公司辦公室培訓計劃

1、辦公室禮儀培訓+值班培訓培訓時間：確定部門助理后的第一個周末。培訓地點：培訓形式：實地現(xiàn)場講解。培訓分五批進行，每批一個部門。各批次 培訓中，本部門部長、主任處或老師助理里必須至少要有 一人到場。培訓流程：周五：晚上一秘書部；周六：上午一服務部；下午一網(wǎng)絡部；周日：上午一規(guī)劃部；下午一宣傳部。培訓流程：1、按規(guī)定時間，各相關人員到場；2、秘書部向助理 解說辦公室禮儀+值班相關事項（約30 分鐘）；3、各部門部長對自己部門助理補充說明；4、主任處和老師助理對相關注意事項的補充說明。培訓內(nèi)容：1、簡單介紹下我們辦公室和隔壁幾個辦公室的老師情況 及座位分布；2、說明學生助理去辦公室值班的重要性；3、

2、辦公室禮儀+辦公室值班須知+辦公室電腦使用。（見 下頁）辦公室禮儀儀容儀表1、保持衣服平整，不要過于華麗。2、整潔的儀容及恰到好處的修飾，均能顯示出人的修養(yǎng)，及本人對的自信心， 因此除了衣著要得體外，在衛(wèi)生方面也應嚴格要求自己。3、忌穿緊身、暴露服裝，均不可在上班時間穿著。4、首飾應少而精，與自身條件相協(xié)調(diào)，注意寓意及習俗。遞接物品要求：1、遞接物品的原則是尊重他人。雙手遞物或接物體現(xiàn)出對對方的尊重。如果在 特定場合下或東西太小不必用雙手時，一般用右手遞接物品。2、若雙方相距過遠，遞物都者應主動走近接物者，假如自己坐著的話，應在遞 物時起立。遞給他人的物品，應直接交到對方手中在遞物時，應為對方

3、留出便于 接物品的空間。3、遞筆、刀、剪之類尖利的物品時，需將尖端朝向自己握在手中，而不要指向 對方。4、如果是招待客人用茶時，往往一手握茶杯把兒或扶杯壁，一手托杯底，并說 聲“請用茶”，若茶水較燙，可將茶杯放到客人面前的茶幾上5、遞書、文件、資料、名片等，字體應正對接受者，要讓對方馬上容易看清楚。語言禮儀1、與客人交談時，首先保持站姿端正，無任何小動作。2、正面對著客人，表情自然大方，態(tài)度親切、誠懇。3、談話清晰易懂，注意語音、語調(diào)、語速及節(jié)奏感。4、正確提及客人姓名，并在后面加上先生、女士、小姐等稱呼用語。5、談話中如想咳嗽或打噴嚏時，應先說對不起，再轉(zhuǎn)身向側(cè)后下方，同時盡可 能用面巾紙遮

4、住。6、直接見面，應先介紹己方的人，再介紹對方的人。7、在介紹順序上，應先介紹領導和年長者，先把職級低者介紹給職級高者。若 難以判斷，可把年輕的介紹給年長的。在自己學校和其他公司的關系上，可把本 校的人介紹給別的公司的人。8、把一個人介紹給很多人時，應先介紹其中地位最高的或酌情而定。9、男女間的介紹，應先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時，若 女性年輕，可先把女性介紹給男性。接待客人時的注意事項：1、有客人來辦公室時（不管是老師還是企業(yè)）都應該主動問好，禮貌地請其坐， 然后拿一次性杯為其倒水（教育管理科），水不可太滿，也不可太燙。如果客人 來時你正在打字應立即停止，即使是在打電話也要

5、對來客點頭示意，但不一定要 起立迎接，也不必與來客握手。2、主動熱情問候客人：打招呼時，應輕輕點頭并面帶微笑。如果是已經(jīng)認識的 客人，稱呼要顯得比較親切。3、陌生客人的接待：陌生客人光臨時，務必問清來者的目的、是什么人，然后 根據(jù)實際情況作出引導。通?？蓡枺赫垎柲惺裁词聠?？。5、同客人交談時，應正視對方，注意傾聽。談話間如遇有急事，需要馬上處理， 應禮貌地示意客人稍候，并表示歉意。（有時候老師不在辦公室是我們就要作出 相應的接待）電話禮儀1、不打無準備之電話。打電話的人作為主動行為者，應該考慮到被動接聽者的感受。拿起聽筒前，應明白通話后該說什么，思路要清晰，要點應明確。2、選擇適當?shù)耐ㄔ挄r間

