文書檔案講稿

1、樂至縣教育(jioy)系統(tǒng)檔案管理樂至縣教育局 羅洪軍共七十六頁此次(c c)培訓(xùn)重要性 中共樂至縣委辦公室樂至縣人民政府辦公室關(guān)于加強(qiáng)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的實施(shsh)意見（樂委辦發(fā)201240號）根據(jù)共七十六頁 資檔發(fā)【2014】6號關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)(jiqing)中小學(xué)校檔案工作的意見 資檔發(fā)【2014】7號 關(guān)于印發(fā)資陽市中小學(xué)檔案管理辦法和資陽市中小學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限表的通知(tngzh)要求，培訓(xùn)檔案管理工作。根據(jù)共七十六頁 樂檔發(fā)【2014】4號 關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中小學(xué)校檔案(dng n)工作的實施意見時間：2014年03月14日 (星期五)通過(tnggu)電子方式已發(fā)到全

2、縣各中小學(xué)郵箱 樂檔發(fā)20145號資陽市檔案局資陽市教育局關(guān)于印發(fā)資陽市中小學(xué)檔案管理辦法和資陽市中小學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限表的通知 共七十六頁 樂至縣二一四年教育工作目標(biāo)任務(wù)(rn wu)考核表中檔案工作分值已由1分提升到 分。2共七十六頁學(xué)校檔案(dng n)主要有：文書(wnsh)檔案、基建檔案、財務(wù)檔案、 根據(jù)：關(guān)于抓緊做好創(chuàng)建省級新農(nóng)村建設(shè)檔案示范鎮(zhèn)驗收準(zhǔn)備工作的通知（樂新村檔辦20135號）教師個人檔案等。共七十六頁檔案管理工作的內(nèi)容 一.檔案收集(shuj) 二.檔案分類 三.檔案排列 四.檔案編號 五.檔案裝訂 六.檔案編目 七.檔案裝盒 八.裝櫥 共七十六頁文書(wnsh)

3、檔案 文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。也有人把文書檔案作為(zuwi)與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。 共七十六頁 （一）檔案收集工作的內(nèi)容 1、檔案室的收集（歸檔(gudng)、平時收集） 2、檔案室

4、的收集范圍 （1）.本單位各種門類和載體的檔案 （2）.與本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料 （3）.代管與本單位有關(guān)的撤銷或合并機(jī)關(guān)的檔案 一、檔案(dng n)收集共七十六頁 歸檔(gudng)范圍，是指在一個單位產(chǎn)生的所有文件中需要歸檔(gudng)的部分。國家檔案局1987年形成的機(jī)關(guān)文件材料歸檔(gudng)和不歸檔(gudng)的范圍中指出：凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。 確定歸檔范圍時，應(yīng)以本單位工作活動為主，突出本單位基本職能活動和中心工作。外單 位 文 件，不 論 是 上 級 同 級，還 是下 級 ，應(yīng)以是否與本單位有直接關(guān)系，本單位是否需要辦理，即是

5、否參與活動為文件歸檔的出發(fā)點，切不可搞“有文必檔”。不管文件的來源和價值，凡是文件都?xì)w檔，這種做法是錯誤的。同時，也不能將有價值的、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏了。共七十六頁（二）檔案(dng n)收集工作的意義 檔案收集(shuj)工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，做好收集工作有著十分重要的意義 。 1、收集工作是檔案工作的起點 2、收集工作是衡量檔案館(室)工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺 共七十六頁注意事項1、收集到有殘缺檔案(dng n)，請用A4紙修裱好。2、收集到有大于A4紙檔案，請折疊成A4 紙大小。共七十六頁共七十六頁二、分類(fn li)分類 歸檔文件可以采用年度機(jī)構(gòu)(問題)保管(bog

6、un)期限或保管(bogun)期限年度機(jī)構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。共七十六頁1.按年度分類 將文件按其形成年度分類。2.按保管期限分類 將文件按劃定的保管期限分類。3.按機(jī)構(gòu)(問題)分類 將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類(本項可以視情況(qngkung)予以取舍) 共七十六頁 歸檔文件(wnjin)應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件(wnjin)、統(tǒng)計報表等成套性文件(wnjin)可集中排列。三、排列(pili)共七十六頁加蓋歸檔(gudng)章 歸檔章位置：歸檔章應(yīng)加蓋在每份歸檔文件右上方的空白位置。 如沒有空白處或不便(

