項目檔案管理ppt課件

1、工程檔案管理喻順2021 年 4月 20 日工程檔案管理的內(nèi)容及要求一二工程檔案管理責(zé)任主體三工程檔案管理目的與意義目錄四工程檔案管理其他要求工程檔案管理目的為規(guī)范公司工程檔案管理防備與控制合同風(fēng)險有效地維護(hù)和利用檔案維護(hù)公司的合法權(quán)益工程檔案管理的責(zé)任主體工程檔案管理普通規(guī)定工程檔案管理的內(nèi)容及要求7.1.1、工程公司的任何成員，不論其能否被指定專職擔(dān)任文件管理，都需盡責(zé)的完善工程資料或提供入檔文件。7.1.2、工程檔案管理包含歸檔范圍、檔案整理、保管、檔案利用、搜集與移交、檔案銷毀以及嚴(yán)密管理等內(nèi)容。7.1.3、工程檔案管理分為人事行政類、營銷管理類、開發(fā)報建類、工程(設(shè)計)管理類、本錢管

2、理類。7.1.4、工程檔案以工程分期、組團(tuán)為單位，構(gòu)成完好的工程檔案，工程檔案管理總擔(dān)任人為工程總經(jīng)理，其中人事行政類檔案管理責(zé)任人為工程綜合部擔(dān)任人，營銷管理類檔案管理責(zé)任人為工程營銷經(jīng)理指定專人擔(dān)任，工程技術(shù)類、本錢管理類、開發(fā)報建類檔案管理的責(zé)任人為工程公司技術(shù)內(nèi)業(yè)。7.1.5、工程公司技術(shù)內(nèi)業(yè)對工程資料應(yīng)按專業(yè)、階段、不同單位等進(jìn)展分類、分區(qū)登記、存檔，并建立電子檔案工程資料一覽表，堅持目錄明晰、文件齊整、全面，便于查詢和運(yùn)用。7.1.6、工程檔案整理要求工程檔案資料應(yīng)該嚴(yán)厲按照進(jìn)展編碼。7.1.7、工程實施過程檔案保管地點工程檔案資料移交前保管在各工程公司。7.1.8、工程資料移交規(guī)

3、定7.1.8.1、工程應(yīng)移交公司檔案室的資料，公司人事行政部檔案管理專員應(yīng)定期跟進(jìn)，工程檔案資料過程保管責(zé)任人應(yīng)按規(guī)定時間進(jìn)展移交。7.1.8.2、按規(guī)定的期限移交檔案時，各部門資料管理責(zé)任人需填寫，一并交給公司人事行政部檔案管理專員，公司人事行政部檔案管理專員根據(jù)，按照檔案的分類接納資料，核對無誤后在移交單上確認(rèn)簽字。7.1.8.3、人事行政類、營銷類檔案資料以工程公司為單位，在工程整體開工交付后，由工程總經(jīng)理組織進(jìn)展工程整體資料移交，其中，工程人事行政類檔案資料、營銷管理類合同資料交與公司人事行政部存檔，營銷管理類客戶信息類資料交與物業(yè)管理公司存檔。7.1.8.4、除銷售合同外的工程合同類

4、檔案在簽字蓋章完善后需求及時移交公司財務(wù)管理中心與公司人事行政部存檔。7.1.8.5、除合同外的工程管理含設(shè)計類、開發(fā)報建類檔案，以工程交樓批次為交付節(jié)點，工程每交樓批次開工交付后，由工程公司技術(shù)內(nèi)業(yè)整理，由工程總經(jīng)理組織進(jìn)展工程整體資料移交；本錢管理類以工程報建分期結(jié)算完成為交付節(jié)點；工程管理含設(shè)計類、本錢管理類結(jié)算與審計檔案除外交與物業(yè)管理公司，開發(fā)報建類原件檔案資料、本錢管理類中結(jié)算與審計檔案資料交與公司人事行政部存檔。1、工程公司的任何成員，不論其能否被指定專職擔(dān)任文件管理，都需盡責(zé)地完善工程資料或提供入檔文件。2、工程檔案管理包含歸檔范圍、檔案整理、保管、檔案利用、搜集與移交、檔案銷