6、。原則是盡量少打擾對方的作息。3、注意說話禮貌，始終要用禮貌語。打電話時，應作簡要的問候、自我介紹并 說出要求通話的人。接聽電話時，以禮貌用語通報自己的單位名稱。當電話交談 要結(jié)束時，須詢問對方，這既是尊重對方也是提醒對方，最后以“再見”之類的 禮貌語結(jié)束。4、轉(zhuǎn)接電話有分寸。如果對方要傳呼其他同事，接聽者應該熱情地告訴對方， 如：“好的，請稍候?！比缓笥檬治孀∈茉捚鳎蛉フ埢蛑苯影言捦策f給同事。 如果同事不在場，接聽者應委婉地說：“需要轉(zhuǎn)告嗎?”，“可以留下您的電話 嗎?”，切忌以一聲“不在”、“沒看到”即掛斷。職劃中心辦公室值班須知1、早上1、2節(jié)課值班的同學首先打開辦公室的門窗，然后將辦

7、公桌面整理干凈，報紙的整理，并打掃衛(wèi)生（夏天太熱時可開空調(diào)）。2、主動幫辦公室的各位老師倒水（教育管理科）。3、進辦公室時，敲門三聲，然后主動大聲地向各位老師問好。4、值班時必須佩帶工作證，不可穿奇裝異服、不穿拖鞋。5、值班必須填寫值班簽到表。6、值班時打開電腦，首先瀏覽一下我校的就業(yè)服務網(wǎng)，了解最近的工作動態(tài)。7、辦公室各種辦公工具，如還不會使用，可在空閑時請教會用的同學。8、需要復印時，先去教育管理科楊東華老師處借檔案室的鑰匙，復印完后關 燈關門并歸還鑰匙。9、如工作沒做完，則一定要跟下一個值班的同學交接好工作。（方式多種多 樣）10、上午3、4節(jié)課和下午7、8節(jié)課值班的同學下班時關閉電腦

8、（空調(diào)），倒 垃圾（2個垃圾桶，1個水桶），鎖好門窗。11、在辦公室值班時，應在空閑時間翻看就業(yè)推介宣傳冊，記住各個院系主管 就業(yè)的輔導員老師的名字、電話、樣貌和辦公室等信息。12、遇到不懂做或者能力不夠，可隨機應變請教老師或者同學。體力活也可到 隔壁事務管理中心找學生幫忙（勞動周同學亦可）。P.S.如當節(jié)課值班的同學臨時有事不能去值班，應提前自行和其它同事?lián)Q班， 如實在找不到人換班，應向所屬部門部長請假并寫好請假條，再由部長應該打電 話給彩路老師請假。辦公室接電話的注意事項：1、電話響起2-3聲后拿起話筒，接起助理座位的電話時因報“您好！”； 接起老師座位的電話時因報“您好！招生辦”或者“您

9、好！”2、如有電話找某位老師，但老師不在時，因根據(jù)實際情況，向?qū)Ψ阶鞔?。?如出差、開會、出去辦事等（絕不應回答老師不在還沒來上班）。如有信息留下， 可以寫一張便簽放在老師桌面，事后記得提醒老師。3、接電話時，老師的私人電話，即手機號不能泄露（可以說自己是值班的學生，并不知道老師的手機號）。4、有打電話來問關于成人教育（成教）的有關問題的，禮貌地請他打成教的電話。5、接起電話時，如遇到專插本等不會回答的問題，可禮貌地請楊意老師接聽 電話。其它如關于招聘的問題，不會回答時，可禮貌地請曾彩路老師接聽電話（但 是回答問題時盡量不要過多地依賴老師）。6、如有電話打進來查其他機關處室（院系）的電話時，因

