檔案管理制度(1)(共27頁)

1、PAGE PAGE 32 檔 案 管 理 制 度(2015版)本制度(zhd)起草人：本制度(zhd)審核人：本制度(zhd)批準人：本制度于2015年10月首次制定河北煜泰熱能科技有限公司辦公室于 年 月 日發(fā)布目錄1、檔案管理辦法(bnf)（4）1.1總則（4）1.2檔案(dng n)管理(gunl)部門及其職責（4）1.3文件材料的收集與歸檔（4）1.4檔案的保管（5）1.5檔案的分類與整理（6）2、檔案管理實施細則（7）2.1文書檔案管理實施細則（7）2.2科技檔案管理實施細則（9）2.3會計檔案管理實施細則（11）2.4人事檔案管理實施細則（12）2.5聲像檔案管理實施細則（13）2

2、.6實物檔案管理實施細則(13)2.7檔案移交實施細則（14）2.8檔案借(查)閱實施細則(14)2.8檔案庫房管理實細則(15)3、日常檔案管理工作重點規(guī)范(15)3.1證照的日常管理(15)3.2證照的年檢、變更工作(16)4、附件（16）附件(fjin)一：檔案(dng n)歸檔(gudng)范圍及時間（16）附件二：.檔案密級及保管期限.（19）附件三：卷內(nèi)目錄（20）附件四：卷內(nèi)備考表（21）附件五： 歸檔文件目錄(22)附件六：檔案借（查）閱申請表（23）附件七：檔案移交清單（24）檔案管理辦法(bnf)第一章總則第一條目的為加強(jiqing)和規(guī)范(gufn)我公司檔案管理工作

3、，促進檔案的標準化、規(guī)范化、信息化，維護文件的完整性和安全性，提高檔案的利用工作，使檔案工作有章可循、有據(jù)可查，更好地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及發(fā)展服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法、建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本公司實際，特制定本辦法。 第二條定義公司檔案是指公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式、載體的歷史記錄的總和。檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。第三條公司各部門在工作活動中形成的檔案類目的檔案由公司檔案管理部門統(tǒng)一管理；第四條檔案工作是公司各項管理工作的基礎(chǔ)之一，是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益

4、和歷史面貌的一項重要工作。檔案信息化是公司辦公信息化系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分。檔案管理部門職責第一條 檔案管理人員應(yīng)嚴格執(zhí)行檔案管理辦法和各項管理制度，履行管理職責。第二條 公司各部門指定一名人員作為專（兼職）檔案管理人員，負責部門文件材料（紙質(zhì)、電子文件、聲像、實物等）的收集、整理并應(yīng)做好文檔管理和移交工作。第三條 檔案工作必須嚴格遵守國家和公司的有關(guān)保密規(guī)定，加強對各個環(huán)節(jié)的管理，嚴防泄密事故發(fā)生。第四條 項目驗收及鑒定(jindng)，必須由檔案部門對歸檔文件的完整、準確、系統(tǒng)情況進行檢查，凡文件材料未歸檔或歸檔不完整的視為未完成項目，沒有檔案人員的認可簽字，不能進行項目驗收、鑒定(jin

5、dng)和結(jié)算。第三章文件(wnjin)材料的收集與歸檔第一條文件材料形成和積累是檔案工作的基礎(chǔ)，必須將文件材料歸檔工作納入公司各部門工作計劃和有關(guān)檔案工作人員的崗位職責公司各部門在工作中形成的文件材料，承辦人在辦理完畢后，應(yīng)及時交本部門專（兼）職檔案管理員統(tǒng)一整理進行管理，任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第二條各部門在日常工作中產(chǎn)生指導(dǎo)性文件材料（包括重要文件、合同正本、會議記錄、圖紙資料、技術(shù)文獻、）必須及時收集、分類整理，立卷歸檔、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、利用鑒定等各個環(huán)節(jié)的工作，做好重要資料的保密工作。第三條應(yīng)以公司形成的文件材料為主，凡是反應(yīng)公司在各項業(yè)務(wù)中形成的具有保存價值的文件材料