7、bbin)蓋章時，首頁前附加空白紙蓋章。共七十六頁共七十六頁31516（全宗號）（年度）（室編件號）（機(jī)構(gòu)或問題）（保管期限）（館編件號）歸檔(gudng)章樣 （單位：mm） 歸檔(gudng)章樣 （單位：mm） 共七十六頁四、編號(bin ho) 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項 。共七十六頁例如(lr)某某學(xué)校（全宗(qun zn)號）2012（年度）（室編件號）（機(jī)構(gòu)或問題）教學(xué)管理（保管期限）永久（館編件號）共七十六頁五、裝訂(zhungdng) 把

8、會生銹的金屬除去(ch q)縫紉機(jī)左側(cè)軋邊、“三孔一線”；不銹鋼訂書釘裝訂演示共七十六頁六、編目(bin m)目錄項目，一式兩份，目錄封面(fngmin)，一式一份。共七十六頁目錄(ml)項目 1、件號 2、責(zé)任者 3、文號 4、題名(t mng) 5、日期 6、頁數(shù) 7、備注共七十六頁電子表格此歸檔文件目錄(ml)一式兩份共七十六頁1.界定(ji dn)件的范圍 （1）正本與定稿為一件; （2）正文與附件為一件; （3）原件與復(fù)制件為一件; （4）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件; （5）來文與復(fù)文可為一件； （6）文件簽批單與正文為一件； （7）會議記錄、報表、名冊、圖冊等一冊、本為一件； （8）一

9、個(y )事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件可為一件； （9）漢文本與少數(shù)民族文本為一件； （10）中文本與外文本為一件。共七十六頁 2責(zé)任者：一般填寫發(fā)文機(jī)關(guān) 3題名：一般填寫原文件標(biāo)題。文件沒題名或題名不完整的，除原題名照抄外，還應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并加“ ”號。（如） 4日期：填寫文件的形成時間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年（如2008年4月16日，應(yīng)填寫20080416）。 5頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件的實際(shj)有效頁數(shù)。 6備注：填寫歸檔文件需補(bǔ)充和說明的情況（如文件缺損、修改、移出、銷毀、插入等。如果備注欄內(nèi)容太多，可用*表示，然后在備考表中注明相關(guān)內(nèi)容）。 共七十六頁文書(

10、wnsh)檔案歸檔文件目錄寫填式樣歸檔文件目錄期限(qxin)-年度-盒號樂招委201333號件號責(zé)任者文 號題 名日 期頁數(shù)備注 樂招委201333號 關(guān)于做好2013年全國成人高考工作的通知1樂至縣大學(xué)中專招生委員會關(guān)于做好2013年全國成人高考工作的通知2013101052樂至縣教育工會通知轉(zhuǎn)發(fā)四川省女職工大病互助保險工作的通知 201403048通知共七十六頁共七十六頁共七十六頁文書檔案(dng n)歸檔文件目錄封面式樣歸檔文件目錄 全宗名稱：平泉縣檔案史志局 全 宗 號：0088 年 度：2008 保管期限：永久 機(jī)構(gòu)(jgu)問題：人事共七十六頁共七十六頁七、裝盒1.歸檔文件目錄

11、2.檔案 3.備考(biko)表4.脊背項目共七十六頁無酸紙檔案(dng n)簡介 無酸紙檔案盒是各個機(jī)關(guān)和單位檔案管理部門整理和裝訂儲存文件的裝具！通常無酸紙裱糊制作的檔案盒，由于無酸紙不含酸性另采用國際上先進(jìn)的AKD中性施膠工藝(gngy)、無酸腐蝕，使檔案可以長期保存、不變質(zhì)、不褪色、具有防蟲、防霉等特點，對裝訂在盒子內(nèi)的檔案文件沒有腐蝕破壞，使用方便，現(xiàn)在全國都在逐步無酸紙檔案盒替換掉過去老式笨重的紙板檔案盒和牛皮紙檔案盒。共七十六頁共七十六頁文書(wnsh)檔案盒共七十六頁共七十六頁樂至縣城東小學(xué)(xioxu)以學(xué)校(xuxio)公章全稱為準(zhǔn)樂至縣石佛鎮(zhèn)太來初級中學(xué)共七十六頁蓋印檔案

12、盒封面(fngmin)盒脊式樣*縣統(tǒng)計局 50 2008 永久(yngji)1 28 1 人事共七十六頁備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括(boku)盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。共七十六頁共七十六頁八、裝櫥 按照檔案分類方法和目錄裝訂方式，將已經(jīng)整理(zhngl)好的文書檔案按次序進(jìn)行裝櫥和上架。 不同的分類方法和不同的目錄裝訂形式，其檔案上架裝櫥的方式也不一樣。 二級分類上架裝櫥的方式如下：共七十六頁1、文書檔案上架裝櫥方式

