2022年時(shí)間管理培訓(xùn)課件

1、時(shí)間管理主講人：劉蘋博-mail:二OO七年七月熱身活動(dòng)對號入座有三類工作方式，請你看看自己屬于哪一種？1、唐先生在一家生產(chǎn)和銷售電表的公司工作。他形容自己的工作就像是“救火隊(duì)”，一件急事還沒處理完，另一件火燒眉毛的任務(wù)又來了。“從踏進(jìn)公司，一直到回家，我連一分鐘的喘息時(shí)間都沒有。老板總希望每件事都已經(jīng)現(xiàn)成做好了。這有點(diǎn)問題，老唐你馬上把它挑出來。老唐，你去檢查一下庫存。這批貨很急，我們要在星期三發(fā)給顧客，這可是頭等大事！在公司，每一件事情都是頭等大事，我就這樣一件急事趕著另一件急事，真煩人。”2、 張小姐是一家繁忙超市的班組長，管著8名營業(yè)員，張小姐向商店經(jīng)理曹先生

2、匯報(bào)工作，但同時(shí)還向副經(jīng)理黃先生匯報(bào)有關(guān)職工、庫存和顧客信息的情況。 超市忙的時(shí)候，張小姐的班組全部都在收銀處和柜臺(tái)上。張小姐本人大部分時(shí)間在收銀處旁邊，處理發(fā)生的任何問題。顧客少的時(shí)候，張小姐就會(huì)督促員工往貨架上補(bǔ)貨，或者向曹先生和黃先生匯報(bào)工作。她發(fā)現(xiàn)自己總是到處轉(zhuǎn)悠，從一個(gè)區(qū)域到另一個(gè)區(qū)域，處理各種小事和要求，答復(fù)詢問，在辦公室和庫房登記。用她的話來說，“到了周末，我都沒時(shí)間坐下來想一想自己做了些什么。對班組里的所有員工，對推銷員，當(dāng)然還有顧客，我都隨叫隨到。我總是在忙，不過事情越多，我越高興。”3、 杜女士是本地一家公司的行政部門經(jīng)理。部門的工作一向是“月初游西湖，月底打老虎”每月最后

3、一周總是忙得不可開交，前幾周則波瀾不興。辦公室管理的工作相當(dāng)簡單而有規(guī)律。杜女士有時(shí)很羨慕那些能夠激動(dòng)人心的工作，就象唐先生那樣救火也行。她說“我的工作就像在推磨，你每天往前推呀推，但永遠(yuǎn)在原地打轉(zhuǎn)，有時(shí)候真不愿意從床上爬起來去上班?！狈此?1、你在時(shí)間管理上面臨著什么問題？ 2、加強(qiáng)時(shí)間管理能給你帶來什么好處？卓有成效的管理者井井有條卓有成效的管理者忙忙碌碌授課目標(biāo)意識(shí)自己在時(shí)間管理上的問題樹立良好的時(shí)間管理觀念掌握有效做事的工具時(shí)間管理的意識(shí)與視角做正確的事正確地做事培訓(xùn)框架1.時(shí)間管理的意識(shí)與視角時(shí)間是什么？1、時(shí)間是（ ）？2、當(dāng)以下事件的時(shí)間相沖突時(shí)，你會(huì)選擇做哪一件事情？A、老板安

4、排的會(huì)議B、必須完成的工作C、你和伴侶結(jié)婚十周年的紀(jì)念日D、最好的朋友急癥入院F、大客戶的宴請為何會(huì)出現(xiàn)選擇的差異？B（信念） 事情應(yīng)該是怎樣的？V（價(jià)值觀） 我能拿到什么？R（規(guī)條） 實(shí)現(xiàn)信念、拿到價(jià)值的安排價(jià)值觀在時(shí)間管理中的意義每日行動(dòng)近 期 目 標(biāo)遠(yuǎn) 期 目 標(biāo)價(jià) 值 觀反思你的人生目標(biāo)是什么？你準(zhǔn)備怎樣度過今后三年時(shí)間？如果你知道自己會(huì)在六個(gè)月后被雷電擊中，你會(huì)怎樣度過這六個(gè)月的時(shí)間？進(jìn)一步思考分別對上述長、中、短三類目標(biāo)按重要程度排序。你現(xiàn)在每天的時(shí)間安排與目標(biāo)的重要程度是否一致？按照你現(xiàn)在的工作或生活方式，是否能夠?qū)崿F(xiàn)你的目標(biāo)呢？時(shí)間管理是管理什么？時(shí)間管理其實(shí)就是自我管理。時(shí)間

