方案使李秘書順利解決此問題?行政事務(wù)管理第7頁，共36頁。參考：A委婉答復(fù)客人：局長今天沒時(shí)間，可否記下來訪的內(nèi)容及要求日后答復(fù)。 B請示局長能否請別人代為接待，并讓詢客人意見。 C熱情但堅(jiān)定地回復(fù)客人：對不起，今日不能約見，請另約時(shí)間再來。行政事務(wù)管理第8頁，共36頁。四、領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)1.特點(diǎn)、范圍：廣泛性、臨時(shí)性、具體性、緊迫性；文書工作、會務(wù)工作、信訪工作、信息工作、調(diào)研工作、

6、督查工作、聯(lián)絡(luò)工作、協(xié)調(diào)工作、接待工作和其他交辦事項(xiàng)10項(xiàng)2.原則：積極主動，千方百計(jì)；既要符合政策，又要靈活變通；件件有著落，事事有回音。3.注意的問題：態(tài)度和藹，協(xié)商解決；堅(jiān)持原則，按章辦事；一視同仁，不分親疏。行政事務(wù)管理第9頁，共36頁。五、機(jī)要工作1.機(jī)要工作及其特點(diǎn)：處理涉及黨、國家和軍隊(duì)等“機(jī)密的事”，稱為機(jī)要工作。具有保密性、內(nèi)部性、實(shí)務(wù)性、時(shí)間不確定性的特點(diǎn)。2.機(jī)要文件打印要求：打字，對機(jī)要文件進(jìn)行登記，專人打字校對，防止泄密；付印，登記付印時(shí)間和份數(shù)，專人承印，防止泄密。3.機(jī)要秘書的工作事項(xiàng)：分類登記傳閱反饋收文、查辦領(lǐng)導(dǎo)的電話事務(wù)、替領(lǐng)導(dǎo)查閱資料、收存資料、了解領(lǐng)導(dǎo)去

7、向、印章管理和內(nèi)收發(fā)等。行政事務(wù)管理第10頁，共36頁。六、安全保衛(wèi)工作1.安全保衛(wèi)工作的任務(wù)：宣傳教育、內(nèi)部治安管理、要害部門安全、保密、領(lǐng)導(dǎo)本單位安全工作、監(jiān)督本單位刑釋人員。2.機(jī)關(guān)保衛(wèi)工作的范圍、重點(diǎn)：文件資料和機(jī)要室、檔案室、章印保管室、會計(jì)室、計(jì)算機(jī)室等12個(gè)部位。重點(diǎn)范圍是省以上機(jī)關(guān)的高級領(lǐng)導(dǎo)。行政事務(wù)管理第11頁，共36頁。七、宴請活動1、工作程序（1）準(zhǔn)備階段：確定對象規(guī)格范圍；確定時(shí)間地點(diǎn)；通知；現(xiàn)場布置（2）進(jìn)行階段：迎賓、等候休息、入席、宣布宴會開始、介紹主要來賓、致辭、祝酒、就餐交流（3）結(jié)束階段：送客、結(jié)賬2、注意事項(xiàng)：八、危機(jī)事件處理1.特點(diǎn)：突發(fā)性、偶然性、意外

8、性、危害性2意義：保護(hù)安全；減少損害；維護(hù)形象2.處理程序和方法：現(xiàn)場保護(hù)和報(bào)告、調(diào)查和判斷、預(yù)測與監(jiān)控、處理和重建練習(xí)：X企業(yè)突然發(fā)生了重大的火災(zāi)事故，假如你是該企業(yè)當(dāng)時(shí)的值班秘書，應(yīng)做哪些工作? 并請說出處理事故的基本方法。行政事務(wù)管理第12頁，共36頁。參考： 接到事故報(bào)告后要問清地點(diǎn)，火情和撲救情況，并及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。 通知消防部門立即求援，并保證消防力量夠用。 通知公關(guān)部門派人到現(xiàn)場維護(hù)秩序，調(diào)查起火原因。 通知電信部門保障通訊暢通。 (2)處理事故的基本方法： 趕赴現(xiàn)場協(xié)調(diào)處理 妥善處理善后工作 做好赴現(xiàn)場所需物品的保管和維護(hù)工作行政事務(wù)管理第13頁，共36頁。九、祝賀頒獎事務(wù)1、內(nèi)

