時間分配ppt課件

1、時 間 管 理 III時間管理 課程大綱 一.什麼是時間管理 (30 min)二. 如何提高任務(wù)效率 (20 min)三.如何展開計(jì)劃 (40 min)四.執(zhí)行才干的強(qiáng)化 (20 min)五.時間管理計(jì)劃展開及備忘錄實(shí)作 (50 min)假設(shè)您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?請閉目一分鐘思索這個問題找出他心的中優(yōu)先順序當(dāng)他知道他只剩下三天的時間, 第一個浮現(xiàn)在他腦海的人是誰? 他是他最關(guān)心的人. 第一件浮現(xiàn)他腦海的事情是什麼? 那是他認(rèn)為最重要的事情可是平時當(dāng)他掉到忙碌的圈套時做的事情有多少是跟這些人或事情相關(guān)的?他知道他可以活久嗎? 30年? 3 年? 還是 3天? 好吧, 就把今天當(dāng)作

2、是他的最後1天吧人, 為何安於現(xiàn)狀?為何他我都不滿意現(xiàn)狀, 但是卻安於現(xiàn)狀1.無奈2.因?yàn)楝F(xiàn)狀是他我最熟習(xí)的3.或者是不確定改變之後會更好我們明明時間管理不好, 卻不想要去改善它. 因?yàn)槊Φ脹]有時間做時間管理嗎? 因?yàn)楦? 所以才更要花時間做時間管理.時間管理從那裡開始時間管理不是看了這本筆記就會時間管理, 也不是聽了 roger 有聲筆記就會了, 而是從他不滿足於現(xiàn)狀, 或者是想要有更好的時間管理開始.沒有人可教他時間管理, 除了他本人覺得需求時再來是他需求一個新的思索方式. 什麼是新的思索方式呢?請架設(shè)一座橋,使A至B距離最短, 但是橋不可斜著搭100 公尺300 公尺AB河水有三片木條

3、, 如何將它們圍成封閉三角形2 cm10 cm4 cm他可知道為何會想不出來?因?yàn)樗怀鲈瓉淼乃季S習(xí)慣但是假設(shè)他畫了出來. 祝賀他, 他可以用新的角度去思索一個舊有的問題. 而 roger 的時間管理方法論就是一個新的思索方法, 他只需了解他, 接受他, 執(zhí)行他. 他就會得到一個良好的時間管理.他的時間管理目標(biāo)設(shè)定幫本人設(shè)定個目標(biāo)吧? 比如說: 三個月之後本人做完原有的事情後, 時間還可多出 30%他的期望: 不把任務(wù)帶回家; 假日不用趕到公司; 一天花幾個小時陪陪家人或者是他最關(guān)心的人; 一個禮拜花些時間到外面走走時間管理是什麼?時間管理不是什麼?時間本身不是問題. 因?yàn)槊總€人每天所擁有的

4、時間都是普通地多所以時間管理的問題本身不在於時間多少, 而是在於本人如何善用及分配他本人的時間, 如何有效率的把事情做出來, 如何做最好的時間規(guī)劃, 如何說到做到.時間管理是什麼?時間管理是讓本人更富績效, 更富效能效率是他能夠善用資源或者熟能生巧地事情給做完效能是很聰明地把事情做好. 多聽聽專家的意見, 找到最正確方法, 事先有計(jì)劃地做事情時間管理從良好的計(jì)劃開始, 良好的計(jì)劃又從行動開始. 有計(jì)劃沒行動, 達(dá)成率為零. 有行動沒計(jì)劃容易浪費(fèi)時間在修正錯誤上, 所以兩者應(yīng)該並重時間管理的架構(gòu)緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩請排出正確的行事優(yōu)先順序

5、?ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩正確的行事優(yōu)先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體衝突顧客抱怨停電計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷圈套一:時間的配置不對Reaction消極回應(yīng) v.s. Proaction 積極掌握積極掌握就是擬定計(jì)劃, 做好事情事先的準(zhǔn)備, 不要等事情發(fā)生了再來補(bǔ)救. 譬如說客戶的要求事先未廓清, 做出好幾千臺產(chǎn)品後再來修補(bǔ), 要花

6、多少時間呢? 而客戶會如何想呢最好的控制是預(yù)防不合理的時間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%明智的時間配置III1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能如何抑制忙與盲的窠臼第一件事情是把這些迫在眉睫的事情很快地把它解決. 第二件事情是再多花一點(diǎn)時間, 去想想以後要怎麼做才干不用處理這些事情, 或者不用這麼緊張地處理這件事情. 一天的時間要花大部份時間在思索事情要怎樣做是最節(jié)省時間最不花力氣的. 而不是很快的把已經(jīng)發(fā)生的事情處理完畢圈套二: 拖延除了第

