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文檔簡(jiǎn)介

1、第五章檔案的保管案例:XX商貿(mào)公司的檔案管理工作十分出色,已經(jīng)通過了國家二級(jí)檔案室的驗(yàn)收。該檔案室設(shè)有專門的檔案庫房,庫房選址及設(shè)備配置符合檔案保管的要求;庫房?jī)?nèi)裝具的配備與排列合理;檔案包裝材料的使用符合要求;各類檔案排列有序,日常管理規(guī)范,檔案保管的制度及手續(xù)嚴(yán)密。該公司的檔案得到了很好的保管,為提供利用工作創(chuàng)造了極大的方便。XX料制品公司由于條件的限制,其檔案庫房為辦公用房,并因公司的規(guī)模、效益等問題,又一時(shí)解決不了購置通風(fēng)、降濕、降溫設(shè)備的問題。在高溫、潮濕季節(jié),難以控制微生物滋生問題和病蟲害,檔案受潮也比較嚴(yán)重。同時(shí),該公司在檔案庫房的管理方面比較松懈,例如:檔案調(diào)閱后未能及時(shí)歸于保

2、管位置;允許非檔案管理人員進(jìn)入庫房查找檔案,或跟隨檔案人員進(jìn)入庫房;在檔案庫房中放置食品;調(diào)閱檔案不進(jìn)行記錄等。因此,該公司的檔案損害比較嚴(yán)重,并發(fā)生過丟失檔案的事故。簡(jiǎn)析:文件歸檔進(jìn)入檔案部門以后,一方面因利用的需要經(jīng)常被調(diào)出借閱;另一方面,周圍的環(huán)境對(duì)檔案物質(zhì)安全也會(huì)產(chǎn)生一定的影響。這就要求檔案部門做好檔案的有序和安全的保管工作。檔案保管工作不僅需要一定的物質(zhì)條件,而且更需要建立健全管理制度,完善手續(xù),加強(qiáng)日常管理和監(jiān)制,這樣才能為檔案營(yíng)造一個(gè)良好的保管環(huán)境。檔案保管,是指根據(jù)檔案的成分和狀況,所采取的存放管理和維護(hù)完整與安全的措施,是檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用六個(gè)環(huán)節(jié)中的

3、一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在社會(huì)上以至在檔案工作中,有時(shí)也把檔案的日常管理稱為保管。而作為檔案科學(xué)管理的一項(xiàng)業(yè)務(wù),檔案的保管有其特定的含義。本章所講的檔案保管是一個(gè)廣義的概念,還包括檔案保護(hù)這部分內(nèi)容。第一節(jié)檔案保管工作的意義和任務(wù)一、加強(qiáng)檔案保管工作的迫切性:(一)檔案保管工作的涵義:為了解決檔案壽命的有限性與社會(huì)利用長(zhǎng)遠(yuǎn)性之間的矛盾,產(chǎn)生了檔案保管工作。檔案保管工作包括三方面的涵義:第一,檔案的庫房管理,即檔案庫房?jī)?nèi)的日常工作;第二,檔案流動(dòng)過程中的保護(hù),即在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中一般的安全防護(hù);第三,保護(hù)檔案的專門措施,即為延長(zhǎng)檔案壽命而采取的各種專門的技術(shù)處理。這三個(gè)方面的工作,有的要與收集、整理和利用等

4、業(yè)務(wù)結(jié)合進(jìn)行,有的則須單獨(dú)進(jìn)行。檔案的保管既是整個(gè)檔案管理業(yè)務(wù)的一個(gè)方面,又是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的環(huán)節(jié)。許多檔案館,設(shè)有保管機(jī)構(gòu)專司其職,有些檔案館和檔案室,則配有專職或兼職人員負(fù)責(zé)有關(guān)的保管工作。實(shí)踐證明,忽視或抹殺保管工作的獨(dú)立性,有礙于檔案的科學(xué)管理。(二)檔案保管工作的意義:檔案保管工作在整個(gè)檔案工作中意義重大,不可輕視。首先,檔案保管工作質(zhì)量的高低,對(duì)于提高檔案管理水平具有重大的影響,在一定的條件下甚至具有決定性的影響。無論是以有序化和快捷存取為目的的檔案日常管理,還是以延長(zhǎng)檔案壽命、保守檔案機(jī)密為目的的檔案保護(hù),都是為了整個(gè)檔案工作順利地進(jìn)行創(chuàng)造條件,提供基礎(chǔ)。如果檔案管理雜亂無序,檔案