6、均應(yīng)列入歸檔范圍。第四條歸檔時間1、文書檔案：各部門辦理完畢的文件材料，每年移交一次。各部門的檔案于每年4月30日之前向檔案室辦理移交。2、科技檔案，由各項目的專（兼職）檔案管理人員進行收集整理、立卷工作，應(yīng)與項目建設(shè)進度同步進行，按規(guī)定在工作完成后一個月內(nèi)向檔案室辦理檔案移交工作。3、財務(wù)檔案應(yīng)在隔年的五月以前移交。聲像檔案、法務(wù)檔案、實物檔案等，在每項活動完成后三個月內(nèi)歸檔。4、涉及員工調(diào)動、離崗時留在部門或者個人手中的文件材料及公司生產(chǎn)經(jīng)營、組織機構(gòu)設(shè)立、重大投資決策、產(chǎn)權(quán)變動等文件材料辦理完畢一周內(nèi)整理后立即移交歸檔。5、重要設(shè)備到貨后在開箱驗收或接收后及時登記，安裝調(diào)試后一個月內(nèi)歸檔

7、。第四章對歸檔文件的基本要求第一條 歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確，各項簽字手續(xù)完備，正本與副本，印件與底稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文要放一起(yq)，不得分開，文電合一。第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規(guī)范要求，書寫(shxi)材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。第三條 歸檔文件應(yīng)為原件。第四條 科技成果鑒定、基建工程驗收必須保存(bocn)檔案的完整性。文件材料不完整、不系統(tǒng)的不能通過鑒定、驗收。第五條 重要設(shè)備的開箱驗收，有關(guān)部門應(yīng)會同檔案部門一同參加。第六條 移交單位在正式移交前應(yīng)對移交的文件材料進行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字

8、手續(xù)。第五章檔案的保管第一條設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴格保守公司檔案機密,任何人不得擅自進入檔案庫房,以保證維護檔案的完整性和安全性。第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。第五條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破

9、損、載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補或復(fù)制。第六章檔案的分類與整理第一條歸檔的文件材料，應(yīng)參照國家和有關(guān)標準規(guī)范，充分考慮公司的管理職能，并結(jié)合檔案的內(nèi)容和形成特點。第二條檔案的分類(fn li)分別為文書檔案(dng n)、科學(xué)技術(shù)檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案等。第三條根據(jù)國家檔案(dng n)管理局的有關(guān)規(guī)定，文書檔案的保管期限定為永久、30年、10年；基本建設(shè)類、聲像類、法務(wù)類、實物類分為永久、長期、短期，其中永久為50年以上，長期為16-50年，短期為15年以下；會計檔案分為永久、定期，其中定期為3年、5年、10年、15年、25年。第四條檔案室在接收各部門移交的檔案后，應(yīng)對移交檔案進行檢查、并

10、完成檔案匯總統(tǒng)計工作。第五條接收的移交檔案要辦理雙方交接手續(xù)，做好編目工作，并及時入庫。第六條各類外借檔案必須嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。相關(guān)人員到檔案管理員處借閱資料需辦理借閱登記手續(xù)，（詳見附件六檔案借（查）閱申請單）。第七條對超過保管期限的檔案，由行政經(jīng)理、文件所屬職能部門負責人負責鑒定，并出具鑒定報告后予以銷毀，銷毀清冊要永久保存。員工在未經(jīng)所屬部門書面同意的情況下，不得將其保存的文件及復(fù)印件、電子文檔等提供給第三方或者向公眾公開。 檔案管理實施細則第一章文書檔案管理實施細則一、目的為了規(guī)范公司的文書檔案管理工作,結(jié)合各項管理規(guī)定,特制定本細則。

11、二、文書檔案的定義文書檔案是指公司在日常管理事務(wù)活動中所產(chǎn)生的書面文件。包括公司行政管理、經(jīng)營管理、法務(wù)文件、其他（合同、簽報、批復(fù)、工作聯(lián)系函、通知、會議紀要、工作計劃和總結(jié)報告）等。三、文書檔案的管理職能1、公司辦公室負責建立、完善文書檔案管理制度，并做好推行、培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2、公司(n s)辦公室全面負責文書檔案工作，包括日常文檔的收集、歸檔、借（查）閱工作，并將年度(nind)歸檔情況匯編成冊。3、各部門應(yīng)設(shè)定專（兼職）檔案管理人員負責部門文件的管理、立卷和歸檔(gudng)工作。4、各部門的檔案管理人員須報辦公室備案，崗位變動或離職的，部門必須做好人員交接工作，并

