計算機一級課件(PPT 69頁)

1、第6章 文字處理軟件Word 2003主要內(nèi)容 退出Word文檔的基本操作文本的編輯文檔的排版文檔格式的復制和套用 圖文混排表格處理新建/ 保存/ 打開/ 關閉文字調(diào)整及修改字符格式化段落格式化頁面設置格式刷/ 樣式/ 模板辦公信息處理概述討論題第1頁，共69頁。6.1 辦公信息處理 辦公信息處理系統(tǒng)又稱為辦公自動化系統(tǒng)（OAS）或辦公自動化（OA）。 以先進的辦公設備、智能化的辦公工具和管理軟件、暢通的網(wǎng)絡通信，達到充分利用信息，提高辦公效率和質(zhì)量的目的。 辦公自動化軟件 Office XP 雖然Office組件越來越趨向于集成化，但各個組件仍有著比較明確的分工。第2頁，共69頁。 6.2

2、概述Word 2003主窗口 標題欄 菜單欄“常用”工具欄“格式”工具欄視圖切換按鈕水平標尺水平滾動條狀態(tài)欄關閉窗口按鈕垂直滾動條Office助手編輯區(qū)選定欄插入點任務窗格第3頁，共69頁。 操作步驟：1. 新建空白文檔 2. 錄入和編輯 （內(nèi)容處理） 3. 排版 （格式處理） 4. 插入其它對象（圖片、表格等） 5. 保存示例：編制如下文檔楷體，小二號，加粗，寬2磅，居中插入剪貼畫第4頁，共69頁。 創(chuàng)建文檔/輸入文本/保存文檔/關閉文檔/打開文檔 1. 創(chuàng)建新文檔 進入Word時，系統(tǒng)自動打開一個名為“文檔1”的空文檔 單擊“常用”工具欄上的“新建空白文檔”按鈕 選擇“文件”菜單中的“新建

3、”命令，打開“新建文檔”任務窗格，用戶可以從中選擇一個命令來創(chuàng)建新文檔 模板(文檔格式) 2. 輸入文本 自動換行 段落標記/換行標記 （按 Shift + Enter） 即點即輸6.3 文檔的創(chuàng)建、保存和打開第5頁，共69頁。 “另存為”- 換名保存 “保存”- 按原名保存 設置好3個參數(shù)：保存位置/文件名/保存類型 3.保存文檔保存類型文件名保存位置第6頁，共69頁。設置好3個參數(shù)：查找范圍/文件名/文件類型 4. 關閉文檔 5. 打開文檔查找范圍文件名文件類型第7頁，共69頁。 文檔操作命令 磁 盤文檔保存打開內(nèi)存文檔編輯區(qū)新文檔另存為新建(建立文檔編輯區(qū))關閉(清除文檔編輯區(qū))第8頁，

4、共69頁。 6.4 文本的編輯 1.基本編輯技術 插入點的移動 使用鼠標/使用鍵盤/使用菜單命令 文本的修改(增/刪/改) 插入/改寫狀態(tài) 刪除控制鍵：Delete及Backspace鍵 段落的生成 / 拆分 / 合并第9頁，共69頁。 2. 文本的選定、復制、移動和刪除 (1) 選定文本 “先選定，后操作” 選定一段文本：鼠標拖動 選定某一范圍的文本 選定一行文本： 單擊此行左端的選定欄 選定一個段落文本：雙擊該段落左端的選定欄 選定矩形區(qū)域內(nèi)文本/選定不連續(xù)區(qū)域的文本 選定整個文檔： 三擊任一行左端的選定欄 例6-1第10頁，共69頁。 (2)復制文本利用“常用”工具欄的“復制”和“粘貼”

