汽車4S店配件入庫(kù)管理規(guī)定資料

1、目的規(guī)范配件入庫(kù)管理行為，嚴(yán)格把好配件入庫(kù)關(guān)，從配件進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)的最初環(huán)節(jié)開始，建立 良好的庫(kù)存管理秩序，使配件入庫(kù)過程：質(zhì)量合格、憑據(jù)有效、計(jì)量準(zhǔn)確、名實(shí)相符、記錄 清晰、便于追溯。.范圍本規(guī)定適用*集團(tuán)所有售后服務(wù)經(jīng)營(yíng)單位備件庫(kù)的配件入庫(kù)管理。.職責(zé)備件倉(cāng)管員負(fù)責(zé)本單位倉(cāng)庫(kù)的物資存放規(guī)劃、日常存儲(chǔ)、入庫(kù)、出庫(kù)管理，對(duì)配件入 庫(kù)負(fù)具體管理責(zé)任；備件主管負(fù)責(zé)本單位備件管理，對(duì)備件倉(cāng)庫(kù)管理進(jìn)行把關(guān)、督促，對(duì)配件入庫(kù)管理負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；售后服務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)督促相關(guān)責(zé)任人認(rèn)真執(zhí)行本規(guī)定，協(xié)調(diào)本單位各部門之間有關(guān)備件方面的工作關(guān)系，對(duì)本單位的備件管理負(fù)總責(zé)。.備件到貨驗(yàn)收包括清點(diǎn)備件數(shù)量、核對(duì)單證和檢查備件質(zhì)

2、量。清點(diǎn)備件數(shù)量主要是核對(duì)備件的到貨數(shù)量與到貨清單上的數(shù)量是否一致，如果不一致 必須認(rèn)真做好登記，及時(shí)和供貨商溝通，查明原因解決問題；核對(duì)單證包括核對(duì)計(jì)劃單、訂單與到貨清單、發(fā)票等計(jì)量單位、數(shù)量、金額是否準(zhǔn)確無(wú)誤，發(fā)現(xiàn)問題必須及時(shí)查明原因并解決；檢驗(yàn)備件質(zhì)量主要是檢驗(yàn)是否有損壞的零件，如果有損壞必須及時(shí)做到：立即填寫不合格品記錄表和供方評(píng)價(jià)記錄表，對(duì)檢驗(yàn)發(fā)現(xiàn)有損壞的備件單獨(dú) 放置在“不合格區(qū)”；立即與供貨商（包括承運(yùn)商、供應(yīng)商）取得聯(lián)系，對(duì)該批零件進(jìn)行索賠；.備件清點(diǎn)的同時(shí)，應(yīng)做好相關(guān)記錄工作：在備件外包裝上標(biāo)注入庫(kù)日期，以便在發(fā)貨時(shí)做到“先進(jìn)先出”；對(duì)于安全件，認(rèn)真填寫安全數(shù)據(jù)表和安全件清單

3、；.清點(diǎn)驗(yàn)收無(wú)誤立刻辦理配件入庫(kù)手續(xù)，在配件入庫(kù)時(shí)必須做到：入庫(kù)操作時(shí)務(wù)必認(rèn)真核對(duì)供貨商名稱、配件編碼、配件名稱、計(jì)量單位、入庫(kù)數(shù)量和 金額，確保與到貨清單、采購(gòu)發(fā)票等完全一致；辦理備件入庫(kù)時(shí)，必須認(rèn)真核對(duì)備件對(duì)應(yīng)的倉(cāng)位，對(duì)于沒有倉(cāng)位的備件應(yīng)及時(shí)合理設(shè)編制日期:2015-4頒布日期:2015-4置倉(cāng)位。外采購(gòu)零件入庫(kù)時(shí)，其備件編碼確定為以該零件原廠編碼加后綴的形式確定；對(duì)于沒 有原廠編碼的配件，用該配件名稱的漢語(yǔ)拼音碼代替，同時(shí)必須注明該配件的使用車 型、年款等配件屬性。將零件按倉(cāng)位正確擺放在貨架上，同時(shí)在對(duì)應(yīng)的進(jìn)銷存卡上進(jìn)行登記。打印備件采購(gòu)入庫(kù)單后，再次核對(duì)實(shí)物、發(fā)票（或到貨清單）、存放倉(cāng)

