會(huì)計(jì)檔案管理制度(一)

1、會(huì)計(jì)檔案管理制度1會(huì)計(jì)檔案的范圍會(huì)計(jì)檔案的范圍一般指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分。1）會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明。它包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、記帳憑證、銀行存款（借款）對(duì)帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。2）會(huì)計(jì)帳簿會(huì)計(jì)帳簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的帳頁(yè)組成，以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按科目設(shè)置的總分類(lèi)帳、各類(lèi)明細(xì)分類(lèi)帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳以及輔助簿等。3）會(huì)計(jì)報(bào)表會(huì)計(jì)報(bào)表是反映公司會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性書(shū)面文件，主要有主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)，月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表、年度會(huì)計(jì)報(bào)表，包

2、括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。4）其他會(huì)計(jì)核算資料其他會(huì)計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀冊(cè)等。存貯在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器和網(wǎng)絡(luò)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。會(huì)計(jì)檔案的裝訂會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他文字的裝訂。（1）會(huì)計(jì)憑證的裝訂。一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。（2）會(huì)計(jì)帳簿的裝訂。各種會(huì)計(jì)帳簿年度結(jié)帳后，應(yīng)按時(shí)整理立卷。（

3、3）會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂。會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成及時(shí)報(bào)送后，留存的報(bào)表按月裝訂成冊(cè)謹(jǐn)防丟失。3會(huì)計(jì)檔案的保管（1）會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部在將會(huì)計(jì)檔案移交公司負(fù)責(zé)檔案人員時(shí)，應(yīng)按下列程序進(jìn)行：A、開(kāi)列清冊(cè)，填寫(xiě)交接清單；B、在帳簿使用日期欄填寫(xiě)移交日期；C、交接人員按移交清冊(cè)和交接清單項(xiàng)目核查無(wú)誤后簽章。(2)會(huì)計(jì)檔案的借閱。A、會(huì)計(jì)檔案為公司提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。B、外部借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；公司內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部部長(zhǎng)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檔案代閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、

4、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。C、借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷(xiāo)借閱手續(xù)。(3)會(huì)計(jì)檔案的保管期限。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，按其特點(diǎn)可分為永久性和定期性兩類(lèi)。凡是在立檔單位會(huì)計(jì)核算中形成的，記述和反映會(huì)計(jì)核算的，對(duì)工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、20年、25年6種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，如：2008年度終了日為12月31日，保管期限按2008年元月1日開(kāi)始計(jì)算。為了全面反映會(huì)計(jì)檔案情況，立檔部門(mén)應(yīng)設(shè)置“會(huì)計(jì)檔案?jìng)洳楸怼?見(jiàn)下表)及時(shí)記載會(huì)計(jì)檔案的保存數(shù)，借

5、閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到中心有數(shù)、不出差錯(cuò)。會(huì)計(jì)檔案?jìng)洳楸韱挝簧w章：總計(jì)數(shù)憑證檔案帳簿檔案會(huì)計(jì)報(bào)表檔案其他會(huì)計(jì)資料檔案年初數(shù)本年增加數(shù)本年減少數(shù)本年年終數(shù)借閱檔案情況復(fù)制檔案情況歸還檔案情況自用外調(diào)填報(bào)單位負(fù)責(zé)人:填表人:4.會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀（1）會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷(xiāo)毀時(shí)，由負(fù)責(zé)檔案人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同有關(guān)部門(mén)共同鑒定、嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。（2）會(huì)計(jì)檔案要銷(xiāo)毀時(shí)，報(bào)分管財(cái)務(wù)副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。（3）會(huì)計(jì)檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由負(fù)責(zé)檔案人員保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止；（4）銷(xiāo)毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一清查核對(duì)；銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)由檔案人員和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部共同監(jiān)銷(xiāo)；會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后經(jīng)辦人在“銷(xiāo)毀清冊(cè)”上簽章，注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期,以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷(xiāo)情況寫(xiě)出面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部，一份入檔案?jìng)洳椤?huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀審批表和會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)的參考格式見(jiàn)下表：會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀審批表銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案意見(jiàn)帳簿卷（冊(cè)）數(shù)憑證卷（冊(cè)）數(shù)備注鑒定單位領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人（簽名）年月日主管負(fù)責(zé)人批示（簽名