企業(yè)檔案部門的知識服務

1、企業(yè)檔案部門的知識效勞一、檔案工作中的知識效勞檔案工作中的知識效勞就是檔案部門將效勞的著眼點從信息轉移到知識上，實在解決利用者的實際問題。早在1996年加拿大檔案學家特里庫克就在第十三屆國際檔案大會上詳細闡述了知識效勞的思想。在此思想的指導下，檔案工作者應該將館內、館間的檔案信息資源等顯性知識與自身經歷等隱性知識加以集成提煉、虛擬整合，以用戶滿意為目的，變被動效勞為主動效勞，滿足用戶個性化的需求，為其解決問題提供有用的知識。二、開展知識效勞的必要性1、檔案部門開展知識效勞是知識經濟時代的需要知識經濟時代顧名思義是一種以知識為根底的經濟，是以知識、智力以及人的創(chuàng)造力等無形資產投入為主的經濟，因此

2、其經濟增長不再直接取決于資源、資本等物質資源的提供。而知識作為一種無國界的資源形式在計算機網絡等技術開展的協(xié)助下，實現(xiàn)了更為快速的互動、交流、共享和創(chuàng)新?？梢娮鳛橐环N促進人與自然可持續(xù)開展的經濟形式，知識經濟使經濟全球化成為社會經濟開展的必然趨勢。因此檔案部門作為社會的有機組成局部之一必須實現(xiàn)轉變，通過開展知識效勞，適應知識經濟時代的需要。2、檔案部門開展知識效勞是組織機構施行知識管理的需要組織機構知識管理活動的開展離不開檔案部門的參與。一方面檔案部門擁有大量的檔案信息資源，它是人類社會理論、科學實驗的真實記錄，反映了組織機構的歷史和現(xiàn)狀，是組織機構科學決策、知識創(chuàng)新的重要源泉之一，因此組織知

3、識管理施行過程中知識庫的建立離不開檔案部門所擁有的顯、隱性知識的參加；另一方面檔案工作者的知識、技能以及檔案部門在組織、管理知識方面的經歷、方法等都屬于組織隱性知識的范疇，因此組織知識管理的開展離不開與檔案部門之間的知識交流與共享。3、檔案部門開展知識效勞是自身生存和開展的需要傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作關注保存企業(yè)歷史，而無視創(chuàng)造現(xiàn)實價值，不僅不能為企業(yè)當前的價值創(chuàng)造活動做出明顯的、直接的奉獻，進步管理效益；而且還需要投入不菲的人力、物力和財力，增加管理本錢，自然就成為被精簡的對象。美國文檔組織(duentrgazafin)主席、紐約大學兼職教授瑪西g高德斯坦(ar_yg，gldstein)早在199

4、7年就指出：“今天，沒有幾家企業(yè)愿意為制作咖啡桌書籍而開展歷史工程。更沒有哪家公司愿意投資建立一個只為文化目的效勞的檔案館。因此，企業(yè)檔案工作的根本動力在于提供檔案效勞，滿足企業(yè)現(xiàn)實工作的需求。4、檔案部門開展知識效勞是進步競爭力的需要檔案部門與其他信息部門相比，在開展知識效勞方面具有很多優(yōu)勢，比方真實、完好的檔案資源以及長期從事文檔管理和組織、擁有知識管理和組織經歷的檔案工作者。美國德爾菲咨詢集團公司的一項調查說明：在企業(yè)所獲取的知識中，大約46是以文本和電子文檔的形式存在的。檔案是企業(yè)在各項工作活動中形成的真實的歷史記錄，是企業(yè)的重要知識資源。通過檔案工作者的組織管理，將企業(yè)當前生存和開展

