某企業(yè)資料部管理手冊

1、資料部部門架構圖部門職責資料部的主要職責如下：工程建筑資料：工程項目進行竣工驗收包括了兩方面內(nèi)容：一是“硬件”：指建筑物本身；二是“軟件”：指反映建筑物自身及其形成過程的所有資料，因此，對工程竣工驗收時，必須對其“軟件”同時進行驗收。如何按照國家法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范、標準將施工過程中的生產(chǎn)活動、現(xiàn)場管理、質(zhì)量控制、安全控制、采用的技術方案和技術措施等方面進行程序化、規(guī)范化和制度化地記錄備案，最后形成完整的工程竣工驗收資料，保證工程項目“軟件”順利通過竣工驗收、備案，是資料部必備的職責。公司檔案管理：對檔案資料進行統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用。證件辦理管理：統(tǒng)籌計劃安排人

2、員進行證件培訓、考試、年審，確保建筑公司報建及相關備案、資質(zhì)年審等工作所需人員證件。工程施工合同簽訂：根據(jù)報建建設工程施工需要，聯(lián)系有相關資質(zhì)單位報價、定價、簽訂合同。部門的主要工作內(nèi)容貫徹執(zhí)行上級有關建設行政管理和建筑市場管理方面的方針、政策、法律、法規(guī)在本部門施行的措施并組織實施。按當?shù)亟ㄔO部門要求將工程項目生產(chǎn)活動、現(xiàn)場管理、質(zhì)量控制、安全控制、采用的技術方案和技術措施等方面進行程序化、規(guī)范化和制度化地記錄備案，形成完整的工程竣工驗收資料，確保工程項目完工后順利通過竣工驗收。負責按規(guī)范要求對工程項目所用的材料、常規(guī)檢測項目及機械設備進行送檢、檢測。負責搞好公共關系。與項目負責人、業(yè)主、上

3、級主管部門搞好各種關系，以便工程施工的順利進行。負責公司工程檔案管理，收集土建工程、水電工程、電梯及其它設備安裝工程、防雷工程、消防工程、裝修工程、綠化工程的相關資料及圖紙，整理、編輯、分類歸檔、做好索引，借閱手續(xù)齊全，做到文件資料管理規(guī)范、完整。負責建筑公司專業(yè)技術人員證件的培訓、年審、辦理、證件的借用管理，建筑工人平安卡的辦理。根據(jù)工程需要負責聯(lián)系、篩選各有資質(zhì)單位，最后簽訂工程合同承辦上級建設部門、公司領導和工程項目交辦的其他事項。部門內(nèi)部職能組的工作流程及職責工程項目資料組企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標題工程項目資料組工作流程生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準開始安全

4、資料員須清楚了解所負責的項目的工程概況(各單位名稱、所掛靠人員、工程規(guī)模等開工前期資料)土建資料員須清楚了解所負責的項目的工程概況(各單位名稱、所掛靠人員、工程規(guī)模等開工前期資料)機電資料員須清楚了解所負責的項目的工程概況(各單位名稱、所掛靠人員、工程規(guī)模等開工前期資料)施工前準備階段按省統(tǒng)表要求收集工程建設開工前的相關資料（規(guī)劃許可證、施工許可證、各單位合同、中標 通知書、施工圖審查批準書、質(zhì)量監(jiān)督登記表、人防建設意見書等）落實施工組織設計、分包單位的報審手續(xù)、開工報告、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄、地質(zhì)勘察報告、圖紙會審等。將相關單位、人員資質(zhì)、制度等資料報審給監(jiān)理。安排土壤氡濃度檢測,根據(jù)現(xiàn)

5、場情況安排砼、砂漿配合比送檢。施工前準備階段按省統(tǒng)表要求收集工程建設開工前的相關資料（規(guī)劃許可證、施工許可證、各單位施工合同、分包合同、消防設計審核意見書、質(zhì)量監(jiān)督登記表等）落實水電施工組織設計、分包單位資質(zhì)、人員架構、人員資質(zhì)證件的報審手續(xù)、開工報告、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄、圖紙會審等。施工前準備階段收集工程規(guī)劃許可證、施工許可證、意外保險單等報建前期資料。根據(jù)項目規(guī)劃收集本工程所需的專項方案、應急預案并完成報審手續(xù)；落實各項規(guī)章制度、操作規(guī)程、安全管理目標、管理人員造冊及任命書、特種人員造冊（電工）、施工前準備階段評分等省統(tǒng)表有要求的相關資料。配合施工現(xiàn)場做好施工前安監(jiān)檢查工作。地基與基

6、礎、主體階段將施工前期資料整理后放在施工現(xiàn)場，做好質(zhì)量監(jiān)督部門到現(xiàn)場技術交底的一切工作，并在施工過程中嚴格按交底書的內(nèi)容執(zhí)行。地基與基礎階段按每棟做好座標定位、基線復核，監(jiān)督施工人員做好施工日志，并定期檢查及收集整理。對不同工種在工作前進行質(zhì)量技術交底，做好試樁簽證，及地基與基礎階段收集樁機資質(zhì)證及人員（打樁、焊工、電工）上崗證，審核證件的有效期、年審及蓋章情況，將樁機特種人員造冊歸檔，并報驗給監(jiān)理。 接下一頁接上一頁地基與基礎階段對所有新進人員（包括班組及項目人員）進行三級安全教育、安全技術交底、班組班前教育、每月培訓教育，并在班組拿進度款前將安全資料按質(zhì)按量收回，對平安卡有要求的區(qū)域要統(tǒng)計

7、需辦理平安卡人員上報公司，正式平安卡出卡后負責發(fā)放工作。 監(jiān)督臨電負責人做好施工用電安全資料及安全員做好施工安全日志填寫，并定時將已完成部分收集整理歸檔。做好各工種安全責任、目標考核資料，文明施工資料，安全檢查評分資料、項目檢查資料、工傷事故資料及各種驗收資料（臨邊、臨電、模板、機具等）。收集各勞保用品的單據(jù)，及時匯總整理，及時報檢塔吊檢測及跟蹤檢測結果。對安監(jiān)部門、監(jiān)理單位發(fā)出的整改通知單進行跟蹤、整改、落實、及時回復。按公司的安全資料目錄及省統(tǒng)表要求做好地基與基礎的其他資料。 地基與基礎階段 時收集打樁記錄。做好基樁測或天然基驗槽檢測。按材料進場情況及施工進度對原材料安排送檢（鋼筋、水泥、

8、砂、石、防水材料等）及砼試件、鋼筋焊接送檢，及時收齊各材料的廠家檢驗報告、合格證。按施工進度做好地基與基礎檢驗批、分項、子分部、分部驗收記錄。及時跟進樁基、模板、鋼筋、砼等工程工序及原材料報驗。應付建設部門的各項檢查并跟蹤質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理單位等發(fā)出的整改單并按時回復。若基礎是深基坑開挖的需聯(lián)系有資質(zhì)的單位做第三方監(jiān)測。根據(jù)公司土建資料目錄及省統(tǒng)表要求完善其它資料。將已完成的地基與基礎分部資料進行裝訂成冊。地基與基礎、主體階段制定施工日志填寫范例并安排施工人員找范例從開工開始每天填寫水電施工日志，并定期收集整理。及時對不同工種的人員進行質(zhì)量技術交底。對進場的材料及時收集廠家檢驗報告、合格證，并根據(jù)

