基于現(xiàn)代信息處理技術(shù)的記賬方法研究

1、基于現(xiàn)代信息處理技術(shù)的記賬方法研究 【摘要】 隨著經(jīng)濟的發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用,會計信息系統(tǒng)面臨著巨大的改革空間,作為會計最基本的方法記賬方法的改革與完善,引起了會計學(xué)人的高度重視和探索。本文主要研究關(guān)于記賬符號、會計數(shù)軸、會計方程式、多元記賬等內(nèi)容。 【關(guān)鍵詞】 記賬方法;賬務(wù)處理;會計信息;會計方程式;多元記賬 這里研究的記賬方法是狹義的概念,即以會計憑證(通常是記賬憑證)為依據(jù),運用一定的記賬原理和規(guī)則,把經(jīng)濟業(yè)務(wù)分類記錄到賬簿中去的方法?，F(xiàn)在通行的復(fù)式(借、貸)記賬方法符合人們對會計信息質(zhì)量特征的一般要求,也能適用于電算化處理會計信息。但由于記賬符號、記賬規(guī)則等方面的一些局限性,需要對

2、其進行擴展,從而能夠進一步加強對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的分類處理能力,進一步發(fā)揮會計信息系統(tǒng)的作用。 一、記賬方法的數(shù)字化 馬克思說:“一種科學(xué),只有在成功地運用數(shù)學(xué)時,才算達到了真正完善的地步。”(保爾.拉法格 著 馬集 譯回憶馬克思恩格斯人民出版社1973.3)從純數(shù)學(xué)的角度看,目前通行的復(fù)式借貸記賬方法至少有三個方面還沒達到完全數(shù)字化,一是記賬科目用文字表示,二是記賬符號用“借、貸”文字符號表示;三是記賬金額只利用了數(shù)軸的右半部分,只是在極少的特例情況下使用負實數(shù)。為適應(yīng)新經(jīng)濟時代信息處理技術(shù)高度發(fā)達的要求,需改進記賬方法,使之全數(shù)字化。對于記賬科目,可以使用科目編號的方法來解決,下面本文著重探討記賬

3、符號的數(shù)字化和記賬金額的全(實數(shù))數(shù)軸化。 (一)“+ -”記賬符號 現(xiàn)行復(fù)式(借、貸)記賬方法的記賬符號“借貸”有二種含義,一是表示記賬方向,如以丁字型賬戶為例則是表示左方和右方;二是在一定的程度上表示記賬金額的增減,如資產(chǎn)類賬戶“借”表示金額的增加,“貸”表示金額的減少,而負債或權(quán)益類賬戶則相反。將“借貸”數(shù)字化需滿足兩個條件:一是能表示記賬方向,二是能表示金額增減,且無論哪一類賬戶所對應(yīng)的增減,含義最好是一致的。記賬符號數(shù)字化的實現(xiàn)方法大體上可分兩種:第一種方法是用數(shù)字替代“借貸”。如用“0”表示“借”,用“1”表示“貸”,但這種方法僅能滿足前面所提出的第一個條件,如再用于表示增減含義則

4、過于勉強了。第二種方法是用數(shù)學(xué)符號“+ -”來代替“借貸”,既可以表示記賬方向,又能直觀地表示金額的增減,這是一種較為理想的記賬符號。 其實,“+ -”記賬符號并不是本人的新發(fā)明,在會計發(fā)展史上曾有不少學(xué)者提出或使用過數(shù)學(xué)符號做記賬符號:前蘇聯(lián)索科洛夫在會記發(fā)展(陳亞民等譯、中國商業(yè)出版社1990年)一書中曾提到:“格拉杰夫和格諾夫(保加利亞)否定賬戶的兩面結(jié)構(gòu)而解釋為單方面結(jié)構(gòu),每筆記錄冠以+號或-號;19世紀(jì)末,德國學(xué)者M.伯利納也提出用正號+代表積極財產(chǎn),以負號-代表消極財產(chǎn);法國經(jīng)濟學(xué)派的繼承人查拉波爾特認為每項業(yè)務(wù)最低限度要有兩個賬戶,一個是正的,另一個是負的,一個給予價值,另一個獲

