如何正確編寫崗位說明書

1、 如何正確編寫崗位說明書12課件編寫思路崗位說明書概要基于組織結(jié)構(gòu)的崗位設(shè)計如何編寫崗位使命與業(yè)績指標(biāo)如何編寫崗位職責(zé)如何編寫崗位權(quán)限如何編寫任職資格如何管理崗位說明書3第一章 崗位說明書的概要第一節(jié) 什么是崗位說明書崗位 - 組織中最小的單位崗位說明書包括：1）崗位設(shè)置目的；2）基本職責(zé)；3）組織結(jié)構(gòu)關(guān)系；4）業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)；5)工作權(quán)限；6）任職人員的知識/技能/素質(zhì)/培訓(xùn)需求；7)工作環(huán)境；8）考核標(biāo)準(zhǔn)與項目等4核心價值觀價值分配價值評價價值開發(fā)價值評估薪酬管理績效考核培訓(xùn)素質(zhì)測評價值管理組織設(shè)計工作分析崗位評估任職資格管理結(jié)構(gòu)管理5崗位說明書常見的幾個問題1）崗位說明書不規(guī)范，決策主觀化；2

2、）崗位說明書形同虛設(shè)，應(yīng)用領(lǐng)域狹窄；3）局限對現(xiàn)有崗位/現(xiàn)有人員進行設(shè)計；4）不知設(shè)計什么，不知怎樣設(shè)計；5) 崗位內(nèi)容與范圍界定不清；6 崗位說明書的核心作用基礎(chǔ)管理 結(jié)構(gòu)化管理（基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)）與動態(tài)管理（創(chuàng)新/應(yīng)變/變革/抗 風(fēng)險能力公平管理 不同緯度/客觀評估規(guī)范管理 減少隨意現(xiàn)象，職業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)=職業(yè)化道路量化管理 通過量化管理與薪酬掛鉤7崗位說明書的應(yīng)用領(lǐng)域崗位說明書任職資格管理人員培養(yǎng)薪酬匯報崗位評估職業(yè)發(fā)展績效考核崗位培訓(xùn)招聘調(diào)配8招聘配置提供明確、科學(xué)依據(jù)規(guī)定任職要求，選擇合適的人，提高人員適崗率根據(jù)職責(zé)重要性及關(guān)鍵指標(biāo)，確定權(quán)重，招聘合適人員區(qū)分關(guān)鍵職責(zé)與任職條件，允許短板=招聘權(quán)變

3、管理9培訓(xùn)與開發(fā)員工熟悉說明書內(nèi)容缺口分析職業(yè)發(fā)展通道，職業(yè)生涯規(guī)劃試用期在職能力潛在能力入口出口崗位一崗位二升提力能職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃10績效考核以KPI為核心的績效考核體系，是對企業(yè)、組織、崗位三層級考核目標(biāo)Objective薪酬制度（Payment) 績效管理（Performance) 崗位責(zé)任（Position) 目標(biāo)導(dǎo)向下的3P管理系統(tǒng)11崗位價值評估概念： 通過比較崗位對組織的貢獻大小，確定崗位之價值，以此作為企業(yè)崗位等級系列，設(shè)立企業(yè)薪酬體系。崗位目標(biāo)崗位職責(zé)結(jié)構(gòu)關(guān)系管理幅度工作權(quán)限任職資格工作強度工作環(huán)境企業(yè)貢獻責(zé)任范圍下屬管理溝通狀況任職資格解決問題難度環(huán)境條件。崗位價值模型崗

4、位說明書報酬要素輸出職等輸入崗位說明書與崗位價值評估之間的關(guān)系具體應(yīng)用指標(biāo)說明書的項目12薪酬管理薪酬結(jié)構(gòu)制定依據(jù)：崗位業(yè)績能力崗位說明書崗位業(yè)績能力崗位評估崗位等級崗位工資績效目標(biāo)任職資格績效考核人員評級績效工資能力工資薪酬結(jié)構(gòu)13崗位說明書的編寫設(shè)計概要崗位說明書的設(shè)計原則設(shè)計原則分工和協(xié)作原則源于現(xiàn)實又高于現(xiàn)實原則（具有空間感)指導(dǎo)與幫助原則目標(biāo)明確原則（工作目標(biāo)）14崗位說明書的設(shè)計目標(biāo)崗位說明書的設(shè)計目標(biāo)明確崗位邊界實現(xiàn)戰(zhàn)略傳遞提高流程效率實現(xiàn)權(quán)責(zé)對等實現(xiàn)職業(yè)化管理15崗位說明書的設(shè)計概要崗位說明書的核心內(nèi)容崗位基本信息 工作權(quán)限崗位使命與概要 工作程序崗位職責(zé) 工作范圍工作關(guān)系 工

