字處理軟件資料(共18頁)

1、字處理軟件學習指南（操作(cozu)要點）（1）軟件(run jin)介紹人們在日常生活、學習、工作中都需要講述、說明一些(yxi)信息，幫助我們進行文字材料的書寫、編輯的字處理軟件可帶來極大的方便。根據(jù)我們整理文檔應用方式的不同，我們應選取相應的文本加工工具。如果文檔用于在電子設備上查看，通常會采用網(wǎng)頁制作工具，如Dreamweaver；如果文檔需要打印，通常選用字處理軟件：WPS，Word等，如果以復雜的排版方式輸出文檔，如出版報，則應選用Publisher等排版軟件。字處理軟件Microsoft Word、WPS、Open Office Writer使用方式類似，都能滿足一般工作、生活應

2、用的需求，都具有強大的文字輸入、編輯、排版和打印等基本功能，下面以Microsoft Word的界面進行介紹。（2）文字錄入文字、標點符號、數(shù)字序號、特殊符號、造字程序使用字處理軟件編輯文檔時，當一行中錄滿字符時，文檔會自動折行顯示，如果需要分段，則在上一段落結束后按下回車鍵（Enter）即可。對于無法通過鍵盤上的按鍵直接錄入符號，可以使用Word中的符號集，如圖【】編輯文檔時，對于并列的內容(nirng)，可以通過設置項目符號來顯示，Word對項目符號的類型、對齊方式、字體等會統(tǒng)一排版。對于有一定次序關系(gun x)的內容，通常都會加以編號，讓文檔看起來更加清晰，這時就應設置項目編號。如圖

3、【】是項目符號和編號(bin ho)的例子。我們在進行文字編輯的過程可能會遇到一些無法輸入的怪字，這可能是由于這個字很少用，所以在電腦的字庫中沒有這些字，遇到這種問題時，我們可以利用“造字程序”軟件的來創(chuàng)造這個字。在運行窗口中輸入“eudcedit”并回車，將會打開“造字程序”窗口，在“選擇代碼”對話框，雙擊對話框中的方格選定所造漢字對應的字符代碼，如選擇AAB1后進入編輯窗口開始造字了，如圖【】所示。造字完成后，在輸入自己所造漢字時應先添加一個新的輸入法“內碼”輸入法，如圖【】所示。在需要輸入所造漢字時，先將輸入法切換到內碼輸入法，然后(rnhu)在此輸入法下輸入先前選擇的字符代碼（如AAB

4、1）即可顯示(xinsh)所造漢字了。（3）圖片(tpin)和藝術字與表格一樣，圖片也是美化文檔的一種方式。文檔中的某些(mu xi)文字內容，有時很難用文字(wnz)說明，用圖片的方式就可以將這類復雜或抽象的問題轉化為簡單形象的問題。圖片的插入無疑會使文檔驟然生色。插入文檔中的圖片被字處理軟件視為一個整體，字處理軟件提供了一些簡單的圖片操作工具，如調整圖片大小、裁剪圖片、調整圖片位置、圖片旋轉等，更為復雜的處理應在插入圖片之前使用專門的圖片處理軟件完成。根據(jù)圖片的尺寸和用途不同，通常會設定不同圖片的環(huán)繞方式。圖【】顯示的就是幾種常用的圖片環(huán)繞方式效果。在編輯工作報告以及各種宣傳文稿時，經(jīng)常需

5、要流程圖的配合以更清晰地表明操作過程、生產(chǎn)流程、公司的組織結構等。Word中，采用繪圖來繪制此類圖形。使用文字處理軟件提供的矩形、直線、箭頭、橢圓等圖形對象，可以繪制出形狀各異的圖形，還可以給圖形著色或添加標注等。而且，這些圖形對象彼此獨立，也可以嵌入到文檔中。由于圖形對象彼此獨立，所以你還可以對這些圖形對象進行選定、復制、修改、刪除、移動、旋轉、設置風格、組合、分解、劃分層次以及拼接等圖形處理。圖【】是一個使用圖形對象繪制的圖例。如果(rgu)希望文檔中的標題或者(huzh)其他需要突出顯示的文字生動活潑，增添文字的藝術(ysh)魅力，你可以使用藝術字來顯示它們，使其更加醒目、美觀。一旦插入

