《辦公室工作手冊》word版

1、上海工程技術(shù)大學研究生會辦公室工作手冊上海工程技術(shù)大學研究生會辦公室（制）2013年12月29日一 概況1.1 部門簡介上海工程技術(shù)大學第五屆研究生會辦公室是由第四屆秘書部改名而來，成立于2013年9月。辦公室作為研究生會的中樞職能部門，其責任上傳下達，統(tǒng)籌調(diào)度，協(xié)助主席團處理研究生會的日常事務，協(xié)調(diào)并配合各部門開展工作；制訂研究生會規(guī)章制度并起草相關(guān)文件；編輯各部門工作情況簡報，定期向主席團匯報；負責研究生學院會務安排，學生干部培訓、考核，財務、檔案管理等工作。1.2 部門職能1.2 .1負責傳達團委和研究生會主席團的決議。1.2 .2協(xié)助主席團完善工作制度建設(shè)及部門建設(shè)。1.2 .3協(xié)調(diào)、

2、配合各部門的關(guān)系和工作。1.2 .4協(xié)助主席團和各部等籌備規(guī)模較大的會議安排會議場地及各種必需施，通知開會人員并組織簽到，分發(fā)會議材料，負責各項會議記錄。1.2 .5負責研會干部的考核和管理，起草、制定學生會有關(guān)文件，學生會文件和通知的發(fā)放。1.2 .6整理、保管學生會工作檔案，對學生會日?；顒舆M行記錄并整理歸檔，負責保管活動經(jīng)費、文件、會議記錄等。1.2 .7負責研會辦公用品采購、保管和分配使用，定期整理辦公室各部門物品使用情況。1.2 .8定期向研會主席匯報有關(guān)工作，及時向各部門傳達主席團的有關(guān)工作部署。1.2 .9在研會管理決策過程中，發(fā)揮著咨詢、建議，參謀的作用，促進學生會各項工作的順

3、利開展。1.2 .10完成主席團交辦的其他工作。1.3 部門設(shè)置 部門內(nèi)部具體分為文案組、組織組、內(nèi)務組等三個部門，按照部門人數(shù)及自愿原則進行分組。1.3 各小組職責 文案組 材料整理；各種會議、通知模板；其他部門提交的活動策劃審核；推進表的匯總、提交；部門交代的其他工作。 組織組 各種文件、制度的起草； 活動監(jiān)督； 部門交代的其他工作。 內(nèi)務組 各部門材料分類整理； 固定資產(chǎn)清點、申請購買； 衛(wèi)生、考勤等工作的安排； 部門交代的其他工作； = 5 * GB3 辦公室相關(guān)材料使用和辦公室使用情況。注：詳細資料見附表。二 部門規(guī)章為提高校研究生會辦公室工作效率以及配合各部門工作，現(xiàn)制定本制度，望

4、本部成員嚴格遵守。2.1 認真貫徹學習上級部門的領(lǐng)導精神，服從工作安排，協(xié)助主席團開展工作，協(xié)調(diào)各部的關(guān)系和工作。2.2 細致了解本部本職工作，認真落實、完成各項任務。2.3 時刻關(guān)注研究生會特別是辦公室的工作動態(tài)，做好及時的計劃安排。2.4 采取例會制度，每單（或雙）周召開一次例會，在例會中，總結(jié)前兩周的工作，相互交流工作經(jīng)驗，并討論、布置近期的工作計劃或總結(jié)，傳達校院的有關(guān)精神；如有特殊情況，可召開本部的緊急會議討論相關(guān)事宜。2.5 部內(nèi)議事采取公平、公正、民主的原則，即部內(nèi)成員對工作事務可各抒己見，遇到意見不一致時，采取少數(shù)服從多數(shù)原則，正確意見統(tǒng)一后，各成員務必服從并認真貫徹實行。2.

5、6 本部成員對待工作要積極熱情、認真負責，在保證工作質(zhì)量的前提下按時完成工作計劃和工作總結(jié)。2.7 日常工作中需密切跟主席團和輔導員多聯(lián)系溝通，并借鑒其他院系辦公室的管理經(jīng)驗，取長補短，以便更好的工作。2.8 完善本部的建設(shè)工作，公正、公平地招收得力干事，定期進行部內(nèi)培訓，選拔優(yōu)秀接班人。三 制度建設(shè)3.1 例會制度例會是研究生會工作組織和自我管理的一項重要內(nèi)容。通過會議可以及時的制定安排和總結(jié)工作，并及時發(fā)現(xiàn)和解決工作中存在的問題和不足，及時傳達學校學院的工作安排和有關(guān)通知精神。 會議安排 辦公室兩周召開一次例會。部門負責人傳達常委會會議精神，匯報本部門一周工作情況，就部門工作中出現(xiàn)的問題做