12、將變更人員名單上報。四、文書檔案的收集、整理和立卷1、各部門專(兼職)檔案管理人員根據(jù)本部門業(yè)務(wù)情況，進行日常收集。2、檔案材料必須按規(guī)定用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅筆及純藍墨水和復(fù)寫紙。3、歸檔的文件按照文件的種類設(shè)置“案卷類目”，按年度存放于文件夾內(nèi)，做好平時“預(yù)立卷”工作。4、歸檔的文件必須是原件，如因特殊原因，原件不能歸檔的，必須在備考表中加以說明。5、歸檔的文件必須按年度、文件形成時間順序排列。不同年度的文件不得存放在同一案卷中。跨年度的批示文件，應(yīng)按批復(fù)或簽發(fā)時間為準。五、文書檔案的編制和裝訂1、填寫卷內(nèi)目錄的要求：（參見附件五）（1）卷內(nèi)目錄應(yīng)與卷內(nèi)文件材料內(nèi)容相符，必須按規(guī)范

13、要求進行打印，并置于卷首，卷內(nèi)目錄中各項內(nèi)容填寫必須符合一定要求。（2）序號：文件排列的順序號。（3）文件編號：發(fā)文單位的發(fā)文號或圖紙的原編圖號。（4）責任者：填寫文件材料的直接形成單位和個人，有多個責任者時選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。（5）文件名稱：應(yīng)完整填寫文件材料上的標題。（6）發(fā)文日期：文件材料形成時間（落款時間），如2015年09月07日用20150907表示。（7）頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。（8）備注：文件有特殊情況需加說明（如原件遺失或外借，需用復(fù)印件替代）2、填寫卷內(nèi)備考表的要求：（參見附件四）（1）本卷情況說明：要標明卷內(nèi)文件的件

14、數(shù)、頁數(shù)，不同載體形式文件的數(shù)量，如：文字材料XX頁、照片XX張、附圖XX張，說明組卷和使用情況，如卷內(nèi)文件數(shù)量缺損、修改、書寫材料不規(guī)范等，簽上立卷人、檢查人名字及立卷日期(rq)（如案卷中存在復(fù)印件替代原件歸檔的，應(yīng)在卷內(nèi)目錄中注明原件的存放點）。（2）立卷(l jun)人：負責立卷的專/兼職檔案人員的簽名。（3）完成立卷日期：該案卷通過合格(hg)檢查的日期。（4）卷內(nèi)備考表放在文件后。3、編碼的要求（1）卷內(nèi)文件應(yīng)按前后排列順利依次在文件的右上角進行編號，反面則在左上角編號。（2）空白頁不編號。4、案卷歸檔號的編寫（1）案卷歸檔號必須與卷內(nèi)文件類別相符，有利于歸檔后的查詢、調(diào)閱工作。（

15、2）案卷歸檔號由部門的英文專稱縮寫、年度號、歸檔類別的漢語拼音縮寫和案卷號組成。5、案卷封面及檔案盒的填寫（1）案卷封面依次填入該卷文件起始時間、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)及歸檔號。（2）檔案盒必須在側(cè)面標注歸檔類別（文件名稱）和案卷檔號，便于查找。6、案卷的裝訂（1）每本案卷厚度原則上不超過2厘米，如超過2厘米，須另外組卷。（2）案卷采用“三洞一線”方式進行裝訂。六、年度文書檔案匯總目錄的編制1、檔案室在匯總各部門提交的年度文書檔案后，必須對總體歸檔情況進行統(tǒng)計、匯總成冊，以便日后查詢。2、匯總目錄由封面、統(tǒng)計匯總表、案卷目錄和卷內(nèi)目錄四部分組成。3、封面：主要注明年度及部門名稱。4、統(tǒng)計匯總表：

