對設計單位檔案信息化建設與工程檔案管理的探討

1、對設計單位檔案信息化建立與工程檔案管理的討論對設計單位檔案信息化建立與工程檔案管理的討論所謂檔案信息化，就是將室藏檔案作為根本根據(jù)，在不改變檔案原來信息內(nèi)容的原那么下，對檔案的存在形式做一改變，即用信息手段對檔案進展規(guī)整，同時又保證檔案本身的完好性與統(tǒng)一性，使檔案信息社會化、自動化，實現(xiàn)檔案資源共享。檔案信息化建立是指利用高新技術手段，將傳統(tǒng)介質文件紙質文件、聲音本文由論文聯(lián)盟.Ll.搜集整理文件、視頻文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序構造的檔案信息庫。工程檔案管理是檔案的搜集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、編研提供利用等活動的通稱；是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。在工程工

2、程中如何加強工程檔案信息化建立是做好檔案管理工作的關鍵，也是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路。筆者結合自身的工作經(jīng)歷，現(xiàn)對檔案信息化、檔案信息化建立及工程檔案管理提出幾點體會。1在檔案信息化過程中應遵守以下原那么1.1標準性原那么檔案信息化建立需要制定完好統(tǒng)一的標準和標準，這是進步工作質量和效率的關鍵。在進展館室藏檔案信息化的過程中，有兩種形式：一方面是指將館室藏的檔案經(jīng)過利用現(xiàn)代各種輸入設備技術輸入到計算機中，形成數(shù)字化信息；另一方面是指館室中可以直接承受電子類型的文件。這兩種形式，都要遵照標準性原那么進展，因此，要制定相應的標準和標準，促進數(shù)字化檔案的良性開展，保證數(shù)字化檔案的標準化和標準化

3、。1.2平安性原那么隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化建立的不斷深化，網(wǎng)絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網(wǎng)絡平安技術的研究與開發(fā)，采取有力的平安策略，充分保證檔案信息的平安性。1.3效益性原那么由于檔案信息數(shù)字化建立是一項宏大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財力，因此必需要遵守效益性原那么，要根?jù)自身的才能、館室藏根底，分析用戶需求，研究館室藏體系還要考慮館室藏檔案的利用率。2促進檔案信息化建立的幾點建議2.1調整檔案管理人員的知識構造，進步員工素質為了適應檔案信息化建立的需要，檔案人員首先要具備一定的科學文化根底知識，還應具備扎實的檔案學理論知識，以解決檔案信息庫建立中出

4、現(xiàn)的新問題、新情況。還要有一些自然科學、社會科學及邊緣科學的專業(yè)知識。一方面，檔案信息是一種載體，檔案工作者要發(fā)揮檔案信息的社會效益，就要熟悉檔案的內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的知識；另一方面，檔案工作者在對檔案進展搜集、整理及管理的過程中，始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各項工作。假設檔案人員不熟悉專業(yè)知識，在日常的管理工作中就無法完成自己的本職工作。2.2進步檔案信息化程度技術對于工作人員裝備計算機、效勞器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應用或完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進展培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作；檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸

5、入是目錄中心的根底性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，施行紙質檔案和數(shù)字檔案雙套制工作形式，防止重復勞動，不但能節(jié)約人力和財力，也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程；對上網(wǎng)信息進展密級界定。2.3進步檔案信息管理程度加快檔案信息化根底設施建立。建立數(shù)字化檔案館，繼續(xù)推進運用計算機管理檔案，進步檔案館計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步進步檔案信息化程度；加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建立。要充分運用計算機技術，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建立，進步檔案檢索利用效勞質量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄；加強電子檔案歸檔管理。研究電子檔案

6、接收、保管、利用的技術方法，制定電子檔案管理方法。最后實現(xiàn)檔案信息處理計算機化，信息存儲數(shù)字化，信息采集實時化，信息效勞網(wǎng)絡化。3推行檔案信息化管理，確立工程檔案開展的新方向工程建立的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。為完善工程檔案的建立，提出以下幾點建議。1加強工程檔案信息化建立，選用適宜企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度和標準體系，為檔案信息化建立奠定有利基矗檔案信息化建立必需要在統(tǒng)一規(guī)劃的根底上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，統(tǒng)一的軟件程序，統(tǒng)一的技術標準，統(tǒng)一的工作規(guī)程，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，進步工程信

7、息交換及共享程度，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。2加強協(xié)作，確保建立順利。檔案信息化建立在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。在工作中只有堅持協(xié)作的原那么，加強與各個部門的溝通、協(xié)調與配合，主動爭取各級指導的支持和各部門的配合，才能保證這項工作在各階段的順利施行。3檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的理解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。4加強檔案信息平安保障體系建立。在加強檔案信息化建立的同時，應把檔案信息平安放在突出位置，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的平安、可靠，防止檔案信息失密、泄密和喪失?？傊?，隨著科技的進步，信息化已不可防止地進入了檔案管理的領域，因此，新形勢下檔案信息化建立成為歷史開展的必然趨勢。檔案管理工作是一門深奧的學問，做好檔