9、當?shù)匾蟀才挪牧纤蜋z（給排水管材、管件，電線管或線槽等），并及時進行材料報驗。根據(jù)工程進度對水、電、消防工程進行隱蔽驗收，并及時報驗給監(jiān)理。根據(jù)工程進度做好水電安裝驗收記錄。按當?shù)刭|(zhì)監(jiān)部門要求及省統(tǒng)表做好其他驗收資料。配合施工現(xiàn)場做好應付質(zhì)量監(jiān)督部門檢查。及時回復質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理單位發(fā)出的安全、質(zhì)量整改單。監(jiān)督跟進各分包單位的防雷資料等此階段資料的完成。主體階段對不同工種在工作前進行質(zhì)量技術交底，要求施工人員做好主體施工日志，并定期檢查收集整理。按材料用量及施工進度對原材料安排送檢（鋼筋、水泥、砂、石、磚等）及同標養(yǎng)砼、砂漿試件、鋼筋焊接、送檢，及時收齊各材料的廠家檢驗報告、合格證。按施工進度做

10、好主體結構檢驗批、分項、子分部、分部驗收記錄。及時做好主體沉降觀測、垂直度觀測等施工技術資料。主體封頂后及時找質(zhì)監(jiān)部門制定實體檢測方案并安排有資質(zhì)單位進行實體檢測。及時跟進模板、鋼筋、砼、砌體等工程工序及原材料報驗。應付建設部門的各項檢查并跟蹤質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理單位等發(fā)出的整改單并按時回復。主體階段對后繼進場人員進行安全教育、安全技術交底及所有班組班前教育、每月培訓教育，并按時按質(zhì)按量收回，跟蹤平安卡的辦理的情況。繼續(xù)監(jiān)督臨電負責人做好施工用電安全資料及安全員做好施工安全日志填寫，并定時將已完成部分收集整理歸檔。裝飾裝修、零星工程階段繼續(xù)跟蹤施工日志填寫情況，并定期檢查、收集整理。及時對不同工種的

11、人員進行質(zhì)量技術交底。對進場的材料及時收集廠家檢驗報告、合格證，若是消防產(chǎn)品材料除了接下一頁接上一頁裝飾裝修、零星工程階段要收集廠家檢驗報告及合格證外，還需收集供貨證明、認證書、委托書等，并根據(jù)當?shù)匾蟀才挪牧纤蜋z（給排水管材、管件，閥門，電線管或線槽，電線，空氣開關、漏電開關、插座面板、PVC膠水等），并及時進行材料報驗。根據(jù)工程進度對水、電、消防工程進行隱蔽驗收，水電、消防設備安裝、調(diào)試、測試驗收進行記錄，并及時報驗給監(jiān)理。按當?shù)刭|(zhì)監(jiān)部門要求及省統(tǒng)表做好其他驗收資料。配合施工現(xiàn)場做好應付質(zhì)量監(jiān)督部門檢查。及時回復質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理單位發(fā)出的安全、質(zhì)量整改單。配合辦證部門進行消防驗收，按消防報驗

12、要求提供相關資料。監(jiān)督跟進各分包單位的防雷資料、電梯等此階段資料的完成。主體階段繼續(xù)做好各工種安全責任、目標考核資料，文明施工資料，安全檢查評分資料、項目檢查資料、工傷事故資料及各種驗收資料（臨邊臨洞、臨電、模板、機具、機械、腳手架、吊籠、塔吊、人貨梯等）。及時安排安全網(wǎng)、扣件、鋼管送檢，吊籠、塔吊、人貨梯及時報檢并跟蹤檢測報告、安裝單位資質(zhì)、安裝相關資料及特種人員證件（架子工，吊籠安裝工、操作工，焊工，塔吊安裝、司機、指揮、索引，人貨梯安裝、操作證等。）鋼井架、塔吊、人貨梯驗收、頂升、加節(jié)、腳手架、高支模、深基坑驗收等需及時向安監(jiān)站辦理告之手續(xù)。對安監(jiān)部門、監(jiān)理單位發(fā)出的整改通知單進行跟蹤、

13、整改、落實、及時回復。按公司的安全資料目錄及省統(tǒng)表要求做好主體階段的其他資料。主體階段若負責項目是高層需根據(jù)各座施工進度安排有資質(zhì)單位做第三方沉降觀測。根據(jù)公司土建資料目錄及省統(tǒng)表要求完善其它資料。將已完成的主體分部資料進行裝訂成冊。裝飾裝修、屋面階段對不同工種在工作前進行質(zhì)量技術交底及跟蹤施工日志的填寫與收集。按材料用量及施工進度對原材料安排送檢（水泥、砂、防水材料、地面磚、鋁型材等），及時收齊各材料的廠家檢驗報告、合格證。按施工進度做好裝飾裝修、屋面分部檢驗批、分項、子分部、分部驗收記錄。及時做好廁所陽臺廚房蓄水試驗、屋面蓄淋水試驗等施工技術資料。及時做好窗“三性”檢測；外墻飾面磚完成后，

14、找質(zhì)監(jiān)部門定外墻磚抗拔試驗方案，并安排跟進相關檢測。裝飾裝修完工后及時找質(zhì)監(jiān)部門制定室內(nèi)環(huán)境檢測方案并安排有資質(zhì)單位進行實體檢測。及時跟進裝飾裝修、屋面工程安裝工序及原材料報驗。應付建設部門的各項檢查并跟蹤質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理單位等發(fā)出的整改單并按時回復。根據(jù)公司土建資料目錄及省統(tǒng)表要求完善其它資料。將已完成的裝飾裝修、屋面分部資料進行裝訂成冊。竣工驗收準備階段按質(zhì)量監(jiān)督站要求對水電、消防資料全面進行整理、裝訂成冊。將分包出去的防雷等竣工資料收集并審核防雷資料是否按要求編制、簽名、蓋章，分包單位所做的分部驗收記錄是否蓋有總包單位公章等。將分包出去的電梯竣工資料進行收集并審核資料是否符合規(guī)范要求。裝飾

15、裝修、屋面階段同主體階段的第1點。同主體階段的第2點。同主體階段的第3點同主體階段的第6點鋼井架、塔吊、人貨梯、腳手架等拆除前需進行驗收并向安監(jiān)站辦理告之手續(xù)。按公司的安全資料目錄及省統(tǒng)表要求做好裝飾裝修、屋面階段的其他資料。接下一頁接上一頁竣工驗收準備階段按安監(jiān)站要求將安全資料裝訂成冊，上報安監(jiān)站進行申請安全評價書。竣工驗收準備階段按質(zhì)監(jiān)站要求將土建資料全面整理裝訂成冊，上報質(zhì)監(jiān)站進行審核?？⒐を炇諟蕚潆A段4、將水、電、消防、防雷等竣工驗收資料統(tǒng)一上報給質(zhì)量監(jiān)督部門進行審核。安全竣工驗收資料通過，順利取得安全評價書土建竣工驗收資料審核通過水電設備竣工驗收資料審核通過綜合土建、水電、防雷、電梯