5、取價值,然后引進符號-和+以取代借和貸”。近二十年來,我國也有一些學(xué)者提出使用正、負數(shù)學(xué)符號作為記賬方向和記賬符號,如楊愛芬記賬方法、孫思湘關(guān)于賬戶按用途和結(jié)構(gòu)的分類、陳穎源現(xiàn)代會計學(xué)、田君復(fù)式記賬原理探索、李興讓數(shù)理簿記與電腦簿記以及付朝選在財務(wù)與會計上發(fā)文提出的以“+”、“-”作符號的“正負記賬法”和萬仁章設(shè)計的“中國式國際通用(+)(-)記賬法”等等,限于篇幅,本文不打算把上述觀點一一點述,僅將其進行一個概括:上述一些論文或?qū)Ｖ巡糠痔岢觥罢敭a(chǎn)、負財產(chǎn)”、“正賬戶負賬戶”等概念,并提出使用(+)(-)、“+”“-”等數(shù)學(xué)符號分別取代“資產(chǎn)、負債、權(quán)益”等概念和“借、貸”等記賬符號,其中

6、已有學(xué)者將其命名為“正負記賬法”(付朝選1989.5)。 本文所論述的“+ -”記賬符號不僅僅是以數(shù)學(xué)符號“+ -”替代文字符號“借貸”,而且還具有數(shù)學(xué)含義和一定的經(jīng)濟學(xué)含義,主要表現(xiàn)在以下兩個方面: 1.在數(shù)學(xué)含義方面:“+ -”不僅表示了記賬方向,而且還可以直接表示記賬金額的增減,這樣就可以將傳統(tǒng)的兩欄(借方欄、貸方欄)發(fā)生額的記錄與計算簡化為獨欄(發(fā)生額欄)的記錄與加減計算。由此推論,期初與期末余額欄也不必再分借、貸方,僅用帶“+ -”號的金額就可以了,一般是正(+)數(shù)表示借方余額,負(-)數(shù)表示貸方余額。當(dāng)然,還可以進一步簡化將正數(shù)的+號省略。 2.在經(jīng)濟學(xué)含義方面:根據(jù)“+ -”記賬

7、符號數(shù)學(xué)含義,應(yīng)當(dāng)存在一個原點,這個原點應(yīng)怎樣確立呢?正(+)數(shù)和負(-)數(shù)或加減法的經(jīng)濟學(xué)含義又是什么呢?查相關(guān)資料,負(-)數(shù)有兩種含義,一是小于零的數(shù),二是相反的數(shù)。顯然,本文所述的負數(shù)主要采用第二種含義。現(xiàn)代企業(yè)大多是兩權(quán)分離的,從理論上講,無論是所有權(quán)或者是經(jīng)營權(quán)都可作為原點,但在實際效果方面兩者有較大的差異?，F(xiàn)在做簡要的剖析:先假設(shè)以所有權(quán)為原點,企業(yè)資產(chǎn)(財物)為“+”,對外負債為“-”,那么自有資本是“+”還是“-”呢?若為+則難以建立方程式(也稱會計等式),若為-又好象有點牽強附會,也不太符合數(shù)學(xué)含義上的相反數(shù)的概念。但假設(shè)以經(jīng)營權(quán)為原點,則能夠順理成章,較好地應(yīng)用“+ -”

8、數(shù)了。企業(yè)的資產(chǎn)(財物)為+、對外負債為-,企業(yè)的資本(或權(quán)益)則可理解為是經(jīng)營者對所有者的負債(一種內(nèi)債,也可理解為是一種受托的責(zé)任),這樣也符合數(shù)學(xué)上的“+ -”數(shù)是相反數(shù)的含義。一般情況下企業(yè)的兩權(quán)分離與企業(yè)所有制沒有必然聯(lián)系,因此以經(jīng)營權(quán)為原點來理解“+ -”記賬符號的數(shù)學(xué)含義是普遍適用的。也有這樣一種情況,某一人既是企業(yè)的所有者又是企業(yè)的經(jīng)營者,但他可把資本看作是作為經(jīng)營者的他對作為所有者的他的負債,即自己欠自己的債。從實際情況來看,企業(yè)的日常管理是由經(jīng)營者進行的,賬務(wù)處理過程作為經(jīng)營管理活動的一個組成部分,站在經(jīng)營者的角度是較為合適的。下面,本文還要涉及與“+ -”記賬相關(guān)的一些問