6、藝術字之后，可將其作為一種特殊的圖片參與文檔排版。文字處理軟件提供了大量的尺寸隨意、配有陰影、旋轉或彎曲效果的藝術字樣式，可以對藝術字進行修改、格式編輯等操作，使其更加完美。如圖【】所示。（4）表格我們經(jīng)常會通過表格的方式清晰地表現(xiàn)各類數(shù)據(jù)。字處理軟件都可以輕松插入指定行列數(shù)的表格。圖【】是Word的插入表格命令。對于一些特殊的表格，如圖【】所示表格，可以在制作出基本表后，用合并單元格或拆分單元格命令生成特殊的單元格，甚至可用繪制表格的方式繪制特殊表格。在編輯表格時，可以根據(jù)需要選取行、列甚至整個表格，然后對單元格進行設置。Word中的表格可以使用公式和函數(shù)進行簡單計算，其使用方式與在Exce

7、l中類似，請參見Excel中的公式和函數(shù)部分。通常情況下，如果表格涉及較多的數(shù)據(jù)運算，往往借助Excel來進行運算、分析數(shù)據(jù)，然后通過直接插入Excel表格的方式嵌入到當前文檔中。例如圖【】就是嵌入的一個Excel表格。雙擊這個表格，就會自動進入Excel的工作界面，在Excel中編輯完成后可以立即在Word文檔中看到編輯效果。（5）公式在編輯科技論文文檔時，經(jīng)常會涉及到數(shù)學公式與化學公式、數(shù)學符號與化學符號的處理問題。例如，建立包含分數(shù)、矩陣、求和、積分等復雜運算符的數(shù)學公式，在公式中通常會使用希臘字母或羅馬字母等特殊字符，這些特殊字符都無法直接從鍵盤輸入。文字(wnz)處理軟件提供了專門用

8、來編輯數(shù)學與化學公式的公式編輯器，包含了公式中經(jīng)常用到的符號及模板。符號包括邏輯符號、集合符號、運算符號及特殊字母等。模板包括特定格式的運算符，如分數(shù)、矩陣、根式(gnsh)、求和、積分等。利用公式編輯器建立的數(shù)學公式與化學公式是作為嵌入對象插入到文檔中的。因此，同其它嵌入對象一樣，可以對它進行復制、刪除(shnch)、移動和縮放等操作。圖【】表示了利用文字處理軟件編輯數(shù)學公式的例子。圖【】 編輯數(shù)學公式的例子 （6）字體、段落在編輯文檔時，可能需要輸入上標或下標文字，可以通過字體選項設定。在使用中文寫作時，段落的首行大都會縮進兩個(lin )字的距離，這可以用段落對話框的首行縮進選項設置。W

9、ord提供左對齊(du q)、右對齊、居中、兩端(lin dun)對齊等幾種段落對齊方式，前幾種對齊方式見名知意，兩端對齊指的是段落中所有行的文本兩端都對齊，但不對段落的最后一行進行調整，也就是說除了段落的最后一行外，其他行的左端和右端同時對齊，必要時會自動調整字符間距，使得段落更為整齊。有時如果覺得文字之間的距離過于密集，可以通過調整行距和段落間距來增大行與行之間、段與段之間的距離。（7）格式(g shi)刷、樣式如果想要快速將某個段落的格式復制到其他段落，可先選中這個(zh ge)段落，然后單擊格式刷按鈕，此時鼠標變?yōu)樾螤?，在要應用格式的段落上單擊即可。如果有多個段落都需要格式化成此格式，

10、可以雙擊格式刷按鈕，這樣就能將選定的格式復制到多個位置，再次單擊格式刷按鈕才能(cinng)關閉格式刷。在編輯長文檔時，即便使用格式刷能很快格式化段落，但由于段落非常多，難以保證所有段落格式都進行了調整。而一旦遺漏了某些段落的格式化，勢必對整個文檔造成損害，另外如果臨時調整文檔格式時也很麻煩，這時可使用樣式來解決上述問題。樣式是一組已經(jīng)命名的段落格式，例如正文、標題、副標題、強調、要點等，每一種樣式都對應一種已經(jīng)設定好的文本字體、段落格式等信息。一旦指定某個段落應用某個樣式，如標題2，這個段落會被自動格式化，文檔中的所有應用標題2的段落的格式都是一致的。我們可以根據(jù)需要修改樣式中規(guī)定的格式，一