4、位等是否一致。完成入庫(kù)操作后，應(yīng)將計(jì)劃單、備件訂單、到貨清單、備件采購(gòu)入庫(kù)單裝訂在一起妥善保存，作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證。.所有備件到貨必須立即辦理驗(yàn)收入庫(kù)，未辦理入庫(kù)前一律不允許出庫(kù)。.屬備件部管理的所有配件、材料、輔料等，均必須在 *售后系統(tǒng)中辦理入庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)不得 出現(xiàn)任何*系統(tǒng)之外的帳外物資。對(duì)于集團(tuán)內(nèi)部調(diào)撥入庫(kù)的配件，應(yīng)以經(jīng)審批有效的零件內(nèi)部調(diào)撥申請(qǐng)單和調(diào)出單 位的出庫(kù)單為憑證，辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于暫無(wú)發(fā)票，無(wú)法確定配件價(jià)格而生產(chǎn)急需的配件，應(yīng)根據(jù)到貨單或其他相關(guān)單證 所注明的價(jià)格（或當(dāng)前廠家配件供貨價(jià)格或歷史采購(gòu)價(jià)格），采用暫估入庫(kù)方式辦理入 庫(kù)，待取得發(fā)票明確價(jià)格后，及時(shí)作調(diào)帳處理。暫估入庫(kù)及

5、調(diào)帳涉及的單證必須單獨(dú) 存放保管，及時(shí)交本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)。對(duì)于從同品牌其他網(wǎng)點(diǎn)臨時(shí)借用的配件，應(yīng)以經(jīng)審批的網(wǎng)點(diǎn)間零件借用表為憑證， 按對(duì)應(yīng)的當(dāng)前廠家供貨價(jià)格或歷史采購(gòu)價(jià)格辦理借用入庫(kù)，借件憑證于當(dāng)天交財(cái)務(wù)保 管，歸還時(shí)辦理借用退庫(kù)手續(xù)。對(duì)于廠家提供的“以舊換新”不收取費(fèi)用的配件（例如：召回維修用、促銷活動(dòng)用零 件、材料等），應(yīng)單獨(dú)建立賬冊(cè)， 獨(dú)立進(jìn)行進(jìn)銷存管理，所有相關(guān)憑證必須裝訂完整 妥善保管。對(duì)于車間回收的可再利用的零件，財(cái)務(wù)主管確認(rèn)、服務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，與舊件管理員辦理 交接手續(xù)后，以零成本或修復(fù)到可再利用狀況所花費(fèi)用成本辦理入庫(kù)。外協(xié)加工件驗(yàn)收，加工質(zhì)量由質(zhì)檢員負(fù)責(zé)檢驗(yàn)并簽名確認(rèn)，并及時(shí)在對(duì)外

6、包方的評(píng) 估記錄表中記載質(zhì)量、服務(wù)信息，其他按上述相關(guān)規(guī)定辦理。.配件入庫(kù)后，及時(shí)做好備件損壞情況、訂貨缺件情況和備件價(jià)格變化情況統(tǒng)計(jì)、核對(duì)，編制日期：2015-4|頒布日期：2015-4并通報(bào)備件計(jì)劃員、備件主管。.配件辦理入庫(kù)后，備件部必須及時(shí)更新訂貨看板，及時(shí)將到貨信息有效通知到訂貨部門、 訂貨人員，確保及時(shí)通知用戶或待料班組。.入庫(kù)過程中對(duì)于廠家更新編碼的零件， 必須在電腦系統(tǒng)中、備件進(jìn)銷存卡上明確注明替 代關(guān)系等信息，為日后準(zhǔn)確發(fā)貨創(chuàng)造條件。.獎(jiǎng)懲規(guī)定違反本規(guī)定，對(duì)配件入庫(kù)不認(rèn)真，導(dǎo)致庫(kù)存誤差的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予主要責(zé)任人100-500元罰款；配件入庫(kù)不及時(shí)錄入系統(tǒng)、不及時(shí)登記進(jìn)銷存卡，

7、一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以50元/次的罰款。配件到貨入庫(kù)后，不及時(shí)更新訂貨看板，不及時(shí)將到貨信息有效通知到訂貨部門、訂 貨人員超過半個(gè)工作日，對(duì)倉(cāng)管員、備件計(jì)劃員各處以100元罰款，備件主管處以50元罰款。所有配件入庫(kù)、驗(yàn)收等單證，必須由經(jīng)辦人員簽名，凡抽查發(fā)現(xiàn)未簽名單證，對(duì)相關(guān) 經(jīng)辦人應(yīng)給予每份50元罰款，由此導(dǎo)致?lián)p失的，由責(zé)任人按進(jìn)貨價(jià)全額賠償；發(fā)現(xiàn)到貨存在的數(shù)量、質(zhì)量、包裝等問題，不及時(shí)處理或記錄不符合規(guī)定，導(dǎo)致索賠 失敗的，由責(zé)任人按進(jìn)貨價(jià)全額賠償；對(duì)配件編碼發(fā)生變化，不按本規(guī)定詳細(xì)記錄配件屬性的，每發(fā)現(xiàn)一例，給予責(zé)任人100元罰款；堅(jiān)持原則，拒絕、制止、舉報(bào)違規(guī)行為的，視情形給予獎(jiǎng)勵(lì)100-500