16、按部門提交案卷和檔案盒數(shù)進行分類統(tǒng)計。5、案卷目錄和卷內(nèi)目錄：將每一本案卷進行登錄，并與卷內(nèi)目錄對應(yīng)一致。第二章科技檔案管理實施細則一、目的(md)為了(wi le)加強公司(n s)科技檔案的管理，維護檔案的完整性和安全性，確保項目順利通過工程檔案驗收，特制定本細則。二、科技檔案的定義科技檔案指反應(yīng)科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動的檔案，如工程檔案、設(shè)備檔案。三、管理職能1、建設(shè)工程項目負責人協(xié)助、督導(dǎo)施工單位做好檔案管理工作。2、建設(shè)工程項目在總、分包單位進場后，由項目負責人會同工程部，召集所有施工單位召開工程資料交底會議，將我方在資料上的要求進行明確。3、建設(shè)工程項目負責人督促施工單位

17、做好竣工檔案的收集、整理、預(yù)立卷工作，并在項目竣工時，及時完成編制及報驗工作。4、新進設(shè)備技術(shù)資料和圖紙一律交付檔案室統(tǒng)一管理。在沒有辦理交接手續(xù)前，任何人不得私自動用和存放。五、建設(shè)工程項目檔案及設(shè)備檔案整理（一）建設(shè)項目所形成的全部項目文件，在歸檔時必須按工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（二）一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。立卷可采用如下方法：1、立項文件及竣工文件應(yīng)按同一事項先批復(fù)后請示，先正文后附件，先文件材料后附圖的順序組卷。2、設(shè)計文件應(yīng)按設(shè)計程序、單位工程、專業(yè)等組卷。3、施工文件應(yīng)按項目、單位工程、專業(yè)等組卷，其

18、中有共性的文件材料可按項目或單位工程集中組卷。4、監(jiān)理文件應(yīng)按階段、單位工程、專業(yè)等組卷。5、竣工圖應(yīng)按單位工程組卷，單位工程內(nèi)應(yīng)按專業(yè)組卷。6、一個建設(shè)項目（工程）內(nèi)所有的文件和圖紙應(yīng)按工程前期準備、設(shè)計、施工、竣工四個階段排列程序組卷。注：1、各項目竣工檔案歸檔范圍原則參照國家標準建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范，以各項目所在地城建檔案館頒布規(guī)定為準。2、工程竣工(jngng)檔案應(yīng)編制三套。（三）設(shè)備(shbi)檔案的具體內(nèi)容：1、設(shè)備進廠后開箱驗收過程(guchng)中產(chǎn)生的技術(shù)文件；2、設(shè)備安裝調(diào)試過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件；3、設(shè)備投產(chǎn)后使用、維修和改裝記錄資料。六、工程竣工檔案的立卷要求1、文

19、件材料的編制（1）工程文件的用紙規(guī)格為A4幅面（297mm210mm），小于此規(guī)格的文件應(yīng)進行托裱。（2）托裱紙必須是白紙，單張托裱時文件材料的右邊和底邊必須與托裱紙的右邊和底邊貼齊，多張托裱時文件內(nèi)容嚴禁相互覆蓋。（3）工程文件組卷厚度不宜超過20mm,整卷為A4幅面的紙張應(yīng)少于200張。（4）文件立卷時要標明頁號，正面標在右下角，背面標在左下角，空白頁不標號，托裱時，頁號標在文件上。（5）案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件。（6）不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。2、竣工圖的編制竣工圖須與實物相符，所有變更內(nèi)容都必須修改、注記到位，做到圖形清晰，字跡工整，竣工圖必須用新的藍圖，修改、注記用黑色碳素墨水。在設(shè)

20、計變更的依據(jù)性文件中，應(yīng)當包含被修改的圖號等內(nèi)容。設(shè)計變更通知單、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、工程師指令、工程會議紀要等設(shè)計變更的依據(jù)性文件，應(yīng)注記其原始編號或日期。（4）“竣工圖” 章應(yīng)使用不褪色的紅色印泥蓋印，加蓋在藍圖右下角設(shè)計圖簽的上方或周圍，不能壓蓋圖形文字的地方，技術(shù)負責人、總監(jiān)必須在審核后簽字。（5）竣工圖裝訂，按A4幅面規(guī)格折疊，圖面朝里，圖標外露，頁號標在右下角。（6）所有竣工圖都應(yīng)由編制單位加蓋竣工圖章，包括施工藍圖的封面，圖紙目錄也要加蓋竣工圖章，簽字手續(xù)要齊全，不得代簽、不得用名章代替。（7）竣工圖章簽字的要求是有區(qū)別的：A、施工圖作為(zuwi)竣工圖的，加蓋的“竣工圖”

