如何高效地完成任務(wù)(執(zhí)行力）

1、如何高效地完成任務(wù)-談執(zhí)行主講人：*Questions:什么是效率？什么是組織要求的效率？過程重要還是結(jié)果重要？怎么樣才能高效地完成任務(wù)？李恒：任何組織需要的都不是過程，而是結(jié)果！我們說要想達(dá)到組織目標(biāo)，重要的不是過程，而是過程中的方法！標(biāo)準(zhǔn)化地執(zhí)行是高效完成任務(wù)的法寶高效完成任務(wù)的核心在于找到一種標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行工具李恒：標(biāo)準(zhǔn)化的好處是-讓傻瓜去做都能達(dá)到75分的效果Unit one 明確任務(wù)（Task）及目標(biāo)（Objective）Unit two 制定任務(wù)計(jì)劃（Plan）Unit three 執(zhí)行任務(wù)計(jì)劃（Do ）Unit four 任務(wù)進(jìn)度控制 (Control)Unit five 解決工作

2、中的問題（Solve）例如某公司老總給技術(shù)部下達(dá)任務(wù)有以下三種方式： 1、請(qǐng)技術(shù)部盡快拿出技改方案。 2、請(qǐng)技術(shù)部于10月1日前拿出技改方案。 3、請(qǐng)技術(shù)部由周經(jīng)理掛帥成立技改項(xiàng)目組于 2006年10月1日前制定出技改方案以解決 公司技術(shù)升級(jí)問題。Unit one 明確任務(wù)（Task）及目標(biāo)（Objective）1、企業(yè)在確定任務(wù)目標(biāo)中遇到的問題目標(biāo)難以確定標(biāo)準(zhǔn)難以量化目標(biāo)難以長期化目標(biāo)難以靈活變動(dòng)主管的影響度目標(biāo)制定參與性較差不同層次對(duì)目標(biāo)的理解差異目標(biāo)監(jiān)控失去平衡點(diǎn)評(píng)：無邊界條件的任務(wù)是 無法高效的完成的2、如何將任務(wù)目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化 目標(biāo)的SMART要素Specific（具體的、明確的）Mea

3、surable（可測(cè)量的）Action-oriented（行動(dòng)導(dǎo)向的）Realistic（現(xiàn)實(shí)的、務(wù)實(shí)的）Time-related（有時(shí)間表的） 目標(biāo)SMART練習(xí)2006年在管理人員培訓(xùn)方面要加大力度希望你們部門提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力某某產(chǎn)品質(zhì)量不合格率，必須降低到1%2006年銷售成本不得超過500萬元你必須在半年內(nèi)減肥20斤Specific(具體) 以便它們能被透徹理解而不會(huì)產(chǎn)生任何誤解Measurable(可測(cè)量) 以便每個(gè)人都能了解自己是否完成了目標(biāo)Achievable(可完成) 因?yàn)槿绻鼈冎皇撬性拢蜁?huì)被忽視，而人們會(huì)對(duì)你以及未來訂立目標(biāo)的過程失去信心Realistic(現(xiàn)實(shí)) 就是

4、說它們必須與整體目標(biāo)有合理的邏輯關(guān)系，而且進(jìn)展方式必須可取Timed(定時(shí)) 沒有明確的時(shí)限，目標(biāo)會(huì)變得毫無意義 制定任務(wù)目標(biāo)的5W1H法What（做什么）Who（誰去做）When（什么時(shí)間做）Where（什么地點(diǎn)做）Why（為什么做）How （怎樣做）5W1H練習(xí)請(qǐng)技術(shù)部盡快拿出技改方案。請(qǐng)技術(shù)部于10月1日前拿出技改方案。請(qǐng)技術(shù)部由周經(jīng)理掛帥成立技改項(xiàng)目組于2006年10月1日前制定出技改方案以解決公司技術(shù)升級(jí)問題。如何實(shí)施目標(biāo)管理（ MBO，Manages by Objectives）實(shí)施MBO是一個(gè)從總體到具體的過程：通過對(duì)組織大目標(biāo)的分解，成為一個(gè)易于有效管理的小目標(biāo)。通過有效和高效