16、、消防備案資料整理申報驗收聯(lián)系建設監(jiān)督部門進行竣工前預驗收。組織建設監(jiān)督部門、建設方、監(jiān)理方、施工方、設計方、勘察方等進行竣工驗收?？⒐を炇胀ㄟ^結束按質(zhì)監(jiān)部門要求做好質(zhì)監(jiān)監(jiān)督備案資料，上報質(zhì)監(jiān)部門，并跟蹤質(zhì)量監(jiān)督報告完成情況質(zhì)量監(jiān)督報告發(fā)出送檢組企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標題送檢組（送檢員）工作流程生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準開始工程開工前，送檢前期工作：辦理監(jiān)理委托、見證人證、送檢卡等。開工前送檢：按要求準備砼、砂漿配合比的原材料，現(xiàn)場取樣并填寫委托單、見證記錄報監(jiān)理簽證后送檢，及時領取報告上報給資料員。及時領取整理報告，做好報告簽收登記，及時交給資料員簽收結束根據(jù)

17、各種材料檢測的時間不同，及時跟蹤材料檢測結果是否合格，若發(fā)現(xiàn)有不合格報告應馬上通知給項目資料主管、部門主管及施工主管進行跟蹤處理。水電方面送檢：二級及以上送檢員根據(jù)工程規(guī)模、進度、材料用量作出水電送檢計劃上報項目資料主管審批。三級送檢員根據(jù)資料員提供的送檢清單進行核對，一般包括給排水管材管件、閥門、電線、線管或線槽、漏電開關、空氣開關、插座面板、膠水等。按規(guī)定進行材料取樣，填寫委托單、見證記錄報監(jiān)理簽證。聯(lián)系車輛、準備送檢費用進行送檢。送檢后須將當日送檢記錄報資料員簽名確認。其它方面送檢：施工現(xiàn)場對質(zhì)量有疑問要求送檢。采購部購入新材料要求檢測的。（注：此部分檢測需部門負責人確認后方可送檢）土建

18、方面送檢：二級及以上送檢員根據(jù)工程規(guī)模、進度、材料用量作出土建送檢計劃上報項目資料主管審批。三級送檢員根據(jù)資料員提供的送檢清單（原材料：鋼筋、水泥、砂、石、磚、防水材料、地面磚、窗、鋁型材等；砼、砂漿試件）進行核對。按雙方確認后的送檢計劃或清單進行材料取樣，填寫委托單、見證記錄報監(jiān)理簽證。根據(jù)現(xiàn)場進度跟蹤各座各層的鋼筋焊接，及時取樣送檢。按工程進度及項目資料主管安排，跟蹤測樁、結構實體檢等事宜。聯(lián)系車輛、準備送檢費用進行送檢。送檢后須做好當日送檢記錄，同時將當日送檢記錄報資料員簽名確認。安全方面送檢：二級及以上送檢員根據(jù)當?shù)丶八蜋z要求作出送檢計劃上報項目資料主管審批。三級送檢員根據(jù)資料員所提供

19、的送檢清單進行核對，一般包括安全網(wǎng)、扣件、鋼管、門式架（特殊材料需部門主管同意后送檢）。按雙方確認后的送檢計劃或清單進行材料取樣，填寫委托單、見證記錄報監(jiān)理簽證。按現(xiàn)場進度申報吊籠、塔吊、人貨梯等機械設備的檢，并跟蹤檢測工作。聯(lián)系車輛、準備送檢費用進行送檢。送檢后須做好當日送檢記錄，同時將當日送檢記錄報資料員簽名確認。平安卡培訓教育組企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標題平安卡培訓教育組工作流程生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準開始工人可進場施工有“平安卡”新工人統(tǒng)一交到資料部簽收登記資料部在收到“平安卡”當日起5個工作日內(nèi)須操作完企業(yè)版及項目版的有關系統(tǒng)登記；將卡復印一份留底，并

20、按工種分門別類以電子文檔形式保存后，將卡歸還工人無“平安卡”填好建筑施工人員參加“平安卡”培訓匯總表經(jīng)項目負責人批準后交資料部在施工過程中，施工人員須保管好“平安卡”并隨身帶好，以便建設部門檢查施工人員須隨身帶好平安卡，每天上下班須在平安卡考勤機上進行打卡登記資料部接到需培訓匯總表后根據(jù)實際情況統(tǒng)一安排培訓并電話知會相關人員培訓事項施工過程中的操作要求：資料員按當?shù)亟ㄎ鬁蕰r上傳上個月的考勤數(shù)據(jù)。每月月底將所輸入系統(tǒng)的平安卡按班組分類列清單匯總后提交給項目主管及資料部主管各一份。每月5號前提交上個月 月平安卡統(tǒng)計月報表。施工工人培訓后憑“平安代理卡”可進場施工資料部跟進平安卡的制作情況，拿到

21、平安卡后進行相關的系統(tǒng)操作工人退場時，須將“平安卡”或填好的建筑施工人員退場“平安卡”登記匯總表交到資料部調(diào)入本企業(yè)的其他項目退場后不在本企業(yè)續(xù)工的資料部根據(jù)建筑施工人員退場“平安卡”登記匯總表作好相應的退場登記按班組分類做好簽收登記表，派發(fā)正式“平安卡”資料部進行企業(yè)解雇處理結束綜合檔案組企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標題綜合檔案組工作流程生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準公司各種檔案規(guī)章制度的制訂及傳達1、制訂符合公司實際的各種檔案規(guī)章制度。2、編制公司檔案手冊，組織相關檔案人員的學習及培訓。3、落實各部門及二級單位的檔案歸檔范圍及移交標準。綜合檔案室?guī)旆繙蕚鋷旆績?nèi)按標準庫

22、設置各種所需設備、工具，如空調(diào)、抽濕機、滅火器等，對所安裝的柜子進行清潔、消毒，為檔案入庫作好前期準備。開始檔 案 接 收1、文書類檔案接收：移交范圍：公司各部門及二級單位在日常工作中產(chǎn)生的有保存價值的文件；接收方法：對照案卷目錄及卷內(nèi)目錄清點檔案數(shù)量是否相符；查看歸檔文件是否符合歸檔要求，如文件是否有用非檔案允許的鉛筆、紅筆等填寫、卷內(nèi)排列是否合理等，具體評判標準可參照公司文書檔案管理辦法。填寫檔案移交書，簽字移交。2、房地產(chǎn)類檔案接收：（1）移交范圍：這里所說有房地產(chǎn)是指由公司開發(fā)建設的商品房，此部分檔案歸總，是由各項目部工程類檔案、前期報建、征地、勘察、設計類檔案、監(jiān)理檔案、竣工驗收文件