5、管理最需要的是行動(dòng)。你是否同意這樣的說法？時(shí)間管理的第一個(gè)任務(wù)記錄并診斷自己的時(shí)間練習(xí):你昨天做了什么？回憶你昨天24小時(shí)是如何渡過的：1、主要做的事及用時(shí)2、有多少是有計(jì)劃的？3、有多少時(shí)段記不起做什么？4、超時(shí)/浪費(fèi)多少 （總和/各項(xiàng)）？5、時(shí)間利用率是多少？（即工作用時(shí)之和 / 法定工作時(shí)數(shù)）按每周工作5天，每天7小時(shí)，每年251個(gè)工作日計(jì)算年薪 （人工成本）每天價(jià)值每小時(shí)價(jià)值每分鐘價(jià)值￥60,000￥239.04￥34.15￥0.57￥70,000￥278.88￥39.84￥0.66￥80,000￥318.73￥45.53￥0.76￥90,000￥358.57￥51.22￥0.85￥1

6、00,000￥398.41￥57.92￥0.95￥110,000￥438.25￥62.61￥1.04￥120,000￥478.09￥68.30￥1.14￥130,000￥517.93￥73.99￥1.23￥140,000￥557.77￥79.69￥1.33￥150,000￥597.61￥85.37￥1.42時(shí)間管理的第二任務(wù)診斷自己的時(shí)間管理風(fēng)格你了解自己的時(shí)間管理風(fēng)格嗎？1、你每天都隨身攜帶日歷上下班嗎？2、你會(huì)復(fù)印每份你簽字的文件嗎？3、你的車上或提包里會(huì)帶地圖嗎？4、在你家里有一個(gè)固定的地方放鑰匙嗎？5、你會(huì)把大多數(shù)產(chǎn)品的維修手冊放在你隨時(shí)都能很快找得到的地方嗎？6、你的電話旁邊放著寫字

7、的紙筆嗎？7、如果你生病了，是否能找到合適的人有效地替代你的工作？8、如果你房間的照明燈壞了，是否可以在家里找到可以替換的燈炮？9、你去看病或辦事時(shí)，是否會(huì)隨手?jǐn)y帶一些材料或文件在等待時(shí)處理？10、你會(huì)盡量在接到電話的24小時(shí)內(nèi)給予答復(fù)嗎？小結(jié)時(shí)間管理是最重要的/最難的時(shí)間對每個(gè)人都是公平分配的時(shí)間對每個(gè)人都是有限的資源時(shí)間觀體現(xiàn)了你的價(jià)值觀，時(shí)間管理即自我管理 時(shí)間管理伴隨你一生2.在有限的時(shí)間內(nèi)做正確的事你通常如何安排時(shí)間?1.完成自己的本職工作任務(wù)2. 參加工作/管理例會(huì)3. 檢查工作進(jìn)度 4. 與其他部門進(jìn)行工作溝通5. 與員工/同事談心6. 處理急等回復(fù)的電話7. 自身業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)提高