5、的工作達(dá)到預(yù)期的結(jié)果。期間共有六個(gè)步驟：（1）工作責(zé)任 （2）關(guān)鍵結(jié)果（3）具體標(biāo)準(zhǔn) （4）工作目標(biāo)（5）行動(dòng)計(jì)劃 （6）目標(biāo)控制3、目標(biāo)設(shè)定和分解過程1、要求上一級(jí)提供A、目標(biāo)B、重點(diǎn)C、環(huán)境因素和假設(shè)D、基本原則2、要求其它部門或 管理人員提供：A、目標(biāo)B、主要計(jì)劃C、他們對(duì)你的期望3分清工作責(zé)任或目的4決定關(guān)鍵目標(biāo)領(lǐng)域5能力分析6建立主要假設(shè)7編寫目標(biāo)8計(jì)劃目標(biāo)9分配所需的資源（預(yù)算）10與其他管理人員協(xié)作11確定與目標(biāo)相適應(yīng)的權(quán)限12確定與目標(biāo)相適應(yīng)的反饋DoUnit two 制定任務(wù)計(jì)劃（Plan）1、制定計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)化工具之一-決策樹形圖 樹形圖在決策中是一種常用工具，這里用于任務(wù)目

6、標(biāo)的分解。 一個(gè)大目標(biāo)，必須經(jīng)過逐步分解，方可制定出具體的行動(dòng)措施，才能達(dá)到預(yù)期結(jié)果。 運(yùn)用決策樹形圖對(duì)目標(biāo)分解，可根據(jù)情況按項(xiàng)目分解，到按產(chǎn)品分解，或按區(qū)域（部門）分解，也可按時(shí)間進(jìn)行第一次分解，然后再酌情進(jìn)行第二次，或第三次分解，直至分解到能落實(shí)到具體人，采取具體行動(dòng)措施為止。案例：3D公司下達(dá)上海分公司2006年銷售額比去年增長10%。完成銷售一萬臺(tái)產(chǎn)品的任務(wù)。上海分公司2006年銷售目標(biāo)銷售量1萬臺(tái)A區(qū)2500臺(tái)缺口2500臺(tái)D區(qū)1500臺(tái)C區(qū)2500臺(tái)B區(qū)3000臺(tái)甲客戶乙客戶丁客戶缺口丙客戶新增客戶10家加強(qiáng)廣告通路強(qiáng)化產(chǎn)品系列完善訓(xùn)練銷售人員廣告活動(dòng)信函報(bào)紙廣告電視廣告第1次分解

7、第2次分解1月12月何電視臺(tái)何節(jié)目廣告明星2、制定計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)化工具之二-工作分解結(jié)構(gòu)（WBS，Work Breakdown Structure）、任務(wù)結(jié)構(gòu)分析 包括三方面：任務(wù)結(jié)構(gòu)分解任務(wù)單元單元之間邏輯關(guān)系的分析結(jié)構(gòu)分析是將任務(wù)按系統(tǒng)規(guī)則和要求分解成相互獨(dú)立的、互相影響的互相聯(lián)系的任務(wù)單元，將它們作為對(duì)任務(wù)觀察、設(shè)計(jì)、計(jì)劃目標(biāo)和責(zé)任分解、成本核算和實(shí)施控制等一系列任務(wù)管理工作的對(duì)象。在國外它被稱為“計(jì)劃前的計(jì)劃”，“設(shè)計(jì)前的設(shè)計(jì)”。、工作分解結(jié)構(gòu)（WBS，Work Breakdown Structure）A、工作結(jié)構(gòu)分解的目的保證工作結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)性和完整性；通過結(jié)構(gòu)分解，把工作分解開來，使人們對(duì)

8、工作任務(wù)一目了然；建立完整的工作保證體系；工作結(jié)構(gòu)分解能明確地劃分各單元和各項(xiàng)工作參加者之間的界限，能方便地進(jìn)行責(zé)任的分解、分配和落實(shí)，即對(duì)每個(gè)單元應(yīng)能具體地落實(shí)責(zé)任者，并進(jìn)行各部門，各專業(yè)的協(xié)調(diào)；方便網(wǎng)絡(luò)的建立和分析，可用于進(jìn)度控制；為任務(wù)報(bào)告系統(tǒng)的對(duì)象。例如費(fèi)用結(jié)算，進(jìn)度報(bào)告，賬單，會(huì)談紀(jì)要，文件的說明等，常常都是以工作任務(wù)單元為對(duì)象；方便建立項(xiàng)目組織和相應(yīng)的責(zé)任體系。即將項(xiàng)目與組織結(jié)合起來形成責(zé)任體系，作為委托下達(dá)任務(wù)、進(jìn)行溝通的依據(jù)；方便目標(biāo)的協(xié)調(diào)。B、WBS圖的層次新設(shè)備安裝運(yùn)行總體設(shè)計(jì)布局設(shè)計(jì)設(shè)備安裝設(shè)備調(diào)試廠址分析選擇設(shè)計(jì)工藝流程機(jī)器布局加工安裝設(shè)備裝配試生產(chǎn)測(cè)試設(shè)備把零件運(yùn)往工