5、的壽命就不可能有效地延長(zhǎng),甚至毀于一旦;如果檔案失密泄密,整個(gè)檔案工作也就到了瓦解的境地。凡涉及檔案存毀安全的問題,必須慎之又慎,檔案保管中的一個(gè)微小失誤,輕者會(huì)使檔案遭受火災(zāi)、雨淋,重者發(fā)生丟失、泄密,從而造成不可挽回的損失。檔案保管是整個(gè)檔案工作的有機(jī)組成部分,它與檔案管理的其他環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系。要想做好檔案保管工作,就必須與檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)密切配合,使檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)保管工作起促進(jìn)和制約作用,并注意在進(jìn)行其他環(huán)節(jié)的工作中保護(hù)檔案。在檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用的過程中,都可能遭受到某種不利因素的影響,如機(jī)械損壞,受潮、受污染、泄密等,而做好了其他環(huán)節(jié)的工作也會(huì)對(duì)保管工作提供

6、便利,如通過整理檔案并完整系統(tǒng)地排列好,再配上結(jié)實(shí)的卷皮和清晰的目錄,就不容易損壞和丟失;通過鑒定珍貴檔案建立起副本,就可以有效地保護(hù)重要檔案。由于檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的,所以文件信息的載體和書寫材料的質(zhì)量與檔案耐久程度有密切的關(guān)系。為了做好檔案保管工作,檔案部門還必須關(guān)心文書部門等對(duì)文件信息載體和書寫材料的選用,有責(zé)任向他們宣傳,力求選用適合的載體和書寫材料,最大限度地延長(zhǎng)需要永久保存的重要文件的壽命。檔案保管工作不是單純地為保管而保管,其最終目的是為了社會(huì)對(duì)檔案的利用。如果只片面地強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案,不顧提供利用的方便,保管工作就失去了意義。同樣,如果只遷就一時(shí)提供利用的方便而損毀了檔案,最終必

7、將影響提供利用??梢姡瑱n案保管與提供利用基本上是一致的,實(shí)質(zhì)上是長(zhǎng)遠(yuǎn)利用和當(dāng)前利用在檔案保管工作中的反映。要正確處理當(dāng)前利用和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的矛盾,立足長(zhǎng)遠(yuǎn),保證當(dāng)前。因此,檔案保管工作的一切措施、制度、辦法以至具體的技術(shù)處理,都要既有利于檔案保護(hù),又要保證當(dāng)前利用和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的方便。這是檔案保管工作的出發(fā)點(diǎn),也是檢驗(yàn)保管工作做得好壞的標(biāo)準(zhǔn)。二、檔案保管工作的任務(wù):社會(huì)對(duì)檔案的利用是長(zhǎng)期的,因此檔案的內(nèi)容必須系統(tǒng)化,載體必須完好,而且有些檔案是為國家和人民的特定利益而設(shè)立的,更需要妥善保存。但是,由于社會(huì)的自然的種種因素,可能使檔案材料遭到損毀,檔案的系統(tǒng)性和政治安全可能受到破壞。檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)安全留存的要

8、求和檔案可能損壞之間形成一對(duì)尖銳的矛盾,檔案保管工作正是為了解決這個(gè)矛盾而產(chǎn)生和運(yùn)行的。檔案保管作為檔案部門一項(xiàng)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作,不是簡(jiǎn)單的看堆守?cái)?,而是有著完整而科學(xué)的業(yè)務(wù)內(nèi)容的。檔案保管工作的任務(wù)是:1、建立和維護(hù)檔案的存放制度:為了使檔案入庫、移出、存放井然有序,能夠迅速地查找檔案,并隨時(shí)掌握檔案實(shí)體的狀況,檔案室(館)要根據(jù)檔案的來源、載體等特點(diǎn),建立一套檔案入庫存放的規(guī)則和管理辦法,使檔案不管是在存放位置上還是被調(diào)閱移動(dòng)都能夠處于一種受控狀態(tài)。2、防止檔案的損壞。要研究和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律,通過經(jīng)常性的具體工作,采取專門技術(shù)措施和方法,最大限度的消除各種可能損壞檔案的不利因素的

9、影響,把檔案的自然損壞降低和控制在最小的范圍內(nèi)。3、延長(zhǎng)檔案的壽命。檔案保管工作不應(yīng)只是一味的防止檔案的自然損壞,還要采取更積極地措施,最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命,如在文件制作階段,選用耐久的載體和書寫材料;在檔案保管階段,對(duì)文件進(jìn)行復(fù)制、修補(bǔ)和采取其他處理措施等。4、維護(hù)檔案的安全。維護(hù)檔案的安全,一方面要從物質(zhì)上保證檔案不損壞,最大限度地延長(zhǎng)其壽命;另一方面,不因檔案保管不當(dāng)造成檔案丟失、泄密等,使檔案的所有者乃至國家蒙受政治或權(quán)益上的損害。檔案保管工作的任務(wù),總的說來就是了解和掌握檔案損壞規(guī)律,通過經(jīng)常性工作,采取專門的技術(shù)措施,最大限度地防止和減少檔案的損毀,延長(zhǎng)檔案的壽命,維護(hù)檔案的系