6、相應的討論和總結(jié)，并做下階段工作部署。 各小組組長匯報本小組一周的工作情況，提出工作中出現(xiàn)的問題，部門成員討論解決；臨時性的工作部署。 會議通知及簽到部門負責人決定開會時間地點，通知各小組組長，由小組組長通知本組組員；由考勤人員或會議記錄人員簽到，并備份，以便考核使用。 會議進行與會人員應該嚴肅認真，不得大聲喧嘩及談論與會議無關(guān)的內(nèi)容；不得翻閱與會議無關(guān)的書籍、報紙，不得做與會議無關(guān)的內(nèi)容；各項會議由專人負責會議記錄。 職責要求提前五分鐘到會，不遲到、不早退、不曠會；請假必須得到批準，不得由他人代請；按會議通知內(nèi)容的要求，積極準備，會上踴躍發(fā)言，縮短會議時間，提高會議效率；出席會議時全體到會成

7、員必須自帶筆記本和筆，并做好會議記錄（會議記錄人員應固定為某人）。 請假制度確有原因不能參加會議者，應在會前做出書面請假，不得會后請假或口頭請假，否則視為無故缺席。各項會議的請假條部門負責人簽字后方可生效，并交至考勤人員存檔。每學期累計無故缺席會議兩次以上者，責其部門負責人約其談話，談話后仍屢教不改者，則報請主席團勒令退出研究生會。3.2 資產(chǎn)管理 由內(nèi)務組負責此項工作； 定期清點部門的資產(chǎn)，并作出增減記錄； 按照部門需要添加資產(chǎn)時，需填寫申請表，由部門負責人簽字后提交至團委； 其他部門借用需填寫借用表，由部門負責人簽字后方可借出。3.3 檔案管理 關(guān)于研究生會每學期工作計劃、總結(jié)的管理方法研

8、究生會各部門每學期做一份完整的學期工作計劃和工作總結(jié)，內(nèi)務組統(tǒng)一歸檔管理。 關(guān)于研究生會舉辦活動的計劃、總結(jié)及相關(guān)資料、表格的管理方法研究生會各部門于舉辦活動結(jié)束后一周內(nèi)提交活動相關(guān)資料，包括計劃書、活動總結(jié)、協(xié)議、宣傳資料、照片、有關(guān)表格等，內(nèi)務組統(tǒng)一進行歸檔管理。 關(guān)于研究生會人事檔案的管理方法每學年初，根據(jù)招新時所填報名表，在新干事試用期滿合格后，研究生會各部門將確定人員名單，建立人事檔案，辦公室歸檔管理，如有人事變動，應及更新。 關(guān)于研究生會考勤檔案的管理方法由指定部門對研究生會各項活動及各部門例會進行考勤，內(nèi)務組及時匯總并歸檔。 關(guān)于研究生會正式文件的管理方法研究生會發(fā)文、計劃、總結(jié)

9、等正式文件，經(jīng)主席審批后使用專用文件紙印發(fā)，由內(nèi)務組歸檔管理。 關(guān)于研究生會歷史檔案的建立及管理方法研究生會各部門活動的工作計劃、總結(jié)及相關(guān)資料（包括協(xié)議、宣傳資料、照片、有關(guān)表格等），研究生會日常具有傳承性的工作文件，研究生會簽發(fā)文件等文件，在研究生會每年換屆后形成歷史文件，歷史文件由內(nèi)務組歸檔管理。四 考核制度為了加強研究生會干部的管理，提高研究生會干部、干事素質(zhì)，真正做到獎罰分明，特制定本考核制度。 4.1 制度要求 本考核制度實行積分量化，每人每學期的基礎(chǔ)分為10分，按本制度規(guī)定，根據(jù)各人工作情況進行扣分或加分。 考核對象：辦公室所有成員。 本考核結(jié)果將作為對研究生會干部任免、獎罰的重