7、四項(xiàng)以外, 其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 2 nd不重要的事3 rd4 th抑制1.本錢/效益分析法本錢.好處.抑制2.思維習(xí)慣的改變這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我立刻將它做完, 以便儘早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習(xí)慣將事情切成好幾塊小塊任務(wù), 快速地完成每一塊的任務(wù)先完成容易的部份, 讓事情有進(jìn)度, 再完成最關(guān)鍵的20%, 讓事情看起來像做完 80% 普通. (大塊時間法則)圈套三: 事必躬親諸葛亮凡事必躬親, 後來過勞而死. 為何需求事事躬親?要求標(biāo)準(zhǔn)過高不放心部屬, 不信任部屬因?yàn)榕虏繉偃〈嗄? 就是將重要的

8、事情交給他人去做, 讓他可以學(xué)習(xí)處理事情也學(xué)習(xí)獨(dú)當(dāng)一面. 過程給予重點(diǎn)的輔導(dǎo), 上軌道之後即完全授權(quán), 但是授權(quán)卻不授責(zé)圈套四: 有求必應(yīng)受人尊崇重要, 還是受人歡迎重要每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠, 可以適當(dāng)?shù)亟邮?不自量力而接受他人請託只需兩種結(jié)果, 一是累死本人, 二是信譽(yù)受損努力本人茁壯成為大樹, 讓本人的果實(shí)惠及眾人1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下Conclusions: 時間管理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速決2.多花一點(diǎn)時間 去思索1.決勝於廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何提高任務(wù)效率如何提高任務(wù)效率1.了解本人每天任務(wù)時段的特性

9、, 善用之.2.以 PDCA 分佈週一到週五的任務(wù)性質(zhì).3.堅(jiān)持良好的體力; 養(yǎng)成運(yùn)動的習(xí)慣4.身心平衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好提高任務(wù)效率的三方法三法則三個方法1. 了解本人每天不同時段體力的分佈狀況來決定要做什麼樣事情2. 讓本人充滿活力, 最簡單的方法, 就是養(yǎng)成每個禮拜固定運(yùn)動的好習(xí)慣3. 第三個則是平衡的生活作息, 培養(yǎng)一個良好的嗜好三個法則1. 批次處理法則. 集中時段處理一切性質(zhì)一樣的事情2. 80/20 法則, 這法則是在有限的時間挑選出重要的事情來做3. 高效率法則: roger 大塊時間法則1.任務(wù)時段分配法則早上08:0012:00中午 13:0015:00下午15:00

10、17:00晚上19:00活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 適合散心, 放鬆(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) Relax, 人文, Thinking1.發(fā)球: EMail2.電話敲定事情/ 做事情3.給 Leader 方向/ 畫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專案1.面對面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問題2.寫計(jì)劃/ Update Follow up進(jìn)度 (1hr)3.Update/Modify 進(jìn)行中專案1.花 1 小時寫作2.每週任務(wù)性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 放鬆, 溝通(C

11、heck)冷靜, 思考(Action, Plan)1.大型專案丟球2.組內(nèi)專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.Follow Up 一二所丟的球2.調(diào)整, Update 計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼? 意義何在?2.有沒有辦法提昇自己的價值?3.計(jì)劃/ 規(guī)劃批次處理法則一段時間處理同一性質(zhì)的事情, 一次處理多件, 多件累積到一定數(shù)量才處理假設(shè)個別處理或出現(xiàn)才處理會把本人的時間切割成很多片斷, 譬如看 , 接電話, 或者是不速之客的打斷都是一次只專心完成一整塊的任務(wù), 不要心有二用, 防止出錯反而要花更多的時間處理後續(xù)的問題下定決心絕不要加班下定決心絕不要加班或

12、者把任務(wù)帶回家, 他一定可以做到, 因?yàn)樗鍪虑榈男矢芸梢宰屗咽虑闇?zhǔn)時在時間點(diǎn)做完要把生活跟任務(wù)切開來80/20法則the Vital Few & the Trivial Many柏拉圖法則花最少的力氣, 獲得最多的效益他所完成的任務(wù)裡, 80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關(guān)的80/20原理意示圖80% 時間20%時間80% 效果20%效果重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物roger 大塊時間法則: 30/90法則大塊時間法則是培養(yǎng)任務(wù)情緒的法則, 前30 分鐘做容易做的事情讓事情看起來有進(jìn)度; 後90分鐘做最重要的事情.儘量讓這120分鐘不受干擾, 他可以告知