21、章，設(shè)計單位與監(jiān)理單位必須簽字；B、如果施工圖有改動(gidng)，而重新出“竣工圖”，則“竣工圖”上加蓋的“竣工圖”章，設(shè)計單位可不再簽字，但監(jiān)理單位仍要審核簽字。七、工程(gngchng)檔案及設(shè)備檔案的管理1、項目負責人應(yīng)對前期立項文件和竣工備案文件進行保管，并嚴格執(zhí)行借閱制度。2、各項目的施工資料收集應(yīng)與施工進度基本保持一致。3、各施工單位應(yīng)設(shè)立專人負責工程資料的收集和管理工作，并由項目備案。4、項目實行總承包的，由各分包單位收集、整理后移交總包，由總包匯總、整理，并進行預(yù)立卷。5、施工、監(jiān)理單位在工期各節(jié)點將預(yù)先立卷的工程資料，分批移交項目工程部驗收、匯總，直至項目竣工匯總后交項目負

22、責人保管。6、對已組卷、歸檔的竣工檔案，原則上不予外借，如有特殊情況，必須有項目負責人確認。第三章會計檔案管理實施細則一、目的為了加強公司會計檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，結(jié)合公司管理規(guī)定，特制訂本細則。二、會計檔案的定義會計檔案主要是指公司財務(wù)憑證、賬簿（冊）、報表等的會計核算材料。三、會計檔案的管理1、公司財務(wù)部在年終對當年形成的會計檔案，負責整理立卷并裝訂成冊。2、會計檔案的保管期限分永久和定期兩種。其中定期分為3年、5年、10年、15年、25年。3、檔案室對接收保管的會計檔案，應(yīng)有目錄清單，并保持原卷冊的封裝，有序存放，便于調(diào)閱，嚴格執(zhí)行安全與保密制度。4、會計檔案的借閱，必須由部門主管和

23、財務(wù)副總經(jīng)理簽字確認，原件不得帶出。6、會計檔案不得(bu de)對外借閱。第四章人事檔案一、目的(md)將企業(yè)(qy)人事檔案管理工作制度化，規(guī)范化維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞。便于相關(guān)人事檔案材料的借閱和使用。二、人事檔案的歸檔歸檔的程序如下：首先對各類人事檔案進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。將新材料放入檔案。三、人事檔案的轉(zhuǎn)遞檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案。在檔案底賬上注銷。填寫轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單。按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過內(nèi)

24、部人員轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。四、人事檔案利用的方式1、查閱設(shè)立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關(guān)權(quán)限人員可以到人事檔案管理部門進行查看，無關(guān)人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。2、借出使用相關(guān)人員為完成某項人事工作任務(wù)，必須將人事檔案借出使用時采用的方式。借閱人必須履行嚴格的借閱手續(xù)，基礎(chǔ)時間不能超過一周，需要在“借閱登記表”上進行登記，逾期未歸還者，續(xù)辦延長借閱手續(xù)，并到期歸還。3、出具證明材料一般由于使用人因入黨、入團、提升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實

25、情況，可以(ky)出具證明材料。出具的證明材料經(jīng)認真校對、審查，經(jīng)主管部門審批，加蓋公章后方能生效。六、人事檔案保密規(guī)定(gudng)及保存期限1、保管人員不得(bu de)對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。2、公司的內(nèi)部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起3年后方可銷毀。第五章聲像檔案管理實施細則一、目的為了更好地展現(xiàn)公司發(fā)展歷史，提高利用價值，有效實現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮聲像檔案的作用，特制定本細則。二、聲像檔案的定義聲像檔案是以照片、錄音、錄像、光盤等為載體形式，集聲、像、畫同步視聽為一體，真實記錄公司發(fā)展歷史的檔案。