10、禮貌地請其稍等， 然后根據(jù)我們已有的資料迅速地找到電話告訴對方。7、聽電話時備好紙筆，以便記錄。電話記錄需簡潔完備，沒有聽清的要及時 請對方復述。電話記錄應包括：來電時間、來電者姓名、來電者公司、來電者聯(lián) 系方式、來電目的、受話者姓名、記錄人姓名。8、如有企業(yè)打電話來咨詢招聘事宜，因?qū)⑽倚５恼衅噶鞒谈嬖V對方，即首先將公司簡介、營業(yè)執(zhí)照復印件、招聘要求/條件及聯(lián)系方式（附上接收電子 簡歷的郵箱）等四條信息發(fā)到我校的郵箱：。我校審核后，將招聘信息掛在 我校就業(yè)服務網(wǎng)。如公司有意來校舉辦專場宣講會/招聘會，可在企業(yè)接收到一 定數(shù)量的電子簡歷后（幾十份），再發(fā)郵件或打電話跟我校約定來。如對方只要 求招

11、聘少數(shù)畢業(yè)生或所招聘的畢業(yè)生人數(shù)不多時（如1-2名），可按學院專業(yè) 等信息，請其聯(lián)系相關院系的輔導員。9、對辦公室來訪老師要主動問好（注意對學生處或其它領導要稱呼領導頭銜， 例如：黎處、溫科。）10、需復印時，先到教育管理科楊東華老師處借檔案室的鑰匙，復印完后關 燈關門并及時歸還鑰匙。其它人員來辦公室借用工具，需要登記清楚所借物品、 他的姓名、聯(lián)系方式以及將要歸還的日期。11、對在辦公室門外徘徊的同學主動詢問并熱情地提供幫助。12、堅守崗位，按時交接班，手上的工作未完成或有特殊需要明確交代提醒 的情況時，必須給接班人交待清楚情況，做好交接工作。如果因為要上課，不能 口頭接班，也要打電話或在辦公

12、室計算機 “交接班文件，上交待上兩節(jié)課辦 公室值班的情況，要確保能順利接班。13、周五下午乙8節(jié)值班同學，需更換辦公室白板上的值班簽到表，新的 值班簽到表在老師助理桌左上角活頁夾處。若遇新的簽到表沒有時，應提前告知秘書部。遇老師需要你制作某種表格或某種表格模版，可先在計算機桌面的“表 格模版， 上查找。在值班結(jié)束時，要保證計算機桌面的清潔，不能在上面留下你任何類型 的文件。遇值班會遇到的問題，詳情參照計算機桌面“職劃中心”文件夾下的“值班會遇 到的問題”文檔。早上1, 2節(jié)或下午3,4節(jié)值班的同學到辦公室后，注意搞好辦公室環(huán) 境衛(wèi)生，打開辦公室的門窗，然后將辦公桌面整理干凈，報紙的整理，并打掃

13、衛(wèi) 生（夏天太熱時可開空調(diào)）。下午7, 8節(jié)課值班的同學，在下班前應將辦公室桌面整理干凈，相關文件放回原位，清理垃圾和臟水（包括2個垃圾桶和1個水桶），并鎖好門窗。溫馨提示:III1、注意聲音和表情.溝通過程中表現(xiàn)出來的禮貌最能體現(xiàn)一個人的基本素養(yǎng)，養(yǎng) 成禮貌用語隨時掛在嘴邊的習慣，可以讓客戶感到輕松和舒適。2、電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，應該對會面時間、地點、 聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進行核查校對，盡可能地避免錯誤。3、對上述說明有所不懂的，致電秘書部或者老師助理，大家將虔誠為你解答。只要做好自己該做的，你就會發(fā)現(xiàn)，值班，也是件美好的事情！辦公室電腦使用須知該文件夾為存放中心各部門工作所設，內(nèi)含為五個部門分設的文件夾，各部 長助理可在本部門文件夾內(nèi)新建一個以自己姓名命名的文件夾用來存放個人日常工作的資料。該文件夾為辦公室值班交接工作專用，值班人員須把交接工作的具體內(nèi)容標 記【日期時間+姓名】后存放在該文件夾內(nèi)，并在桌面建立一個txt文檔表 示有文件交接，接班的同學知道后應及時將文檔刪掉，當天最后一個值班的 同學應及時清理“交接班文件”文件夾。該文件夾內(nèi)存放了各種日常工作會用到的表格，包括值班簽到表，各種申請 表，簽收表等，當有表格需要用到時，可到該文件夾內(nèi)查找然后打印。飛鴿聯(lián)有三臺電腦，靠窗的為“職劃