5、按鈕 選定文本“復制”移至目標位置“粘貼” Ctrl+C Ctrl+V利用鼠標拖放方法復制文本 (3) 移動文本 與復制文本基本相同 (4) 刪除文本 選定要刪除的文本，再按Delete鍵或單擊“常用”工具欄上的“剪切”按鈕第11頁，共69頁。 3 合并文檔 在編輯文檔的過程中，經(jīng)常需要引入其他文檔中的內(nèi)容，即所謂的文檔合并。 合并文檔常用以下兩種方法： (1)使用復制方法合并文檔。 分別打開需要編輯的文檔（稱為主文檔）和提供內(nèi)容的文檔（稱為被合并文檔），從被合并文檔中“復制”所需的內(nèi)容，再“粘貼”到主文檔中需要插入內(nèi)容的位置。 (2) 利用插入命令合并文檔。 在主文檔中把插入點移到需要插入內(nèi)

6、容的位置，選擇“插入”/“文件”命令，打開“插入文件”對話框，再輸入被合并文檔的文件名。 第12頁，共69頁。 4. 文本的查找與替換 （1） 查找文本 先設定開始查找的位置 ，再選擇“編輯”菜單中的“查找”命令，然后在 “查找和替換-查找”對話框中輸入要查找的文本 （2）替換文本 例6.4 在“照相”文檔中，把“照相機”全部替換成“照像機”第13頁，共69頁。 5. 撤消與恢復 撤消: 取消用戶上一次所做的操作 也可以撤消前面多項操作 恢復: 恢復被“撤消”的各種操作第14頁，共69頁。自動更正 使系統(tǒng)自動更正用戶鍵盤輸入時的一些常見錯誤 如將“teh”更改為“the”，將“高教廳”改為“教

7、育廳”等 先要建立自動更正的詞條表 另一應用：把那些經(jīng)常使用的較長的詞句定義成一個自動更正的詞條，用一個短的縮寫碼取代它。如把“全國計算機等級考試”定義成縮寫碼“ncre” 。這樣可以減少輸入時擊鍵次數(shù) 選擇“工具”菜單中的“自動更正選項”命令第15頁，共69頁。6.5 文檔的排版 按一定要求設置文檔的外觀 三個層次: 頁面設置 段落格式化 字符格式化 頁面設置 ：紙張大小、頁邊距、頁碼、頁眉/頁腳等 段落格式化：段落縮進、文本對齊方式、行間距、段落間距等 字符格式化: 選擇字體、字號、字形、顏色、字間距等第16頁，共69頁。紙張寬度紙張高度 下邊距 右邊距 左邊距 上邊距右縮進左縮進段落格式

8、化段落縮進、對齊方式、間距等字符格式化文字的字體、字號及字形等頁面設置紙張大小、頁邊距、頁碼等正文區(qū)右邊界正文區(qū)左邊界首行縮進頁腳正文區(qū)第17頁，共69頁。 1. 字符格式化 (1) 字體、字號及字形 中文字體有宋體、仿宋、黑體、楷體、隸書等二十多種 字形包括常規(guī)、傾斜、加粗、加粗傾斜四種 字號用來確定字符的高度和寬度，一般以“磅”或“號”為單位，1磅為1/72英寸。字號從大到小分為若干級，最大字號是“初號”，它與42磅字大小相當，而小五號字與9磅字大小相當 字符格式設置：可以用“格式”工具欄的有關命令按鈕來實現(xiàn)，也可以通過“字體”對話框來完成第18頁，共69頁。 “字體”對話框 第19頁，共

9、69頁。 (2) 字符的修飾效果 第20頁，共69頁。 (3) 字符的間距和縮放 字符間距是指相鄰兩個字符之間的距離縮放是指縮小或擴大字符的寬、高的比值，用百分數(shù)來表示 縮放值為100時，字的寬高為系統(tǒng)默認值；縮放值大于100%時為扁形字；小于100%時為長形字 位置升降是指字符可以在標準位置上升降第21頁，共69頁。 2. 段落格式化 每當按下回車鍵就形成了一個段落 段落格式化設置：段落縮進、文本對齊方式、行間距 及段間間距等 段落格式化操作 只對插入點或所選定文本所在的段 落起作用第22頁，共69頁。 (1) 段落縮進 段落縮進是指段落中的文本到正文區(qū)左、右邊界的距離 包括段落左縮進、右縮