5、作條件任職資格 工作負(fù)荷 考核項目必須內(nèi)容選擇的內(nèi)容16編寫崗位說明書的步驟工作分析的五個階段計劃設(shè)計信息收集信息分析結(jié)果表達(dá)計劃明確目的意義方法步驟確定方法限定范圍選擇職務(wù)樣本明確步驟制定實施時間表 設(shè)計問卷調(diào)查法面談法觀察法/實踐法/典型事例法工作日志法 信息收集根據(jù)設(shè)計實施然后收集統(tǒng)計 信息分析基本信息職務(wù)名稱職務(wù)編號所屬部門職務(wù)等級工作活動和工作程序工作摘要工作范圍職責(zé)范圍工作設(shè)備及工具工作流程人際交往管理狀態(tài)工作環(huán)境工作場所工作環(huán)境危險程度職業(yè)病工作時間工作環(huán)境舒適度任職資格年齡學(xué)歷經(jīng)驗性格能力生理素質(zhì)體能要求健康狀況感覺器官靈敏性綜合素質(zhì)語言表達(dá)合作能力進取心職業(yè)道德素質(zhì)交際能力合

6、作能力性格氣質(zhì)興趣結(jié)果表達(dá)編寫討論確定17崗位分析的程序運用階段描述階段分析階段計劃階段準(zhǔn)備階段調(diào)查階段操作程序反饋影響問 卷訪 談反饋修正控 制18第二章 基于組織結(jié)構(gòu)的崗位設(shè)計崗位只是組織中的最小單位，所以進行崗位設(shè)計前必須明確組織之結(jié)構(gòu)關(guān)系與設(shè)計組織結(jié)構(gòu)模式職能式 事業(yè)部式 區(qū)域式 矩陣式*在進行組織結(jié)構(gòu)設(shè)計時必須考慮其功效而使用形式：扁平式、直線式、業(yè)務(wù)流程式完整的組織設(shè)計包括：組織結(jié)構(gòu)設(shè)計 工作分析與設(shè)計業(yè)務(wù)與流程設(shè)計 管理制度設(shè)計19 組織結(jié)構(gòu)設(shè)計的原則組織結(jié)構(gòu)設(shè)計的原則目標(biāo)至上，職能領(lǐng)先原則權(quán)責(zé)對等原則管理幅度原則執(zhí)行與監(jiān)督部門分設(shè)原則組織有自我膨脹規(guī)律 崗位目標(biāo)與部門之間關(guān)系

7、定期分析職能與職責(zé)，通過目標(biāo)、職能檢測組織結(jié)構(gòu)的合理性 20組織結(jié)構(gòu)設(shè)計成果組織結(jié)構(gòu)報告關(guān)系組織二級結(jié)構(gòu)部門與崗位分工層級關(guān)系溝通網(wǎng)絡(luò)放大效應(yīng)（1+12）21部門職能設(shè)計 組織結(jié)構(gòu) 部門職能部門職能說明包括：部門基本信息、部門使命、目標(biāo)、組織中結(jié)構(gòu)關(guān)系、部門職責(zé)、關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)、內(nèi)部崗位結(jié)構(gòu)圖、部門崗位、編制人數(shù)等組織結(jié)構(gòu)與部門職能的設(shè)計關(guān)系22組織二級結(jié)構(gòu)設(shè)計組織的二級結(jié)構(gòu)：部門內(nèi)的二級結(jié)構(gòu)，即崗位系列最少崗位數(shù)原則因事設(shè)崗原則系統(tǒng)化原則規(guī)范化原則組織結(jié)構(gòu)部門崗位設(shè)計原則23什么是崗位基本信息崗位基本信息崗位名稱崗位在部門位置 崗位等級崗位編號崗位類型薪酬等級崗位編制狀態(tài)*崗位名