11、旦修改被確認，文檔中所有應用此樣式的段落將會按新的格式要求重新自動被格式化。盡管Word中提供了許多默認樣式，但實際應用時有時仍然會覺得不夠用，這時可以自行創(chuàng)建新的樣式以滿足需求。為了方便使用，文字處理軟件提供了一些(yxi)標準樣式，如圖【】所示。利用(lyng)這些樣式不僅可以給文檔一個貫穿始終的外觀，輕松地格式化文檔和快速建立層次化的文檔，而且能夠更方便地修訂文檔，使其隨著樣式格式的改變，自動更新被該樣式格式化的段落。（8）頁眉和頁腳頁眉和頁腳是打印在文檔每一頁上的說明性信息，通常是文字、頁碼，也可以是圖片信息。頁眉打印在每頁頂部的頁邊距中，頁腳打印在每頁底部的頁邊距中。當需要設置(sh

12、zh)不同的頁眉和頁腳時，例如在圖書的排版中，在偶數(shù)頁的頁眉上輸出頁碼和章名，在奇數(shù)頁的頁眉上輸出節(jié)名和頁碼，這時就應該設置頁眉頁腳的奇偶頁不同。圖【】顯示的是一篇文檔的頁眉和頁腳，在頁腳上有自動生成的頁碼。頁腳頁眉（9）目錄當你編輯一個書稿的時候，往往需要制作一個目錄和索引。而絕大多數(shù)的文字處理軟件都提供了自動生成索引和目錄的功能。當你修改了文檔內容后，還能夠自動更新目錄和索引。圖【】是一個自動生成的目錄。圖【】 一個(y )自動生成的目錄 （10）腳注(jiozh)和尾注如果你要撰寫一篇學術文章，通常在文檔中要引用一些觀點或概念，為了保持文檔的統(tǒng)一風格(fngg)，這些觀點或概念的具體內容

13、往往不在正文中出現(xiàn)，而以腳注的形式加以說明，即讓腳注包含正文中提到的引用出處。腳注和尾注是由兩部分關聯(lián)而成，一部分是正文中標記注釋或引用的詞句，另一部分則是標記對應得注釋文字。腳注的注釋文字通常放置于頁面正文下方，用于補充解釋標記的詞組；尾注的注釋文字則一般放置在整篇文檔的末尾，通常用于說明標記詞句的引文出處。圖【】是科技論文中的腳注，科技論文中的參考文獻部分通常使用尾注，如圖【】。圖【】腳注(jiozh) 圖【】尾注（11）節(jié)在編輯論文、公告時，經(jīng)常需要對文檔進行分欄排版，使得版面更加生動，更具可讀性。進行分欄設置時，文字處理軟件將自動在分欄的文本內容上下各插入一個分節(jié)符，以區(qū)別于其他框。分

14、欄的實際效果只能在頁面(y min)視圖方式或打印預覽中才能看到。如圖【】所示。在實際應用中，特別是針對長文檔，經(jīng)常(jngchng)會遇到同一文檔具有不同的頁眉和頁腳，甚至是不同的版式。例如，教材的不同章節(jié)的頁眉頁腳往往不同，在多欄的文檔中偶然出現(xiàn)通欄的大圖等。這時也會采用分節(jié)符，對各個不同的節(jié)分別設置其格式來完成。圖【】分欄 （12）審閱在學習或工作中，有時需要請求多人進行(jnxng)審閱。例如，如果你的論文需要得到三個專家的批改意見，那么，首先你要將論文傳送給每一個專家，專家進行添加(tin ji)批注或修訂(xidng)的處理，然后你可以對每一處的修改意見進行拒絕或者接受的選擇，完成