10、進和首行縮進。其縮進的距離可由水平標尺上對應的三個縮進標記來指示 左縮進標記首行縮進標記右縮進標記右縮進左縮進首行縮進正文區(qū)右邊界正文區(qū)左邊界第23頁，共69頁。 “段落”對話框 第24頁，共69頁。 (2) 對齊方式 對齊方式通常有：兩端對齊、左對齊、居中、右對齊和分散對齊五種方式 設置操作：使用“格式”工具欄上對齊方式按鈕 使用“段落”對話框 (3) 設置間距 包括段落中的行間距，以及本段落與前段(段前)、本段落與后段(段后)的間距的設置 (4) 查看段落格式 執(zhí)行“幫助”菜單中的“這是什么?”命令，鼠標指針變成問號箭頭時，單擊要查看的文本，Word將顯示相應段落格式和字符格式的信息 第2

11、5頁，共69頁。 3. 頁面設置 設置頁面格式，諸如紙張大小、頁邊距、頁碼、頁眉頁腳等 紙張大小和頁邊距決定了正文區(qū)的大小 正文區(qū)寬度紙張寬度-左邊距-右邊距 正文區(qū)高度紙張高度-上邊距-下邊距第26頁，共69頁。紙張高度紙張寬度 上邊距 左邊距 右邊距 下邊距 正文寬度 正 文 高 度 頁眉頁腳正文區(qū) 右邊界正文區(qū)左邊界正文區(qū)第27頁，共69頁。 (1)設置紙張大小 選擇“文件”菜單中的“頁面設置”命令，系統(tǒng)彈出“頁面設置”對話框 選擇“紙型”選項卡 在“紙型”下拉列表框中選擇一種紙張規(guī)格第28頁，共69頁。 (2)設置頁邊距 頁邊距是指正文區(qū)與紙張邊緣的距離。在紙張大小確定以后，正文區(qū)的大

12、小就由頁邊距來決定 第29頁，共69頁。 (3)插入頁碼 執(zhí)行選擇“插入”菜單中的“頁碼”命令 如果文檔已設有頁眉或頁腳，則頁碼將被添加到已有的頁眉或頁腳中 刪除頁碼：選擇“視圖”菜單中的“頁眉和頁腳”命令 第30頁，共69頁。 (4)頁眉和頁腳 格式設置 在“文件”菜單中選擇“頁面設置”命令，然后在“頁面設置”對話框中設置“頁眉”值和“頁腳”值，以及按需選擇“奇偶頁不同”和“首頁不同”選項 內(nèi)容設置 在“視圖”菜單中選擇“頁眉和頁腳”命令，然后在“頁眉和頁腳”工具欄上，利用“插入頁碼”、“插入日期”、“插入時間”、“在頁眉/頁腳間切換”等按鈕，進行內(nèi)容設置 也可以在頁眉/頁腳編輯區(qū)中輸入有關

13、內(nèi)容 第31頁，共69頁。6.5.4 首字下沉、分欄及項目符號 1. 設置“中文版式” 選定要設置格式的文字，然后選擇“格式”菜單中的“中文版式”，再選所需的選項。 例如，文字“辦公”的“拼音指南”效果是： “文”字的“帶圈字符”效果是： 2. 首字下沉 首字下沉是在章節(jié)的開頭顯示大型字符。首字下沉的本質(zhì)是將段落的第一個字符轉(zhuǎn)化為圖形。創(chuàng)建首字下沉后，可以像修改任何其他圖形元素一樣修改下沉的首字。 選擇“格式”菜單中的“首字下沉”命令，可以進行“首字下沉”設置。第32頁，共69頁。 3. 分欄 分欄通常應用在簡訊、小冊子和類似的文檔中，圖6.43為三欄式文檔的示例。在Word中，用戶可以控制分