8、稱應(yīng)：統(tǒng)一、清晰、簡潔、規(guī)范、通用24崗位基本信息的編寫原則（一）崗位名稱：限定詞語+名詞崗位等級：評估后直接等級：如21級或A-5等崗位編號：規(guī)則有四 規(guī)則一：部門代號+順序號 規(guī)則二：部門代號+崗位類別+順序號 規(guī)則三：崗位族+崗位族分項+順序號 規(guī)則四：部門代號+崗位類型+崗位類別+順序號HRMHRM001+順序號崗位類別崗位類型部門代號25崗位基本信息的編寫原則（二）所在部門直接上級部門（上司)工作地點制定者、審核者崗位類型崗位關(guān)系崗位編制崗位下屬薪酬等級生效日期版本26第三章如何編寫崗位使命與業(yè)績指標(biāo)每一個崗位的使命決定了它為完成組織整體戰(zhàn)略、目標(biāo)承擔(dān)著直接或間接的功能使命決定了每個

9、崗位大的工作界限、范圍，建立相應(yīng)的職責(zé)崗位業(yè)績目標(biāo)=職責(zé)目標(biāo)與組織戰(zhàn)略目標(biāo)的分解崗位職責(zé)必須具有績效標(biāo)準(zhǔn)確定業(yè)績績效指標(biāo)分類（KPI、CPI）與考核頻度*綜合：崗位是有目的（使命）、有標(biāo)準(zhǔn)（職責(zé)）、有結(jié)果（目標(biāo)）；對崗位控制與管理從前述之方面進行；同時需制定相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)、制度、規(guī)范、法規(guī)等工作依據(jù)以配合職責(zé)開展工作。27基于目的與結(jié)果的崗位管理崗位崗位崗位崗位崗位使命轉(zhuǎn)化為戰(zhàn)略職責(zé)履行、業(yè)績實現(xiàn)投入資源（人、財、物等）組織.崗位與組織的關(guān)聯(lián)圖28 基于目的與結(jié)果的崗位管理圖職責(zé)目標(biāo)戰(zhàn)略崗位使命KPI崗位崗位KPI企業(yè)KPI非KPI崗位部門KPI職 責(zé)崗 位崗位1崗位2崗位3崗位 B 崗位A結(jié)

10、構(gòu)優(yōu)化職責(zé)完善29 崗位使命崗位使命：就是預(yù)期的責(zé)任和最高追求目標(biāo)組織戰(zhàn)略崗位使命1崗位使命2崗位使命3崗位使命N組織戰(zhàn)略與崗位使命體系30職責(zé)目標(biāo)崗位職責(zé)：主要指崗位通過一系列什么樣的活動來實現(xiàn)組織的目標(biāo)，并取得什么樣的工作成果；即應(yīng)付責(zé)任=活動+結(jié)果以成果為導(dǎo)向，可以使任職者更明確的完成任務(wù)；職責(zé)的履行有績效目標(biāo)為牽引，才能執(zhí)行的更好，才能檢查是否執(zhí)行的更好31編寫崗位使命必須回答的幾個問題該崗位為組織整體目標(biāo)的完成承擔(dān)了什么？即組織整體目標(biāo)的那一部分與該崗位高度相關(guān)？該崗位如何對這部分組織目標(biāo)做出貢獻？即改崗位對組織獨一無二的貢獻是什么？不設(shè)這個崗位真的不行嗎？如果該崗位不存在，組織目標(biāo)

11、的實現(xiàn)將會發(fā)生什么問題？為什么需要該崗位？32關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)（KPI=Key Performance Indicator）普通業(yè)績指標(biāo)（CPI=Common Performance Indicator）33崗位關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)的提煉第一步：確定每項職責(zé)的績效目標(biāo)，即履行每 條職責(zé)的期望績效；第二步：企業(yè)級KPI經(jīng)過層層分解，分解到部門；根據(jù)部門KPI，依據(jù)崗位職責(zé)與職責(zé)目標(biāo)、職責(zé)的重要程度，確定崗位KPI；第三步：根據(jù)崗位KPI，檢查與完善崗位職責(zé)等，優(yōu)化組織二級結(jié)構(gòu)與組織結(jié)構(gòu)34基層員工的崗位績效指標(biāo)來源于兩個方面來源于崗位應(yīng)負(fù)責(zé)任；體現(xiàn)對部門管理的貢獻，是完成部門工作的一個環(huán)節(jié)所應(yīng)做