10、統(tǒng)性和完整性,保證檔案的政治安全。檔案保管工作的實(shí)質(zhì)就是人們向一切可能損毀檔案的自然的、社會(huì)的不利因素進(jìn)行斗爭(zhēng)。維護(hù)檔案的完整與安全是我國檔案工作基本原則對(duì)全部檔案工作的基本要求,而檔案保管工作是實(shí)現(xiàn)維護(hù)檔案的完整與安全的重要環(huán)節(jié)和直接手段。換言之,維護(hù)檔案的完整與安全就是檔案保管工作最基本的、經(jīng)常的任務(wù)。因此,檔案保管工作者必須學(xué)習(xí)和掌握有關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)。具有高度的政治警惕性和嚴(yán)格的紀(jì)律性,使檔案的保管處于最佳狀態(tài)。三,檔案保管工作的基本要求:(一)以方為主,防治結(jié)合。保管檔案的技術(shù)方法有很多,概括起來,主要有兩種:其一是如何預(yù)防檔案文件損壞的問題,這里既有人為的因素,也有自然的因素。比如

11、防盜竊、防破壞、防火、防水、防塵、防潮、防霉、防蟲、防光等等,這些問題解決了,就可以有效地防止檔案文件的損壞;其二是檔案損壞之后,如何進(jìn)行處治的問題,比如,追查丟失、破壞或火災(zāi)事故的原因和責(zé)任,防塵、滅火、防霉、滅鼠、恢復(fù)紙張的機(jī)械強(qiáng)度、恢復(fù)字跡等。在防和治兩個(gè)方面,防是檔案保管工作中的根本問題,是主導(dǎo)方面。從總體上看,未遭損毀的檔案還是大量的,應(yīng)該以極大的注意力首先保證這些檔案的長(zhǎng)期安全。對(duì)于檔案文件來說,無病先防才是積極主動(dòng)治本的辦法。然而,強(qiáng)調(diào)以防為主,并不等于就是一切,并不意味著治就不重要了。實(shí)踐證明,對(duì)治不能有絲毫的疏忽大意。抓好治對(duì)防也有促進(jìn)作用。防、治之間具有相互促進(jìn)、相輔相成的

12、作用。(二)加強(qiáng)重點(diǎn),照顧一般。對(duì)于需要長(zhǎng)久保管的檔案以及重要立檔單位的檔案,應(yīng)該采取措施,加以重點(diǎn)保護(hù),使其既安全又延長(zhǎng)壽命。同時(shí)對(duì)一般性的檔案也不能保管條件太差,在各方面情況允許的范圍內(nèi),也要適當(dāng)兼顧。(三)自力更生、勤儉節(jié)約。檔案妥善地保管下去,必須具備一定的物質(zhì)條件,要有一定的技術(shù)裝備,對(duì)此必須予以足夠的重視,給予必要的投資,這不僅為當(dāng)前所需要,同時(shí)也為歷史所需要。但也要清醒的看到,目前我國還是一個(gè)發(fā)展中國家,在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里,國家尚不可能滿足檔案工作,尤其是保管工作中所提出的一系列要求。因此,有些要求可以在國家?guī)椭掠枰越鉀Q,有些要求則要依靠檔案工作人員自身自力更生、勤儉節(jié)約的精

13、神去解決。(四)立足原件,保證信息。在檔案保管工作中,應(yīng)該力求保證檔案原件的完整與安全。檔案原件具有無可置疑的憑證作用,尤其是那些能夠證實(shí)國家、集體和個(gè)人權(quán)益、具有法律效用的文件,其原件就更為重要和珍貴。另外,必須看到檔案原件的保存時(shí)間的有限性,使檔案原件全部保存產(chǎn)生了困難?,F(xiàn)代復(fù)制技術(shù)的提高,可以使復(fù)制件的仿真程度不斷提高,為了節(jié)省存儲(chǔ)空間和費(fèi)用,目前一些國家已經(jīng)有條件地承認(rèn)了一部分復(fù)制件的法律效用,對(duì)于這些檔案來說,信息的保存與流傳甚至比保存原件具有更重要的意義。就目前我國的情況來說,應(yīng)首先下功夫保存好原件,對(duì)于那些已經(jīng)損壞的檔案原件,則應(yīng)設(shè)法將其以復(fù)制形式保存下去。因?yàn)椋瑢?duì)檔案制作復(fù)制件