14、欄欄數(shù)、欄寬及欄間距等。 選定要進行分欄的文本，選擇“格式”/“分欄”命令，可以進行“分欄”設置。首字下沉分為三欄第33頁，共69頁。文檔豎排 選擇“格式”菜單中的“文字方向”命令 示例第34頁，共69頁。4. 項目符號和編號 Word提供了自動建立項目符號和編號的功能 選擇“格式”菜單中的“項目符號和編號”命令 示例項目符號編號第35頁，共69頁。 6.5.5 打印文檔 打印預覽 預先瀏覽一下文檔的打印效果 打印文檔第36頁，共69頁。 6.6 文檔格式的復制和套用 減少重復的排版操作，保證格式的一致性 格式刷 用格式刷復制格式(字符格式和段落格式) 樣式 用樣式名表示的預先設置好的格式 可

15、直接套用 模板 設置整個文檔的格式第37頁，共69頁。 1. 格式刷 當我們設置好某一文本塊或段落的格式后，可以使用“常用”工具欄上的“格式刷”工具，將設置好的格式快速地復制到其他一些文本塊或段落中 (1)復制字符格式 選定已經(jīng)設置格式的文本 單擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，此時鼠標指針變成“刷子”形狀 在要排版的文本區(qū)域拖動(即選定文本) (2) 復制段落格式 選定含有復制格式的段落（或選定段落標記） 單擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕(若復制到多個段落則雙擊)，鼠標指針變成“刷子”形狀 把鼠標指針拖過要排版的段落標記第38頁，共69頁。 2. 樣式 樣式是用樣式名表示的一組預先設置

16、好的格式，如字符的字體、字形和大小，文本的對齊方式、行間距和段間距等 用戶只要預先定義好所需的樣式，以后就可以對選定的文本直接套用這種樣式 如果修改了樣式的格式，則文檔中應用這種樣式的段落或文本塊將自動隨之改變，以反映新的變化第39頁，共69頁。 (1) Word內(nèi)置樣式 先選定要格式化的文本，再打開“格式”工具欄上的“樣式”下拉列表框，選擇所需的樣式名，則所選定的文本將會按照樣式重新格式化第40頁，共69頁。 (2) 創(chuàng)建新樣式 新建段落樣式的最簡單方法：在“樣式”列表框中增添新樣式 例6-7 建立名稱為“校名”的段落樣式 (1)選定某一個校名(如“北京大學”)所在段落 (2)在“格式”工具

17、欄上選擇“幼圓”字體、“小四號”、“加粗”、“傾斜”、“藍色”和“兩端對齊” (3)單擊“格式”工具欄上的“樣式”列表框，使之處于反白顯示狀態(tài)，再輸入樣式名“校名” 最后按回車鍵來結束輸入樣式名第41頁，共69頁。 (3) 應用樣式 創(chuàng)建一個樣式，實質(zhì)上就是定義一個格式化的屬性?？梢詰盟鼇韺ζ渌温浠蛭谋緣K進行格式化 例6-8 利用已建立的“校名”樣式，對其他校名進行格式化處理 (1) 選定要處理的段落(如“中山大學”所在段落) (2) 單擊“格式”工具欄上的“樣式”框右端的向下箭頭，從列表中選擇“校名”樣式第42頁，共69頁。 (4) 修改樣式 可以對系統(tǒng)提供的樣式和自定義的樣式進行修改。

18、修改了樣式以后，所有套用該樣式的文本塊或段落將自動隨之改變，以反映新的格式變化 例6-91 對一批校名，添加下劃線 (5) 刪除樣式 選擇“格式”菜單中的“樣式和格式”命令，打開“樣式和格式”任務窗格，然后在“請選擇要應用的格式 ”列表框中選擇所要刪除的樣式名，再單擊“刪除”按鈕第43頁，共69頁。 3. 模板和向?qū)０迨且环N用來產(chǎn)生相同類型文檔的標準化格式文件，它包含了某一類文檔的相同屬性，可用作建立其他相同格式文檔的模型或樣板 每個Word文檔都是基于某一種模板建立的 向?qū)б彩且环N模板，可用來幫助用戶快速而簡便地創(chuàng)建各類文檔 。用戶只需隨著向?qū)У囊徊讲揭龑?除了使用系統(tǒng)提供的模板外，用戶也