9、題,均是從經(jīng)營者的角度來論述的。 (二)利用全數(shù)軸一種更完美的會計方程式 在現(xiàn)行的記賬方法中,幾乎不涉負數(shù),使人感覺會計好象有些厭惡負數(shù),在故意回避負數(shù)。從數(shù)學(xué)的方面來看,只使用正數(shù)就相當(dāng)于只利用了實數(shù)的一半,效率不高。其實,最早使用負數(shù)的卻正是會計,而且是中國人。著名數(shù)學(xué)家卡喬里(Cajori)在數(shù)學(xué)史(1919)中提到:最早運用負數(shù)的是中國人,他們早在公元一世紀(jì)使用紅籌代表之正數(shù),記人欠;用黑籌代表負數(shù),記欠人。由此可看出,負數(shù)的概念(主要是負數(shù)的相反數(shù)含義)首先是在會計里而不是在數(shù)學(xué)里出現(xiàn)的。 在本文論述“+ -”記賬符號時,又在賬務(wù)處理中重新引入了負數(shù),這不僅能更加有效地運用數(shù)學(xué),而且

10、還可以導(dǎo)出一種(可能是)更加完美的會計方程式。 1. 簿記中的數(shù)軸:簿記中的數(shù)軸完全可以做到和數(shù)學(xué)中的數(shù)軸完全一致。但考慮到長期以來習(xí)慣的影響(左借右貸),還是如圖1所示比較容易理解些: 圖中A點代表甲公司2000年“現(xiàn)金”期初余額300.00 圖中B點代表甲公司2000年“現(xiàn)金”本期正方發(fā)生額50 350.00 圖中C點代表甲公司2000年“現(xiàn)金”本期負方發(fā)生額-21 730.00 圖中D點代表甲公司2000年“現(xiàn)金”期末余額28 920.00 圖1會計賬務(wù)處理中的數(shù)軸 此數(shù)軸和數(shù)學(xué)中的數(shù)軸方向相反,以經(jīng)營者經(jīng)營權(quán)為原點(亦可看作為中點),左方(含左方的向左增加和右方的向左減少)為“+”,右

11、方(含左方的向右減少和右方的向右增加為“-”)。需要提請注意的是這里所指的增加與減少是相反數(shù)意義上的。賬戶余額是數(shù)軸中的一個點,根據(jù)點的位置可確定賬戶的性質(zhì);發(fā)生額是數(shù)軸中的某一段,如方向向左則為“+”,方向向右則為“-”。 2. 新的會計方程式(會計等式):從圖1的數(shù)軸中可以看出,余額是數(shù)軸中的某一點,它所在的位置決定了“+ -”號,與原點的距離則是余額的大小;發(fā)生額是數(shù)軸中的某一段,可等效為與原點的距離,方向向左為正(+)、向右為負(-)。根據(jù)復(fù)式記賬法原理(無論采用何種記賬符號),每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)要產(chǎn)生一對金額(距離)相等、方向相反的兩條記錄,由此可導(dǎo)出一種新形式的會計方程式:|(+)發(fā)生

12、額|=|(-)發(fā)生額|發(fā)生額=0;|(+)余額|=|(-)余額|余額=0。這是一種具有自動平衡性質(zhì)的會計方程式表達形式,發(fā)生額=0、余額=0,多么簡單明了,最簡單的往往也是最完美的,因為簡單之中蘊藏著豐富的內(nèi)涵。(+)余額(或(-)余額)表示某一時點的經(jīng)營規(guī)模;(+)發(fā)生額(或(-)發(fā)生額)表示某一時段的業(yè)務(wù)量,“+ -”在這里是如此地和諧。 二、一種多元(多維)的記賬方法多元“+ -”記賬法 記賬符號的數(shù)字化使傳統(tǒng)的復(fù)式(借貸)記賬法朝全面數(shù)字化方向邁進了一大步,但數(shù)字化的道路是漫長的,本文在此繼續(xù)向前探討。 (一)從直線平面多維立體的轉(zhuǎn)變 前述的會計賬務(wù)處理中的數(shù)軸是一條直線,它從一個方面