14、,可以減少原件的機(jī)械磨損和其他損壞的可能,從而起到保護(hù)原件的作用。(五)檔案保管工作的目的是為了保證黨和國家對(duì)檔案的利用,因此,不能片面地強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案,而不考慮到利用的方便;同時(shí)也不能只遷就一時(shí)的利用方便,而不顧及檔案的保護(hù),影響檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用。在實(shí)際工作中,保管和利用既有具體的矛盾,又有總的一致性。保管利用的關(guān)系,實(shí)質(zhì)上是當(dāng)前利用與長(zhǎng)遠(yuǎn)利用矛盾的關(guān)系。所以,保管工作的各項(xiàng)制度以致技術(shù)措施等等,既要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)利用,又要保證當(dāng)前利用的方便。第三節(jié)檔案保管的基本物質(zhì)條件檔案保管的物質(zhì)條件,是檔案庫房管理所需一切物質(zhì)裝備的總稱。檔案的保管工作必須依托于一定的物質(zhì)條件才能實(shí)現(xiàn)。開展檔案的保管工作,必須有

15、一定的物質(zhì)條件作保證,否則是難以做好這項(xiàng)工作的。其基本條件如下:一、檔案庫房(一)檔案庫存建筑應(yīng)遵循的原則:檔案庫房,是保存檔案的場(chǎng)所,是保護(hù)檔案、延長(zhǎng)檔案壽命最基本的物質(zhì)條件。檔案庫房建筑的好壞將直接影響到檔案保護(hù)條件。檔案庫房建筑是檔案保管中長(zhǎng)期起作用的因素,因?yàn)榻ㄖ系母膭?dòng)比較困難,而且會(huì)造成很大浪費(fèi)。庫房建筑還將直接影響到庫房管理措施的效果與費(fèi)用。庫房建筑與庫房管理二者互為補(bǔ)充,缺一不可。檔案庫房建筑應(yīng)遵循適用、經(jīng)濟(jì)、美觀的原則。檔案庫房是一種特殊性建筑,既不同于民用建筑,也不同于辦公用房,檔案庫房是保存檔案的主要場(chǎng)所,檔案長(zhǎng)期有效的作用和其原始性價(jià)值,要求對(duì)其進(jìn)行長(zhǎng)期的甚至是無限期的

16、保管,這就必然對(duì)檔案庫房建筑提出一些比較嚴(yán)格的要求。防熱、防潮、防光、防有害氣體以及防塵等都有比較具體的要求。適用的原則,必須與經(jīng)濟(jì)的原則一并考慮。檔案庫房建筑的要求應(yīng)與國家經(jīng)濟(jì)能力相適應(yīng),離開國家經(jīng)濟(jì)力量的可能,片面強(qiáng)調(diào)過高的要求實(shí)際上是辦不到的。同時(shí)庫房建筑的要求還應(yīng)該和所保管檔案的重要程度相適應(yīng)。國家級(jí)的檔案館與地方檔案館,由于所保管檔案的重要程度不同,在檔案庫房的建筑要求上也應(yīng)有所不同。經(jīng)濟(jì)原則不能簡(jiǎn)單理解為少花錢,如果一個(gè)檔案庫房建成后,根本不適用,給檔案保管帶來很多問題,盡管少花錢也不能說是經(jīng)濟(jì)。檔案庫房建筑中的美觀必須以適用和經(jīng)濟(jì)為前提,離開了經(jīng)濟(jì)和適用,檔案庫房外表再美也不能取

17、得好的效果。(二)庫房建筑的要求:1、要有足夠的面積。2、開間大小適當(dāng)。3、屋頂要絕對(duì)防止雨雪滲漏,并具有良好的隔熱性能。4、庫房墻壁應(yīng)堅(jiān)固耐久,并具有隔熱、防潮、防塵的性能。5、庫房地面要具有堅(jiān)固性與耐久性,防水防潮性能要好。6、庫房門窗應(yīng)緊密、牢固、防火,窗戶應(yīng)具有防強(qiáng)光與防風(fēng)沙的功能。二、檔案裝具檔案裝具是指用以存放檔案的柜、架、箱,是檔案室(館)必需的基本設(shè)備。設(shè)計(jì)檔案裝具時(shí)應(yīng)符合以下要求:1、檔案裝具所用材料以及對(duì)材料的加工,均不能對(duì)檔案有損害。2、便于調(diào)閱檔案、取拿方便。3、適當(dāng)利用庫房的空間與面積。4、經(jīng)久耐用、牢固、并符合節(jié)約原則。5、盡量做到整齊劃一、合乎規(guī)范化要求,靈活配置