9、容：2、程序：進(jìn)場、就座；主持人宣布開始、介紹來賓；宣讀決定、宣讀賀詞；領(lǐng)獎；代表致辭；授勛練習(xí)：某市政建設(shè)公司提前完成了某項(xiàng)高速公路建設(shè)任務(wù)，定于10月20日舉行慶功祝捷活動，設(shè)想公司秘書部門將為此安排哪些內(nèi)容?并應(yīng)注意哪些問題?行政事務(wù)管理第14頁，共36頁。參考：1.(1)內(nèi)容大體有開幕詞代表講話、頒獎儀式、獻(xiàn)花和領(lǐng)導(dǎo)講話； (2)會場要隆重，人員要坐滿，秩序要井然 (3)主席臺上人要坐滿，盡量邀請各方領(lǐng)導(dǎo)出席，要與受獎人相間排列座次 (4)發(fā)獎時(shí)要配合音樂，氣氛要熱烈(5)要邀請新聞單位參加并配合宣傳十、大事記1、特點(diǎn)：擇要性、連續(xù)性2、作用：提供歷史概況，便于回顧總結(jié)行政事務(wù)管理第1

10、5頁，共36頁。第二節(jié) 信息工作行政事務(wù)管理第16頁，共36頁。一、信息的概念特征：廣義的信息是對各種事物運(yùn)動特征的客觀描述。狹義的信息是指通過一定的物質(zhì)載體反映出來的新的有用知識。特點(diǎn)：客觀性、無限性、時(shí)效性、共享性、可傳輸性、可加工性、可擴(kuò)散性二、信息工作的概念、作用、特點(diǎn)信息工作特指文秘人員獲取、加工、傳遞、儲存和利用信息的一系列活動。作用：輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理、開墾林地和文秘人員的思路、提高文秘人員工作效率特點(diǎn)：服務(wù)性、綜合性、針對性、適時(shí)性行政事務(wù)管理第17頁，共36頁。三、信息工作的要求、主要制度要求：敏銳、準(zhǔn)確、及時(shí)、全面、適用、經(jīng)濟(jì)主要制度：信息專報(bào)制度、信息報(bào)送

11、數(shù)量定額制度、緊急信息報(bào)送制度、信息稿件送審制度、信息采用通報(bào)制度、信息專題分析制度、信息業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度、信息工作獎懲制度四、信息獲取的范圍：上級信息、內(nèi)部信息、社會信息、同業(yè)信息、歷史信息、國際信息信息獲取的渠道：信息網(wǎng)絡(luò)渠道、文書渠道、書刊渠道、調(diào)查渠道、會議渠道、信訪渠道、科研渠道、檔案渠道信息獲取的方法：網(wǎng)絡(luò)查詢法、文字閱讀法、收看收聽法、會議記錄法、相互交流法、專題調(diào)查法、隨時(shí)觀察法、索取求購法五、信息加工的方法歸納法、濃縮法、縱深法、擴(kuò)充法、對比法、轉(zhuǎn)換法、圖表法、剪接法行政事務(wù)管理第18頁，共36頁。六、信息簡報(bào)的編寫標(biāo)題醒目、主題集中、內(nèi)容鮮明、結(jié)構(gòu)簡單、篇幅簡短、語言簡潔七、信

