存貨管理基本制度

1、存貨管理基本制度總則存貨管理制度制定目的為了加強本公司對存貨的管理和控制，保證存貨的安全完整，提高存貨運營效率，保證合理確認存貨價值，防止并及時發(fā)現(xiàn)和糾正存貨業(yè)務中的各種差錯和舞弊，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范及本公司章程，制定本制度。存貨的定義本制度所稱存貨，是指本公司在日常活動中持有以備出售的商品、提供勞務過程中耗用的材料和物料等，主要包括各類商品、周轉(zhuǎn)材料等。公司代銷、代管存貨，委托加工、代修存貨也適用于本制度規(guī)范范圍。本制度以及本制度框架下的各級分制度和附件以防范公司存貨管理中的下列但不限于下列風險為目的：存貨預算編制不科學、采購計劃不合理，可能導致存貨積壓或短缺；驗收程

2、序不規(guī)范、標準不明確，可能導致數(shù)量克扣、以次充好、賬實不符；存貨倉儲保管方法不適當、監(jiān)管不嚴密，可能導致?lián)p壞變質(zhì)、價值貶損、資源浪費；存貨領(lǐng)用發(fā)出審核不嚴格、手續(xù)不完備，可能導致貨物流失；存貨盤點清查制度不完善、計劃不可行，可能導致工作流于形式、無法查清存貨真實狀況；存貨報廢處置責任不明確、審批不到位，可能導致企業(yè)利益受損。公司在制定本制度時，重點關(guān)注的關(guān)鍵控制點：職責分工、權(quán)限范圍和審批程序應當明確規(guī)范，機構(gòu)設置和人員配備應當科學合理；存貨請購的事項應當明確，請購的依據(jù)應當充分適當；存貨管理控制流程應當清晰嚴密，存貨管理原則及程序應當明確規(guī)范；存貨的確認、計量和報告應當符合國家統(tǒng)一的會計準則

3、制度的規(guī)定。崗位分工及授權(quán)批準存貨業(yè)務的不相容崗位至少包括：存貨的請購、審批與執(zhí)行：自營存貨的請購、審批與執(zhí)行：自營存貨的請購由各經(jīng)營單位根據(jù)實際銷售情況提請購申請，經(jīng)各門店負責人批準后采購；聯(lián)營存貨的請購、審批與執(zhí)行：聯(lián)營單位存貨可自行采購，報門店備案后由聯(lián)營商家自行采購。存貨的采購到貨后由各分店倉儲保管人員進行驗收，驗收合格后報財務部門付款；購入存貨的由各分店倉儲保管人員保管，財務部門負責相關(guān)賬務記錄；存貨發(fā)出由柜臺營業(yè)員提出申請報各門店總經(jīng)理審批后送財務部門進行賬務處理；需處置的存貨由柜臺提出申請報分店總經(jīng)理審批后由財務部門負責記錄。公司應當配備合格的人員辦理存貨業(yè)務。辦理存貨業(yè)務的人員

4、應當具備良好的業(yè)務知識和職業(yè)道德，遵紀守法，客觀公正。公司要定期對員工進行相關(guān)的政策、法律及業(yè)務培訓，不斷提高他們的業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德水平。公司應當對存貨業(yè)務建立嚴格的授權(quán)批準制度，明確審批人對存貨業(yè)務的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理存貨業(yè)務的職責范圍和工作要求。審批人應當根據(jù)存貨授權(quán)批準制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應當在職責范圍內(nèi)，按照審批人的批準意見辦理存貨業(yè)務。公司內(nèi)部除存貨管理部門及倉儲人員外，其余部門和人員接觸存貨時，應由相關(guān)部門特別授權(quán)。必要時，存貨管理部門內(nèi)部也應當執(zhí)行授權(quán)接觸。公司可以根據(jù)業(yè)務特點及成本效益原則選用計算