18、不同裝具。三、設(shè)備檔案保管設(shè)備是指在檔案保管、保護(hù)工作中使用的機(jī)械、儀器、儀表、器具等技術(shù)設(shè)備,主要有空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、加濕器、通風(fēng)機(jī)等。四、包裝材料:檔案經(jīng)過包裝,既可以防止光線、灰塵及有害氣體對(duì)檔案的直接危害,又可以減少機(jī)械磨損。目前,我國包裝檔案的材料有三種:A、卷盒。采用卷盒來保管案卷在目前是一種比較好的方法,它能夠防光、防塵、減少機(jī)械磨損,同時(shí)也便于管理,且整齊美觀。但它占用庫房面積較多,而且制作卷盒費(fèi)用較高,因此要區(qū)別情況,根據(jù)檔案館(室)的需要與可能適當(dāng)采取卷盒形式。日卷皮。卷皮是包裝檔案的基本材料,它不僅室為了保護(hù)文件,同時(shí)它本身又是案卷的封面,對(duì)查找利用也是很方便的。卷皮分兩種

19、硬卷皮和盒軟卷皮。供A4型文件紙用或供16開型文件紙用,且必須與卷盒同時(shí)使用,也即用軟卷皮包裝并裝訂的案卷必須裝入卷盒中存放。五、消耗品消耗品是指用于檔案保管工作的易耗低值物品,如防霉防蟲藥品、吸濕劑、各種表格及管理性的辦公用品。以上這些在檔案保管工作中,構(gòu)成了一個(gè)保護(hù)鏈條,共同發(fā)揮著為檔案創(chuàng)造良好環(huán)境、防護(hù)檔案免受侵害、維護(hù)檔案完整和安全的作用。第三節(jié)庫房管理一、庫房管理的任務(wù):檔案的庫房管理是檔案保管工作的主要內(nèi)容,是檔案保管工作的基礎(chǔ),因而只有做好經(jīng)常、具體的庫房管理工作,才能為整個(gè)檔案工作順利進(jìn)行創(chuàng)造必要的條件。庫房管理的任務(wù)主要包括:(1)檔案秩序管理,存放位置與排列順序。(2)庫房

20、溫、濕度調(diào)節(jié)與衛(wèi)生保潔。(3)檔案出入庫房控制。(4)檔案理化狀態(tài)監(jiān)測(cè)。(5)庫房保衛(wèi)。二、進(jìn)出庫制度:檔案庫房是保存檔案的重要場(chǎng)所,因此必須對(duì)進(jìn)出庫房的人員及其進(jìn)出的方式、時(shí)間、要求等進(jìn)行必要的限制并作出專門的規(guī)定。這種專門規(guī)定的內(nèi)容也就是進(jìn)出庫制度的主要內(nèi)容。一般情況下,檔案庫房只允許檔案工作人員進(jìn)入,非檔案工作人員原則上不允許進(jìn)入檔案庫房。如工作確實(shí)需要非檔案工作人員進(jìn)入庫房時(shí)(如維修庫房及其設(shè)備),則必須有檔案工作人員陪同。檔案工作人員進(jìn)出庫房也必須有相應(yīng)的限制性規(guī)定,如非工作時(shí)間內(nèi)一般不允許進(jìn)入庫房,在庫房?jī)?nèi)不允許從事與庫房管理工作無關(guān)的其他活動(dòng),更不允許在庫房中吸煙、喝水、吃東西,

21、庫房中無人時(shí)必須關(guān)燈、關(guān)窗、庫房門上鎖。三、庫房溫、濕度控制:科學(xué)地控制溫度和濕度,是做好檔案保管工作的重要措施。有效地完成這些任務(wù),并非只靠簡(jiǎn)單的體力勞動(dòng)就可以了,必須按照檔案保護(hù)的技術(shù)要求,建立庫房管理制度,采取一系列表的防治措施,對(duì)溫濕度經(jīng)常進(jìn)行測(cè)定。1、溫濕度的影響。檔案庫房濕度,與防止檔案的自然損毀和延長(zhǎng)檔案的壽命有密切關(guān)系。不適宜的溫濕度,特別是高溫高濕,會(huì)加快紙張水解和字跡褪變的速度,增大有害氣體和灰塵的吸附能力,招致害蟲的滋生和霉菌的蔓延,這些都會(huì)給檔案造成嚴(yán)重的危害。所以,庫房溫濕度的調(diào)節(jié),是檔案保管工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,也是防止檔案損毀的關(guān)鍵性措施。測(cè)量溫度的常用儀表有:水銀