12、息提供的對象、要求、方式對象：本級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)和基層單位要求：針對性、多樣性、適時(shí)性、保密性方式：簡報(bào)遞送、電報(bào)遞送、傳真遞送、網(wǎng)絡(luò)傳送、電話報(bào)送、音像制品遞送八、信息存儲的要求、方式要求：認(rèn)真篩選、科學(xué)分類、系統(tǒng)完整、堅(jiān)持不懈、便于檢索方式：計(jì)算機(jī)存儲、信息簡報(bào)存儲、多媒體存儲、信息資料存儲行政事務(wù)管理第19頁，共36頁。第三節(jié) 調(diào)研工作行政事務(wù)管理第20頁，共36頁。一、調(diào)研工作的概念：它是調(diào)查研究在文秘活動中的具體體現(xiàn)，專指文秘人員為有效輔助領(lǐng)導(dǎo)工作而展開的調(diào)查研究業(yè)務(wù)。(P73) 調(diào)研的概念：對其考查、了解、分析研究，以認(rèn)識其本質(zhì)、發(fā)展規(guī)律。（P72）二、調(diào)研意義：

13、工作基礎(chǔ)、發(fā)揮參謀作用的途徑、鍛煉能力的方法（P73-74）三、調(diào)研的特點(diǎn)：（P74-75）1、奉命性：主動；被動2、非常規(guī)性3、補(bǔ)缺性行政事務(wù)管理第21頁，共36頁。四、調(diào)研的原則（P76-77）1、點(diǎn)面結(jié)合：典型與全面結(jié)合2、性量結(jié)合：性質(zhì)、數(shù)量3、直接與間接結(jié)合：直接調(diào)研指深入親自調(diào)研，以掌握真實(shí)全面的情況。間接調(diào)研指采用間接方式獲得資料。4、信息與調(diào)研結(jié)合五、選擇調(diào)研題目的原則（P79-80）1、針對性：普遍性、傾向性；急需解決2、創(chuàng)新性：新出現(xiàn)的；新的理解3、可行性：大與小、難與易、需要與興趣行政事務(wù)管理第22頁，共36頁。六、如何做好調(diào)研的準(zhǔn)備工作1、選題2、占有資料3、制定調(diào)研計(jì)

14、劃4、選擇調(diào)研方法5、組織分工七、調(diào)研計(jì)劃的內(nèi)容1、目的、要求：是出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)，也是指導(dǎo)思想和主要依據(jù)2、范圍和對象3、時(shí)間、步驟行政事務(wù)管理第23頁，共36頁。八、調(diào)查的方式（p84-86）:全面、重點(diǎn)、典型、抽樣、九、調(diào)查的方法（p86-90）：個(gè)別交談、開調(diào)查會、現(xiàn)場觀察、問卷調(diào)查、文獻(xiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)調(diào)查、專家調(diào)查十、研究的方法（p92-94）：比較（縱向、橫向、相同點(diǎn)、相異點(diǎn)、同異綜合）、類比、分析（定性、定量、因果、典型、矛盾、系統(tǒng)）、綜合十一、調(diào)研成果的轉(zhuǎn)化：以文、會、信息、宣傳的形式轉(zhuǎn)化 練習(xí)：某總公司接到揭發(fā)下屬某公司違反財(cái)務(wù)政策行為的群眾舉報(bào)后，總公司領(lǐng)導(dǎo)班子幾次研究和批示，要

15、求嚴(yán)肅查處，但落實(shí)難度較大。如果你受命對此問題進(jìn)行調(diào)研，你將怎么做？行政事務(wù)管理第24頁，共36頁。參考：1、充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的批示精神 2、事先占有材料1）熟悉相關(guān)的財(cái)務(wù)政策或法規(guī) 2）了解查處過程中有哪些困難 3）了解群眾舉報(bào)的具體內(nèi)容 4）了解該公司近幾年的財(cái)務(wù)運(yùn)行情況 5）了解相關(guān)人員的工作背景或經(jīng)歷 3、制定調(diào)研計(jì)劃 1）明確調(diào)查的目的 2）確定調(diào)查的時(shí)間 3）確定調(diào)查對象：該公司領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、普通員工 4）選擇合適的調(diào)查方式：可采用現(xiàn)場個(gè)別訪談、問卷調(diào)查、專家調(diào)查相結(jié)合的 4、組成調(diào)查小組，做好人員分工，必要時(shí)可以請審計(jì)或財(cái)務(wù)專家加入調(diào)查 5、調(diào)查過程中注意收