8、8. 為向經(jīng)理/老板匯報(bào)工作(做準(zhǔn)備)9. 處理隨機(jī)發(fā)生的重要事10. 處理隨機(jī)發(fā)生的一些急事11. 回復(fù)一般聯(lián)絡(luò)性電話12. 考慮本部門/本人較長期的改進(jìn)方案/建議13. 許許多多的應(yīng)酬14. 給員工/同事做業(yè)務(wù)培訓(xùn)/提供幫助15. 經(jīng)常性的詢問/批準(zhǔn)/協(xié)調(diào) 16. 外出休假/陶冶身心/和家人在一起 你通常如何安排時(shí)間?對上述事情如何分配你的時(shí)間？I. 首先做完成 I 再做完成 I & II 再做Iv.完成 I , II & III再做，如無剩余時(shí)間，則放棄你如何評價(jià)其重要性?I. 最重要重要比較重要不重要最不重要什么是你時(shí)間的殺手？時(shí)間管理矩陣重要不重要緊急不緊急危機(jī)；緊急的問題；限期的任

9、務(wù)，會(huì)議，限期的準(zhǔn)備事項(xiàng)。 I干擾，一些來電;信件/報(bào)告的處理;許多急事;許多需應(yīng)付的活動(dòng)安排。 III準(zhǔn)備/預(yù)防工作；團(tuán)隊(duì)建設(shè)價(jià)值觀的澄清；計(jì)劃；關(guān)系的建立真正的休閑充電 II瑣碎的工作一些不重要的電話浪費(fèi)時(shí)間的事“逃避性”活動(dòng)無關(guān)緊要的信 IV時(shí)間管理的原則（1）永遠(yuǎn)應(yīng)先做最重要的事最大的危險(xiǎn)是總是讓緊急的事擠掉做重要事的時(shí)間問題是要知道什么是重要的事什么是更重要的事?小李做銷售很有經(jīng)驗(yàn), 業(yè)績突出, 提升為銷售經(jīng)理后, 工作更加努力, 心中常想: “以往的銷售業(yè)績已成為過去, 今后我如何將工作做得更好”. 行動(dòng)中也以此為激勵(lì). 老板肯定了他的工作態(tài)度, 另方面卻說:“你這樣下去可不行”老

10、板的意思是?如何判斷事情的重要性影響的范圍影響的強(qiáng)度影響的時(shí)間長度時(shí)間分配重要不重要緊急不緊急高度優(yōu)先象限 I快簡象限 III計(jì)劃象限II垃圾象限 IV時(shí)間管理的原則（2）帕雷托80/20法則 - 20%的工作占整個(gè)工作80%的價(jià)值集中80%的精力做此20%的工作投入20%的精力做另外80%的工作避免平均分配時(shí)間和精力 如何做？列出要做的工作按價(jià)值/重要性對工作分類價(jià)值80%的工作價(jià)值20%的工作事項(xiàng)1事項(xiàng)2事項(xiàng)3事項(xiàng)4事項(xiàng)5事項(xiàng)6價(jià)值80%的工作價(jià)值20%的工作事項(xiàng)1：2小時(shí)集中精力事項(xiàng)2：1小時(shí)不受干擾事項(xiàng)3：2小時(shí)高狀態(tài)時(shí)間事項(xiàng)4：授權(quán)下屬做事項(xiàng)5：選擇時(shí)間做事項(xiàng)6：沒時(shí)間就不做分配時(shí)間

11、與精力一般做法 vs 80/20一般做法接聽所有電話出席所有會(huì)議聽取所有建議閱讀所有文件會(huì)見所有客戶每天要做完所有的事結(jié)果：忙碌按80/20原則-結(jié)果：案例:市場部的取舍 市場部提議對公司現(xiàn)有產(chǎn)品進(jìn)行改型, 考慮涉及到追加投資, 公司總經(jīng)理臨時(shí)要求市場部在股東會(huì)上做個(gè)有關(guān)市場需求方面有影響力的演示.為完成好任務(wù), 市場部認(rèn)為要做的事包括: 做個(gè)較為廣泛的市場問卷調(diào)查, 與主要客戶座談, 針對性的收集競爭對手最新信息, 從研發(fā)和生產(chǎn)部門提煉本公司在此方面的競爭優(yōu)勢, 對調(diào)查及座談結(jié)果進(jìn)行分析, 確定演示內(nèi)容并制作幻燈片, 利用創(chuàng)意的手段創(chuàng)造最佳演示效果以增強(qiáng)影響力. 但市場部經(jīng)理在估算人力及時(shí)間

