印章管理制度(共13頁)

1、第 PAGE 14 頁 共 NUMPAGES 14 頁印章(ynzhng)管理規(guī)定(gudng)為了(wi le)保證福建寶利特集團(tuán)有限公司（以下簡稱集團(tuán)）及下屬各子公司（以下簡稱子公司)印章刻制、保管以及使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，依據(jù)集團(tuán)規(guī)范運(yùn)營、防范風(fēng)險(xiǎn)的管理規(guī)定，有效地維護(hù)公司利益，特制定本管理規(guī)定。本管理規(guī)定所指印章包括集團(tuán)及子公司公章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、采購合同專用章、銷售合同專用章、人力資源部專用章、品管專用章、報(bào)關(guān)專用章等具有法律效力的印章。本管理規(guī)定適用于公司公文、信函、授權(quán)委托書、證件、證書、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及對外簽署的合同、協(xié)議及其他須用印章的文

2、本等。印章授權(quán)管理和使用部門：（一）集團(tuán)及各子公司各類印章（含電子章）由集團(tuán)法定代表人授權(quán)向相關(guān)部門核發(fā)或核銷。（二）集團(tuán)及子公司各類印章（含電子章）由各公司最高管理者授權(quán)相關(guān)部門管理和使用。（三）各類印章（含電子章）授權(quán)以下部門分別管理和使用：1、集團(tuán)及子公司法定代表人印章由集團(tuán)法定代表人或其授權(quán)指定的代理人負(fù)責(zé)管理和使用；2、集團(tuán)公章及其電子章由集團(tuán)行政部主管負(fù)責(zé)管理和使用，電子章僅限于集團(tuán)建設(shè)工程報(bào)建使用，各子公司公章由總經(jīng)理負(fù)責(zé)管理和使用；3、集團(tuán)及子公司財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心主管或其授權(quán)指定的代理人負(fù)責(zé)管理和使用；4、集團(tuán)及子公司采購合同專用章及其電子章由采購管理中

3、心主管負(fù)責(zé)管理和使用；5、集團(tuán)及子公司銷售合同專用章及其電子章由各公司銷售部主管負(fù)責(zé)管理和使用；6、集團(tuán)人力資源部專用章由人力資源管理中心主管負(fù)責(zé)管理和使用；7、集團(tuán)及子公司品管專用章由各公司品管部主管負(fù)責(zé)管理和使用；8、集團(tuán)及子公司報(bào)關(guān)專用章由責(zé)任報(bào)關(guān)員負(fù)責(zé)管理和使用；9、上述電子章僅限于規(guī)定的范圍內(nèi)使用，未規(guī)定使用電子章的，一律禁止使用電子章；10、凡因工作需要并符合本條規(guī)定配置印章或更換印章的部門應(yīng)在在公司請購系統(tǒng)中提交請購單，注明用途、規(guī)格要求等，經(jīng)總裁審批通過，方可配置或更換印章；11、印章(ynzhng)刻制由集團(tuán)(jtun)行政部負(fù)責(zé)(fz)，經(jīng)公安機(jī)關(guān)核準(zhǔn)，到指定的單位刻制；印

4、章的規(guī)格、樣式由集團(tuán)行政部按有關(guān)規(guī)定辦理。12、印章刻制或作廢的相關(guān)批文和文件資料，由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)整理匯總，及時(shí)送交集團(tuán)檔案處存檔。13、電子章制作、維護(hù)及作廢由網(wǎng)絡(luò)信息部負(fù)責(zé)，印章專管人員提交申請，經(jīng)集團(tuán)法定代表人審批后，方可制作或作廢。印章的管理（一）公司的所有印章，均由集團(tuán)檔案處負(fù)責(zé)登記、留樣并確定印章保管及使用責(zé)任人（以下簡稱為印章專管人員）。印章啟用時(shí)由集團(tuán)行政部下發(fā)關(guān)于公司啟用有關(guān)_專用章的通知（詳見本管理規(guī)定附件一），注明啟用日期、發(fā)放單位/部門和使用范圍和啟用印模。（二）集團(tuán)檔案處向印章專管人員移交印章時(shí)，應(yīng)填寫公司印章留樣備案表（詳見本管理規(guī)定附件二）。（三）由于印章磨損而