5、機系統(tǒng)和網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)對存貨的管理和控制，但應注意計算機系統(tǒng)的有效性、可靠性和安全性，并制定防范意外事項的有效措施。請購與采購制度采購申請管理制度：公司應當明確請購相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限及相應的請購程序；公司應當根據(jù)倉儲計劃、資金籌措計劃、銷售計劃等制定采購計劃，對存貨的采購實行預算管理，合理確定存貨的比例；公司應當指定專人逐日根據(jù)各種存貨的采購間隔期和當日存貨的庫存量，分析確定應采購的日期和數(shù)量，據(jù)此進行再訂購，盡可能降低庫存或?qū)崿F(xiàn)零庫存；公司確定采購時點、采購批量時，應當考慮公司需求、市場狀況、行業(yè)特征、實際情況等因素；公司應當對采購環(huán)節(jié)建立完善的管理制度，確保采購過程的透明化。公司應根據(jù)

6、預算或采購計劃辦理采購手續(xù)，預算外或計劃外采購需經(jīng)嚴格審批；公司應當根據(jù)預算有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)的業(yè)務特點編制存貨年度、季度和月份的采購、生產(chǎn)、存儲、銷售預算，并按照預算對實際執(zhí)行情況予以考核；存貨采購和審批程序應當符合有關(guān)規(guī)定。驗收入庫與保管制度公司應當對入庫存貨的質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)規(guī)格等方面進行檢查與驗收，保證存貨符合采購要求。外購存貨入庫前一般應經(jīng)過下列驗收程序：檢查訂貨合同協(xié)議、入庫通知單、供貨企業(yè)提供的材質(zhì)證明、合格證、運單、提貨通知單等原始單據(jù)與待檢驗貨物之間是否相符。對擬入庫存貨的交貨期進行檢驗，確定外購貨物的實際交貨期與訂購單中的交貨期是否一致。對待驗貨物進行數(shù)量復核和質(zhì)量檢驗，

7、必要時可聘請外部專家協(xié)助進行。對驗收后數(shù)量相符、質(zhì)量合格的貨物辦理相關(guān)入庫手續(xù)，對經(jīng)驗收不符合要求的貨物，應及時辦理退貨、換貨或索賠。對不經(jīng)倉儲直接使用的存貨，應當采取適當?shù)姆椒ㄟM行檢驗。公司應當建立存貨保管制度，倉儲部門應當定期對存貨進行檢查，加強存貨的日常保管工作：因業(yè)務需要分設倉庫之情形，應當對不同倉庫之間的存貨流動辦理出入庫手續(xù)。應當按倉儲物資所要求的儲存條件貯存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盜和防變質(zhì)等措施。貴重物品、精密儀器和危險品的倉儲，應當實行嚴格審批制度。公司應當重視低值易耗品、周轉(zhuǎn)材料等物資的管理控制，防止浪費、被盜和流失。存貨管理部門對入庫的存貨應當建立存貨明細賬，詳

8、細登記存貨類別、編號、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、計量單位等內(nèi)容，并定期與財會部門就存貨品種、數(shù)量、金額等進行核對。庫記錄不得隨意修改。如確需修改入庫記錄，應當經(jīng)有效授權(quán)批準。對于已售商品退貨的入庫，倉儲部門應根據(jù)銷售部門填寫的產(chǎn)品退貨憑證辦理入庫手續(xù)，經(jīng)批準后，對擬入庫的商品進行驗收。因產(chǎn)品質(zhì)量問題發(fā)生的退貨，應分清責任，妥善處理。對于劣質(zhì)產(chǎn)品，可以選擇修復、報廢等措施。公司應當根據(jù)自身的生產(chǎn)經(jīng)營特點制定倉儲的總體計劃，并考慮商場布局、商品流程、賣場擺放等因素，相應制定人員分工、實物流動、信息傳遞等具體管理制度。存貨的存放和管理應指定專人負責并進行分類編目，嚴格限制其他無關(guān)人員接觸存貨，入庫存貨應