15、文檔的最后定稿。審閱是指對文檔添加批注或進行修訂。批注是對文檔的某些內容進行說明、注釋或建議。添加批注是為了使審閱者在不修改原文檔的基礎上提出修改文檔的建議，以及在多個審閱者之間交流信息。如圖【】所示。圖【】添加批注 修訂是對文檔的某些內容進行修改。在修訂狀態(tài)下，審閱者的每一次插入、刪除或是格式更改都會被標記出來。如圖【】所示。圖5.11 修訂(xidng)文檔 全部修訂完成后，定稿者審閱修訂內容(nirng)。即對每一修訂處決定接受或拒絕，進行定稿(dnggo)。對每一處的修訂，如果接受修訂者的建議，修訂的內容將生效成為永久性的，新添加的內容會變成文檔的一部分，刪除的文字會被真正刪除；如果拒

16、絕修訂者的建議，原來的文檔將被恢復，修訂的文字也不見了，并將自動刪除修訂標記和關于該修訂情況的記錄。因此，要慎重地進行審閱修訂。為保險起見，你可以將文檔在不同編輯時期的內容分別保存。例如，編寫一份重要的合同文檔時，在做重大修改之前應首先保存現(xiàn)在的版本，以備將來修改或對照時使用。 （13）文檔視圖頁面視圖是Word最常用的視圖模式，它可以顯示出頁面的布局、大小，方便用戶編輯頁眉、頁腳、頁邊距等對象，在此視圖下文檔的打印輸出效果一目了然。在編輯和閱讀內容較多、頁面包含多個標題項的長文檔時，可以采用文檔結構圖的顯示方式，在頁面左側以大綱形式顯示文檔的標題信息，右側以頁面視圖的形式顯示文檔內容，方便用

17、戶快速跳轉到需要的章節(jié)。如圖【】所示。如果你希望縱覽整篇文檔的全局，可以采用大綱模式。大綱視圖是一種顯示文檔框架結構的視圖模式。在大綱視圖下，由多級標題和正文文字組成層次，你可以根據(jù)需要顯示相應的層次，隱藏或者展開文檔，逐級顯示文檔的內容。在編輯長篇文章時，按照寫作的習慣，首先書寫文章的綱目，然后在各級綱目中添加相應的內容。文章的綱目一般以標題形式出現(xiàn)，需要設置一些相同或不同級別的標題，大綱視圖的具體效果可以通過各級標題來顯示。建立了滿意的文檔組織結構之后，再添加詳細的正文或圖形進行編輯。如果你對文檔組織結構不滿意，可以移動標題和文本來重構文檔的結構。（14）打印輸出將文檔轉換(zhunhun

18、)為PDF格式文件。PDF是非常(fichng)好流行的文檔閱讀格式文件，將Word文檔轉換(zhunhun)為PDF文件，字數(shù)統(tǒng)計：在編輯文檔的過程中，可以隨時對整篇文檔或者文檔中選定的文本進行統(tǒng)計，查看包含的頁數(shù)、字數(shù)、字符數(shù)、行數(shù)等信息。你可以利用這個功能統(tǒng)計文檔的字數(shù)，決定文檔內容的取舍。如圖【】所示。圖【】 字數(shù)統(tǒng)計實踐指導（實踐任務）實踐一、基本操作任務目標（1）熟悉字處理軟件的基本操作（2）熟練格式化字體和段落（3）熟練掌握插入和格式化圖片、藝術字（4）熟練掌握表格制作技術（5）掌握公式的編輯技術（6）掌握頁眉、頁腳、目錄的生成技術知識清單（1）文字、符號的錄入（2）文字的格式化

19、（3）段落的格式化（4）項目(xingm)列表（5）樣式(yngsh)（6）圖片(tpin)格式化（7）藝術字（8）公式（9）表格（10）頁眉、頁腳（11）目錄生成任務要求資源：學習平臺中“字處理軟件-實踐一”，利用文件中的文字完成如圖【】所示排版，掌握字處理軟件的基本操作。要求如下：（1）最上部是頁眉，右側是頁碼。（2）目錄是自動生成的，因此顯示的頁碼可與圖片略有不同。（3）圖片任意，只要格式與要求一致即可。實踐二、運用(ynyng)提高任務(rn wu)目標（1）熟悉(shx)科技文章的結構（2）掌握(zhngw)寫作科技文章的必要排版技術(jsh)（3）進一步掌握圖片(tpin)、表格、公式的制作與排版技術知識清單（1）繪圖（2）公式（3）文檔格式化（4）表格（5）頁