5、毀以及嚴(yán)密管理等內(nèi)容。3、工程檔案以工程分期、組團(tuán)為單位，構(gòu)成完好的工程檔案，工程檔案管理總擔(dān)任人為工程總經(jīng)理，其中人事行政類檔案管理責(zé)任人為工程綜合部擔(dān)任人，營銷管理類檔案管理責(zé)任人為工程營銷經(jīng)理指定專人擔(dān)任，工程設(shè)計類、本錢管理類、開發(fā)報建類、工程內(nèi)外來文、發(fā)文類檔案管理的責(zé)任人為工程公司技術(shù)內(nèi)業(yè)。4、工程公司技術(shù)內(nèi)業(yè)對工程資料應(yīng)按專業(yè)、階段、不同單位等進(jìn)展分類、分區(qū)登記、存檔，并建立電子檔案工程資料一覽表，堅持目錄明晰、文件齊整、全面，便于查詢和運(yùn)用。5、工程檔案資料應(yīng)該嚴(yán)厲按照進(jìn)展編碼；6、工程實施過程檔案保管地點為各工程公司。7、除銷售合同外的工程合同類檔案在簽字蓋章完善后由工程技術(shù)

6、內(nèi)業(yè)擔(dān)任及時移交原件一份給公司財務(wù)管理中心存檔。8、按規(guī)定的期限移交檔案時，各部門資料管理責(zé)任人需填寫，一并交給公司人事行政部檔案管理專員，公司人事行政部檔案管理專員根據(jù)，按照檔案的分類接納資料，核對無誤后在移交單上確認(rèn)簽字。9、人事行政類、營銷類檔案資料以工程公司為單位，在工程整體開工交付后，由工程總經(jīng)理組織進(jìn)展工程整體資料移交，其中，工程人事行政類檔案資料、營銷管理類合同資料交與公司人事行政部存檔，營銷管理類客戶信息類資料交與物業(yè)管理公司存檔。10、除合同外的工程管理含設(shè)計類、開發(fā)報建類檔案，以工程交樓批次為交付節(jié)點，工程每交樓批次開工交付后，由工程公司技術(shù)內(nèi)業(yè)整理，由工程總經(jīng)理組織進(jìn)展工

7、程整體資料移交；本錢管理類以工程報建分期結(jié)算完成為交付節(jié)點；工程管理含設(shè)計類、本錢管理類結(jié)算與審計檔案除外交與物業(yè)管理公司，開發(fā)報建類原件檔案資料、本錢管理類中結(jié)算與審計檔案資料交與公司人事行政部存檔。工程檔案管理編號要求工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程檔案管理編號要求工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程開發(fā)報建類檔案管理工程本錢類檔案管理工程工程與設(shè)計類檔案管理工程工程內(nèi)、外部發(fā)文、來文檔案管理工程營銷類檔案管理工程人事行政檔案管理工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程開發(fā)報建檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程開發(fā)報建檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程開發(fā)報建檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程開

8、發(fā)報建檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程開發(fā)報建檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程開發(fā)報建檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程開發(fā)報建檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程開發(fā)報建檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程開發(fā)報建臺賬：工程本錢管理檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程本錢管理檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程工程設(shè)計檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程工程設(shè)計檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程工程內(nèi)外部來文、發(fā)文主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程工程內(nèi)外部來文、發(fā)文主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求1、工程工程內(nèi)外部來文、發(fā)文資料管理的責(zé)任主

9、體為工程技術(shù)內(nèi)業(yè)，按照驗收與交樓批次整理，與工程類含設(shè)計資料一并移交物業(yè)管理公司管理公司。2、對于設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位等收、發(fā)文資料，必需經(jīng)過工程技術(shù)內(nèi)業(yè)進(jìn)展傳送，并進(jìn)展工程收、發(fā)文登記，建立完善的收、發(fā)文登記記錄；對于設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位等收文資料，由技術(shù)內(nèi)業(yè)填報，經(jīng)工程部經(jīng)理簽批處置意見能否回復(fù)、誰擔(dān)任處置等信息，對于月度、周方案、技術(shù)細(xì)化明確、設(shè)計變卦類等僅完善登記不需求回復(fù)；對于設(shè)計單位關(guān)于設(shè)計變卦、技術(shù)細(xì)化等技術(shù)資料收文后需求發(fā)給相應(yīng)施工單位、監(jiān)理單位、工程本錢部、專業(yè)工程師復(fù)印件，施工單位、工程本錢部、工程存檔必需是原件。3、工程公司技術(shù)內(nèi)業(yè)在工程資料收發(fā)任務(wù)中，必