16、集詳實(shí)可信的證據(jù)，不能偏聽偏信，并做好保密行政事務(wù)管理第25頁，共36頁。第七節(jié) 通訊工作行政事務(wù)管理第26頁，共36頁。一、廣義的通訊工作：語音通訊、數(shù)據(jù)通訊 二、通訊工作的作用。1、提高管理水平2、增強(qiáng)辦事效率3、樹立良好形象 三、通訊工作的原則1、及時(shí) 2、安全 3、經(jīng)濟(jì) 4、準(zhǔn)確行政事務(wù)管理第27頁，共36頁。四、通話的程序和要求一）撥打電話1、準(zhǔn)備：查號、內(nèi)容2、通話：自報(bào)家門、確認(rèn)對方身份、表達(dá)簡練、復(fù)述要點(diǎn)3、結(jié)束：道別、掛機(jī)二）接收電話 1、接聽準(zhǔn)備：鈴聲2-3聲、左手接右手記2、接聽中：復(fù)述要點(diǎn)、做好記錄、認(rèn)真傾聽 3、結(jié)束：禮貌、轉(zhuǎn)告 行政事務(wù)管理第28頁，共36頁。五、各

17、種意外電話的處理1、災(zāi)害電話：如實(shí)記錄、即刻報(bào)告、傳達(dá)指示2、糾纏電話：禮貌謝絕、轉(zhuǎn)達(dá)留言、擋駕3、匿名電話：以禮相待、記錄內(nèi)容及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)、了解對方4、推銷電話：問清來由，請示領(lǐng)導(dǎo)；根據(jù)規(guī)定婉拒5、恐嚇電話：保持警惕周旋拖延；錄音留證；及時(shí)報(bào)告或報(bào)警6、性騷擾電話：掛機(jī)、斥責(zé)警告；錄音留證7、錯(cuò)打電話 ：以禮相待六、傳真的優(yōu)點(diǎn)1、逼真 2、迅速行政事務(wù)管理第29頁，共36頁。七、文秘人員寄發(fā)郵件的程序和要求。 1、查對：地址姓名；郵編；標(biāo)記；簽署；附件2、登記：日期、發(fā)件單位、編號、性質(zhì)、件數(shù)、份數(shù)、簽收人3、封裝：筒、捆、套、袋4、交寄：核對、簽字5、結(jié)算： 八、文秘人員接收郵件的程序和要求。

18、1、點(diǎn)收：清點(diǎn)（件數(shù)、地址、包裝完整）、簽字2、分揀：3、拆封：領(lǐng)導(dǎo)親啟、涉密4、登記：5、分發(fā) ：分類行政事務(wù)管理第30頁，共36頁。九、文秘人員應(yīng)熟悉和掌握的郵政業(yè)務(wù)。1、國內(nèi)函件2、包裹3、特快專遞4、國際郵件5、電子信函行政事務(wù)管理第31頁，共36頁。第八節(jié) 保密工作 行政事務(wù)管理第32頁，共36頁。一、保密工作的意義。 1、國家安全與利益2、社會穩(wěn)定 3、經(jīng)濟(jì)與科技發(fā)展4、領(lǐng)導(dǎo)工作成敗行政事務(wù)管理第33頁，共36頁。二、如何做好文書保密工作？ 1、涉密文件撰制：起草時(shí)提出意見、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、草稿管理、印制在指定場所、控制份數(shù)、校樣廢頁銷毀2、涉密文件傳遞：專人負(fù)責(zé)、蓋密封章、包裝牢固、傳遞渠道3、涉密文件承辦：逐份登記、及時(shí)收回、注意辦理范圍、定期核查、審批后再借閱4、涉密文件移交：清