23、、竣工圖，包括和工程的有關的來往有保存價值的文件組成。（2）接收方法：對照案卷目錄及卷內(nèi)目錄清點檔案數(shù)量是否相符；查看歸檔文件是否符合歸檔要求，如文件是否有用非檔案允許的鉛筆、紅筆等填寫、卷內(nèi)排列是否合理等，具體評判標準可參照公司房地產(chǎn)類檔案移交標準。填寫檔案移交書，簽字移交。3、工程類檔案的接收可參照房地產(chǎn)類檔案中工程類檔案的接收。4、證照類檔案的接收：（1）移交范圍：包括公司各類資信證照、許可證、榮譽證書、財產(chǎn)證以及各類人員的學歷證、資格證書、上崗證等，由領取部門負責收集歸檔。（2）接收方法：對照案卷目錄及卷內(nèi)目錄清點檔案數(shù)量是否相符；查看歸檔文件是否符合歸檔要求，如文件是否有用非檔案允許

24、的鉛筆、紅筆等填寫、卷內(nèi)排列是否合理等，具體評判標準可參照公司證照類檔案管理辦法。填寫檔案移交書，簽字移交。5、設備類檔案的接收：（1）移交范圍：設備實物的管理單位在購置、使用中形成的具有保存價值的文件。（2）接收方法：可參照證書類檔案接收辦法來接收。6、其它類檔案的接收可參照以上接收方式。 接下一頁接上一頁結束檔案的統(tǒng)計、保密、利用嚴格遵守檔案統(tǒng)計制度，定期對庫存檔案進行統(tǒng)計上報。嚴格遵守檔案保密制度，防止泄密事件的發(fā)生。嚴格遵守檔案借閱制度，積極做好檔案借閱工作，為企業(yè)的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營管理提供利用。編制檢索工具1、編制電子檢索工具，同時備一份手工檢索工具。2、所有電子文件做好備份。入庫檔

25、案的整理編目1、已接收合格的檔案，按要求填好類別號，編好檔號。2、沒排好卷的檔案按要求排好卷后再編好檔號。3、新接收的檔案有條件時需經(jīng)殺蟲、消毒后才能進庫房檔案的庫房管理1、認真遵照執(zhí)行檔案庫房管理制度的有關內(nèi)容，將庫房管理的“七防”工作落到實處。2、控制庫房的溫、濕度，經(jīng)常做好庫房的清潔，保證庫房的溫、濕度及清潔度達到要求。3、嚴禁易燃、易爆、易腐蝕物品進入檔案室，非庫房管理人員不可進入檔案室，以保證庫房的環(huán)境安全。4、定期檢查庫房滅火器材，每天下班前檢查庫房電器設備、燈具及門窗。證件辦理管理組企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標題證件辦理管理組工作流程生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制

26、審核批準辦證培訓員把已辦好的安全考核證、年審、注冊證做好移交登記表后移交給證件管理組長證件辦理組長將審批的需辦理安全考核、證件繼續(xù)教育、年審、注冊等人員名單交給辦證培訓員辦證培訓員籌備、收集人員相關資料，安排培訓、考試，網(wǎng)上上報注冊等事宜辦證培訓員根據(jù)需辦理安全考核，證件繼續(xù)教育、年審，注冊等人員名單進行相應工作證件辦事員將已辦好證件、租聘協(xié)議做好移交登記表后移交給證件辦理組長，同時將辦證過程的證件人有關證件復印件移交給辦證培訓員籌備收集人員相關資料，安排培訓、考試等事宜將培訓單位、報價、增加人備案上報主管、譚總審批證件辦事員根據(jù)需增加辦理證件的數(shù)據(jù)尋找相關的培訓單位及報價，落實符合條件辦證人

27、員名單，尋找租聘相關證件證件辦事員根據(jù)需增加辦理證件的數(shù)據(jù)尋找相關的培訓單位及報價證件辦理組長將經(jīng)部門主管、譚總審批的需增加辦理證件的數(shù)據(jù)交給辦證辦事員證件辦理組長：證件對外借用的日常管理結束證件辦理組長將收到的證件、租聘協(xié)議分類整理歸檔；將新增的證件復印一份給證件培訓員，確保原件與復印件相符；每月列出需要支付證件使用費的清單，并將新增部分的相關資料經(jīng)部門主管審核后移交給財務開始證件辦理組長根據(jù)公司發(fā)展趨勢、現(xiàn)有證件及所有公司年審情況做出能滿足報建及公司資質(zhì)年審需求的證件分析數(shù)據(jù)證件分析數(shù)據(jù)上報部門主管、譚總，經(jīng)相關人員審批辦事組企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標題辦事組工作流程生效日

28、期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準需要辦事員領取報告及備案的辦事員及時領取并辦理相關手續(xù)后，將檢測報告及備案證移交給項目資料組辦事員根據(jù)前期資料目錄跟進、收集資料，對于暫時不能收集的資料要做好跟蹤標志便于日后跟蹤辦事員將收集的資料按目錄整理，呈報組長審核后進行歸檔保管辦事員將審核通過的資料及時派發(fā)到相應的項目資料室，并做好簽收登記辦事員根據(jù)上級安排的分包單位備案任務，及時收集準備相關資料（如施工許可證、分包合同、分包單位資質(zhì)、人員證件等）開取銀行資信證明網(wǎng)上上報資料跟進網(wǎng)上上報審批結果，根據(jù)審批結果準備齊全相關資料到辦事窗口核對資料（即送件）施工過程中，項目資料室有特殊的資料需要提供時，辦事員

29、必須收到經(jīng)項目資料主管簽名的內(nèi)部聯(lián)系單，呈組長審批組長審核批準后，安排辦事員跟進跟蹤備案結果，及時領取備案證將備案證移交證件管理組管理員，同時將合同及備案證復印移交給項目資料組辦事員根據(jù)審批內(nèi)容跟進，并及時提供給項目資料室資料蓋好章后，辦事員對照清單檢查，分類整理附上蓋章清單辦事員根據(jù)資料內(nèi)容及要求找相關單位、相關人員簽名蓋章各項目資料室、內(nèi)部相關人員或外部單位將需要蓋章的資料附好清單移交給辦事組組長組長審核后匯總，安排辦事員蓋章將蓋好章整理好的資料分別派發(fā)到各單位或各項目資料組或相關人員手上辦事員交費后領回發(fā)票并移交給財務部送總經(jīng)辦譚總審批后辦事員進行交費或通知財務轉(zhuǎn)帳部門主管審核簽名組長核