8、元。.附件:供方評(píng)價(jià)記錄表對(duì)外包方評(píng)估記錄表不合格品記錄表安全件清單安全數(shù)據(jù)表備件采購(gòu)入庫(kù)單編制日期：2015-4頒布日期：2015-4供方評(píng)價(jià)記錄表編P供貨單位產(chǎn)品編碼產(chǎn)品名稱規(guī)格生產(chǎn)廠家評(píng)估內(nèi)容評(píng)估項(xiàng)目評(píng)估結(jié)果評(píng)估人對(duì)供方的能力或質(zhì)量體系進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng) 價(jià)或評(píng)估對(duì)產(chǎn)品樣品進(jìn)行質(zhì)量評(píng)價(jià)結(jié)果：對(duì)產(chǎn)品持續(xù)供應(yīng)情況進(jìn)行評(píng)估結(jié)果：對(duì)比其它用戶的使用經(jīng)驗(yàn)結(jié)果：最終評(píng)定：評(píng)定人：審批人意見：年月日填表說(shuō)明：此表用于記錄對(duì)供方評(píng)價(jià)的各項(xiàng)內(nèi)容，必須確保真實(shí)、客觀。所有簽名必須由相應(yīng)負(fù)責(zé)人親筆手寫簽名，否則一律拒絕受理對(duì)外包方的評(píng)估記錄表企業(yè)/地址：工作訂單號(hào)碼日期維修委托單號(hào)碼車型- J牌照號(hào)結(jié)果OK(x)No

9、t OK1抱怨/意見的內(nèi)容已完成(0檢查人：姓名/簽名-編制日期：2015-4頒布日期：2015-4-1 -1 - J1 J- J1 J _ II1 -1 -1 - J1 J- J11 J填表說(shuō)明：此表用于記錄外包服務(wù)的各項(xiàng)實(shí)施結(jié)果，必須確保真實(shí)、客觀。所有簽名必須由相應(yīng)負(fù)責(zé)人親筆手寫簽名，否則一律拒絕受理。不合格品記錄表備件編碼備件名稱數(shù)量入庫(kù)時(shí)間保質(zhì)期損壞程度損壞原因分析鑒定人鑒定日期處理意見備件主管編制日期：2015-4頒布日期：2015-4填表說(shuō)明：1、本表用于不合格品記錄2、發(fā)現(xiàn)庫(kù)存不合格品必須及時(shí)組織鑒定，并認(rèn)真填寫此表3、損壞程度、損壞原因分析由鑒定人根據(jù)鑒定結(jié)果填寫4、處理意見

10、由備件主管填寫所有相關(guān)人員必須手寫簽名，電腦打印簽名無(wú)效，一旦發(fā)現(xiàn)追究相關(guān)人員責(zé)任。安全件清單序號(hào)倉(cāng)位編碼備件編碼備件名稱安全標(biāo)識(shí)保質(zhì)期限到期 日期入庫(kù) 日期庫(kù)存 數(shù)量入庫(kù) 批號(hào)備注123456編制日期：2015-4頒布日期：2015-47891011121314151617181920制表：審核:填寫說(shuō)明：1、本表用于記載庫(kù)存安全件信息，便于安全件追蹤；2、本表中“安全標(biāo)識(shí)” 一欄內(nèi)容應(yīng)與粘貼于實(shí)物上的安全標(biāo)識(shí)編號(hào)一致3、同一配件有不同入庫(kù)時(shí)間的，必須分別在實(shí)物“安全標(biāo)識(shí)”上標(biāo)注“入庫(kù)批號(hào)”，并在本表對(duì)應(yīng)欄目記載。4、制表、審核相關(guān)人員必須手寫簽名，電腦打印簽名無(wú)效，一旦發(fā)現(xiàn)追究相關(guān)人員責(zé)任。安全數(shù)據(jù)表序號(hào)倉(cāng)位碼名稱用途化學(xué)成份危險(xiǎn)類別使用條件儲(chǔ)存要求處理要求編制日期：2015-4頒布日期：2015-4制表:審核:日期:填表說(shuō)明：1、本表用于記載庫(kù)存危險(xiǎn)品安全數(shù)據(jù)；2、本表必須依據(jù)庫(kù)存危險(xiǎn)品屬性認(rèn)真詳實(shí)填寫，庫(kù)存危險(xiǎn)品更新或品種變化時(shí)應(yīng)及時(shí)更新或補(bǔ)充;3、倉(cāng)庫(kù)所有工作人員必須熟知本表記錄的各項(xiàng)內(nèi)容；4、制表、審核相關(guān)人員必須手寫簽名，電腦打印簽名無(wú)效，一旦發(fā)現(xiàn)追究相關(guān)人員責(zé)任。備件采購(gòu)入庫(kù)單單位名稱入庫(kù)時(shí)間入庫(kù)單號(hào)供應(yīng)商對(duì)應(yīng)單據(jù)號(hào)備件明細(xì)備件編碼,