檔案資料管理紹ppt課件

1、 HUBEI TRISUN CHEMICAL CO., LTD.檔案資料管理平安環(huán)保部?jī)?nèi)部適用湖北泰盛化工.第一部分、檔案資料管理的意義 湖北泰盛化工 HUBEI TRISUN CHEMICALS CO.,LTD 歷史性、真實(shí)性、完好性、 準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性 做好檔案管理任務(wù)一個(gè)企業(yè)安康開(kāi)展的需求，檔案管理任務(wù)是企業(yè)管理任務(wù)的一部分，是提高企業(yè)任務(wù)質(zhì)量和任務(wù)效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)容顏的一項(xiàng)重要任務(wù)。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理程度的重要尺度。 . 管理中的檔案資料見(jiàn)證：平安環(huán)保部門任務(wù)成果的成果。是我們改良管理任務(wù)真實(shí)可靠的根據(jù)。.第二部分、檔案資料管理的內(nèi)容 搜集、整理、

2、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì) 在實(shí)踐任務(wù)，要求檔案資料員根據(jù)規(guī)范、完善檔案資料體系和科學(xué)合理的分類原那么及時(shí)搜集、記載、整理并妥善保管。保管管理中還要及時(shí)、經(jīng)常、定期、完備的對(duì)檔案資料進(jìn)展動(dòng)態(tài)注記。.搜集 平安、環(huán)保、職業(yè)安康在任務(wù)和消費(fèi)活動(dòng)中構(gòu)成的文件、通報(bào)、記錄等資料是由部門車間分散構(gòu)成的，數(shù)量很多，而查找利用檔案，那么要求一定的集中。為理處理資料構(gòu)成后的分散形狀和利用要求集中的矛盾，就需求將分散的文件等資料經(jīng)過(guò)挑選，按照一定的制度集中保管起來(lái)，這就構(gòu)成了檔案的搜集任務(wù)。 .整理 搜集起來(lái)的檔案內(nèi)容非常龐雜，數(shù)量很大，處于相對(duì)零亂形狀，不好管理和無(wú)法提供利用，需求加以系統(tǒng)化。為理處理搜集來(lái)的檔案的零亂

3、形狀與條理系統(tǒng)便于查找利用的矛盾，必需把這一類檔案進(jìn)一步分門別類，這就構(gòu)成了檔案的整理任務(wù)。 .鑒定 隨著各項(xiàng)任務(wù)的開(kāi)展和時(shí)間的推移，新的檔案不斷補(bǔ)充，使檔案的總量日益增長(zhǎng)，而檔案資料保管一定時(shí)間以后，有些還需求繼續(xù)保管，有些那么已失去價(jià)值，致使庫(kù)存檔案龐雜。為理處理檔案龐雜和實(shí)踐利用需求有價(jià)值檔案的矛盾，要對(duì)檔案進(jìn)展審查和鑒別任務(wù)，去粗取精，將確實(shí)已失去保管價(jià)值的檔案剔除，這就構(gòu)成了檔案的鑒定任務(wù)。.保管 經(jīng)過(guò)搜集整理構(gòu)成的檔案資料，要了解和檔案損壞規(guī)律，經(jīng)過(guò)經(jīng)常性任務(wù)，采取專門的技術(shù)措施，最大限制地防止和減少檔案的損毀，延伸檔案的壽命，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和完好性，保證檔案的全面平安。.統(tǒng)計(jì)

4、就是運(yùn)用一系列的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，經(jīng)過(guò)表冊(cè)和數(shù)字的方式描畫和分析檔案任務(wù)的各種景象、形狀和趨勢(shì)的任務(wù)過(guò)程。它是了解、認(rèn)識(shí)和掌握檔案任務(wù)總體情況的重要手段。. 一、根據(jù)檔案的存儲(chǔ)方式 1、文本類:利用記錄的載體記錄文字、圖形、卡片、手冊(cè)。用一致的文件盒分類歸納不同類別的檔案及資料。一切的檔案資料都應(yīng)該有文本存檔。 文本類檔案：表示圖1、2、3 第三部分、檔案分類. 一、根據(jù)檔案的存儲(chǔ)方式 2、電子類：利用電腦軟件、CVD、掃描機(jī)、挪動(dòng)硬盤存儲(chǔ)。其中掃描件：“三同時(shí)批復(fù)、檢測(cè)報(bào)告書、資歷證書和特殊工種證件、資質(zhì)證書； CVD：培訓(xùn)映像教材；影像：應(yīng)急演練等。分類歸納入不同的文件夾，用挪動(dòng)硬盤存檔每2

5、個(gè)月或3個(gè)月更新一次。 電子類檔案：表示圖4.第三部分、檔案分類 二、根據(jù)檔案的保管期限 1、 永久檔案：平安、環(huán)境、消防、職業(yè)安康的“三同時(shí)資料檔案；職業(yè)安康體檢表等檔案 2、 長(zhǎng)期檔案2年以上至5年 ：程序文件、操作規(guī)程、培訓(xùn)記錄、事故應(yīng)急、風(fēng)險(xiǎn)管理、等資料檔案 3、短期檔案(年度：責(zé)任書、管理考核、隱患排查、檢查記錄、會(huì)議記錄等資料檔案.利用一致的文件盒分類歸檔的永久、長(zhǎng)期、短期檔案資料。表示圖：5利用透明文件夾分類檔案的“三同時(shí)批復(fù)檔案資料。表示圖：6利用一致的檔案袋保管的職工安康體檢資料。表示圖：7. 第四部分 檔案納入的內(nèi)容 一、“三同時(shí)資料根據(jù)不同的工程按消防、平安、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)