30、對無誤辦事員在規(guī)定時間內(nèi)整理核對好相關費用辦事員在規(guī)定時間內(nèi)整理核對好相關費用各項目資料組每月做好以下檢測費用的清單：工程材料常規(guī)檢測費用月結匯總表（后附上結賬清單或檢測委托單）。特種設備檢測費用清單及委托單。工程質(zhì)量檢測費清單（測樁、環(huán)境檢測、實體檢測等）。工程項目開工檢測費交費流程資料蓋章流程工程項目開工收集、發(fā)放資料工作流程部門主管或組長根據(jù)公司確實的分包單位及時安排分包備案工作分包備案流程結束開始各崗位說明書部門主管崗 位 說 明 書企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標題部門主管職務說明書生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準一、崗位基本信息1、直接上級：工程部經(jīng)理 2、直接下

31、級： 資料部所有成員3、職務等級：部門主管 4、職務類型：技術管理類5、職務概要或職務說明：對資料部的管理及資料全權負責二、工作效率1、工作職責： 全面負責統(tǒng)籌安排工程資料的整理，工程建筑材料、機具及結構有關規(guī)定檢測，企業(yè)資質(zhì)評審及技術人員的培訓管理，公司檔案管理及組織工程項目的竣工驗收備案等；負責簽訂工程合同；協(xié)助施工現(xiàn)場的有關建設部門檢查及下達有關最新規(guī)范要求文件及辦證部前期報建工作、后期備案、消防驗收等工作。2、工作內(nèi)容及權限：（1）全面人員計劃、篩選、配置，負責統(tǒng)籌安排工程資料的整理，工程建筑材料、機具及結構有關規(guī)定檢測，組織工程項目的竣工驗收備案。（2）負責簽訂工程合同。（3）負責管

32、理安排企業(yè)資質(zhì)評審及技術人員的培訓管理。（4）負責管理安排公司檔案管理。（5）協(xié)助施工現(xiàn)場的有關建設部門檢查及下達有關最新規(guī)范要求文件。（6）協(xié)助辦證部前期報建工作及后期備案、消防驗收等工作。（7）負責對內(nèi)部協(xié)調(diào)，對外溝通等工作。3、工作步驟：（1）全面負責人員計劃、篩選、配置，統(tǒng)籌安排工程資料的整理，工程建筑材料、機具及結構有關規(guī)定檢測，組織工程項目的竣工驗收備案：根據(jù)公司開發(fā)規(guī)模進行人員計劃、招聘篩選人員及配置安排。全面統(tǒng)籌安排各項目工程從開工到竣工備案各階段的資料整理、工程建材材料、機具及結構有關規(guī)定檢測。按時要求各項目做好竣工驗收資料并跟進組織竣工驗收備案。（2）負責簽訂工程合同：根據(jù)

33、開發(fā)工程規(guī)模，選擇有資質(zhì)單位報價、確定單位及簽訂工程合同。（3）負責管理安排企業(yè)資質(zhì)評審及技術人員的培訓管理：針對證件培訓管理做出管理制度，全面統(tǒng)籌證件培訓、使用工作，確保企業(yè)資質(zhì)評審及報建所需的證件。（4）負責管理安排公司檔案管理。（5）協(xié)助施工現(xiàn)場的有關建設部門檢查及下達有關最新規(guī)范要求文件。（6）協(xié)助辦證部前期報建工作及后期備案、消防驗收等工作。（7）負責對內(nèi)部協(xié)調(diào)，對外溝通等工作。對內(nèi)協(xié)調(diào)的有：工程部、辦證部、財務部、人事部、采購部、機電部、技術部、預算部、鋁窗部；對外溝通的有：省建設廳、廣州建委、省建筑協(xié)會，省、市、區(qū)檢測站，市、區(qū)建設局，質(zhì)、安監(jiān)站、安監(jiān)局、人防辦、建工科、自來水公

34、司、設計單位、監(jiān)理單位、勘察單位、施工單位、省機具檢測站、材料供應商。4、工作考核標準：（1）能否實現(xiàn)工程項目資料按時按量完成，在各建設部門檢查中是否因資料問題被停工或整改。（2）能否在公司規(guī)定時間完成竣工驗收及相關備案手續(xù)，確保符合交樓手續(xù)。5、工作匯報： （1）工作完成后需書面或口頭形式向直屬經(jīng)理報告。（2）對于存在不能解決的問題及時反饋給直屬經(jīng)理。三、任職資格及要求性別男女不限年齡25歲以上學歷大專及以上工作經(jīng)驗：有五年以上的本行業(yè)實際操作、管理經(jīng)驗。必備的知識及技能：有五年以上的本行業(yè)實際操作、管理經(jīng)驗；熟練操作土建資料、安全資料、建筑安裝資料、備案資料；熟悉建筑規(guī)范驗收標準、建筑資料

35、規(guī)定。綜合素質(zhì)要求：（1）具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)。（2）有良好的團隊凝聚意識，勤奮、踏實、團結的工作態(tài)度。（3）具有良好的溝通能力、洞察能力及判斷能力。（4）辦事果斷。副主管崗 位 說 明 書企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標題副主管職務說明書生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準一、崗位基本信息1、直接上級：部門主管 2、直接下級：資料部助理、項目資料主管、資料員、送檢員、文員3、職務等級：副主管 4、職務類型：技術管理類5、職務概要或職務說明：協(xié)助主管建立健全的管理體系；監(jiān)控資料的質(zhì)量及進度；做好與外溝通及對內(nèi)協(xié)調(diào)。二、工作效率1、工作職責：協(xié)助主管建立健全的管理體系及招聘面試工

36、作；監(jiān)控各項目工作完成進度、質(zhì)量；審核竣工驗收資料；對部門資料工作全面管理，起到行政領導和技術上的指引作用；傳達建設部門新文件精神；證件管理培訓統(tǒng)籌；做好對內(nèi)協(xié)調(diào)及對外溝通工作等。2、工作內(nèi)容及權限：（1）協(xié)助主管建立健全的管理體系及招聘面試工作。（2）監(jiān)督控制各項目工作進度和質(zhì)量的完成情況。（3）審核完工后裝訂成冊的安全竣工驗收資料、土建竣工驗收資料和水電竣工驗收資料。（4）監(jiān)督工程項目竣工驗收合格后及時辦理質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)備案手續(xù)。（5）全面管理控制工程項目的相關檢測及平安卡辦理。（6）做好對內(nèi)協(xié)調(diào)及對外溝通工作等。（7）監(jiān)控證件辦理、使用等工作。（8）服從公司上級領導安排。3、工作步驟：（1）

37、根據(jù)內(nèi)部人員配置情況及需求，嚴格把關不同層次的應聘人員。（2）對從工程開工到竣工驗收合格等各階段進行監(jiān)控，對于不能按進度、質(zhì)量、要求完成的項目，進行查找原因，并對癥下藥進行調(diào)整，對于不能解決的問題及時向部門主管反映。（3）工程完工后及時要求項目資料組按相關要求全面整理裝訂成冊，并對已裝訂成冊的安全竣工驗收資料、土建竣工驗收資料和水電竣工驗收資料進行審核，對于不符合要求的退回整改。（4）監(jiān)督工程項目竣工驗收合格后及時做好質(zhì)、安監(jiān)備案資料，并上報監(jiān)督部門進行監(jiān)督備案手續(xù)。（5）全面管理控制工程項目的相關檢測及平安卡辦理情況：監(jiān)控現(xiàn)場已安裝好的吊籠、塔吊或人貨梯及時要求相關人員做好報驗資料，聯(lián)系有資