10、需使任何發(fā)送的文件技術(shù)洽商變卦、任務(wù)指令單、簽證單、設(shè)計變卦等得到簽收，任何接納的文件得到登記；工程公司技術(shù)內(nèi)業(yè)不應(yīng)無理由回絕簽收任何遞交工程公司或相關(guān)工程師的文件。4、工程及公司內(nèi)部資料傳送必需建立完善的登記記錄，做到資料進(jìn)、出有完好的可追溯性。工程工程外部來文、發(fā)文主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求包括并不限于以下的資料發(fā)放要求：工程營銷類檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程營銷類檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程人事行政檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程人事行政檔案主要內(nèi)容工程檔案管理的內(nèi)容及要求工程工程檔案歸口管理工程檔案管理其他要求建立工程工程檔案歸口管理認(rèn)識，一致進(jìn)出

11、一個途徑。 協(xié)作單位包括并不限于總包、指定分包、壟斷、監(jiān)理等單位資料一致遞交到工程技術(shù)內(nèi)業(yè)處，由技術(shù)內(nèi)業(yè)擔(dān)任按照公司的流程將資料分發(fā)傳送，審簽完成后由技術(shù)內(nèi)業(yè)進(jìn)展分發(fā)，并完善簽領(lǐng)手續(xù)。 涉及與協(xié)作單位的簽領(lǐng)資料，技術(shù)內(nèi)業(yè)要求協(xié)作單位簽領(lǐng)人除在發(fā)文登記表中簽收外，必需在工程存檔原件資料上進(jìn)展簽領(lǐng)確認(rèn)。 杜絕工程公司工程、本錢等資料包括并不限于核價、核定包干單價、簽證單、指令單在工程相應(yīng)部門之間傳簽時由協(xié)作單位經(jīng)辦人來完善工程公司內(nèi)部的簽批程序。工程工程檔案動態(tài)管理工程檔案管理其他要求1、樹立工程工程檔案動態(tài)跟進(jìn)認(rèn)識 工程技術(shù)擔(dān)任人、工程經(jīng)理、技術(shù)內(nèi)業(yè)要定期檢查監(jiān)理對協(xié)作單位報送資料的簽批動態(tài)進(jìn)度

12、，杜絕監(jiān)理在簽批環(huán)節(jié)出現(xiàn)不正之風(fēng)。 工程技術(shù)內(nèi)業(yè)要根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定細(xì)化資料傳送審批時限并跟進(jìn)工程公司各部門及審簽擔(dān)任人簽批進(jìn)度。工程工程檔案動態(tài)管理工程檔案管理其他要求2、建立工程工程檔案動態(tài)跟蹤機(jī)制，包含并不限于：施工單位、監(jiān)理單位、建立單位之間的，工程公司內(nèi)部各部門之間，工程公司與公司職能部門之間的動態(tài)。工程工程檔案學(xué)習(xí)與知識管理工程檔案管理其他要求1、樹立工程檔案價值管理，確定任務(wù)目的。2、熟習(xí)公司工程管理制度，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)根底知識，把好協(xié)作單位初始資料合格審核關(guān)。3、熟習(xí)工程檔案詳細(xì)內(nèi)容，從施工過程資料、進(jìn)度產(chǎn)值資料、質(zhì)量與技術(shù)資料開工圖繪制等、平安資料、結(jié)算資料簽證單、認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單等、監(jiān)理資料、我司資料管理方法、我司資料傳送規(guī)定等方面向施工單位做好檔案管理技術(shù)交底，并建立友善的溝通機(jī)制。4、強(qiáng)調(diào)過程資料與實體進(jìn)度一致，建立檔案管理月度檢查機(jī)制，強(qiáng)化過程資料監(jiān)視