19、可以創(chuàng)建自己的模板 創(chuàng)建新模板最常用的方法是利用文檔來創(chuàng)建 例6-10 建立一個名為“楷2文字模板”的新模板 第44頁，共69頁。 1. 插入圖片 圖片來源: 剪貼畫 圖形文件中的圖片 利用剪貼板插入圖形 采用“繪圖”工具制作 6.7 圖文混排快下雨了!云霧第45頁，共69頁。 (1) 插入剪貼畫 Word在自帶的剪輯庫中提供了大量的圖片剪貼畫 選擇“插入”菜單中的“圖片”命令，再選“剪貼畫”選項，打開“插入剪貼畫”任務窗格，再從中選擇所需的剪貼畫，如選“天氣”類中的“raining(下雨)”圖片第46頁，共69頁。 (2)插入圖形文件 選擇“插入”菜單中的“圖片”命令，再選“來自文件”選項，

20、從“插入圖片”對話框中選取要插入的圖片 例如：插入現(xiàn)成圖形文件“我的文檔圖片收藏示例圖片Sunset.jpg” (3)插入“自選圖形” 在“繪畫”工具欄上單擊“自選圖形”按鈕，打開“自選圖形”菜單，從菜單中選擇所需的一個形狀形狀圖形 (4)利用剪貼板插入圖片 利用剪貼板來“剪切”或“復制”其他應用程序制作的圖片(如拷貝當前屏幕的內(nèi)容)，然后“粘貼”到文檔的指定位置第47頁，共69頁。 (1)設置文字環(huán)繞方式 所謂文字環(huán)繞，是指圖片周圍的文字分布情況 剛插入的圖片為嵌入式，即不能在其周圍環(huán)繞文字。要在圖片的周圍環(huán)繞文字，必須設置環(huán)繞方式 打開“圖片”工具欄，按需要從環(huán)繞方式列表中選擇一種選項，如

21、“四周型環(huán)繞”、“緊密型環(huán)繞”等 設置文字環(huán)繞后，圖片為浮動式 2. 圖片格式設置第48頁，共69頁。 四周型環(huán)繞示例 緊密型環(huán)繞示例浮動式嵌入式浮動式第49頁，共69頁。 (2) 移動圖片 (3) 縮放 (4) 剪裁 (5) 改變圖片的背景顏色和填充色 (6) 設置圖片邊框第50頁，共69頁。剪裁和拼合示例 第51頁，共69頁。 3. 插入藝術字 選擇“插入”菜單中的“圖片”命令，從級聯(lián)菜單中選擇“藝術字”選項，打開“藝術字庫”對話框，從中選擇一種藝術字，再“編輯藝術字文字” 利用“藝術字”工具欄，可以編輯藝術字第52頁，共69頁。 4. 使用文本框 可以獨立處理的矩形區(qū)域，其內(nèi)容可隨框架移

22、動而移動 (1)基本操作：一般/選定/編輯三種操作 插入點第53頁，共69頁。 (2) 文本環(huán)繞方式 環(huán)繞方式有嵌入型、四周型、緊密型、浮于文字上方、襯于文字下方等 (3) 鏈接文本框 多個文本框的文本可以鏈接起來 文本框鏈接第54頁，共69頁。 6.8 表格處理 1. 建立表格 插入表格框 菜單命令(選擇“表格”菜單中的“插入”命令 ) “插入表格” 按鈕 利用“表格和邊框”工具欄繪制表格 把文本轉(zhuǎn)換成表格 輸入數(shù)據(jù) 移動 （使用“移動控點”） 縮放 （使用“縮放控點”） 刪除移動控點縮放控點第55頁，共69頁。 選定單元格、行及列 行/列的插入與刪除 行高及列寬的調(diào)整 單元格的合并與拆分