38、質(zhì)單位進行檢測，跟蹤檢測情況，對于不符合要求的及時反映給現(xiàn)場負責人進行整改，直到檢測符合要求；對平安卡操作的整個過程起到技術性的指導，對于哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題要及時處理。（6）負責證件管理培訓統(tǒng)籌工作：根據(jù)公司現(xiàn)況、發(fā)展趨勢和各項目當?shù)亟ㄔO部門的要求，計劃和儲備各項目報建、各公司資質(zhì)年審所需的各類人員上崗證、職稱證等。監(jiān)控保管各類證件，對各相關部門借用證件進行登記。根據(jù)使用時間對借出的證件進行跟蹤追回，避免長期借留外面而遺失。4、工作考核標準：（1）能否實現(xiàn)工程項目資料按進度按質(zhì)量完成，在各建設部門檢查中是否因資料問題被停工或整改。（2）有無在規(guī)定的時間內(nèi)完成計劃和報告。5、工作匯報：（1）工作完

39、成后需書面或口頭形式向主管報告。（2）對不能處理的問題及時反饋給主管。（3）每周一上報上周的工作情況及本周的工作計劃。三、任職資格及要求性別男女不限年齡25歲以上學歷大專以上學歷工作經(jīng)驗：有三年以上的本行業(yè)實際操作、管理經(jīng)驗。必備的知識及技能：有三年以上的本行業(yè)實際操作、管理經(jīng)驗；熟練操作土建資料、安全資料、水電資料、備案資料；熟悉建筑行業(yè)的相關規(guī)范及標準。綜合素質(zhì)要求：（1）具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，能吃苦耐勞。（2）有良好的團隊凝聚意識，勤奮、踏實、團結的工作態(tài)度。（3）具有良好的溝通能力及判斷能力。資料部助理崗 位 說 明 書企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標題資料部助理職務說明書

40、生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準一、崗位基本信息1、直接上級：部門主管 2、直接下級：項目資料主管、資料員、送檢員、文員等3、職務等級：部門部助理 4、職務類型：技術管理類5、職務概要或職務說明：對各項目的資料完成進度及質(zhì)量進行檢查、指導、監(jiān)督管理。二、工作效率1、工作職責：負責各項目資料完成進度及質(zhì)量檢查并將存在問題及時上報；各項目資料的指導、監(jiān)督、檢查；對檢測方面項目的安排工作及報價。2、工作內(nèi)容及權限：（1）負責在建項目土建、安全、建筑安裝資料的檢查、監(jiān)督、協(xié)調(diào)工作，掌控各項目工程資料進度和質(zhì)量。（2）負責監(jiān)控中山崗位IC卡的辦理。（3）組織統(tǒng)籌項目資料每月的檢查評比。（4）對常

41、規(guī)檢測除外的檢測項目進行單位選擇、報價及工作安排。（5）服從公司上級領導安排。3、工作步驟：（1）負責在建項目土建、安全、建筑安裝資料的檢查、監(jiān)督、協(xié)調(diào)工作，掌控各項目工程資料進度和質(zhì)量：不定期對各在建項目進行檢查，以便發(fā)現(xiàn)各種問題，發(fā)出資料限期整改單，并對整改情況進行復查。檢查過程中發(fā)現(xiàn)資料跟不上現(xiàn)場進度時，應分析造成的原因（如人力不足、資料員工作安排不當、資料員工作態(tài)度欠佳等），并根據(jù)相應的原因做相應的處理，若在自己能力范圍內(nèi)解決不了的，應及時反映給主管。檢查中發(fā)現(xiàn)資料質(zhì)量方面達不到要求的，應給予指引并要求整改。對于資料員反映的問題要給予協(xié)調(diào)、解決，不能解決的要反映給主管處理。每月將檢查各

42、項目的情況作總結分析，上報主管審閱。（2）負責監(jiān)控中山崗位IC卡的辦理：隨時關注中山網(wǎng)站及郵箱關于辦理崗位IC卡的相關信息網(wǎng)。了解中山項目開發(fā)的規(guī)模進行崗位IC卡的辦理，確保崗位IC卡能滿足報建的需求。安排相關人員做好辦理崗位IC所需的相關資料。（3）組織統(tǒng)籌項目資料每月的檢查評比：每月下旬組織一次各項目資料檢查評比，將所有項目資料的檢查結果進行匯總總結，評比結果及時以通知的形式公布到各個項目資料室，檢查不合格的項目給予處罰，優(yōu)秀的給予獎勵；對于不合格的項目資料要查找原因及時安排整改，并將此項目作為下個月的重點檢查對象。（4）對常規(guī)檢測除外的檢測項目進行單位選擇、報價及工作安排：根據(jù)當?shù)亟ㄔO部

43、門要求及工程規(guī)模，提前確定相關的檢測項目。針對檢測項目選擇多家有資質(zhì)檢測單位進行比較，預備檢測單位。根據(jù)各項目現(xiàn)場要求確定提供檢測單位給項目資料主管。4、工作考核標準：（1）能否及時跟進解決工程資料存在的問題。（2）項目資料是否能按進度、質(zhì)量完成。（3）能否在規(guī)定時間內(nèi)完成主管所交待的任務。5、工作匯報：（1）工作完成后需書面或口頭形式向主管報告。（2）對不能處理的問題及時反饋給主管。（3）于每周一上報上周的工作情況及本周的工作計劃。三、任職資格及要求性別男女不限年齡25歲以上學歷大專及以上工作經(jīng)驗：有五年以上的本行業(yè)實際操作經(jīng)驗。必備的知識及技能：有五年以上的本行業(yè)實際操作經(jīng)驗；熟練操作土建

44、資料、安全資料、水電資料、備案資料；熟悉建筑行業(yè)的相關規(guī)范及標準。綜合素質(zhì)要求：（1）具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，能吃苦耐勞。（2）有良好的團隊凝聚意識，勤奮、踏實、團結的工作態(tài)度。（3）具有良好的溝通能力及洞察能力。檔案主管崗 位 說 明 書企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標題檔案主管職務說明書生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準一、崗位基本信息1、直接上級：部門主管 2、直接下級：檔案室檔案員及各部門各二級單位專、兼職檔案員3、職務等級：檔案主管 4、職務類型：技術管理類5、職務概要或職務說明：組織做好公司各類檔案的收集、歸檔及利用工作。二、工作效率1、工作職責：負責制訂和完善公司