26、三、聲像檔案歸檔范圍1、公司召開的重要會議及活動形成的錄像、錄音、照片、光盤。2、公司重大慶典活動形成的錄像、錄音、照片、光盤。3、反映公司進行重要業(yè)務(wù)活動形成的錄像、錄音、照片、光盤。4、工程奠基、開工儀式和竣工等的錄像、錄音、照片、光盤，反映工程概貌及施工進展的照片、錄像。六、聲像檔案歸檔時間和要求1、歸檔的聲像檔案必須填寫移交目錄，概況說明、形成日期、責任部門等。七、聲像檔案的保管和利用1、對歸檔的聲像檔案必須定期檢查，可利用防磁設(shè)備保存。2、借用聲像檔案必須經(jīng)過審批，未經(jīng)許可，任何人不得復(fù)制。第六章實物檔案管理實施細則一、目的實物檔案是企業(yè)發(fā)展成果的體現(xiàn)，為了加強管理，特制定本細則。二

27、、歸檔(gudng)范圍1、在各種比賽中榮獲的獎狀、獎牌、獎?wù)隆ⅹ劚?jingbi)、錦旗等。2、各類榮譽證書。3、在各類活動中接收的具有保存價值的贈品(zngpn)、禮品等。三、歸檔時間和要求1、歸檔的實物檔案必須填寫目錄，注明獲獎日期、概況說明、責任部門等。第七章檔案移交管理實施細則一、嚴格執(zhí)行檔案集中管理的原則，在本公司工作活動中形成的、具有保存利用價值的文件材料都應(yīng)移交歸檔。二、任何部門或個人辦理檔案移交時，交接雙方必須認真核對，同時填寫檔案移交清單，一式二份，交接雙方各執(zhí)一份。（參見附件七）三、各公司各部門應(yīng)每年做好文書檔案歸檔移交工作。1、各部門應(yīng)在每年4月30日之前將文書檔案移交

28、檔案室。四、任何員工或檔案管理人員若因崗位變動或離職，必須做好文件（檔案）移交工作。第八章檔案借（查）閱管理實施細則為維護檔案的完整與安全性，更好地為公司各項工作服務(wù)，特制訂本細則。一、公司所有員工都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)，檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫檔案借（查）閱申請單（參見附件六）。三、文書類檔案須經(jīng)查閱部門負責人、直屬公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準，經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。四、科技檔案須經(jīng)查閱部門負責人簽字批準，經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。五、會計類檔案必須由部門主管和財務(wù)副總經(jīng)理簽字確認，一般只能在閱覽室查閱，如有需要只能復(fù)印，不得外借。

29、六、外單位來人借（查）本單位檔案，需持單位檔案借（查）閱申請單并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準，方可查閱。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。七、閱檔必須(bx)在閱覽室，不得攜帶外出，以確保(qubo)檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以(ky)續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管經(jīng)理批準。八、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。九、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。十、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀

30、等，應(yīng)立即知會辦公室進行處置。八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。九、借出和歸還檔案時，應(yīng)做好清點手續(xù)，由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。第八章檔案庫房管理實施細則一、必須設(shè)有專門庫房或?qū)９駥Ω黝悪n案進行保管。二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。四、庫房內(nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關(guān)的物品，檔案裝具排放，應(yīng)做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。五、根據(jù)檔案庫房情況需要，可配備去濕機、

31、換氣扇、滅火器等專用設(shè)備，并定期保養(yǎng)，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14-24，相對濕度40%-60%之間的規(guī)定要求。六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應(yīng)用白熾燈；檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。七、檔案管理人員必須每季度對庫房內(nèi)的檔案進行核對，做到帳物相符。八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。日常檔案管理工作重點規(guī)范第一章證件的日常管理一、證照原則由辦公室進行統(tǒng)一管理。二、各部門(bmn)需提供最新版本(bnbn)的各項證照的正副本復(fù)印件備案(bi n)，一旦取得最新證照，需第一時間通知及備案至辦公室。三、借出的各類證照必須在辦理后及時