13、(即只考慮了記賬方向和記賬金額,而未涉及具體分類科目)體現(xiàn)了復(fù)式記賬的一般數(shù)學(xué)表達式。從完整的復(fù)式記賬角度來看,其數(shù)學(xué)表達方式應(yīng)是平面的:見圖2。 圖2和數(shù)學(xué)中的平面坐標(biāo)圖有幾處不同: 1. 橫軸的方向相反,原點與數(shù)軸相同; 2. 縱軸的方向暫無實際數(shù)值意義,上面的各點表示分類,如各級科目。 3. 縱軸原點仍為0 ,數(shù)值無正負(目前無正負,暫且以正數(shù)表示)。假設(shè)科目以等長的數(shù)字編碼表示 ,則縱軸的數(shù)值可用于表示科目。每一科目的余額或發(fā)生額、每一筆會計分錄都可以表示為圖中的某一點。 圖3舉例:甲公司現(xiàn)金科目和其他應(yīng)付款科目余額、發(fā)生額圖示 圖3中A點代表甲公司2000年“現(xiàn)金 (科目代碼101)

14、”期初余額300.00 圖3中B點代表甲公司2000年“現(xiàn)金(科目代碼101)”本期正方發(fā)生額 50 350.00 圖3中C點代表甲公司2000年“現(xiàn)金(科目代碼101)”本期負方發(fā)生額 -21 730.00 圖3中D點代表甲公司2000年“現(xiàn)金 (科目代碼101)”期末余額28 920.00 圖3中E點代表甲公司2000年“其他應(yīng)付款(科目代碼209)”期初余額 -50 000.00 圖3中F點代表甲公司2000年“其他應(yīng)付款(科目代碼209)”本期負方發(fā)生額 -1 855.00 圖3中G點代表甲公司2000年“其他應(yīng)付款(科目代碼209)”期末余額 -51 855.00 會計賬務(wù)處理數(shù)軸中

15、的一些特性及體現(xiàn)的會計方程式在平面坐標(biāo)圖中依然成立,只是將濃縮在一條直線上的各點分散至平面中去了。若各點垂直向橫線集中(即不考慮各具體科目),平面坐標(biāo)圖可等效數(shù)軸圖。 盡管平面坐標(biāo)較好地表達了傳統(tǒng)的復(fù)式記賬,但隨著經(jīng)濟業(yè)務(wù)的日趨復(fù)雜化及加強管理的需要,對經(jīng)濟業(yè)的分類越來越精細化和多變化了。這就帶來了一個矛盾,如何在平面圖中表達越來越多的各種會計信息。其實,只要能夠解決經(jīng)濟業(yè)務(wù)的分類問題,一切就可以迎刃而解了。這些越來越多的分類可以劃分為兩種情況:一種是僅通過細化縱軸,即細化科目的級數(shù)就可以實現(xiàn),如往來類科目、存貨類科目等;另一種情況是僅通過細科目仍難以達到需求,如費用類科目、某些資產(chǎn)類科目(如

16、固定資產(chǎn)、低值易耗品)等,為了滿足管理的要求,需加上部門分類,若僅通過細化科目有時就難以滿足要求:如果在明細科目之下再增設(shè)一級部門分類科目,則只能表示某一明細科目的各部門分布情況,各部門的明細科目分布情況則難以直接表示;如果改在部門的明細科目之下再設(shè)明細分類科目,雖然解決了各部門的明細科目分布情況的表示問題,但又不能直接表示明細科目下的部門分布情況(需將各部門的明細科目分別匯總),也不太符合簿記核算的常規(guī)。因此,最好能根據(jù)需要,能同時(或隨時)按明細科目和部門分類處理會計信息。這樣一來,前述的平面圖中的兩根軸,即一根量(金額或數(shù)量)軸,一根分類(主要是常規(guī)會計科目分類)軸就不夠用了,只有向新的

17、空間進軍,再增加一根輔助分類軸。當(dāng)然這根分類軸不僅僅是分部門用的,還可以加入管理的其他分類。于是,這里就有了兩根分類軸了,一根是常規(guī)會計科目的分類軸,一根是會計管理類的分類軸(此軸屬性與會計科目分類軸類似),原來的二元(二維)平面坐標(biāo)圖變成了三元(三維)立體坐標(biāo)圖了。在此種情況下,如果設(shè)想兩根分類軸可以根據(jù)需求相互調(diào)換,賬務(wù)處理系統(tǒng)就可以根據(jù)需要隨時選取擇任一根分類軸進行處理輸出信息,當(dāng)然也可同時對兩種分類進行處理輸出信息。三元立體坐標(biāo)圖如圖4所示: 也許,在將來的某一天,人們發(fā)覺三元立體坐標(biāo)圖也難以滿足需求的時候,那就向超過三元的多元立體空間進軍。三元立體坐標(biāo)空間中的各點可根據(jù)一定的規(guī)則投影