45、檔案管理的各項規(guī)章制度；負責組織做好公司各類檔案的收集、歸檔、接收、保管、利用和統(tǒng)計工作。2、工作內(nèi)容及權限：（1）負責制訂和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度。（2）負責組織公司各類檔案的收集、歸檔、接收、保管、利用和統(tǒng)計工作。（3）負責計劃和組織公司專、兼職檔案人員的業(yè)務學習和培訓。（4）負責組織做好公司各部門及分公司檔案工作的監(jiān)督及檢查。（5）負責對檔案人員進行保密宣傳、教育，嚴防失、泄密事件發(fā)生。（6）負責落實檔案庫房的“七防”措施，確保檔案材料的完整與安全。（7）服從公司上級領導安排。3、工作步驟：（1）負責制訂和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度，加強公司檔案規(guī)范化、制度化管理。以檔案法、

46、保密法為基礎，結合公司實際情況，制訂和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度：檔案立卷歸檔制度、檔案借（查）閱制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案鑒定與銷毀制度等，做到檔案工作的有制可遵。取得上級領導及各部門領導支持，設立專職、兼職檔案員，建立公司檔案管理網(wǎng)絡。（2）編制公司檔案分類編號方案及各類檔案的保管期限表等一些檔案技術性手冊。了解公司各部門及二級公司的部門性質(zhì)及職責范圍，了解各部門、單位的檔案收集范圍；根據(jù)工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則，針對公司實際情況對公司的各類檔案進行合理的分類；根據(jù)機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范及廣東省國家行政機關文書立卷歸檔工作實施辦法、企業(yè)檔案分類與組卷實用參考

47、等規(guī)定，結合公司實際，編寫文件檔案保管期限。（3）負責綜合檔案室及二級檔案室的建立?；I備建立公司綜合檔案室，盡量在公司條件允許條件下建立標準檔案室，為以后的企業(yè)升級做準備；協(xié)助各部門、各二級單位檔案室的建立，指導各專、兼職檔案員的工作，使整個檔案網(wǎng)絡能正常運行。（4）負責組織公司各類檔案的歸檔入庫工作。配合工程資料主管抓好公司檔案入庫量最大的工程檔案的管理，指導工程資料的按檔案移交標準移交；配合各部門做好文書檔案的收集歸檔工作；配合有關部門做好實物檔案、設備檔案、特殊載體檔案等檔案的收集、整理、歸檔。指導檔案室人員做好檔案的入庫、整理、統(tǒng)計、利用工作。（5）負責組織對檔案的鑒定工作，對已超過保

48、管期限的檔案提出存毀意見。（6）負責綜合檔案室的事務性工作。負責組織做好綜合檔案室的各種規(guī)劃及總結性工作；及時向上級領導匯報近期工作，有問題要及時處理，自己不能處理的要請求上級領導幫助。（7）負責公司檔案人員的業(yè)務上的管理。有計劃的對公司所有專、兼職檔案人員進行專業(yè)學習和培訓，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案隊伍。對檔案人員進行保密宣傳、教育，嚴防失、泄密事件的發(fā)生。負責組織做好公司總部及二級單位檔案工作的業(yè)務監(jiān)督、檢查、指導。（8）負責做好庫房管理工作。負責落實檔案庫房“七防”措施，確保檔案的完整與齊全。（9）積極推行檔案科學化、信息化管理。（10）努力完成領導交辦的其它工作任務。4、工作考核標準：（1

49、）能否制訂符合公司實際情況的檔案管理制度及標準。（2）能否按標準做好檔案的入庫及利用工作。（3）能否在規(guī)定時間內(nèi)完成主管所交待的任務。5、工作匯報：（1）工作完成后需書面或口頭形式向主管報告。（2）對不能處理的問題及時反饋給主管。（3）于每周一上報上周的工作情況及本周的工作計劃。三、任職資格及要求性別男女不限年齡25歲以上學歷大專及以上工作經(jīng)驗：有五年以上的本行業(yè)實際操作經(jīng)驗。必備的知識及技能：有五年以上的本行業(yè)工作經(jīng)驗；具備檔案工作的專業(yè)知識；要略知各類資料的收集及整理。綜合素質(zhì)要求：（1）具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，能吃苦耐勞，認真細致。（2）有良好的團隊凝聚意識，勤奮、踏實、團結的工作態(tài)度。

50、（3）具有良好的溝通能力及洞察能力。檔案員崗 位 說 明 書企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標題檔案員職務說明書生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準一、崗位基本信息1、直接上級：檔案主管 2、直接下級： /3、職務等級：檔案員 4、職務類型：檔案管理類5、職務概要或職務說明：負責做好公司各類檔案的收集、歸檔、接收、保管、利用和統(tǒng)計工作。二、工作效率1、工作職責：負責做好公司各類檔案的收集、歸檔、接收、保管、利用和統(tǒng)計工作。2、工作內(nèi)容及權限：（1）負責做好公司各類檔案的收集、歸檔、接收、保管、利用和統(tǒng)計工作。（2）常用表格的使用計劃、保管、領用登記。（3）嚴格遵守檔案保密和保衛(wèi)制度

51、，做好檔案庫房的日常管理工作，確保檔案材料的完整與安全。（4）服從上級領導安排。3、工作步驟：（1）嚴格遵守公司檔案管理規(guī)定，熟悉公司檔案運作流程，了解公司各部門及各二級公司檔案收集范圍。（2）具有檔案管理的基本知識，熟悉本公司檔案的分類，熟悉各類檔案的歸檔標準。（3）做好庫房的“七防”管理，保證庫中檔案的質(zhì)量和安全。平常工作中要及時做好庫房清潔、消毒，檢查庫房空氣調(diào)節(jié)裝置、檔案裝具、消防設備等是否齊全有效，檔案柜進行清潔、編號。（3）按各類檔案接收標準接收檔案。檔案接收總要求：現(xiàn)公司檔案共分為包括文書類、房地產(chǎn)類、證照類、設備類、招投標合同類、科研類、工程類、特殊載體類等八個大類，所有移交的

52、檔案必須是原件，如一些施工類檔案只一套原件已移交城建檔案館，要在移交的復件中注明。檔案移交時要一一檢查檔案的質(zhì)量：、所有移交檔案室檔案，移交時有案卷目錄、卷內(nèi)目錄、檔案移交書，并附上目錄、移交書的電子文件，接收時要嚴格按照案卷目錄及卷內(nèi)目錄所列內(nèi)容來一一清點，電子文件要放入電腦試運行合格；、先按檔案歸檔的基本要求來清查，如歸檔文件是否有用紅筆、鉛筆、圓珠筆等不適用于檔案的筆來填寫，有無裝倒頁，檔案中的各種簽名是否完善等；、按照各類檔案的歸檔標準，檢查檔案是否合格；、確認檔案無誤后，經(jīng)雙方簽字接收。（4）整理檔案。、已接收檔案按公司檔案分類標準分類，已排好卷的填寫檔號，沒排好卷的要經(jīng)完整排卷后填