32、歸還。四、各部門如需借閱證照，應(yīng)向辦公室提出申請，填寫檔案借（查）閱申請單（參見附件六），經(jīng)查閱部門負責人簽字批準，經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。第二章證件的年檢、變更工作一、各部門應(yīng)在在證件辦理完年檢、變更工作后，須及時將信息告知辦公室。二、對各種證件做好統(tǒng)計、審核工作，到期及時通知相關(guān)部門予以辦理。附件一 檔案歸檔范圍及時間（一）、文書類文書檔案是指公司在日常管理事務(wù)活動中所產(chǎn)生的書面文件。具體有：1、公司各類證件、評估報告、證明等。2、公司制發(fā)的正式文件（紅頭文件）。3、外單位的來文。需要貫徹執(zhí)行的政府文件材料。4、公司沒有文號的文件，例如：會議紀要、通報等5、公司向有關(guān)機關(guān)和主管單位的請

33、示、報告、報表及其復(fù)函、批復(fù)等。6、公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。7、公司出具的或蓋章的信函、報表等。8、公司經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作的重要文件材料。9、公司工作規(guī)劃，半年、季度、月份計劃與總結(jié)等文件材料。10、公司發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策、重大改革、年度計劃和總結(jié)文件材料11、公司與其他組織和個人形成的重要合同、協(xié)議及補充協(xié)議等文件材料。歸檔時限：各部門的檔案于每年4月30日之前向檔案室辦理移交（二）、生產(chǎn)技術(shù)檔案1、科技(kj)檔案歸檔范圍凡是記述企業(yè)(qy)生產(chǎn)、設(shè)備、基本建設(shè)、科學(xué)研究、技術(shù)改造等活動具有保存價值的技術(shù)文件材料。歸檔(gudng)時限：工作完成后

34、一個月內(nèi)向檔案室辦理移交。生產(chǎn)技術(shù)文件材料歸檔范圍1)、上級文件：有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)方面的決定、指示、審批意見、專業(yè)會議文件等。歸檔時限：工作完成后一個月內(nèi)向檔案室辦理移交2）、一般技術(shù)文件：質(zhì)量管理、技術(shù)引進、技術(shù)改造和標準計量、技術(shù)論文等管理中形成的各種文件材料歸檔時限：工程竣工后三個月內(nèi)向檔案室辦理移交3)、綜合性技術(shù)文件：各種計劃、統(tǒng)計報表、計劃管理、統(tǒng)計分析等生產(chǎn)過程中形成的各種文件材料歸檔時限：工作完成后一個月內(nèi)向檔案室辦理移交3、設(shè)備檔案歸檔范圍1）、購進設(shè)備資料方面：圖紙、質(zhì)量合格證、說明書、技術(shù)參數(shù)、出廠試驗報告、設(shè)備開箱清單等技術(shù)材料。2）、安裝方面：安裝記錄、設(shè)備儀器、調(diào)試或驗

35、收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料。3）、維修方面：設(shè)備性能表、安裝使用規(guī)程、操作維修規(guī)程、檢修總結(jié)、技術(shù)鑒定書、重大事故報告書等。歸檔時限：工作完成后一個月內(nèi)向檔案室辦理移交4、技改基建項目資料歸檔范圍 1）、技改基建項目：計劃任務(wù)書、協(xié)議書、上級審批文件、項目建議、可行性研究報告等技術(shù)文件材料。歸檔時限：工作完成后一個月內(nèi)向檔案室辦理移交2）設(shè)計文件：任務(wù)書、初步設(shè)計、施工設(shè)計、設(shè)計概預(yù)算、計算書、審批文件等技術(shù)文件歸檔時限：工作完成后一個月內(nèi)向檔案室辦理移交3）施工文件：施工合同書、施工組織設(shè)計、材料合格證、施工記錄、質(zhì)量事故處理(chl)記錄、設(shè)計變更、驗收記錄、竣工總結(jié)、竣工圖、隱蔽工程記錄、交工驗收證書等技術(shù)文件。歸檔時限：工作(gngzu)完成后一個月內(nèi)向檔案室辦理(bnl)移交5、合同書、協(xié)議書、批準書、委托書等。歸檔時限：工作完成后一個月內(nèi)向檔案室辦理移交（三）、外熱網(wǎng)資料歸檔范圍：供用熱合同、施工合同、施工協(xié)議書、施工資質(zhì)、方案、洽商、簽證、聯(lián)系單、試驗報告、竣工文件、竣工圖紙等歸