10、要依據(jù)。一學期考核成績在8分以上的為優(yōu)秀研究生會干部干事，6分以上的為合格，4分的將降級并留會察看使用，根據(jù)其表現(xiàn)決定其去留。4.2 獎勵制度 研究生獎學金評選部門負責人可加0.2分（最高分）。校研會副部長可加0.15分（最高分）。校研會干事（任期一年及以上）子可加0.1分（最高分）。 研究生會每年舉行三次評優(yōu)考核五月份評選“優(yōu)秀團員”。九月份評選“優(yōu)秀學生、優(yōu)秀干部”。十二月份評選“優(yōu)秀干事”。注：以上評優(yōu)針對所有研究生會成員，凡獲得獎勵后工作不積極主動者將對其獎勵予以追回，撤銷其檔案記錄。 各個部門干事有以下情況者給予加分： 向上級積極提出合理意見和建議并且被采納的每次加25分。 做出突出

11、貢獻或為學校贏得榮譽者每次加25分。4.3 懲罰制度本部門的部長領(lǐng)導本部門的工作，對本部門的工作負第一領(lǐng)導責任，本部門的工作情況是考核部長的重要條件。 本部門工作出色：加510分。本部門工作不起色扣510分。 本部門副部長和干事認為本部門工作不佳，經(jīng)過主席團的調(diào)查屬實的扣25分。 其他部門部長認為部長工作不佳或本部門工作不佳，經(jīng)主席團調(diào)查屬實的扣25分。 未經(jīng)分管主席同意批準擅自開展工作、擅自挪用研會物資視影響大小扣24分。 本部門的副部長協(xié)助部長領(lǐng)導本部門的工作，對本部門的工作承擔一定領(lǐng)導責任，本部門的工作情況是考核副部長的重要條件。 本部門工作出色：加24分；本部門工作不起色：扣35分。

12、未經(jīng)部長批準擅自開展工作視影響大小扣24分。 本部門干事有以下情況者給予扣分： 每學期初辦公室根據(jù)校研會工作重點和本部門工作要求，制定出本部工作計劃，重要內(nèi)容突出，期末寫出工作總結(jié)。 a.寫標準計劃或總結(jié)的每缺一份，部長扣3分，副部長扣2分，文員扣12分。 b.工作計劃或工作總結(jié)不夠認真的，部長扣3分，副部長扣2分，文員扣12分。 c.工作計劃或工作總結(jié)遲交的按情況，部長扣3分，副部長扣2分，文員扣12分。 認真參加團委、研究生會等組織召開的會議或活動，不遲到、不早退、不無故缺席。積極發(fā)表意見和建議，主動交流工作經(jīng)驗和體會。做好會議記錄，認真貫徹好會議精神。 a.缺席一次扣2分。 b.會議精神

13、未傳達到位或未組織落實的每次部長扣3分。 c.遲到、早退一次各扣1分。 本部門干部、干事有損于研究生會干部、干事形象的視情節(jié)輕重扣24分。 本部門開展大型活動或重大決定時未與部長匯報的扣4分。 開展工作搞自由主義、個人主義或不服從上級工作安排的扣35分。 大型活動布置會場參與情況： a.無故不參加者扣4分。 b.遲到且表現(xiàn)不好者扣24分。 c.遲到但表現(xiàn)良好者扣1分。 附表1物品類序列號名 稱數(shù) 量備 注1桌子42椅子173臺式電腦1插有USB網(wǎng)卡4打印機15柜子36文件夾置物架27垃圾筐18掃帚、簸箕19垃圾袋410插線板1附表2文具類序列號名 稱數(shù) 量備 注1膠帶12票夾若干3訂書機2配訂

14、書釘5盒4A4紙3紅白綠三色5證件卡若干6號碼牌若干7圓珠筆若干菁英教育型號8上海工程技術(shù)大學拎袋389共青團上海工程技術(shù)大學拎袋610榮譽證書外殼11附表3檔案資料類序列號名 稱數(shù) 量備 注1研究生會公章12部門資料文件夾83檔案袋74研代會資料1放于拎袋中5辯論賽資料1放于拎袋中6值班簽到本17稷下論文集若干8嘉賓提名簿3附表4師活A204辦公室申請表編號：申請部門申請人會議日期起止時間至會議名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話主要內(nèi)容備 注說明：1、請尊敬的主席團成員、各部門部長至少提前一天聯(lián)系辦公室內(nèi)務組劉風芝預約辦公室。2、對辦公室的使用有特殊要求的請與辦公室內(nèi)務組聯(lián)系。各部門應遵守辦公室使用的相關(guān)制度和注意事項。 附表5辦公室物資借用表 編號：借用部門聯(lián)系人借用時間聯(lián)系方式歸還時間抵押物品借用物品及數(shù)量序號物品名稱物品數(shù)量借用原因歸還情況歸還時間耗損情況準時無耗損有耗損輕微一般嚴重延時/天數(shù)量情況經(jīng)手人簽字：注：1、歸還時間為借用部門承諾