6、生進(jìn)展歸檔。 一、平安類 1、平安類文冊(cè)：平安預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告、平安設(shè)備設(shè)計(jì)專篇、平安驗(yàn)收評(píng)價(jià)報(bào)告及相關(guān)的申報(bào)資料 2、平安類“三同時(shí)“批復(fù)：立項(xiàng)核準(zhǔn)、平安設(shè)立、平安設(shè)備設(shè)計(jì)、平安試消費(fèi)、平安驗(yàn)收. 二、環(huán)保類 1、環(huán)保類文冊(cè)：環(huán)境影響報(bào)告書、建立工程開(kāi)工環(huán)境維護(hù)驗(yàn)收監(jiān)測(cè)報(bào)告及相關(guān)懇求資料 2、環(huán)保類“三同時(shí)批復(fù)：工程核準(zhǔn)的批復(fù)、環(huán)境影響報(bào)告書的批復(fù)、試消費(fèi)的批復(fù)、環(huán)境維護(hù)驗(yàn)收的批復(fù).平安、環(huán)?！叭瑫r(shí) 平安、環(huán)?！叭瑫r(shí)檔案資料根據(jù)運(yùn)用查閱的頻繁情況，分兩部分整理。最大限制地防止和減少檔案的損毀，延伸檔案的壽命及方便查閱。 批復(fù)類 分工程按順序存放表示圖：6 總的檔案資料分工程按順序表示圖：8 表

7、示圖：9 .二、責(zé)任人與責(zé)任檔案內(nèi)容：公司平安消費(fèi)管理網(wǎng)絡(luò)體系，對(duì)內(nèi)、外平安環(huán)保職業(yè)安康承諾書，平安環(huán)保部機(jī)構(gòu)成立文件、平安環(huán)保管理人員任命書及任務(wù)職責(zé)，平安環(huán)保部年度任務(wù)方案，公司內(nèi)部簽署的責(zé)任書，平安、環(huán)保、職業(yè)安康衛(wèi)生會(huì)議記錄等本卷須知：有人員變動(dòng)時(shí)及時(shí)更新，平安環(huán)保第一責(zé)任人承諾書利用公開(kāi)欄公示.三、平安投入檔案內(nèi)容：平安投入制度，公司全年平安投入的方案及專項(xiàng)平安投入方案，平安宣傳培訓(xùn)投入的情況記錄，平安環(huán)保防護(hù)設(shè)備、設(shè)備方面的投入記錄，職業(yè)安康衛(wèi)生、工傷保險(xiǎn)等方面的投入，投入需求報(bào)告，采購(gòu)方案，資金方案等本卷須知：在平安消費(fèi)投入、資金落實(shí)情況方面，可保管報(bào)批方案、報(bào)告、發(fā)票的復(fù)印件歸

8、檔.2021年平安投入費(fèi)用一覽表.四、風(fēng)險(xiǎn)管理檔案內(nèi)容：危險(xiǎn)化學(xué)品和劇毒化學(xué)品管理，危險(xiǎn)化學(xué)品清單，危險(xiǎn)化學(xué)品技術(shù)闡明書及平安標(biāo)簽，艱苦危險(xiǎn)源管理制度，艱苦危險(xiǎn)源臺(tái)賬，危險(xiǎn)源辨識(shí)與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表，事故料想記錄，公司地理位置圖，公司平面表示圖等本卷須知：責(zé)任人變動(dòng)及時(shí)更新，發(fā)生新的危險(xiǎn)辨識(shí)進(jìn)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià).五、事故應(yīng)急檔案內(nèi)容：消費(fèi)平安事故綜合應(yīng)急救援預(yù)案，應(yīng)急資源管理制度，應(yīng)急隊(duì)伍管理方法，公司消防水管分布圖，消防、環(huán)保設(shè)備清單、環(huán)保管網(wǎng)圖，事故演練方案、演練照片、評(píng)價(jià)結(jié)果等本卷須知：應(yīng)急人員發(fā)生改動(dòng)及時(shí)更新.六：體系文件檔案內(nèi)容：管理手冊(cè)，程序文件，平安消費(fèi)管理制度，工藝操作規(guī)程，平安操作規(guī)程等.七、平安教育檔案內(nèi)容：一級(jí)平安、環(huán)保、職業(yè)安康教育臺(tái)賬，試卷，三級(jí)平安教育卡等本卷須知：臺(tái)賬中的內(nèi)容根據(jù)試卷答題人的信息照實(shí)填寫，三級(jí)平安教育卡中主考人、平安擔(dān)任人簽字 表示圖：10.八、 資歷證書和特殊工種檔案內(nèi)容： 公司主要擔(dān)任人、分管擔(dān)任人相關(guān)平安培訓(xùn)證書，注冊(cè)平安工程師資歷證，平安管理人員培訓(xùn)資歷證，、特殊工種資歷證，各類專業(yè)人員技術(shù)職稱證等本