12、的輔助工作來源于由戰(zhàn)略層層分解的部門目標(biāo)，體現(xiàn)對企業(yè)的業(yè)績貢獻；一個崗位關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)不宜過多，應(yīng)堅持少而精原則，一般以46個為宜！35第四章 如何編寫崗位職責(zé)保證“物物有人管，事事有人問”企業(yè)失去秩序的種種現(xiàn)象觀 一、職責(zé)的作用 職責(zé)會為企業(yè)帶來秩序，使組織變得和諧 職責(zé)具有約束與激勵的作用二、職責(zé)不清導(dǎo)致的現(xiàn)象 搭便車效應(yīng)（濫竽充數(shù)） 無法確定績效要求 問題不能根治，反復(fù)出現(xiàn) 三、職責(zé)缺失的現(xiàn)象 四、職責(zé)越位或不到位 五、只有主要職責(zé)，缺少協(xié)作職責(zé) 36如何編寫崗位職責(zé)崗位職責(zé)是崗位說明書的核心部分；其設(shè)計與編寫有2種方法：基于職能的（縱向）職責(zé)分解；基于流程的（橫向）職責(zé)分解崗位職責(zé)上級職

13、責(zé)下級職責(zé)崗位職責(zé)交叉或交接部分獨立職責(zé)職能縱向分 解職能橫向分解37不同管理層職責(zé)側(cè)重分布中高層管理崗位：側(cè)重于組織、計劃、控制；偏重于概念、溝通、人際技能；著眼于組織整體的長期戰(zhàn)略規(guī)劃；基層管理崗位：側(cè)重于執(zhí)行、領(lǐng)導(dǎo)；偏重于任職人員的技術(shù)技能；主要是履行短期、局部性的作業(yè)計劃；控制領(lǐng)導(dǎo)計劃組織基層中層高層38基于職能的職責(zé)編寫（一）一、矩陣式職能分解方式-崗位職責(zé)的閉環(huán)管理部門職能組織計劃執(zhí)行協(xié)助配合審核審批分析改進崗位2崗位5崗位1崗位3崗位4崗位N運用職能矩陣分解圖計劃組織領(lǐng)導(dǎo)控制崗位職責(zé)崗位職責(zé)崗位職責(zé)崗位職責(zé)39基于職能的職責(zé)編寫（二）二、權(quán)限式職能分解方式-權(quán)責(zé)清晰的管理 依據(jù)：

14、職責(zé)履行程序 編制：職責(zé)領(lǐng)域與具體職責(zé)描述、對等的工作權(quán)限等 步驟：確定職責(zé)范圍 崗位職責(zé)細(xì)分 職責(zé)按重要程度排序 職責(zé)按權(quán)限分解40基于流程的職責(zé)分解主要確立：流程的各個環(huán)節(jié)中，涉及哪些部門？需要什么崗位？崗位的職責(zé)？權(quán)限？。對流程管理控制的兩個重要因素：上下環(huán)節(jié)之間的關(guān)聯(lián)職責(zé)、關(guān)聯(lián)權(quán)限流程圖責(zé)任者資源或依據(jù)權(quán)限設(shè)置關(guān)聯(lián)職責(zé)41職責(zé)編寫規(guī)范格式： 動詞（如何做）+名次（對象/范圍）+目標(biāo) 例：選拔、任用合格員工，保障公司人力資源供給。 工作依據(jù)+動詞+名詞+目標(biāo) 例：根據(jù)HR規(guī)劃，組織進行定崗定編與招聘工作，滿足公司人力需求。避免使用不確定、模糊的詞 語句表達(dá)注意避免引起歧義或雙關(guān)不同使用者

15、對崗位職責(zé)表述，能產(chǎn)生相同理解42第五章 如何編寫崗位權(quán)限崗位權(quán)限： 指根據(jù)給該崗位的工作目標(biāo)與工作職責(zé)，組織賦予該崗位的決策范圍、層級與控制力度。其權(quán)限是保證職責(zé)完成與職責(zé)范圍的界定；最關(guān)鍵是權(quán)責(zé)對等。43崗位權(quán)限的設(shè)計崗位職責(zé)與組織權(quán)限組織權(quán)限組織財務(wù)權(quán)限組織人事權(quán)限組織經(jīng)營權(quán)限A崗位重要權(quán)限B崗位重要權(quán)限擬制審核審批執(zhí)行A崗位普通權(quán)限B崗位普通權(quán)限A崗位職責(zé)B崗位職責(zé)權(quán)限決策范圍44崗位權(quán)限設(shè)計步驟步驟1：重要的組織管理權(quán)限設(shè)計 按權(quán)限種類，分類別授權(quán)； 按決策范圍，分程度授權(quán)步驟2：基于職責(zé)的崗位權(quán)限設(shè)計 崗位主要權(quán)限-組織權(quán)限分派 崗位次要權(quán)限-基于職責(zé)的普通權(quán)限 職責(zé)的權(quán)限決策范圍