9、地測(cè)試建筑組裝部件新產(chǎn)品開發(fā)確定需求設(shè)計(jì)開發(fā)測(cè)試總體需求詳細(xì)需求系統(tǒng)設(shè)計(jì)功能設(shè)計(jì)CAD安裝設(shè)備CAM試生產(chǎn)測(cè)試設(shè)備投產(chǎn)創(chuàng)意篩選試銷市場試驗(yàn)B、WBS圖的層次CAD：computer-aided design 電腦輔助設(shè)計(jì)CAM：computer-aided manufacturing 電腦輔助制造 C、工作分解的基本原則應(yīng)在各層次上保持項(xiàng)目內(nèi)容的完整性，不能遺漏任何必要的組成部分；一個(gè)單元只能從屬于某一個(gè)上層單元，不能同時(shí)交叉從屬于兩個(gè)上層單元；相同層次的單元應(yīng)有相同的性質(zhì)；單元應(yīng)能區(qū)分不同的責(zé)任者和不同的工作內(nèi)容，單元應(yīng)有較高的整體性和獨(dú)立性，單元之間的工作責(zé)任、界面應(yīng)盡可能小且明確，這樣就

10、會(huì)方便項(xiàng)目目標(biāo)和責(zé)任的分解和落實(shí)，方便進(jìn)行成果評(píng)價(jià)和責(zé)任的分析；工作結(jié)構(gòu)分解應(yīng)能方便工期、質(zhì)量、成本、合同、信息等管理方法和手段，方便目標(biāo)的跟蹤和控制；分解出的結(jié)構(gòu)應(yīng)有一定的彈性；符合要求的詳細(xì)程度；D、責(zé)任分配矩陣是一種將所分解的工作任務(wù)落實(shí)到任務(wù)的有關(guān)部門或個(gè)人，并明確表示出他們?cè)诮M織工作中的關(guān)系、責(zé)任和地位的一種方法和工具。矩陣圖上面組織單元為行，項(xiàng)目單元為列。項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目工程師程序員確定要求設(shè)計(jì)開發(fā)修改外購軟件包修改內(nèi)部程序修改手工操作流程測(cè)試測(cè)試外購軟件包測(cè)試內(nèi)部程序測(cè)試手工操作流程安裝完成完成安裝新軟件包培訓(xùn)人員組織責(zé)任者WBS注： 負(fù)責(zé) 審批 輔助 承包 通知以符號(hào)表示的責(zé)任矩陣

11、3、標(biāo)準(zhǔn)化的計(jì)劃Unit three 執(zhí)行任務(wù)計(jì)劃（Do ）1、任務(wù)進(jìn)度計(jì)劃表（高效的執(zhí)行工具一）序號(hào)工作名稱持續(xù)時(shí)間最早時(shí)間最遲時(shí)間時(shí)差完成情況開始完成開始完成總時(shí)差自由時(shí)差2、甘特圖（高效的執(zhí)行工具之二）甘特圖是一個(gè)二維平面圖，橫維表示進(jìn)度或活動(dòng)時(shí)間，縱維表示工作包內(nèi)容EDCBA54321任務(wù)時(shí)間最簡單的甘特圖實(shí)際進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)度2實(shí)際進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)度1備注 12月4月3月2月1月任務(wù)目標(biāo)名稱：甘特圖 案例一、主持人工作流程 案例二、報(bào)告會(huì)議工作流程 案例三、營銷計(jì)劃中的行動(dòng)方案案例四、廣告計(jì)劃3、案例4、進(jìn)度計(jì)劃的實(shí)施、實(shí)施的阻力A、人B、資源C、環(huán)境、實(shí)施的準(zhǔn)備A、建立組織機(jī)構(gòu)B、編制實(shí)施計(jì)劃