13、週遭的人或者主動拒絕干擾養(yǎng)成習(xí)慣一天至少一塊大塊時間, 每天保有根本的績效, 有心境時再做第二塊, 則有高績效大塊時間三步曲1. 把今天要做的事情一一列舉出來, 分成容易做的, 重要的及其它的事情,由80/20法則排出事情處理的優(yōu)先順序2. 前 30 分鐘完成最容易完成的事情, 時間到不論有沒有做完就切到重要事情上3. 後90分鐘完成最重要的事情. 假設(shè)做得起勁時不斷做下去也無所謂有空的時間再來做其它30分未完成的事如何管理他的EMail葛洛夫: 他的時間是不是被 切成零零碎碎的片段? 集中處理它.先問本人以下這幾個問題1.他一天花多少時間在看 ?2.他進(jìn)Email 會不會看小品?3.他看Em

14、ail 的時間是連續(xù)的, 還是片斷的?4.他的Email 有沒有做分類?5.他回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信?6.他進(jìn) 信箱, 是先看信還是先發(fā)信?如何提高 的處理效率一進(jìn)信箱第一個動作就是把一切信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動作養(yǎng)成習(xí)慣, 一天只需三個時段看 除了急件以外, 集中時段回信看Email 的時段分配時段信箱回信備註09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VEmail資料夾的分類Reply: Private, 公務(wù)Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, PrivateProject 進(jìn)度有空再看如何展開他的計(jì)劃一日之計(jì)在昨

15、天下班前一週之計(jì)在於週日一月之計(jì)在於月底1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下良好的時間管理來自於計(jì)劃1.兵貴速戰(zhàn)速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事PADC不好好耗用時間花時間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時間的作法耗用時間時間管理的戰(zhàn)略思索他要的是善用時間的每一分每一秒做好每一件事情, 還是用本人一半的時間做好本人最重要的事情呢?最重要的事情來自於他剛才閉目思索腦中所浮現(xiàn)的人事物.列舉本人畢生應(yīng)完成的最重要的三件事件, 做完這三件事情他就可以此今無憾目標(biāo)金字塔長程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)週目標(biāo)日目標(biāo)目標(biāo)的訂定目標(biāo)的訂定必須是俱挑戰(zhàn)性,

16、就好似在摘蘋果一樣. 不能一伸手就摘到, 最起碼要用跳的, 不能一跳就摘到, 最起碼要跳得很用力才干摘到.目標(biāo)訂定要考慮他對這件事情認(rèn)定的優(yōu)先順序, 重要的話就多花一些資源及時間, 目標(biāo)跟投入的資源成正比目標(biāo)要分階段性目標(biāo), 不要一下子把目標(biāo)訂得太高如何列管重要計(jì)劃將本人短中長期的計(jì)劃依任務(wù),個人及生活這三個主軸一一列舉出來, 並算出每個計(jì)劃的效益. (如下一頁所示)在同一個時間點(diǎn)進(jìn)行這三個主軸的前3個專案(專案件數(shù)依本人才干而定,紅線的左邊)有專案結(jié)束之後下一個專案就可以往左遞補(bǔ)每個計(jì)劃如何給予評分要執(zhí)行的計(jì)劃由 80/20 法則決定先將一切計(jì)劃列出來, 分成短中長期 (自行定義)分成三個項(xiàng)

17、目(也可依本人的價值觀調(diào)整), 按照: 重要性, 急迫性及勝利機(jī)會來給分?jǐn)?shù). 最好給 5 分, 最不好給 1 分將三個分?jǐn)?shù)相乘, 分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃範(fàn)例: 專案評分的範(fàn)例擬定計(jì)劃留意事項(xiàng)1.要從結(jié)果來思索要有什麼樣的做法, 結(jié)果只需一個, 做法卻有無窮多種組合, 只需花最少力氣及資源, 就是最好的做法2.要多聽其他人的意見, 特別是專家或者是曾經(jīng)做過人的意見, 切忌閉門造車3.做法的骨架就是計(jì)劃的主軸, 一件專案的成敗, 在這裡已經(jīng)決定了擬定計(jì)劃留意事項(xiàng)4.計(jì)劃中也有 80/20 的重要事項(xiàng), 這些事情是要最花心思去做的, 因?yàn)檫@ 20 重要事情做完, 專案進(jìn)度也完成 80% 了.