9、及時記入收發(fā)存登記簿或存貨卡片，并詳細標明存放地點。存貨采購應當按照國家統(tǒng)一的會計準則制度的規(guī)定進行初始計量，正確核算存貨采購成本。存貨的領(lǐng)用與發(fā)出制度公司應當建立嚴格的存貨領(lǐng)用流程和制度。公司各部門領(lǐng)用材料，應當持有生產(chǎn)管理部門及其他相關(guān)部門核準的領(lǐng)料單。超出存貨領(lǐng)料限額的，應當經(jīng)過特別授權(quán)。公司應當建立嚴格的存貨發(fā)出流程和制度。存貨的發(fā)出需要經(jīng)過相關(guān)部門批準，大批商品、貴重商品或危險品的發(fā)出應當?shù)玫教貏e授權(quán)。倉庫應當根據(jù)經(jīng)審批的通知單發(fā)出貨物，并定期將發(fā)貨記錄同銷售部門和財會部門核對。存貨發(fā)出的責任人應當及時核對有關(guān)票據(jù)憑證，確保其與存貨品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格一致。企業(yè)財會部門應當針

10、對存貨種類繁多、存放地點復雜、出入庫發(fā)生頻率高等特點，加強與倉儲部門經(jīng)常性賬實核對工作，避免出現(xiàn)將已入庫存貨不入賬或已發(fā)出存貨不銷賬之情形。存貨盤點與處置制度公司應當制定并選擇適當?shù)拇尕洷P點制度，明確盤點范圍、方法、人員、頻率、時間等；企業(yè)應當制定詳細的盤點計劃，合理安排人員、有序擺放存貨、保持盤點記錄的完整，及時處理盤盈、盤虧。對于特殊存貨，可以聘請專家采用特定方法進行盤點；存貨盤點應當及時編制盤點表，盤盈、盤虧情況要分析原因，提出處理意見，經(jīng)相關(guān)部門批準后，在期末結(jié)賬前處理完畢；倉儲管理人員應通過盤點、清查、檢查等方式全面掌握存貨的狀況，及時發(fā)現(xiàn)存貨的殘、次、冷、背等情況。倉儲部門對殘、次

11、、冷、背存貨的處置，應當選擇有效的處理方式，并經(jīng)相關(guān)部門審批后作出相應的處置；存貨的會計處理，應當符合國家統(tǒng)一的會計準則制度的規(guī)定。公司應當根據(jù)存貨的特點及企業(yè)內(nèi)部存貨流轉(zhuǎn)的管理方式，確定存貨計價方法，防止通過人為調(diào)節(jié)存貨計價方法操縱當期損益。計價方法一經(jīng)確定，未經(jīng)批準，不得隨意變更。倉儲部門與財會部門應結(jié)合盤點結(jié)果對存貨進行庫齡分析，確定是否需要計提存貨跌價準備。經(jīng)相關(guān)部門審批后，方可進行會計處理，并附有關(guān)書面記錄材料。驗收入庫與保管制度存貨驗收制度各分店負責質(zhì)檢的辦事人員應對來貨“訂單”進行檢查，驗貨原則：訂貨數(shù)量=實際送貨數(shù)量，供貨商多送的貨不能收，嚴格按照“訂單”收貨對于有損壞的商品一

12、律拒收。各分店負責質(zhì)檢的辦事人員在對供應商所持“訂單”查驗合格后，指派相應商品區(qū)域理貨員與供貨商送貨員憑供應商所持本公司的“訂單”點驗實物，認真核對商品名稱、規(guī)格、編碼保質(zhì)期等信息，并準確填寫每個商品實收數(shù)量。若有破損商品，則要求供貨商帶回，破損商品不能入庫；若有供貨商送貨單某個（些）商品名稱或條碼等信息與“訂單”上的某個（些）有差異，則這（些）商品信息上報營運管理部協(xié)調(diào)處理，不予收貨，其他正常商品，繼續(xù)以下步驟。驗貨完畢后，理貨員與供貨商送貨員在已填寫實收數(shù)量的“訂單”的簽字，然后將“訂單”傳給營運管理部錄入員，錄入員根據(jù)“訂單”制作“進貨單”并打印，供貨商送貨員到錄入員處領(lǐng)取“進貨單”一式

