高效會議技巧培訓(xùn)課件

1、高效會議技巧企業(yè)管理層培訓(xùn)PPT主講人日期前言/PREFACE 開會人人都會，但是要開好會卻并非易事。許多單位的會議常常出現(xiàn)：會議變調(diào)、會期拉長、無果而終的情況。因此開會如果不懂策略，會議的成效就會打折扣 / Contents目 錄明晰會議種類Clarify the types of meetings 01開會程序Meeting procedure 02會議室布置Meeting room layout03明確會議議題Clarify meeting topics04開會方法Meeting method 0501明晰會議種類01會議類型1234567工作例會銷售會議協(xié)調(diào)會議業(yè)務(wù)研討會銷售報告會工臨

2、會議座談會01會議類型 工作例會是銷售部按照預(yù)先設(shè)定的時間定期召開的一種常規(guī)性工作會議。通常每天或者每周召開1次，原則上不能間斷。會議的主要內(nèi)容就是對日常工作的例行檢查與安排，檢查前一天或者前一周的工作，安排當(dāng)天或者本周的工作，設(shè)想第二天或者下周的工作，屬于一般性的會議。 工作例會 銷售會議內(nèi)容是銷售方面的工作，不能以其他方面的內(nèi)容為主，否則就改變了會議的性質(zhì)。召開銷售會議的目的。就是為解決銷售工作中出現(xiàn)的問題，或者是安排、調(diào)整銷售工作。銷售會議是銷售部門最重要的工作會議，也是日常性會議 銷售會議01會議類型 協(xié)調(diào)會議通過會議的形式，調(diào)和工作中出現(xiàn)的矛盾或脫節(jié)現(xiàn)象。之所以要召開協(xié)調(diào)會議，解決有

3、些矛盾帶有嚴(yán)重性、普遍性并不宜在私下解決的問題。通過協(xié)調(diào)會議加以解決，可以起到警示作用。協(xié)調(diào)會議 對重大的業(yè)務(wù)進行集體討論。因為重大的業(yè)務(wù)工作敏感性高，涉及范圍廣，不宜由某一個領(lǐng)導(dǎo)單獨決策，如果決策失誤，會導(dǎo)致嚴(yán)重后果。而通過集體討論得出的結(jié)論會比較全面、符合實際。業(yè)務(wù)研討會 銷售報告會是對前一段時間的銷售工作進行總結(jié)。銷售報告會分為兩種，一種是對銷售部以上領(lǐng)導(dǎo)層匯報，一種是銷售部門內(nèi)部的匯報。銷售 報告會 臨時會議是因工作發(fā)生突發(fā)性的變故或者有新的比較緊急的情況而臨時召開的一種會議。會議內(nèi)容主要是宣布新的情況，安排新的工作，解決突發(fā)性事件。會議上一定要有明顯的結(jié)果。如果會議結(jié)束了事情仍然沒有

4、得到解決，那么這個臨時會議就失去了意義。臨時會議的時間不能太長，最好不要超過半小時。01會議類型臨時會議座談會 座談會是一種比較輕松和相對自由的會議。也正是因為座談會具有輕松活潑的特性，所以近年來成了許多開發(fā)商最喜歡采用的一種會議形式。座談會的形式側(cè)重于交流思想、研討問題。座談會也分為兩種：一種是內(nèi)部座談，一種是外部座談。02開會程序確定會議議題和目的確定會議內(nèi)容確定會議進程確定會議議題確定主持人與記錄人確定參會對象和人數(shù)確定會議日期確定會議場所提 出 問 題02開會程序ABCDEFGHI03會議室布置03會議室布置 對于主持人來說，如何提高會議的成效是關(guān)鍵性的問題。會議室的布置是直接影響到參

5、會人員的心情和會議的成效，因此會議室的布置就顯得尤為重要。不通過的會議，其布置就不同。會議室的布置是會議主題的外在表現(xiàn)，要能讓人們從會議室的布置就能推測出會議的性質(zhì)。 會議是具有很強的封閉性特征的，并且任何一次會議的最終目的是要解決問題。如果會議沒有解決問題，無果而終，那么這次會議就是失敗的03會議室布置03會議室布置會議室的布置要做到以下幾點：01會議室布置一定要緊扣會議性質(zhì)和主題來進行，要將會議性質(zhì)和主題形象直觀地反映出來，讓人一看便知。表現(xiàn)會議的性質(zhì)和主題02布置會議室時要直接將會議的級別用無聲的語言表達出來，起到告知、明示作用。反映級別03排定座次主要是擺放會議座椅和姓名牌，要按照級別

6、來擺放。如果級別擺放不妥，就會影響會議效果、擾亂會議秩序，嚴(yán)重的會影響到人際關(guān)系。排定座次04會議開得成功與否，與會議氣氛的營造有著密切的關(guān)系，會議室氣氛可以為會議的召開起到推波助瀾的作用。氣氛營造得好，能集中參會人員的注意力，約束參會人員的思想，保障參會人員不至于“身在曹營心在漢” 營造氣氛05會議室的布置要起到美化開會環(huán)境的作用，令人感到身心舒暢。不宜過于繁雜花哨，也不宜過于簡單，要適度。不同的會議性質(zhì)有不同的美化方式，要因會議內(nèi)容而異。美化環(huán)境04明確會議議題04明確會議議題專題型是指比較重要或者涉及面較廣的議題。通常專題型議題要占用整個會議過程，也就是說，會議專門是為討論該專題型議題而