12、之后, 發(fā)現(xiàn)市場部根本無法在股東會(huì)前完成上述所有的事, 但在股東會(huì)上做好演示是要保證的為實(shí)現(xiàn)此目的你如何對這些事的重要性排序? 如果由于時(shí)間有限最終有三件事不能做, 你會(huì)舍棄哪些?工作ABCA - 在特定階段的頭等/主要工作 B 圍繞A的/增強(qiáng)/指導(dǎo)性的工作C 其它次相關(guān)/具體/零散/的事時(shí)間管理的原則（3）避免事事都想做完, 學(xué)會(huì)取舍如何做?將工作分為三類： A 必須做 （土建工程） B 應(yīng)該做 （配套工程） C 可以做 （裝修工程） 什么事可能屬于 C類 做與不做不影響工作實(shí)質(zhì) 做帶來的的結(jié)果比由于做帶來的對其它事的影響要小 （e.g. 做C而減少做B的時(shí)間) 下屬做與自己做差別不大 為滿

13、足最后期限而必須犧牲的事時(shí)間管理的原則（4）第一次就把事情做對。（Do It Right The First Time） 管理學(xué)家克勞士比小結(jié)做正確(你應(yīng)做)的事正確理解目標(biāo)的要求和需要，明確角色期望始終圍繞目標(biāo)的要求, 確定工作重要性根據(jù)重要性, 明確輕重緩急, 掌握取舍為了減少犯錯(cuò)成本，第一次就把事情做對3.在有限的時(shí)間內(nèi)正確地做事2.5萬美金的故事 某鋼鐵公司總裁向效率專家請教如何更好地執(zhí)行計(jì)劃的方法.效率專家說他會(huì)在10分鐘內(nèi)給該總裁一樣?xùn)|西, 可使公司業(yè)績提高50%. 然后他遞出一張白紙:“請?jiān)谏厦鎸懗瞿忝魈煲龅淖钪匾氖隆?總裁用5分鐘寫完.效率專家接著說:“請標(biāo)明這些事的重要順

14、序”.總裁又用了5分鐘寫完.效率專家說:“明日一上班, 先做第一件, 直至完成, 再做第二件 以此類推. 如你沒完成, 也不要緊, 因你總在做最重要的事每天都要如此, 如你相信這個(gè)方法, 要求你公司的人也這樣做. 這個(gè)實(shí)驗(yàn)?zāi)阕龆嗑枚夹? 然后寄張支票給我, 你認(rèn)為值多少就給多少.一個(gè)月后效率專家收到了2.5萬美金的支票及總裁的信, 信上說, 那是他一生中最有價(jià)值的一課. 5年后, 該鋼鐵公司一躍成為世界上最大的鋼鐵跨國公司之一時(shí)間管理的方法（1）時(shí)間日志記錄或計(jì)劃一天中做的每一件事，以及每件事用的時(shí)間。分類簡單時(shí)間日志格式化的時(shí)間日志利弊分析利弊格式化的時(shí)間日志（例）計(jì)劃完成情況問題下一步行動(dòng)

15、時(shí)間行動(dòng)目的行動(dòng)效果計(jì)劃內(nèi)外日期：第 頁時(shí)間管理的方法（2）目錄法或報(bào)事貼法 幫助制定周計(jì)劃或日計(jì)劃，并確定優(yōu)先次序步驟第一步：寫下你要做的所有事情，列成一份目錄第二步：決定你處理目錄上各項(xiàng)任務(wù)的先后次序第三步：決定你在每項(xiàng)任務(wù)上花多少時(shí)間日計(jì)劃(營銷經(jīng)理)檢查展覽會(huì)布展工作(30分)打電話給5個(gè)潛在經(jīng)銷商 (每個(gè)10-15分)訪問客戶A (約好下午2點(diǎn),會(huì)議60分,路程20分)訪問客戶B (約好下午3點(diǎn)30分,會(huì)議約60分)做匯報(bào)(前)準(zhǔn)備向總經(jīng)理匯報(bào) (訂好上午10點(diǎn),30分) 閱讀 / 處理email需要的內(nèi)部電話反饋 x,y,z (每個(gè)約5分鐘)思考 / 起草下次宣傳活動(dòng)文案 (本周內(nèi)