22、溫度計(jì)、酒精溫度計(jì),雙金屬自記溫度計(jì),前兩者需要人工觀測(cè)并記錄,后者可以連續(xù)測(cè)試記錄溫度的變化,具有自動(dòng)測(cè)試和記錄的功能。測(cè)量濕度的常用儀表有:毛發(fā)濕度表、普通干濕球濕度計(jì)、自動(dòng)溫濕度計(jì),通風(fēng)干濕表等。這些儀表各有所長(zhǎng),有的使用簡(jiǎn)便,有的測(cè)量精確,有的價(jià)格低廉,有的自動(dòng)化程度高,只要按使用要求操作,都能取得較好的效果。各單位可以根據(jù)實(shí)際情況選用。2、庫房溫濕度的控制與調(diào)節(jié):當(dāng)庫房?jī)?nèi)溫濕度適合保管要求時(shí),為了防止和減少庫房外不適宜的溫濕度對(duì)庫房?jī)?nèi)的影響,就要求對(duì)庫房?jī)?nèi)的溫濕度進(jìn)行控制;當(dāng)庫房?jī)?nèi)的溫濕度不適合檔案保管要求時(shí),就需要采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。目前控制和調(diào)節(jié)庫房?jī)?nèi)溫濕度采用的方法主要有三種:一

23、是采用中央空調(diào),用恒溫恒濕控制庫房;二是采用小空調(diào),對(duì)存有特殊載體和珍貴檔案的局部進(jìn)行控制;三是采取密閉、通風(fēng)和吸潮相結(jié)合的措施。密閉,就是將庫房門窗密閉,可以防止庫房外不適宜的溫濕度對(duì)庫房?jī)?nèi)發(fā)生影響,以使庫房?jī)?nèi)適宜的溫濕度保持穩(wěn)定。密閉的方法可以將多余的門窗堵死,或使用密封條、密封膠封住門窗縫隙。通風(fēng),就是根據(jù)空氣流動(dòng)的規(guī)律,有計(jì)劃地使庫房?jī)?nèi)外的空氣進(jìn)行交換,從而達(dá)到調(diào)節(jié)庫房?jī)?nèi)溫濕度的目的。利用門窗自然通風(fēng)(或排風(fēng)扇)時(shí),應(yīng)注意以下兩點(diǎn):首先,要測(cè)定庫房?jī)?nèi)外溫濕度,取得準(zhǔn)確數(shù)據(jù),以此作為能否通風(fēng)的依據(jù)。一般庫房?jī)?nèi)溫濕度高于室外時(shí),可以通風(fēng),反之,應(yīng)密閉門窗。當(dāng)溫度低于室外,也可以通風(fēng)(但在西

24、部干旱地區(qū)例外)。其次,要注意風(fēng)力和天氣情況,一般風(fēng)力5級(jí)以上時(shí)不能通風(fēng),風(fēng)沙天氣,夏日中午也不能通風(fēng)。吸潮,它是降低庫房?jī)?nèi)濕度的重要方法。一般使用吸潮劑或機(jī)械設(shè)備除去庫房?jī)?nèi)空氣中的部分水蒸氣,降低庫房?jī)?nèi)的濕度。常用的吸潮劑有硅膠、晶體無水氯化鈣以及生石灰、木炭等。機(jī)械設(shè)備主要是去濕機(jī)。根據(jù)有關(guān)規(guī)定,保管一般紙質(zhì)檔案的溫度為14度-24度,相對(duì)濕度是45%-65%,一晝夜允許溫度變化范圍為正負(fù)2度,濕度為正負(fù)5%。因?yàn)橐话阄⑸锓敝乘枰臏囟葹?0度以上,濕度要大于60%,紙張的含水量要在7%左右。四、“八防”措施:檔案保管工作中常說的“八防”,一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防

25、塵、防盜。這“八防”基本上囊括了對(duì)檔案實(shí)體可能造成損害的所有自然的和人為的因素,是庫房管理工作的重要內(nèi)容。作好“八防”工作需要采取一系列防護(hù)性措施:防火,要求在裝具及照明燈具的選用,其他電器及其線路的安裝等方面消除隱患,必須按消防規(guī)定在庫房中配備性能良好、數(shù)量足夠的消防器材,在條件允許的情況下,安裝防火報(bào)警器和自動(dòng)滅火裝置;防水,要求在庫房所處地勢(shì)不能過低,庫房?jī)?nèi)及附近不能有水源,庫房選址應(yīng)遠(yuǎn)離易發(fā)洪水的地點(diǎn),位于較有利的防洪地段;防潮與庫房溫濕度尤其是濕度控制密切相關(guān),在庫房濕度過大時(shí)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整;防霉與防蟲以及防潮有密切相關(guān),要求對(duì)檔案文件進(jìn)行定期檢查并放置防霉、防蟲藥品;防光,要求庫房