7、召開的，不再涉及其它議題。4.1 議題類型專題型會議1重點型會議重點型議題是指在會議上著重要討論的議題。這類議題通常是工作中的重點，重點議題不能超過3個，以12個為宜。普通型會議普通型議題是指并不重要但卻需要解決的問題，是常規(guī)性的問題。這類議題如果久拖不決就會影響到工作效果。普通型議題的數(shù)量可以相對較多，具體數(shù)量視會議時間長短來定。 附帶型會議附帶型議題通常指與本次會議關(guān)聯(lián)性不大，議題本身也并不重要的小型議題，在會議上附帶解決。附帶型議題可以根據(jù)會議情況來進行，如果會議時間允許就解決，如果時間不允許，可以不解決，留待另外的場合處理。 24304明確會議議題專題型會議：只能有1個議題，否則就不叫

8、專題會議。2小時以內(nèi)的會議：重點型議題以1個為宜，最多不要超過2個；普通型議題以3個為宜。半天以內(nèi)的會議：重點型議題以1-2個為宜，普通型議題以3個為宜。1天以內(nèi)的會議：重點型議題以2-3個為宜，普通型議題以3個為宜。附帶型議題可以自由確定，可有可無。 一次會議的議題數(shù)量不能太多，如果太多就會出現(xiàn)草率了事的現(xiàn)象。確定會議議題要以會議時間的長短及議題的重要性及復(fù)雜程度為依據(jù)。會議時間長，可以多確定幾個議題，反之則要少安排幾個議題；議題關(guān)系重大而又復(fù)雜，不是短時間可以討論完成的，會議上就不宜安排太多，否則就無法完成，反之則可以多安排幾個議題。4.2 議題數(shù)量04明確會議議題4.3 議題確認(rèn)方法銷售

9、部門的會議議題要堅持以銷售一線為主的原則來確定，只有銷售一線的工作才是重中之重，因而售樓一線的相關(guān)議題才是重點議題。如果重要程度較高，要確立為專題型議題。其他方面的問題都可以列為普通型議題或者附帶型議題。通常情況下，售樓一線的工作和涉及公司與置業(yè)顧問的切身利益方面的內(nèi)容，比如置業(yè)顧問與顧客發(fā)生爭執(zhí)、顧客對樓盤的投訴、樓盤價格定位不準(zhǔn)、置業(yè)顧問的傭金制定、獎勵等，應(yīng)確定為專題型議題或者重點型議題，因為這類內(nèi)容關(guān)系到僂盤的銷售成效及公司與個人的利益問題，對于企業(yè)來說，都是非常重要的問題。04明確會議議題05開會方法05會議方法合理選定議題01議題選定要根據(jù)會議性質(zhì)及會議目的來確定，議題不能偏離會議

10、宗旨。確定議題時，要有主有次，即分出哪些是專題型議題，哪些是重點型議題，哪些是非重點型議題。把握會議時間02把握會議時間分為三種：一種是總會議時間不能超標(biāo)，一種是每個議題時間不能超標(biāo)，一種是參會人員的發(fā)言時間不能超標(biāo)。但是可以在總會議時間不超標(biāo)的情況下，適當(dāng)在每個議題或者發(fā)言時間中進行分配?？刂谱h題內(nèi)容03主持人一定要嚴(yán)格把握議題內(nèi)容，防止跑題。如果確實在討論過程中發(fā)現(xiàn)有新問題很嚴(yán)重，不立即予以解決會導(dǎo)致嚴(yán)重后果，在這種情況下，也不能偏題，可以馬上決定在議會結(jié)束后立即再召開會議解決這一新問題。把握會議步驟04開會的目的就是為了解決問題。因此必須掌握解決問題的步驟：1、提出問題；2、分析問題；3、現(xiàn)場解決；4、落實到人；5、確定監(jiān)督人；6、檢查工作。05會議方法決策對于銷售經(jīng)理來說，是牽一發(fā)而動全身的工作。決策與工作效率、銷售成績、置業(yè)顧問的心態(tài)等息息相關(guān)。決策正確，工作效率會得到明顯提高，銷售業(yè)績會大幅上升，員工心態(tài)也會受到激勵；決策不正確，就會導(dǎo)致不良后果，因此每個經(jīng)理人面對決策都應(yīng)十分謹(jǐn)慎。決策須注意把握如下幾個方面:決策方法判斷問題，掌握時間123科學(xué)民主決策效果檢測4巧用直覺做決策05會議方法多鍛煉為提高直覺的準(zhǔn)確性，銷售經(jīng)理平時不妨多鍛煉自己和下屬的直覺