16、45權(quán)限的分布與設(shè)計一、按管理層次，分級授權(quán)二、按流程環(huán)節(jié)，分工授權(quán)三、按部門性質(zhì)，分工授權(quán) 直線部門：直線權(quán) 職能參謀部門：參謀權(quán)（建議權(quán)、強制協(xié)商權(quán)、 共同決定權(quán)、職能權(quán)限）46第六章 如何編寫任職資格步驟進行崗位分類 確定任職資格結(jié)構(gòu) 編寫能力素質(zhì)模型 47崗位分類崗位分類職層職級職類職種縱向橫向48確定任職資格結(jié)構(gòu)任職資格內(nèi)容：顯性任職資格與隱性任職資格決定個人績效的關(guān)鍵所在（推動力）（自我形象）知識經(jīng)驗技能素質(zhì)動機態(tài)度、價值觀職業(yè)素養(yǎng)49能力素質(zhì)模型-任職資格的核心內(nèi)容如何編寫崗位能力素質(zhì)要求團隊精神4；服務(wù)意識；責(zé)任感2；廉潔4；能力素質(zhì)模型知識技能財務(wù)投資系列技術(shù)研發(fā)系列生產(chǎn)制造

17、系列行政管理系列市場營銷系列崗位1的能力素質(zhì)模型職業(yè)素養(yǎng)技能知識崗位素質(zhì)要求理解3；計劃3；領(lǐng)導(dǎo)3；溝通4；協(xié)調(diào)4；基本知識3；公司知識4；人力資源知識4；戰(zhàn)略知識3；財務(wù)知識2；法律知識2；PC與信息系統(tǒng)知識2；營銷知識2；質(zhì)量管理知識2；環(huán)境管理知識2；經(jīng)驗4職業(yè)素養(yǎng)崗位2的能力素質(zhì)模型崗位3的能力素質(zhì)模型崗位4的能力素質(zhì)模型崗位5的能力素質(zhì)模型崗位N的能力素質(zhì)模型50企業(yè)能力素質(zhì)模型能力素質(zhì)的分級定義和解釋能力素質(zhì)模型的具體內(nèi)容分級定義及解釋知識：一個優(yōu)秀的員工，至少掌握以下知識：基本知識；公司知識；人力資源知識；生產(chǎn)知識；財務(wù)知識；法律知識；PC與信息系統(tǒng)知識；營銷知識；質(zhì)量管理知識；

18、環(huán)境管理知識；專業(yè)外語知識技能：一個優(yōu)秀員工，至少包括以下七個方面的技能：計劃、領(lǐng)導(dǎo)、溝通、創(chuàng)新、理解、決策、經(jīng)驗職業(yè)素養(yǎng)：一個優(yōu)秀的員工，至少包括以下五個方面的職業(yè)素養(yǎng)：團隊精神、責(zé)任感、服務(wù)意識、進取心、廉潔了解一般的概念熟悉基本原理與方法熟練掌握并運用精通并熟練運用51各素質(zhì)項目之分極定義與解釋例子計劃能力的分級定義與解釋計劃能力：設(shè)計自己及他人有效地完成某一個任務(wù)，合理配置各項資源的能力級別定義1級能合理安排本職工作，有問題及時反饋2級能夠合理制定領(lǐng)域內(nèi)一個方面的工作計劃3級能夠有效地制定一個或幾個領(lǐng)域內(nèi)的工作計劃，預(yù)先分配時間及其他資源4級能夠全面地制定工作計劃，預(yù)測準(zhǔn)確，能夠?qū)τ媱潏?zhí)行進行深入分析并及時進行調(diào)整其他諸如：職業(yè)素養(yǎng)、團隊精神、溝通。52第七章 如何管理崗位說明書崗位說明書的管理角度應(yīng)用角度管理：強調(diào)動態(tài)管理規(guī)范化角度管理：強化制度管理培養(yǎng)職業(yè)化員工的方針：強化職業(yè)素養(yǎng)53崗位說明書的動態(tài)管理動態(tài)評審（機制）動態(tài)管理（方式） 崗位管理 職責(zé)管理 績效結(jié)果應(yīng)用 工作再設(shè)計 任職資格崗位說明書崗位管理 職責(zé)管理績效效果應(yīng)用工作再設(shè)計任職資格動態(tài)評審動態(tài)管理崗位說明書的動態(tài)管理與評審54實現(xiàn)崗位說明書的制度管理崗位管理制度體系崗位說明書崗位系列職責(zé)系列任職資