《管理文秘與寫作》PPT課件

1、文秘管理與寫作主講：張 勇TEL：84272009E-MAIL：第六章 信息管理 第一節(jié) 信息管理工作的內(nèi)容和要求第二節(jié) 信息的收集、整理、保存和傳遞第三節(jié) 信息網(wǎng)站的建設(shè)和管理第四節(jié) 信息的保密學(xué)習(xí)目標與要求 了解信息網(wǎng)站建設(shè)的基本程序和管理要求； 理解信息管理的內(nèi)容和要求； 掌握信息收集、整理、保存的方式方法； 掌握信息保密的內(nèi)容和要求。第一節(jié) 信息管理工作的內(nèi)容和要求一、工作內(nèi)容 收集信息 整理信息 篩選信息 利用信息二、基本要求 及時 準確 充分 適用 經(jīng)濟 第二節(jié) 信息的收集、整理、保存和傳遞信息的基本來源信息收集的內(nèi)容信息收集的方法信息的整理信息的保存信息的傳遞信息的基本來源書面信

2、息聲像信息 計算機數(shù)據(jù)各種信息服務(wù)機構(gòu)文秘人員的第一手資料 信息收集的主要內(nèi)容 政策法規(guī)信息指揮性信息本單位信息社會反饋信息可比信息相關(guān)信息未來信息 信息收集的方法傳統(tǒng)信息的收集方法索取剪貼和復(fù)印摘記標記重點說明和注釋記錄 電子信息的收集方法。 信息的整理分類：一般參照“檔案系統(tǒng)類目表”，進行分門別類 .篩選 :將已經(jīng)初步分類的信息（經(jīng)過分類的信息便于比較和區(qū)別）甄別，將其劃分真實信息、虛假信息；真實信息又應(yīng)劃分為有效信息和失效（過時）信息。然后剔除虛假信息和失效信息，保留真實且有效的信息，達到篩選的目的。 信息的保存 保存方法:原件保存;目錄、索引保存;軟件儲存 儲存要求:專用的柜、櫥或保險

3、箱，要具備防盜、防火、防潮、防蟲的功能和條件?？茖W(xué)地存放排列 信息的傳遞 傳遞方式:內(nèi)向傳遞外向傳遞傳遞要求:迅速準確保密 第三節(jié) 信息網(wǎng)站的建設(shè)和管理一、信息網(wǎng)站的建設(shè)二、信息網(wǎng)站的維護管理網(wǎng)站維護管理的目的和要求網(wǎng)站管理的方法和技巧 第四節(jié) 信息的保密信息保密的概念信息保密的內(nèi)容與要求信息保密的注意事項信息保密的概念 信息保密就是保守那些不愿意讓外界知道的事情。保密分為無形保密和有形保密兩種。 信息保密的內(nèi)容與要求文件保密會議保密通訊保密電腦保密涉外保密 文件保密 印制前按規(guī)定標明密級，確定發(fā)放范圍；機要人員打印或?qū)ｉT印刷廠印制；及時銷毀文件的校樣、廢頁、蠟紙、襯紙、膠版等；文件草稿、修改

4、稿、清樣應(yīng)和正式文件一樣進行保管；復(fù)制秘密文件必須履行審批、登記手續(xù)；文件的發(fā)放應(yīng)使用專門的封袋和封條，由專人遞送，不能通過普通郵政傳遞，也不可在普通傳真機上傳送；文件的收發(fā)、傳閱、借閱都要有嚴格的登記手續(xù)；應(yīng)有專人專柜保管，并經(jīng)常清理、檢查。會議保密 規(guī)定保密紀律，進行保密教育；選擇具備保密條件的會場，并采取相應(yīng)的保密措施；嚴格控制與會人員，本人簽到，驗證入場，做好點名工作；統(tǒng)一發(fā)放、回收或管理會議文件；領(lǐng)導(dǎo)人講話，未經(jīng)本人同意，不得整理印發(fā)；與會人員不得以任何形式對外泄露會議內(nèi)容。需要傳達的按會議要求有組織、有范圍地進行；文秘人員做的會議記錄，應(yīng)同秘密文件一樣嚴加保管。通訊保密 秘密文件、

5、資料等必須由機要通訊部門或派專人傳送；密碼、密碼機及電報譯稿，必須嚴加保密；拍發(fā)電報必須“密電密復(fù)”、“明電明復(fù)”，不得明密混用；不得在普通電話上傳遞秘密信息。電腦保密 涉密的電腦應(yīng)放置于專門的電腦房內(nèi)，電腦房應(yīng)選擇在有安全保障有地方，還應(yīng)加裝屏蔽網(wǎng)或電子干擾器，以防止電磁信號泄密；電腦在安裝使用前應(yīng)請專業(yè)部門進行安全技術(shù)檢查；機房通道應(yīng)有專人把守，禁止閑雜人員進入；秘密信息及數(shù)據(jù)軟件，應(yīng)建立和健全使用、借用、復(fù)制、移交、保管等保密制度。涉外保密 涉外活動應(yīng)注意內(nèi)外有別，友好歸友好，保密歸保密；涉密單位不能擅自接待外國人參觀訪問；參加外事活動以及出國的人員，未經(jīng)主管批準不得攜帶秘密文件、資料、筆記本等；凡有外國人常駐的單位（包括中外合資、合作企業(yè)），不得讓外國人接觸我方秘密文件或參加秘密會議，我方人員也不得在外國人面前談?wù)撁孛苁马?。信息保密的注意事項要克服高人一等的?yōu)越心理要經(jīng)得起誘惑領(lǐng)導(dǎo)要求保密的事一定要保密要善于只聽不傳領(lǐng)導(dǎo)者