5、急需的各種資料和信息等知識及時整理歸檔，經過深度編研納入企業(yè)的知識管理體系之中，發(fā)揮了檔案不同于其他信息資源的優(yōu)勢，并結合檔案工作者的專業(yè)知識和技能開展了有別于一般信息效勞的增值效勞，進而進步了檔案部門的競爭力。三、提供知識效勞的措施許多企業(yè)檔案工作者將當前企業(yè)檔案管理陷入困境的主要原因歸結為：指導不重視檔案工作，員工檔案意識不強等。甚至還有人認為，國家檔案行政管理機關對企業(yè)檔案工作監(jiān)視、檢查與指導不力也是重要原因。而不受重視甚至陷入困境的最根本原因正是以上分析所提到的，即檔案部門沒有為企業(yè)創(chuàng)造價值。因此檔案部門必須從自身出發(fā)，適應知識經濟時代的要求，積極開展知識效勞，不斷進步檔案部門的競爭力

6、。1、轉變思想，進步效勞意識在知識效勞思想指導下，檔案部門要改變過去長期以來少人問津，游離于組織活動、社會活動之外的窘境，就要適應知識效勞開展的需要，進步自身的效勞意識。也就是說，檔案工作者在對檔案進展有效管理的根底上，更要以用戶滿意為目的，通過充分的需求分析和環(huán)境調查，發(fā)揮檔案真實性、系統(tǒng)性、有序性等優(yōu)點，滿足用戶專業(yè)化、個性化的要求，促進其問題的解決，從而促進檔案工作由國家形式向社會形式的轉化，促進社會檔案意識的進步，促進公眾對檔案職業(yè)的重新認識。2、轉變效勞理念，堅持以用戶為中心實現(xiàn)知識效勞，檔案部門不能按照自身的認識、理解、思維甚至是想象去搜集、整理、保管檔案和提供檔案效勞；而必須以用

7、戶需要為導向、以用戶滿意為目的、以用戶便利為原那么，重新審視檔案管理的全過程。西方國家在電子政府建立過程堅持“以公眾為中心的理念，值得企業(yè)檔案部門借鑒和參考。西方政府將有關業(yè)務按公眾的需要進展重組，在設計網站時提供良好的界面，使公眾不必為一件事情而登陸多個網站。人們只需要點擊所需要的主題，政府有關該主題的所有效勞均可找到。如點擊“搬家，與搬家有關的所有政府效勞均可找到，包括買房、賣房、租房、抵押貸款、房屋裝修與修繕、公用設施(水、電、氣)等方面的手續(xù)和國家政策，以及居住地的社區(qū)信息，如交通、購物、學校、醫(yī)療、休閑等。3、改變效勞方式，變被動效勞為主動效勞過去，檔案部門習慣于被動效勞，較少開展主

8、動效勞；而主動效勞是知識效勞的根本特征。劍南春集團檔案信息中心主動到公司指導和信息需求量大的部門去征求意見，理解他們急需的信息，制成表格，每天按照表格將企業(yè)內外電子信息進展搜集、挑選，匯編成一份高含金量的信息快訊，及時發(fā)送給公司指導和各部門參考，為指導和部門決策做出了重大奉獻。4、借助現(xiàn)代信息化技術，滿足用戶的個性化需求知識效勞強調借助人工智能技術為用戶提供智能化效勞。我們可以借助智能代理(agent)技術，通過監(jiān)視用戶的信息查詢過程自動獲取用戶個性化需求。即在用戶的終端上運行具有監(jiān)視功能的智能代理。智能代理將用戶檢索、閱讀、下載信息的過程和內容不斷傳送給遠端的效勞器，效勞器對這些有關用戶信息利用情況的記錄進展分析，就可以從中挖掘出用戶的利用偏好和需求趨勢。5、堅持全過程效勞，進步效勞程度要進步效勞程度，就要求檔案工作者可以隨時隨地的滿足用戶需求，這就要求檔案工作者要堅持全過程的效勞，而全過程的效勞那么要求檔案工作者要做好“知識分析師和“審計員的工作。作為“知識分析師，要求檔案工作者根據(jù)用戶的需求搜集、整理和傳播知識，運用自身的專業(yè)知識、技能、職業(yè)敏感等才能引導用戶準確