第三章會展運作階段的文案(上)

1、第三章 會展運作階段(jidun)的文案（上） 第一節(jié) 會展招展和招商(zho shn)文案 第二節(jié) 會展招展函 第三節(jié) 會展招標投標文案 第四節(jié) 參展商、觀眾邀請函 第五節(jié) 會展信息發(fā)布稿 共二十六頁3.1會展招商和招展(zhozhn)文案 3.1.1會展招展方案1）會展招展方案的概念會展招展方案是在招展策劃的基礎(chǔ)上，為展位營銷而制定的執(zhí)行方案。2）會展招展方案的基本內(nèi)容(nirng)會展招展方案的內(nèi)容涉及會展招展工作的方方面面，十分繁雜。 共二十六頁3.1會展招商(zho shn)和招展文案3.1.2會展招商方案1）會展招商方案的定義會展招商方案是在展會招商和宣傳推廣策劃的基礎(chǔ)上，為尋求合

2、辦者、支持者、贊助(znzh)商（如冠名贊助(znzh)、指定產(chǎn)品贊助(znzh)等）、會展名稱、標志的使用權(quán)受讓者、廣告主以及招徠客商和邀請觀眾而撰寫的文案。 共二十六頁3.1會展招商和招展(zhozhn)文案2）會展招商方案的基本內(nèi)容一般來說，常見的展會招商方案要包含以下的基本內(nèi)容：（1）制定招商方案的依據(jù)（2）展會招商分工（3）展會通訊及觀眾邀請函的編印和發(fā)送計劃（4）招商渠道(qdo)和措施（5）招商宣傳推廣計劃（6）招商預算（7）招商進度安排共二十六頁3.1會展招商和招展(zhozhn)文案3）會展招商方案的寫作(xizu)格式（1）制定招商方案的依據(jù)（2）會展招商分工（3）展會通訊

3、及觀眾邀請函的編?。?）招商渠道和措施（5）招商宣傳推廣工作（6）招商預算（7）招商進度安排 共二十六頁3.2 會展招展(zhozhn)函 3.2.1會展招展函的含義 會展招展函是辦展機構(gòu)(jgu) 用來說明會展以招攬目 標參展商參展的小冊子。共二十六頁3.2 會展招展(zhozhn)函3.2.2會展招展函的寫作內(nèi)容招展函主要包括以下內(nèi)容：1）展會性質(zhì)，包括展會批準單位、主辦單位、承辦單位、支持(zhch)單位及海內(nèi)外協(xié)作單位等。2）展會市場前景簡要介紹，行業(yè)內(nèi)同類展會的舉辦情況，本展會的特色與定位；展會的歷史及發(fā)展情況，人們參加該展會的情況簡介。3）展會具體安排，展品類別，展會舉辦時間、地點

4、，具體日程安排，展區(qū)與展位劃分，規(guī)格與收費標準。4）展會期間的相關(guān)活動安排，包括技術(shù)交流、商務會議、專題研討、商旅服務等。5）參展辦法、辦理手續(xù)、展會的各項管理規(guī)定及聯(lián)系方式等。（5）招商宣傳推廣工作6）招商預算7）招商進度安排共二十六頁3.2 會展招展(zhozhn)函3.2.3招展函編寫(binxi)的要求1）簡潔明了2）內(nèi)容準確3）形式新穎4）便于郵寄共二十六頁3.3 會展招標(zho bio)投標文案3.3.1會展招標投標文案的含義會展招標投標文案是在圍繞會展項目(xingm)進行的招標投標活動中所產(chǎn)生的文件的總稱，包括會展招標備案報告、會展招標公告、會展招標邀請書、招標文件、投標文件

5、、中標文件、招標備案報告及情況報告等。會展招標投標文案的寫作主體必須具有合法資格，寫作內(nèi)容必須符合法律規(guī)定。共二十六頁3.3 會展招標投標(tu bio)文案3.3.2會展招標備案報告1）會展招標備案報告的含義會展招標備案報告是招標人在進行招標活動之前，向主管招標投標工作的行政監(jiān)督部門申請備案的文件。根據(jù)招投標法的規(guī)定，對依法必須進行招標的項目，且須招標人自行辦理招標事宜的，應當向有關(guān)行政監(jiān)督部門備案；其他非法律規(guī)定進行招標的項目，招標人自行招標或委托(witu)代理招標的，無須備案。2）會展招標備案報告的結(jié)構(gòu)和寫法會展招標備案報告的結(jié)構(gòu)有兩種形式：一種為表格式，即招標備案表，由主管招標投標工

