精益辦公PPT演示課件(PPT 27頁)

1、為什么要精益辦公？1第1頁，共27頁。一、辦公中的七種浪費2第2頁，共27頁。辦公中的七種浪費3第3頁，共27頁。對七種浪費的分析：1.缺陷：信息錯誤，缺陷和不完全，產(chǎn)生的誤差需要糾正。產(chǎn)生原因：缺少流程檢查，無標(biāo)準(zhǔn)方式，質(zhì)量信息缺失，流程設(shè)計缺陷，缺乏培訓(xùn)，作業(yè)指導(dǎo)不足。2.庫存：不是為了滿足客戶現(xiàn)時需要任何材料或工作。產(chǎn)生原因：為防止丟失拷貝多份文件，只優(yōu)化單獨流程，多作業(yè)項目，流程間的距離，低效的計劃安排，批量流程。4第4頁，共27頁。3.流程：從客戶角度說對產(chǎn)品或服務(wù)無價值的工作。產(chǎn)生原因：顧客要求不清晰 文書重復(fù)保存 缺乏溝通 多余的步驟 無標(biāo)準(zhǔn)程序4.等待：當(dāng)材料.設(shè)備.檢查或信息

2、為準(zhǔn)備好而產(chǎn)生的空閑時間。產(chǎn)生原因：不平很的工作量 計算機(jī)系統(tǒng)崩潰 會議 計劃不平衡 優(yōu)先權(quán)不明 5第5頁，共27頁。等待舉例6第6頁，共27頁。等待舉例7第7頁，共27頁。等待舉例大量的會議研究討論浪費有效的工作時間與本職工作無關(guān)的會議浪費時間8第8頁，共27頁。5.動作：不增加產(chǎn)品或價值的任何人員移動。產(chǎn)出原因：文件或信息的多重移動 表格或文件設(shè)計不當(dāng) 缺少標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)方法 工作區(qū)域設(shè)計不當(dāng) 雜亂無序6.運輸：材料和信息的移動。產(chǎn)生原因：需要簽字和審批 工作的交接 流程缺乏流動 辦公布局不當(dāng) 集中存放9第9頁，共27頁。運輸舉例10第10頁，共27頁。運輸舉例大量的文件未授權(quán)員工，員工需要找

3、領(lǐng)導(dǎo)審核簽字浪費有效的工作時間。11第11頁，共27頁。7.過量產(chǎn)出：產(chǎn)生的交易信息超出一流程（顧客）所需。產(chǎn)生原因：流程切換時間長 工作范圍延伸 以防萬一的思想 細(xì)節(jié)太多 誤用自動化 保持忙碌12第12頁，共27頁。二、執(zhí)行精益辦公原則精益原則一：零缺陷（品質(zhì)在源頭保證） 品質(zhì)實在流程保證而不是依靠檢驗，質(zhì)量成為任何日出工作的一部分。精藝原則二：連續(xù)流動 所有流程緊密聯(lián)系在一起，產(chǎn)品從開始到交付給顧客沒有停頓。13第13頁，共27頁。精益原則三：消除浪費 最小化過程中不增值的工序和操作。 識別浪費消除浪費。 保持物品的有序整潔。精益原則四：目視化 所有需要的信息可視可用。 便于識別異常情況，

4、及時解決。精益原則五：標(biāo)準(zhǔn)化 所有設(shè)備夠用即可。 工作必須有清晰的指定作業(yè)。14第14頁，共27頁。精益原則六：尊重員工并授權(quán)員工 明確工作職責(zé)。 授權(quán)員工鼓勵其參與日常決策。15第15頁，共27頁。1.1、清理不要物；1.2、公用的工具（傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）應(yīng)統(tǒng) 一定位在方便使用的位置；1.3、明確管理責(zé)任人；1、OA(辦公自動化)設(shè)備管理三、精益辦公室有序規(guī)劃16第16頁，共27頁。2、“公私區(qū)分”1.1、清理不要物1.2、私人用品和辦公用品分開放置；1.3、私人用品不宜過多，原則上不超過一個抽屜；1.4、私人用品應(yīng)置于抽屜的下層；1.5、標(biāo)識明確：辦公用品、常用資料、私人物品1.6

5、、不可出現(xiàn)“雜物”標(biāo)識17第17頁，共27頁。1.1、清理不要物；1.2、各文件、物品必須分層、分類管理1.3、各文件柜、架內(nèi)物品都必須按輕重決定置于哪 層。一般輕的物品、文件放上層，重的放下層，1.4、各文件柜、架內(nèi)物品都必須按使用的頻率決定置于哪層？一般為使用頻率高的置于中間拿取方便的位置。使用頻率低的置于偏高或偏低的層次；1.5、標(biāo)識明確；1.6、定期清掃，保持干凈無塵。3、柜架管理18第18頁，共27頁。文件柜分類標(biāo)識19第19頁，共27頁。1.1、清理過期的資料；1.2、每冊資料都需要有明確的標(biāo)識； 資料名稱 定位標(biāo)識 管理者標(biāo)識1.3、每次使用過的資料都必須按指定的位置歸回原處；1

6、.4、保持資料干凈整齊。4、資料物品歸位20第20頁，共27頁。21第21頁，共27頁。1.1、清理不要物；1.2、可定置于桌面的物品為：電腦、文件欄、電話、 筆筒、臺歷、茶杯，并要求定位；1.3、工作時可有需處理的文件資料等置于桌面，但 人長時間（0.5H以上）離開時，文件、資料必須 歸位；1.4、桌面文件狀態(tài)可按“待處理”、“已處理”、“處理中”1.5、保持桌面清潔5、桌面狀態(tài)22第22頁，共27頁。23第23頁，共27頁。1.1、清理不要物（包括私人鞋物）；1.2、文件資料/產(chǎn)品等不可直接置于桌底；1.3、離開座位時，椅子要推近桌子；1.4、保持地面干凈。6、桌底狀態(tài)24第24頁，共27頁。7、看板管理內(nèi)容：通告/公告欄學(xué)習(xí)園地(初期可以展示5S基礎(chǔ)知識)人員去向管理輪值管理責(zé)任區(qū)域布局圖日