5、更換領(lǐng)用印章，仍需在集團(tuán)檔案處登記、留樣。 （四）因公司名稱變動(dòng)、部門撤銷或重組、印章使用損壞等情形的，原部門有關(guān)印章應(yīng)由印章專管人員及時(shí)交回集團(tuán)檔案處，由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)聲明作廢。（五）嚴(yán)禁印章專管人員將印章轉(zhuǎn)借他人。（六）印章丟失或被盜時(shí)，印章專管人員應(yīng)立即以書面形式告知集團(tuán)行政部，集團(tuán)行政部主管應(yīng)及時(shí)采取相關(guān)補(bǔ)救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對責(zé)任人進(jìn)行處罰等。（七）公司決定需要停用印章或電子章的，由董事長簽字同意后由集團(tuán)行政部下發(fā)關(guān)于公司停用有關(guān)_專用章的通知（詳見本管理規(guī)定附件三）將停用原因、時(shí)間通知公司各有關(guān)部門，并收回停用的印章切角封存或銷毀。（八）各部門不得擅自刻

6、制印章或制作電子章，違反本項(xiàng)規(guī)定者屬于嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度，給予無條件除名處理，因此造成的全部經(jīng)濟(jì)損失由當(dāng)事人向公司承擔(dān)全額賠償責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的追求其法律責(zé)任。印章專管人員的職責(zé)公司所有印章專管人員應(yīng)遵守本條以下規(guī)定：（一）印章(ynzhng)專管人員每天下班前應(yīng)檢查印章(ynzhng)是否齊全，存放在安全的地方(dfng)并上鎖，次日上班后，應(yīng)首先檢查所保管印章存放處有無異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即上報(bào)。（二）印章專管人員因事、病、休假等原因不在崗位時(shí)，印章授權(quán)人應(yīng)指定他人代管印章，印章專管人員要向代管人員交接工作，交代用印時(shí)的注意事項(xiàng)。印章代管期間，代管人員對印章的管理和使用承擔(dān)一切責(zé)任。專

7、管人員正常上班后，代管人員應(yīng)向?qū)９苋藛T交接工作，登記用印的起止日期，實(shí)行管印人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實(shí)到人。交接工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，填寫印章交接單（詳見本管理規(guī)定附件四），登記交交接日期、管理印章類別。交接人員簽字，印章授權(quán)人簽字認(rèn)可后備存。若遇緊急突發(fā)事件，無法立即辦理印章交接手續(xù)的，印章專管人員應(yīng)通過電話或短信等方式，交接印章，并上報(bào)總裁，返崗后補(bǔ)辦印章交接手續(xù)。（三）印章專管人員要堅(jiān)持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印。未按批準(zhǔn)權(quán)限用印或用印審批手續(xù)不全的，印章專管人員不予用?。唤?jīng)辦人拒絕印章專管人員審核文件內(nèi)容或?qū)徟掷m(xù)的，印章專管人員可拒絕用印并報(bào)告總裁/總經(jīng)理處理。（四

8、）印章專管人員用印蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權(quán)委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。（五）因印章管理不嚴(yán)、使用不當(dāng)、遺失，對印章專管人員予以嚴(yán)厲處罰；（六）印章專管人員離職時(shí)，其管理的印章記錄和檔案須作為員工離職移交工作的一部分。印章專管人員離職時(shí)，應(yīng)將管理的印章、用印登記簿等用印相關(guān)文件資料送交檔案處后方可辦理離職手續(xù)。崗位交接人員應(yīng)按印章領(lǐng)用規(guī)定及時(shí)到檔案處辦理印章領(lǐng)出手續(xù)。（七）禁止任何人未經(jīng)批準(zhǔn)攜帶公章外出。如確需帶出使用時(shí)，須經(jīng)總裁/總經(jīng)理批準(zhǔn)并填寫公章外出使用審批單（詳見本規(guī)定附件五）方可帶出；非公