12、C、培訓(xùn)、保證措施A、進(jìn)度計(jì)劃的貫徹檢查各類計(jì)劃，形成嚴(yán)密的計(jì)劃保證系統(tǒng)明確責(zé)任計(jì)劃全面交底B、調(diào)度工作C、抓關(guān)鍵工作集中優(yōu)勢(shì)按時(shí)完成關(guān)鍵工作專項(xiàng)承包采用新技術(shù)、新工藝D、保證資源及時(shí)供應(yīng)E、加強(qiáng)組織管理工作F、加強(qiáng)進(jìn)度控制工作SloveUnit four 任務(wù)進(jìn)度控制 (Control)1、目標(biāo)任務(wù)書目標(biāo)名稱：在.時(shí)間（在.條件下），達(dá)到.結(jié)果。目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)完成步驟步驟標(biāo)準(zhǔn)問題分析原因措施甘特圖責(zé)任人涉及部門檢查人考核結(jié)果1234目標(biāo)檢查進(jìn)度表目標(biāo)名稱：321備注檢查結(jié)果檢查人數(shù)檢查時(shí)間檢查方式標(biāo)準(zhǔn)任務(wù)2、任務(wù)報(bào)告、日常報(bào)告、例外報(bào)告、特別報(bào)告3、常見的任務(wù)進(jìn)展報(bào)告（標(biāo)準(zhǔn)化的表格）、進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行

13、情況報(bào)告、任務(wù)關(guān)鍵點(diǎn)檢查報(bào)告、任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)報(bào)告、任務(wù)完成報(bào)告、重大突發(fā)事件報(bào)告、任務(wù)變更報(bào)告、任務(wù)進(jìn)度報(bào)告、任務(wù)管理報(bào)告4、有效的報(bào)告方法、報(bào)告對(duì)象?注意：切忌越級(jí)！除非直接上級(jí)指示報(bào)告對(duì)象：直接上級(jí)、您在什么時(shí)機(jī)報(bào)告合適？A、做好計(jì)劃時(shí)：主要作用和目的：讓主管了解計(jì)劃的內(nèi)容，籍此請(qǐng)主管確認(rèn)一些重要事項(xiàng)。請(qǐng)主管指示和審核計(jì)劃，并認(rèn)可。B、中間報(bào)告：主要作用和目的：讓主管了解您的工作進(jìn)度。讓主管知道您在干什么C、緊急報(bào)告：主要作用和目的：發(fā)生可能影響目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)的重大問題和突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)及時(shí)向主管報(bào)告。D、工作結(jié)束時(shí)：主要作用和目的：工作終了時(shí)一定要向主管報(bào)告，讓主管及時(shí)知道工作完成是您工作成效得

14、到確認(rèn)重要步驟。保證工作的有效性、如何報(bào)告？先說結(jié)論；簡潔、正確；要事實(shí)不要臆測(cè)，誤導(dǎo)是要負(fù)責(zé)的；不要遺漏重點(diǎn)成功、失敗要明言A、口頭報(bào)告的原則有：B、書面報(bào)告原則（標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告）譴詞用語要簡單易懂標(biāo)題清楚盡量用圖表、數(shù)字說明報(bào)告順序要合邏輯利用添附資料說明Unit five 解決工作中的問題（Solve）1、主管經(jīng)理面對(duì)三大類問題：、發(fā)生型問題 、改進(jìn)型問題 、設(shè)定型問題 原因?qū)?目標(biāo)導(dǎo)向 昨天 今天 明天 發(fā)生型問題 設(shè)定型問題 改進(jìn)型問題 2、傳統(tǒng)解決問題的方法 、問題對(duì)策（點(diǎn)） 憑以往的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)加以解決 、問題原因?qū)Σ撸ň€） 針對(duì)問題，進(jìn)行分析，參考以往經(jīng)驗(yàn)，定出 解決步驟與方案，加以解決 、問題建立模式依靠團(tuán)隊(duì)力對(duì)策（面） 3、有效解決問題全面解決問題方式 、現(xiàn)狀分析（問題定義問題發(fā)掘問題確認(rèn)） 對(duì)照目標(biāo)，確定問題 、原因分析 、確認(rèn)要因 、對(duì)策擬定-選擇最佳方案 、實(shí)施方案 、跟蹤評(píng)價(jià)（檢查效果）