53、寫檔號；、按類上架排列。（5）編制檢索工具。以電子化檢索為主，手工檢索作備份。所有庫存目錄要及時作好備份。（6）作好統(tǒng)計、利用工作。嚴格遵守檔案統(tǒng)計、檔案借閱制度，借出前及還回時的檔案一定要仔細核對，杜絕發(fā)生少頁、殘頁現(xiàn)象。（7）指導各部門、各二級單位的檔案編制。（8）常用的表格要做好庫存登記、領用登記，每月要對所有表格進行盤點后，做出表格需求申請，經(jīng)有關人員審批后進行印刷或購買，表格管理要供應與需求平衡。（9）及時完成領導交待的其它工作。4、工作考核標準：（1）能否按標準做好檔案的入庫及利用工作。（2）能否在規(guī)定時間內(nèi)完成主管所交待的任務。5、工作匯報：（1）工作完成后需書面或口頭形式向主管

54、報告。（2）對不能處理的問題及時和主管溝通。三、任職資格及要求性別男女不限年齡22歲以上學歷大專及以上工作經(jīng)驗：有一年以上的本行業(yè)實際操作經(jīng)驗。必備的知識及技能：有二年以上的本行業(yè)工作經(jīng)驗；具備檔案工作的專業(yè)知識；略知工程資料的收集及整理。綜合素質(zhì)要求：（1）具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，能踏實肯干，認真細致。（2）有良好的團隊凝聚意識，勤奮、踏實、團結的工作態(tài)度。（3）具有良好的溝通能力及洞察能力。證件辦理組長崗 位 說 明 書文件類別日常管理文件版 本編 號標題證件辦理組長職務說明書生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準一、崗位基本信息1、直接上級：部門主管 2、直接下級：證件辦事員3、職務等

55、級：證件辦理組長 4、職務類型：證件管理類5、職務概要或職務說明：根據(jù)公司發(fā)展需求，合理辦理有關證件滿足工程報建及公司資質(zhì)年審使用。更新公司職稱證件培訓教育。建立證件管理檔案系統(tǒng)化，合理安排證件的利用及保管工作。二、工作效率1、工作職責：負責制訂和完善證件辦理組的各項規(guī)章制度；負責組織做好公司各類證件的辦理、租聘、收集、歸檔、年審、保管、利用和統(tǒng)計工作。2、工作內(nèi)容及權限：（1）負責制訂和完善證件管理組的各項規(guī)章制度，確保證件材料的完整性與安全性。（2）負責組織各類證件的辦理、收集、歸檔、年審、保管、利用、統(tǒng)計工作及證件辦理組各項工作的監(jiān)督檢查。（3）接收、整理、保管各類證件原件。（4）所有的

56、證件必須復印一份給證件辦事員，確保原件與復印件一致。（5）提供需參加安全考核、年審、注冊等人員的名單。（6）統(tǒng)計、分析和提供能滿足公司證件使用要求的證件分析數(shù)據(jù)。（7）跟蹤證件使用費支付的情況。（8）證件對外的借用管理。（9）服從公司上級領導安排。3、工作步驟：（1）熟悉各種證件的辦理及年審規(guī)定、辦理要求、辦理流程，對報建的要求及建筑有一定的了解，熟悉公司證件使用情況。制訂和完善證件辦理組的各項規(guī)章制度，加強證件管理規(guī)范化和制度化。結合公司實際情況，制訂和完善公司證件辦理、管理的規(guī)章制度，做到證件管理、辦理工作的有制可遵。取得上級領導及各部門領導支持，設立專職、兼職證件辦事員、管理員，建立證件

57、辦理管理網(wǎng)絡，使整個管理網(wǎng)絡有序的正常運行。（2）根據(jù)公司的發(fā)展趨勢、現(xiàn)有證件做出能滿足報建及公司資質(zhì)年審需求的證件分析數(shù)據(jù)，并將分析數(shù)據(jù)上報部門主管、譚總審批。（3）根據(jù)公司領導最后審批的增加辦理證件的批文，組織安排證件辦事員進行查找培訓單位、安排人員培訓、跟蹤證件辦理、證件領取后給證件管理員的移交情況等。（4）接收證件辦事員辦回來的證件原件，做好簽收登記并在2天內(nèi)完成分類整理、歸檔。（5）所有的證件復印一份給證件培訓員，并做好登記，新增部分證件要及時復印移交，確保原件與復印件一致。（6）負責統(tǒng)計所要參加安全考核培訓、證件年審等名單，并及時將名單移交給證件培訓員；監(jiān)控證件培訓員根據(jù)名單及時收

58、集資料、網(wǎng)上上報、安排人員培訓、考試、出證跟蹤等。（7）接收證件培訓員辦理回來的證件原件，做好簽收登記及時分類整理、歸檔，并核對辦好的證件是否與當時所提供名單相符，對異常情況進行跟蹤督導。（8）根據(jù)公司的證件管理辦法跟蹤證件使用費的支付情況：對證件使用費須有清晰記錄，準確無誤的反映當時情況；跟蹤當月新增的證件使用費，及時上報提交財務，確保證件使用費及時支付；對于已退回、合同到期、撤銷或其它原因證件不在公司的使用及時列出清單通知財務及時停止支付使用費，做到使用多少證件支付多少費用，每月月底統(tǒng)計當月的證件使用費并上報部門主管。（9）所有證件的外借必須有借用部門的主管簽字及本組的組長簽字后方可外借，

59、證件外借要做好借用登記，根據(jù)所借證件的用途及時跟蹤證件的歸還情況，對于到期沒有的歸還的要及時跟進提醒，被押證件必須有押證回執(zhí)。并根據(jù)工程進度，在工程完工備案后一周內(nèi)憑回執(zhí)到相應的建設部門取回被押證件。（10）不斷完善、提高本組的管理制度、工作內(nèi)容、工作效率，每月對屬下人員工作進行考核評比。（11）努力完成領導交辦的其它工作任務。4、工作考核標準：（1）能否制訂符合公司實際情況的證件管理制度及標準。（2）能否按要求做好證件辦理、管理及利用工作。（3）能否在規(guī)定時間內(nèi)完成主管所交待的任務。5、工作匯報：（1）工作完成后需書面或口頭形式向主管報告。（2）對不能處理的問題及時反饋給主管。（3）于每周一

60、上報上周的工作情況及本周的工作計劃。三、任職資格及要求性別男女不限年齡25歲以上學歷大專及以上工作經(jīng)驗：有二年以上的本行業(yè)實際操作經(jīng)驗及有一定的檔案管理經(jīng)驗。必備的知識及技能：有二年以上的本行業(yè)工作經(jīng)驗；熟悉證件辦理程序；略知各地方報建及建筑知識；有較強的組織管理能力及溝通協(xié)調(diào)能力。綜合素質(zhì)要求：（1）具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，能吃苦耐勞，認真細致。（2）有良好的團隊凝聚意識，勤奮、踏實、團結的工作態(tài)度。（3）具有良好的溝通能力及洞察能力。證件辦事員崗 位 說 明 書企業(yè)名稱文件類別日常管理文件版 本編 號標題證件辦事員職務說明書生效日期頁 碼共 頁 第 頁編制審核批準一、崗位基本信息1、直接上