23、表格的合并與拆分 2. 調(diào)整表格第56頁，共69頁。 文本排版字體及對齊方式（水平/垂直） 文字環(huán)繞方式 表格自動套用格式 重復表格標題 設置斜線表頭 表格邊框的設置 3. 設置表格格式第57頁，共69頁。 (1) 引用符號如：A3，B2，C3，A2:C4，LEFT(左)，RIGHT(右) (2) 公式 以等號“=”開頭，后跟公式的式子 如：=SUM(A1:C4) =AVERAGE(LEFT) =A1*2+B2/3 (3)數(shù)字格式 如：1,234.45 (采用格式“#,#.#”) (4)數(shù)據(jù)的排序 以某一列的內(nèi)容作為排序依據(jù)4. 公式計算和排序C2:D3第58頁，共69頁。 把主文檔和數(shù)據(jù)源中

24、的信息合并在一起，生成主文檔的多個不同的版本。可以提高工作效率郵件合并 主文檔數(shù)據(jù)源文檔郵件合并郵件合并文檔部門 姓名計算機系 羅保列數(shù)學系 林業(yè)成電子系 江培華合并域正文第59頁，共69頁。 郵件合并過程主要分四步： 創(chuàng)建數(shù)據(jù)源，建立主文檔，插入合并域，合并 以下以發(fā)放一份開會通知為例。 (1) 建立數(shù)據(jù)源 建立數(shù)據(jù)源文檔，如“參加會議的名單.doc”（Word表格）。第60頁，共69頁。 (2) 建立主文檔 在Word編輯窗口中輸入主文檔的正文內(nèi)容(也可以打開一個要作為主文檔的文檔) 。 選擇“工具”/“信函與郵件”/“郵件合并”（Word 2002為“郵件合并向?qū)А保┟?，屏幕右側會出現(xiàn)

25、“郵件合并”任務窗格。主文檔“郵件合并”任務窗格第61頁，共69頁。 (3) 在主文檔中插入合并域 “郵件合并”任務窗格為用戶詳細介紹了郵件合并過程的每一步，使用戶無需離開文檔就可以進行操作。 按照“郵件合并”任務窗格的提示完成16項操作。 在步驟3中單擊“選擇另外的列表”選擇數(shù)據(jù)源文件（“參加會議的名單.doc”）；在步驟4中將合并域插入主文檔，其中每個合并域都被括起。如果插入數(shù)據(jù)源文件中的域名，單擊“其他項目”，將數(shù)據(jù)源文件中的域名插入到主文檔中合適的位置。合并域。被括起第62頁，共69頁。 (4) 合并主文檔與數(shù)據(jù)源 在步驟5中單擊“下一步 完成合并”就完成了郵件合并工作，將數(shù)據(jù)源中的可

26、變數(shù)據(jù)(即參加會議的教師的部門及姓名)和主文檔的正文(即通知內(nèi)容)進行合并，生成一個合并文檔。 此時，可以選擇“編輯個人信函”將信函合并到一個Word自動創(chuàng)建的新文檔中，如下圖所示。第63頁，共69頁。 在文檔中建立“超鏈接” ，通過這些“超鏈接”，可以快速地跳轉(zhuǎn)到超鏈接所指定的目標位置（如Internet某一網(wǎng)站、本機某一文檔等)向宇宙空間進軍 科學工作者有這樣一種說法：在包圍著地球的大氣層里航行，叫航空；在地球大氣層以外，太陽系以內(nèi)的范圍里航行，叫航天；在太陽系以外的無限空間航行，叫航宇；航天和航宇又合稱宇宙航行。將來，如果你想去火星旅行，該到航天公司買票，可不要錯進了航空公司的大門?！俺溄印薄俺溄印薄俺溄印辈迦氤溄拥?4頁，共69頁。 選定要創(chuàng)建超鏈接的文本或圖形對象 單擊“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕 輸入該超鏈接的地址 第65頁，共69頁。設置Word參數(shù) “工具”“選項”