13、(fngsh)一（期限年度法） 永久(yngji) 2007-2013年 30年 2007-2013年 10年 2007-2013年 共七十六頁2、文書(wnsh)檔案上架裝櫥方式二（年度期限法） 2007年 永久(yngji)+30年+10年 2008年 永久+30年+10年 2009年 永久+30年+10年 共七十六頁200720082008永久(yngji)永久(yngji)永久5110818081160行政工作黨群工作行政工作2007永久50黨群工作共七十六頁 檔案柜：屬辦公家具系列。即用來保存檔案資料的柜子；是比較傳統(tǒng)的保存檔案的裝具，通常是指帶蓋的箱子和有門的柜子。一般(ybn)以

14、木材或金屬制成，有的還做成組合式，分開為箱，疊放成柜。其優(yōu)點是能有效地防塵和阻止其他有害物質(zhì)的侵襲，而且搬運挪動便利；缺點是造價高，占據(jù)庫房有效空間大，單位面積存儲量小。檔案柜金屬制檔案柜優(yōu)點(yudin)：防火、防潮、防鼠、 防塵、輕巧。共七十六頁共七十六頁科技(kj)檔案 科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存(bocn)的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。共七十六頁科技(kj)檔案的種類 1.工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案 2.農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案3.基本建設(shè)檔案(dng n) 4.設(shè)備檔案(dng n)5.科學(xué)研究檔案 6

15、.醫(yī)療衛(wèi)生檔案7.天文檔案 8.氣象檔案9.地質(zhì)檔案 10.測繪檔案11.地震檔案 12.水文檔案13.環(huán)境保護(hù)檔案共七十六頁共七十六頁項目檔案案卷(njun)封面和脊背填寫檔 號：檔案的編號案卷題名：應(yīng)簡明準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容立卷單位：案卷的形成單位起止日期：卷內(nèi)文件的起止日期保管(bogun)期限：對照保管(bogun)期限表，從案卷保管(bogun)單位的角度確定 是永久、長期、短期密 級：文件自然形成的絕密、機(jī)密和秘密依據(jù)保密規(guī)定填寫。沒有密級的可不填寫，不能寫“普通”、“無密”等字樣 共七十六頁2012樂至縣*學(xué)校新建學(xué)生宿舍（竣工(jngng)資料）樂至縣*學(xué)校（以公章(gngz

16、hng)上名稱填寫）2012年1月12日6月8日永久2012-12012-2共七十六頁保管期限檔號案卷題名（案卷(njun)脊背式樣） 項目內(nèi)容用碳素墨水直接(zhji)寫在脊背上。填盒號填寫：短期、長期、永久如：樂至縣某某學(xué)校新建學(xué)生食堂（綜合類）填寫：如2012共七十六頁2011-1永久(yngji)永久(yngji)永久永久永久2011-22011-320122013樂至縣*學(xué)校新建學(xué)生宿舍（綜合類）樂至縣*學(xué)校新建學(xué)生宿舍（監(jiān)理類）樂至縣*學(xué)校新建學(xué)生宿舍（施工類）樂至縣*學(xué)校新建學(xué)生食堂樂至縣*學(xué)校擴(kuò)建教學(xué)樓共七十六頁2011-1永久(yngji)永久(yngji)永久永久永久201

17、1-22011-320122013樂至縣*學(xué)校新建學(xué)生宿舍樂至縣*學(xué)校新建學(xué)生宿舍樂至縣*學(xué)校新建學(xué)生宿舍樂至縣*學(xué)校新建學(xué)生食堂樂至縣*學(xué)校擴(kuò)建教學(xué)樓共七十六頁照片(zhopin)檔案共七十六頁共七十六頁 1.文字說明基本內(nèi)容包括(boku)事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。2.編寫文字說明的要求：(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項目正確齊全；(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。(3)文字簡潔、語言通順；(4)時間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。文字說明的編寫(binxi)共七十六頁 所謂光盤檔案是指利用激光進(jìn)行圖像、聲音信息寫入和讀出的具有

18、參考、憑證(pngzhng)、藝術(shù)價值并歸檔保存的一種圓盤形記錄載體。光盤檔案(dng n)的概念共七十六頁光盤(un pn)檔案共七十六頁光盤(un pn)檔案說明樣式（每張光盤(un pn)詳細(xì)說明）全宗號目錄號分類號卷 號盤 號光盤名稱刻錄人刻 錄日 期共七十六頁共七十六頁共七十六頁共七十六頁共七十六頁教師(jiosh)個人檔案 教師個人檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關(guān)證明(zhngmng)時，都需要使用檔案。 共七十六頁共七十六頁共七十六頁共七十六頁共七十六頁根據(jù)縣檔案局領(lǐng)導(dǎo)(ln do)提示：教師個人檔案也可用科技檔案盒裝共七十六頁第五章法律責(zé)任第二十四條下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政(xngzhng)管理部門、有關(guān)主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政(xn