13、兩聯(lián)，再次與理貨員校對驗貨商品與數(shù)量，核對無誤后，理貨員與供貨商送貨員簽字，并加蓋商品收貨章，“進貨單”供貨商送貨員攜一聯(lián)帶回。理貨員憑“進貨單”的另外一聯(lián)上商品的庫區(qū)庫位對商品進行對照陳列，陳列完畢后“進貨單”交營運管理部負責質(zhì)量的辦事人員。廠家送貨單一聯(lián)，“進貨單”一聯(lián)，由營運管理部負責質(zhì)量的辦事人員集中匯總轉(zhuǎn)交給總部財務部。存貨保管制度倉庫防火制度保持防火通道暢通無阻，通道上不得有一件物品；保證防火器材完好有效；嚴禁煙火，任何人不得在庫內(nèi)吸煙和使用打火機、火柴等；嚴禁存放易燃、易爆物品；任何機動車輛不得進入庫房。倉庫防水制度每逢雨雪，庫管員要認真檢查庫房有無漏水之處和地面返潮對貨物的影響

14、。發(fā)現(xiàn)問題，及時向主管匯報；庫房清掃灑水，不得洇濕或浸濕貨物及包裝；飲品不得放置在貨物上面。倉庫防戍、防蟲制度嚴禁在庫房內(nèi)存放食品；經(jīng)檢查庫內(nèi)有無老鼠、螞蟻、蛀蟲，并投放藥品。倉庫防盜制度嚴禁閑雜人員進入庫房。庫管員在離開庫房時，要關(guān)好門窗、鎖好門；庫房鑰匙由庫管員負責保管，庫管員不得委托其他任何人代管鑰匙；庫管員必須檢查庫房門窗是否牢固可靠，發(fā)現(xiàn)問題及時向主管匯報，共同采取措施。倉庫例行檢查制度倉管人員每天對車間倉庫至少進行一次安全、防護巡查，確保倉庫的安全、衛(wèi)生正常，商品按品種、型號、規(guī)格堆放整齊，標簽朝外；倉庫管理員提前十五分鐘進入倉庫對產(chǎn)品的堆放、標識、及防護情況進行檢查，對不符合要求

15、的情況及時給予糾正，并將檢查及糾正情況登記在倉庫日檢表上；對倉庫的防安全，門窗，電路等各方面工作進行檢查及維護，做好倉容倉貌工作。倉庫管理員負責對轄區(qū)內(nèi)產(chǎn)品每一貨號批號明示看板的設置。倉庫管理員對所轄區(qū)內(nèi)有哪些貨號，產(chǎn)品放哪里，有多少必須做到心中有數(shù)，且以看板和臺帳的形式反映出來，特別是對新品種、型號產(chǎn)品的入庫必須準確及時；接收的產(chǎn)品必須按貨號批號分開堆放整齊，杜絕不同種類、型號商品接收時集中堆放或同一型號商品分開放置。出庫與盤點制度存貨發(fā)出制度對自營商品，柜臺如需補貨，應由柜臺向門店倉儲管理人員提出申請，填寫一式三聯(lián)的“請貨單”，經(jīng)門店負責人簽字后，一聯(lián)交門店倉儲管理人員處。門店倉儲人員對“

16、請貨單”中貨物及審批核對后應盡快發(fā)出貨物至柜臺，并開具一式兩聯(lián)的“出庫單”由柜臺簽字后，一聯(lián)留存，一聯(lián)隨貨同行由柜臺保管。發(fā)出存貨后門店倉儲人員應及時登記存貨臺賬，做到賬實相符。存貨盤點及處理制度存貨定期或不定期進行盤點，年度終了前進行一次全面的盤點清查。盤點工作主要由營運部和財務部負責組織。由營運部制訂盤點計劃，確定是全面盤點，還是局部范圍的部門盤點，向門店、信息中心等相關(guān)盤點部門發(fā)送盤點通知和盤點日程計劃表。準備工作各門店將商品整理陳列整齊，門店理貨員按商品陳列位置抄錄“手工盤點表”，核對手抄盤點表的準確性。根據(jù)盤點日程安排，門店在盤點日營業(yè)完畢后，所有未錄單據(jù)全部錄入，所有未登帳單據(jù)全部審核登帳，保證帳面庫存是最后盤點庫存。開始盤點營業(yè)結(jié)束后，實物盤點開始，理貨員分柜組進行實物盤點，并在“手工盤點表”上填寫商品盤點數(shù)量。門店日結(jié)完畢后,在門店制作電腦“盤點表”，并打印。按“手工盤點表”錄入盤點數(shù)量，錄入完畢后，生成盤點差異表。盤點結(jié)