18、至平面坐標(biāo)圖中,又可再垂直集中至數(shù)軸上(或直接投影集中至數(shù)軸上),因此,會計賬務(wù)處理數(shù)軸的特性及體現(xiàn)的會計方程式在三元立體坐標(biāo)圖中依然成立。 (二)動態(tài)分類 會計信息處理的核心問題是分類,前述的多元分類基本上滿足了靜態(tài)分類的要求,現(xiàn)在還可以在此基礎(chǔ)上更進一步,通過動態(tài)分類實現(xiàn)更加靈活的分類形式,使得賬務(wù)處理系統(tǒng)具備更強的信息處理功能。所謂動態(tài)分類包含兩種情況: 1. 動態(tài)重組:就是說某一分組(或稱分區(qū))的綜合分類代碼中的各組代碼的位置可以動態(tài)地重新組合。如設(shè)某一會計主體的會計科目代碼為三級(三組),分別以ABC表示,則動態(tài)分類的表現(xiàn)形式是科目代碼既可能是ABC(常規(guī)科目與分類),也可能是ACB

19、、BAC、CAB 等多種組合。顯然,動態(tài)分類比固定靜態(tài)分類更加靈活,某些情況下具有多元分類的功能,可減輕分類多元化的壓力。實現(xiàn)動態(tài)重組的一般做法是將分類代碼的相關(guān)明細分類組碼(即需要進行動態(tài)重新組合的一些分組碼)相對獨立,使它們之間不存在必然的順序關(guān)系,然后將各種組合,(一般是根據(jù)實際情況預(yù)估的一些組合)存放于一數(shù)據(jù)字典中,在信息處理時按需要用其中的某一組合。 2. 動態(tài)增加:根據(jù)實際需要能動態(tài)地(隨機地)增加新的分類或新的分類組合,則是更加完善的動態(tài)分類,前提是有預(yù)留空間。一般情況下,在一個會計期間內(nèi),各分類及分類組合只可增加,不可更改或刪除。 (三)多元“+ -”記賬法 傳統(tǒng)的復(fù)式(借貸)

20、記賬方法符合人們對會計信息質(zhì)量特征的要求,其基本原理不僅適用于手工處理會計信息,也適用于計算機處理會計信息。但由于前面所述的只能對經(jīng)濟業(yè)務(wù)做平面(二元)靜態(tài)分類的局限性,需要對其進行擴展,加強對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的分類處理能力。本文所設(shè)想的這種擴展的復(fù)式記賬方法可稱之為多元“+ -”記賬法,這是一種使用“+ -”記賬符號、采用多元動態(tài)分類進行會計信息處理的一種擴展的復(fù)式記賬方法?；痉椒ㄊ?1. 在記賬憑記數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中除常規(guī)的二元分類信息(記賬方向,科目)數(shù)據(jù)項之外,增加一個或數(shù)個分類信息數(shù)據(jù)項,用于記載各種新的分類信息。該數(shù)據(jù)項使用數(shù)字組碼,以容納較多的分類信息。在實際會計信息處理過程中,重新分類的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記賬方向與該筆業(yè)務(wù)的常規(guī)記賬方向一致;2. 上述方法可實現(xiàn)多元靜態(tài)分類,在此基礎(chǔ)上可將含有多級分類信息的數(shù)據(jù)項,如科目或其他分類等數(shù)據(jù)項中的各級(亦可稱各段,各組等)分別獨立,再增加一個分類組合數(shù)據(jù)項,用于記載各種需用的分類組合。在會計信息處理實際過程中,分別調(diào)用相關(guān)的分類組合,達到靈活處理、輸出的目的。在這些分類組合當(dāng)中,有些是固定的,每次均需處理的,而有些則是非固定的,只是在為滿足某些特殊需求而臨時調(diào)用一下;3.用“+ -”代替“借貸”記賬符號?！? -”號不僅表示記賬方向(含余額方向,“+”代替“借”、“-”代替“貸”),同時也是運算符,在登賬處理時僅需獨欄求和即可達到傳統(tǒng)的