6、作的行政監(jiān)督部門統(tǒng)一制定。另一種為報告式，即采用公文中的報告寫法，一般由標題、主送機關(guān)、征文、附件、落款和發(fā)文日期組成。（1）標題一般由報告事項和文種組成。如：會展中心建設(shè)工程項目招標備案報告。（2）主送機關(guān)寫主管招標投標工作的行政監(jiān)督機構(gòu)的名稱。（3）正文會展招標備案報告的正文應當寫明擬招標項目的名稱和具備的條件，招標計劃，擬采用的招標方式和對投標單位的資質(zhì)要求，評標方法，評標委員會組建方案，開標、評標的工作具體安排等。由于上述內(nèi)容一般都要寫在招標公告、資格預審公告、投標邀請書、投標須知等文件中，而且備案時必須一并上報，因此報告本身的內(nèi)容可以簡化，僅需說明項目名稱和目的，最后懇請予以備案。共

7、二十六頁3.3 會展招標投標(tu bio)文案（4）附件招標公告、資格預審文件、投標邀請書、投標須知(xzh)等附件要一一標明序號和名稱。（5）落款落款要寫明申請單位全稱，并由法人代表簽署。（6）發(fā)文日期寫明發(fā)文的具體時間。共二十六頁3.3 會展招標(zho bio)投標文案3.3.3會展招標公告1）會展招標公告的含義會展招標公告是招標人在獲得招標管理機構(gòu)備案后，以公開行文的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標(tu bio)的文件。2）會展招標公告的基本內(nèi)容（1）招標人的法定名稱和地址（2）招標項目的名稱及編號（3）招標的方式（即公開招標或邀請招標）。（4）招標項目的性質(zhì)（如寫明屬于國家項

8、目或世界銀行貸款項目等）（5）招標項目的內(nèi)容、數(shù)量和要求（6）招標項目的實施地點和時間（7）投標人的資格與條件（8）招標文件的價格以及獲取的辦法（9）提交投標書的截至時間和地點（10）開標的具體時間、地點以及出席范圍共二十六頁3.3 會展招標投標(tu bio)文案3）會展招標公告的結(jié)構(gòu)和寫法（1）標題一般要寫明會展招標項目的名稱和文種。如：展會項目招標公告（2）正文會展招標公告的開頭簡要說明招標的目的，然后用“現(xiàn)將有關(guān)事項公告如下”之類的語句作為過渡，引出主體部分。會展招標公告正文的具體寫法有三種：第一種是采用序號加小標題的形式，逐條寫明每個具體事項，層次分明，條理清楚，內(nèi)容較多的招標公告可

9、采用此法；第二種是以自然段落(dunlu)為層次，不加序號，主要用于內(nèi)容較為簡單的招標公告；第三種是表格式，簡潔明了。（3）落款寫招標人或招標代理機構(gòu)的名稱。（4）發(fā)布日期寫明實際發(fā)布的日期。共二十六頁3.3 會展招標投標(tu bio)文案3.3.4投標文件1）投標文件的含義投標文件是投標人根據(jù)招標文件的要求和格式制作，對招標文件提出的實質(zhì)性要求和條件作出相應，并在規(guī)定的時間和地點(ddin)向招標人提交的參加投標的各種書面材料的總稱，具有由要約的法律性質(zhì)。共二十六頁3.3 會展招標(zho bio)投標文案2）投標文件的基本內(nèi)容（1）投標函即投標人向招標人提交投標文件 的申請性文書，具有回

10、應招標文件中的投標邀請書并向招標人正式要約的作用。（2）投標一覽表（3）施工組織設(shè)計，如屬于施工項目，要說明施工組織設(shè)計（4）技術(shù)性能參數(shù)的詳細描述（5）商務和技術(shù)偏差表（6）投標保證金（7）有關(guān)資格證明文件（8）招標文件要求的其他內(nèi)容3）投標文件的總體格式(g shi)和具體要求投標文件的編制應當嚴格遵照招標文件規(guī)定的格式和具體要求，否則會影響投標。在總體結(jié)構(gòu)上，投標文件應當包括封面、目錄、主體三部分，必要時還可增加附件部分。共二十六頁3.4參展商邀請函 3.4.1參展商邀請函1）參展商邀請函的含義參展商邀請函是一種以個別發(fā)送的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ?、其他組織或個人參展的文案。參展商邀請函的基本

11、內(nèi)容(nirng)與招展公告相差無幾，一般也分為詳細和簡要兩種版本，內(nèi)容(nirng)簡要的參展商邀請函一般要同時附寄參展說明書。共二十六頁共二十六頁3.4參展商邀請函2）參展商邀請函的結(jié)構(gòu)和寫法（1）標題一般由展覽會的名稱和“參展商邀請函”組成。（2）稱謂由于參展商邀請函是發(fā)給特定對象的，因此一定要寫稱謂，即邀請對象的單位名稱。邀請個人參展則須寫個人姓名(xngmng)，并冠以敬詞。（3）正文要逐項表達參展商邀請函的內(nèi)容，可以先用一段文字簡要介紹展覽會的名稱、主辦者，然后點出“城邀貴單位（公司）參展”這一主題，再用“現(xiàn)將有關(guān)事項告知如下”作為過渡，引出主體部分。主體部分多采用序號加小標題的形