26、盡可能全封閉,若有窗戶也應(yīng)盡可能小一些,并安裝磨沙玻璃、花紋玻璃或帶顏色的玻璃并配備窗簾,盡可能遮蔽戶外日光中紫外線照射,照明燈具應(yīng)使用白織燈并加乳白色燈罩,燈泡最好是磨紗燈泡,不允許使用日光燈(熒光燈)作為庫房照明燈具;防塵,要求裝置的封閉性好并須對(duì)庫房及裝置等定期進(jìn)行清掃擦拭,保持清潔;防盜,要求庫房門窗堅(jiān)固,進(jìn)出庫房時(shí)隨時(shí)鎖門,并盡可能安置報(bào)警裝置。五、庫房編號(hào)和排架:1、庫房編號(hào):為了有條不紊地管理庫房,應(yīng)將各個(gè)庫房加以統(tǒng)一編號(hào)。庫房的編號(hào)有兩種方法:一種是為所有的庫房編一個(gè)總的順序號(hào),順序號(hào)適合于庫房較少的檔案館(室),另一種根據(jù)庫房所在地的方位及庫房建筑的特征進(jìn)行分區(qū)編號(hào),如“東一

27、樓,東二樓、西一樓,西二樓”等。每棟房子的內(nèi)部,應(yīng)根據(jù)建筑及房間的劃分情況進(jìn)行編號(hào)。如系樓房,就應(yīng)自下而上地編層號(hào);每層房間,應(yīng)從入口開始,從左向右編間號(hào)。2、檔案柜(架)的擺放與編號(hào):庫房中的檔案柜(架)的擺放,應(yīng)合乎下列幾個(gè)要求:第一,排列一致,橫豎成行。如有大小式樣不同的柜架,則應(yīng)適當(dāng)分類,盡可能做到整齊一致。第二,避免直射,注意通風(fēng)。有窗戶的庫房柜(架)排列,應(yīng)與窗戶垂直,以避免強(qiáng)烈陽光直射;無窗戶的庫房柜(架)排列,縱橫均可,但應(yīng)注意不要妨礙通風(fēng)。第三,空間利用,疏密有序。檔案柜(架)的排列在最大限度地利用庫房的地面與空間的同時(shí),也要注意便于檔案的搬運(yùn)和存取。柜(架)間的主要通道的寬

28、度應(yīng)便于檔案小型搬運(yùn)工具(如手推車)的通行,一般可保持11.2米,架與架之間的距離以0.8米左右為宜,柜與柜間的距離應(yīng)適當(dāng)加寬。所有柜(架)均不宜靠墻擺放。第四,統(tǒng)一編號(hào),迅速存取。為便于對(duì)庫房?jī)?nèi)檔案的管理和能夠迅速地存取,所有檔案柜(架)應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)的方法是:自門口起從左到右編柜(架)號(hào),每個(gè)柜(架)的欄也從左向右編號(hào),每欄的格自上而下編號(hào)(如果沒有欄,則是從上而下的編格號(hào))。六、全宗的排列與檔案的上架:在一般的檔案館(室),檔案是以全宗為單位進(jìn)行整理和保管的,因此當(dāng)考慮檔案存放的時(shí)候,首先應(yīng)按全宗來進(jìn)行,一個(gè)全宗內(nèi)的檔案應(yīng)集中在一起。但是,有些特殊情況應(yīng)予妥善處理,如庫房或柜架事先

29、預(yù)留的空間已被排滿了或不夠用,新入館的檔案不能與先入館的同一全宗的檔案排列在一起的時(shí)候,可以先暫時(shí)單獨(dú)保存,待可能調(diào)整時(shí),再將同一個(gè)全宗的檔案集中起來,或有計(jì)劃地分階段分庫定位排列保管。當(dāng)然,檔案按全宗排列也不是絕對(duì)的,有的全宗內(nèi)可能還包括有一部分影片、照片、錄音帶、技術(shù)圖紙或會(huì)計(jì)報(bào)表等檔案,這些不同類型的檔案,可以分別保管。對(duì)于暫時(shí)或定位分別保管的全宗中的這部分檔案,應(yīng)填寫參見卡,把它放在原全宗(全宗主體)存放位置內(nèi),指明其存放地點(diǎn),以保持其應(yīng)有的聯(lián)系。庫房?jī)?nèi)各個(gè)全宗單位,應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)排列。全宗排列方法,主要有“分類排架”和“流水排架”兩種。在很多檔案館(室),全宗下通常采用分類排架,又叫全宗