16、完成)你會(huì)怎樣安排這一天的時(shí)間?日計(jì)劃當(dāng)天待做的事優(yōu)先順序預(yù)留/完成時(shí)間完成確認(rèn)概閱email/做匯報(bào)準(zhǔn)備A9-9:30am處理重要/緊急emailA9:30-10am向總經(jīng)理匯報(bào)A10-10:30am打電話給潛在經(jīng)銷商A10:30-12am檢察布展工作B1-1:30pm訪問客戶A A2pm訪問客戶B A3:30pm思考下次宣傳活動(dòng)B4:30-5pm起草下次宣傳活動(dòng)文案B5pm 之后/本周完成明日繼續(xù)需要的電話反饋/處理一般emailB12am 之前/5pm 之后明日繼續(xù)時(shí)間管理的方法（3）制訂可操作性的計(jì)劃幫助你獲得清楚的想法，確保先做最重要的事幫助你拒絕干擾，有效控制時(shí)間幫助你知道哪里是關(guān)

17、鍵環(huán)節(jié), 哪里可以在執(zhí)行適當(dāng)靈活 計(jì)劃的五個(gè)步驟明確目標(biāo)和交付結(jié)果 (SMART)確定里程碑工作分解: 確定一系列可量化的任務(wù)(完成每項(xiàng)任務(wù)的所需時(shí)間)分配管理的任務(wù)/職責(zé)制定行動(dòng)時(shí)間表 (留出處理不可預(yù)計(jì)事務(wù)的時(shí)間)什么是里程碑（例）樓宇安全控制系統(tǒng)安裝項(xiàng)目 監(jiān)控 系統(tǒng) 報(bào)警 系統(tǒng) 巡更 系統(tǒng) 門禁 系統(tǒng) 規(guī)劃 設(shè)計(jì) 設(shè)備 采購 線路 安裝 檢測 調(diào)試 驗(yàn)收完成設(shè)計(jì)完成采購?fù)瓿砂惭b完成調(diào)試完成驗(yàn)收日期日期日期日期日期里程碑的作用使目標(biāo)定義細(xì)化 (一項(xiàng)工作劃分階段).描述項(xiàng)目完成之前必須經(jīng)過的不同的/相關(guān)聯(lián)的階段為檢查計(jì)劃實(shí)施過程的進(jìn)度提供依據(jù) 練習(xí): 建立里程碑新辦公室能容納15名員工工作需

18、要購買 5臺(tái)新電腦和一臺(tái)復(fù)印機(jī)確定里程碑是什么（準(zhǔn)備工作包括什么階段)?估算達(dá)到各里程碑所需的時(shí)間?估算整個(gè)遷址工作所需的時(shí)間?練習(xí)參考:里程碑辦公室遷址 規(guī)劃 設(shè)計(jì) 設(shè)備 采購 準(zhǔn)備工作 遷址 通告完成設(shè)計(jì)完成采購?fù)瓿蓽?zhǔn)備完成遷址完成通告日期日期日期日期日期B類工作C類工作B類工作C類工作A類工作一天中的典型能量周期Marion E. Haynes8:00am中午 5:00pm100%0盡可能在腦力高峰時(shí)做重要的事日計(jì)劃的制定原則把待做事情表與目標(biāo)對應(yīng), 分清主次保證第一時(shí)間做優(yōu)先的工作使時(shí)間增效: - 考慮個(gè)人精力能量變化周期 - 考慮他人精力能量變化周期包括每件事的完成狀況頭天下班時(shí)擬定次日計(jì)劃提高做事效率的簡易方法每做一件事