12、式，也可通篇僅以自然段落展開說明。（4）落款寫主辦單位或組委會的名稱。（5）發(fā)出日期寫明實際發(fā)出的日期。共二十六頁3.4參展商邀請函3.4.2參展申請表1）參展申請表的含義參展申請表又稱參展注冊申請表、參展回執(zhí)、參展報名表等，是參展單位向主辦單位或組委會申請參展并租賃展位的文件。參展申請表由主辦單位或組委會統(tǒng)一印制，隨同招展公告或參展商邀請函一起發(fā)布(fb)，由申請參展單位按要求填寫，并再報名截止時間之前提交。共二十六頁3.4參展商邀請函2）參展申請表的基本內(nèi)容（1）參展單位(dnwi)的基本情況。包括名稱、性質(zhì)、地址和聯(lián)系方式等（2）展品的名稱、性質(zhì)和數(shù)量（3）擬租展位的規(guī)格、數(shù)量、展位費（

13、4）如需在繳納租金后再確認其參展資格，可要求填寫付款方式和日期（5）提交申請表的方式（郵寄、傳真或網(wǎng)上提交）和截止日期（6）備注條款共二十六頁共二十六頁3.4參展商邀請函3.4.3參展確認書1）參展確認書的含義參展確認書又稱參展確認函或展位確認書（函），是主辦單位在受到參展申請單位的參展申請表或注冊申請表并經(jīng)過審查，確認其具備參展資格后，向其發(fā)出的同意參展的文件。2）參展確認書的結(jié)構(gòu)和寫法（1）標題一般要寫明展覽會名稱和“參展確認書”或“展位確認函”。（2）稱謂寫確認對象的名稱。（3）正文參展確認書的正文一般比較簡略，只要表明同意對方參展的意見即可，也可以告知具體的展位號和進場布展的時間(sh

14、jin)及要求。（4）落款寫主辦單位或組委會的名稱并蓋章。（5）發(fā)出日期共二十六頁3.5觀眾(gunzhng)邀請函 3.5.1觀眾邀請函的含義觀眾邀請函是辦展機構(gòu)根據(jù)展會的實際情況編寫的、用來進行展會招展的一種宣傳單。觀眾邀請函是專門針對展會的目標觀眾尤其是那些專業(yè)(zhuny)觀眾而發(fā)送的。和展會通訊一樣，觀眾邀請函一般也是通過直接郵寄的方式發(fā)送到目標觀眾手中。所以，觀眾邀請函發(fā)送也有賴于目標觀眾數(shù)據(jù)庫的建立和完善。觀眾邀請函一般在展會開幕前一個月左右開始向目標觀眾直接郵寄。但對于國外觀眾，觀眾邀請函的郵寄時間一般提前到開幕式前3個月到半年開始郵寄。共二十六頁3.5觀眾(gunzhng)邀

15、請函3.5.2觀眾邀請函的內(nèi)容觀眾邀請函的內(nèi)容主要包括：（1）展會的基本內(nèi)容包括展會的名稱，舉辦的時間和地點，辦展機構(gòu)，展會的LOGO，本展會簡單介紹等。（2）展會招展情況包括展出的主要展品、參加展出的新產(chǎn)品和展會招展情況，一般還會將一些(yxi)行業(yè)知名企業(yè)的參展情況進行重點通報。（3）展會期間計劃舉辦的相關(guān)活動列舉展會期間舉辦的相關(guān)活動的時間、地點和主題，以便觀眾提前安排時間和準備。（4）參觀回執(zhí)表包括參觀申請的聯(lián)系辦法和聯(lián)系人等，方便觀眾預先登記。共二十六頁3.5觀眾(gunzhng)邀請函3.5.3觀眾邀請函寫作要求觀眾邀請函的內(nèi)容比展會通訊(tngxn)更簡潔、更集中，其所有內(nèi)容都在于吸引觀眾到會參觀。因此，對展會的特點、優(yōu)勢、展品和參展企業(yè)的介紹就成為觀眾邀請函最為主要的內(nèi)容。當然，如果展會已舉辦過多屆，那么對上屆展會簡短的總結(jié)也常常是觀眾邀請函所包含的內(nèi)容。 共二十六頁內(nèi)容摘要第三章 會展運作階段的文案（上）。第一節(jié) 會展招展和招商文案。第二節(jié) 會展招展函。第三節(jié) 會展招標投標(tu bio)文案。第四節(jié) 參展商