18、5.計(jì)劃要有系統(tǒng)面的思索 由上而下思索, 思索如何不遺漏, 不重疊. 如何最節(jié)省資源, 因?yàn)榭梢云渌牡胤揭呀?jīng)有人在做了計(jì)劃展開成任務(wù)計(jì)劃書將結(jié)果切割成多個小結(jié)果, 小結(jié)果可以展開成多小任務(wù), 假設(shè)是重點(diǎn)任務(wù)需明確標(biāo)示出來.要明確標(biāo)示出完成日期及應(yīng)完成的人員 (協(xié)助人員)執(zhí)行中的任務(wù)計(jì)劃書應(yīng)每週更新一次管理結(jié)果不如管理過程看 100 萬的大目標(biāo), 不如想想如何完成 10 萬元的小目標(biāo)一個結(jié)果是由很多過程所累積起來, 每個過程都有重點(diǎn), 把重點(diǎn)掌握好了, 過程也可以做好每個過程都做好了, 大目標(biāo)自然而然地達(dá)到重點(diǎn)1重點(diǎn)2重點(diǎn)3以 Notes 信箱管理計(jì)劃的分類執(zhí)行力: To-Do, 記錄, Ro

19、utine (最重要的部份, 下一章節(jié)再講)自我成長: Pareto, 前3個計(jì)劃生活: Pareto, 前3個計(jì)劃任務(wù): Pareto, 前3個計(jì)劃Working Plan 範(fàn)例時間管理實(shí)作 11. 請列舉任務(wù), 自我學(xué)習(xí)及生活的欲完成事項(xiàng)各三件. 按照重要性, 急迫性及勝利機(jī)會給予評分.2.依講義所教的計(jì)劃展開方法列出其中一個 Working Plan時間: 30 分請準(zhǔn)備書寫紙兩張由重點(diǎn)專案展開成任務(wù)計(jì)劃書的範(fàn)例執(zhí)行才干的強(qiáng)化週計(jì)劃的構(gòu)成備忘錄時間管理的利器: to-do List備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.任務(wù)計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,安康,財(cái)富Sched

20、ule List1.Meeting2.行事曆3.紀(jì)念日Routine Work1.日常任務(wù)2.定期約會範(fàn)例: 週計(jì)劃的範(fàn)例範(fàn)例: 備忘錄的範(fàn)例一日之計(jì)在於昨天下班前每天下班前把今天完成的事情寫下來, 他會很有成就感的每天下班前把今天應(yīng)完成未完成的事, 或者是明天做的事情應(yīng)調(diào)整方向的寫下來, 這是明天的計(jì)劃隨身準(zhǔn)備一支筆一張紙, 將想到的 Idea 化為明天的行動, 他將是最有創(chuàng)意最有行動力的人善用 Notes BookMark 的功能連結(jié)書籤 (BookMark) 的建立可以用來建立一系列相關(guān)計(jì)劃的連結(jié)在Notes裡頭, 點(diǎn)一下黃色書籤即可把該計(jì)劃給打開, 並 Update按Ctrl+V之後就

21、會出現(xiàn)黃色書籤善用Notes 顏色管理的功能紅色粗體字體為重要一定完成的部份藍(lán)色斜體字體為已完成的部份黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)綠色字體為 Routine Schedule良好任務(wù)習(xí)慣的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)速決養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情, 特別是在任務(wù)情緒低潮時“執(zhí)行的寫照J(rèn)ust Do It奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨行動才是企劃的開始善用大塊時間管理法則執(zhí)行才干鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷執(zhí)行不是一成不變的經(jīng)常想事情的合理性 表示對事情有用心靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃有餘). 分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體由計(jì)劃階段時即被簡單勾勒出來有時候沒有進(jìn)度反而是最大的進(jìn)度要懂得變通, 要有耐性, 要能夠把事情看清楚執(zhí)行的速度: 兵貴速戰(zhàn)速決養(yǎng)兵千日, 用在一時 (資源珍貴)時機(jī)稍縱即逝將變數(shù)降至最低生米已煮成熟飯型 (老公,來不及了)自廢武功型 (成績已經(jīng)貼出去了)客戶的感受加速度, 勢如破竹. 兵貴速戰(zhàn)速決的時機(jī)並不是每一件事情都需求兵貴速戰(zhàn)速決#1 是專案的要徑