30、分類排列法。這種排列方法對(duì)全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利,便于按全宗、類別檢索,但分類倒架時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力,預(yù)留空位很難做到準(zhǔn)確。為克服這種弊端,有些檔案館(室)采用流水排架,又叫全宗順序號(hào)流水排列法。這種方法對(duì)庫房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便,按進(jìn)館順序排列,通過編制檢索工具來解決查找利用問題。檔案存放方式一般有兩種,一是豎放,一是平放。豎放是目前采用比較廣泛的一種方式,好處是檢取和存放案卷比較方便。平放的方法,雖然存放不太方便,但對(duì)保護(hù)檔案是有利的。平放文件較舒展,文件上的皺紋日久后就會(huì)消失。這種方法適合于保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案(如卷皮質(zhì)軟、沒有裝訂的案卷、幅面過大的)。平放檔案時(shí)

31、,為了避免文件承受過重的壓力和存取方便,堆疊高度以不超過0.4米為宜。平放的檔案還包括影片、錄音、錄象帶等。為防止日久粘連,還要定時(shí)放影片、錄音、錄象,以防止聲像走失。防止走失的方法是備份。七、檔案存放位置索引:檔案存放位置索引,是用來指明檔案存放地點(diǎn),便于保管工作人員切實(shí)掌握檔案館(室)檔案的存放情況和迅速地存取檔案的一種檢索工具。檔案存放位置,即以全宗及其各類的檔案為單位,指出他們之間的存放地點(diǎn)。(參輔導(dǎo)201)檔案存放位置索引一第二種指明各檔案庫房保存檔案情況,即以檔案庫房和檔案柜(架)為單位,指明各個(gè)檔案庫房保存了哪些檔案,如表:檔案存放位置索引二表1、表2所示的兩種索引,按形式又分為

32、簿冊(cè)式和卡片式兩種。而第二種存放位置索引還可以采用圖表形式,根據(jù)每間庫房(或樓、層、房間)內(nèi)檔案存放的實(shí)際情況繪成示意圖。此種圖表,可懸掛在相應(yīng)的庫房入口處,便于保管和調(diào)卷人員隨時(shí)參看使用。兩種索引,又稱檔案館(室)藏指南。八、檔案代理卡:檔案代理卡是一種用來反映檔案流動(dòng)情況的卡片式管理工具,也稱作代卷卡,有代替案卷的意思。由于提供利用或檔案館內(nèi)部工作需要(如重新整理、修補(bǔ)、復(fù)制、編制檢索工具等),經(jīng)常需要將庫房中已上架的安排好的檔案暫時(shí)移出庫外,為了便于庫房管理人員掌握檔案流動(dòng)情況和安全檢查,則填寫一張統(tǒng)一格式的卡片存放在檔案原來的位置上,卡片上注有檔號(hào)、移出日期、移向何處、歸還日期等,以便

33、一目了然。如表(參202)檔案代理卡代理卡是一種簡(jiǎn)便適用的管理工具。如案卷調(diào)出量大、頻繁,而不設(shè)或不用代理卡,往往會(huì)發(fā)生雖從檢索工具中查出,而到架上提取案卷時(shí)沒有案卷,又不知道其短缺原因或何時(shí)借往何處的情況。如查閱檔案出庫登記和借出登記簿,往往因按時(shí)間流水登記,一時(shí)查不出某一案卷的去向。所以,設(shè)代理卡是必要的。通過檔案代理卡不僅可以了解檔案的流動(dòng)情況,還可以通過對(duì)其分析了解檔案利用頻率等。九、全宗卷:全宗卷是專門為保存和管理某一全宗而形成的,用來說明這一全宗歷史情況的文件材料專卷。它是檔案館(室)在工作活動(dòng)中形成的一種檔案,也可以說是全宗的檔案。檔案館工作通則規(guī)定:每個(gè)全宗都要建立全宗卷,記載

34、立檔單位和全宗歷史變化情況。(一)全宗卷的內(nèi)容:根據(jù)有關(guān)規(guī)定,全宗卷的主要材料有:1、檔案收集。檔案交接文據(jù)、移交目錄,接收、征集記錄,檔案來源和價(jià)值說明等。2、檔案整理。整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。3、檔案鑒定。鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷毀檔案清冊(cè)等。4、檔案保管。檔案安全檢查記錄、報(bào)告,重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施,檔案的搶救與復(fù)修情況報(bào)告等。5、檔案統(tǒng)計(jì)。檔案收進(jìn)、移出登記,案卷基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等。6、檔案利用。全宗指南(全宗介紹),開放利用和控制使用范圍說明,檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件,檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。7、檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用??s微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說明材

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