9、章專管人員攜帶外出時(shí)，用印人還應(yīng)填寫印章交接單辦理交接手續(xù)后方可帶出。攜帶公章外出人員對公章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。各類印章的使用規(guī)定（一）公司印章的使用1、各類印章必須按照使用部門的明確職能和管理范圍用章，不得超越本部門職能和管理范圍用章。2、印章專管人員(rnyun)在使用公章前必須認(rèn)真(rn zhn)審核文件資料，凡所填寫(tinxi)的內(nèi)容和擬使用公章的文稿材料不符的，不予用章；公司相應(yīng)管理權(quán)限主管簽署的文件或授權(quán)辦理的文件，審核無誤后方可蓋章，否則，出現(xiàn)事故，責(zé)任由印章專管人員承擔(dān)一切責(zé)任。3、凡需要加蓋公司印章的公文、介紹信、便函、授權(quán)委托書、發(fā)文批準(zhǔn)書、業(yè)務(wù)報(bào)表 、邀請函等重要文

10、件，均須填寫_公司用印審批記錄單，（詳見本管理規(guī)定附件六）經(jīng)相關(guān)部門主管審批簽字后，方可使用公司印章。4、公司印章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章及公司其他印章（合同專用章除外）所用印的文件、資料、附件資料及_公司用印審批記錄單作為用印憑據(jù)檔案由印章專管人員留存。5、嚴(yán)禁在空白表格包括但不限于證書、信箋、合同、協(xié)議、證明等空白文件上蓋章。嚴(yán)禁在手寫文件上加蓋公司印章。如遇特殊情況，必須報(bào)經(jīng)總裁/總經(jīng)理簽字同意后，方可用章。（二）合同用印管理規(guī)定1、公司定版各類合同，如采購合同、銷售合同、勞動(dòng)合同等，由印章專管人員根據(jù)本部門管理權(quán)責(zé)審核和用印，并做好用印記錄。2、銷售/采購合同專用電子章僅用不公司定

11、版的銷售/采購合同。3、非公司定版的合同，由顧問律師和相關(guān)部門主管審議，并簽署審核意見，上報(bào)公司總裁/總經(jīng)理審批，審批通過后，經(jīng)辦人應(yīng)填寫公司合同專用章用印審批單（詳見本管理規(guī)定附件七），印章專管人員核查后方可用印。4、用印的合同上應(yīng)當(dāng)先由合同授權(quán)簽約代表人簽字并注明年月日后，方可用印。5、禁止在手寫合同或合同內(nèi)容填寫不全的合同上用印。6、對外簽署的合同或協(xié)議等，須加蓋騎縫章。（三）財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章的無須辦理本條第（一）項(xiàng)的審批程序。公司對外報(bào)送的各類業(yè)務(wù)報(bào)表（財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）及其他需用公司財(cái)務(wù)印章的文本等，須按規(guī)定辦理用印手續(xù)。（四）公司各類印章實(shí)行用

12、印登記制度，印章專管人員應(yīng)每年度6月30前、12月31日前應(yīng)將該期間填寫的用印登記簿（詳見本管理規(guī)定附件八）及用印資料檔案全部移交集團(tuán)檔案處存檔。法律責(zé)任（一）任何人員必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定程序使用印章，不符合(fh)本制度規(guī)定時(shí)，不得擅自使用。（二）違反本制度的規(guī)定使用(shyng)印章或電子(dinz)章，造成丟失、盜用、仿制等，給公司造成損失的，要依法追究賠償責(zé)任；造成法律責(zé)任的，要依法追究一切經(jīng)濟(jì)與法律責(zé)任。附則（一）本規(guī)定附公司印章管理的相關(guān)文件范本。（二）本規(guī)定自發(fā)布之時(shí)效實(shí)施。 （三）本規(guī)定由集團(tuán)人力資源管理中心負(fù)責(zé)解釋。附件一：關(guān)于公司啟用有關(guān)_專用章的通知_公司各部門及分子公

13、司：根據(jù)_公司公司印章管理規(guī)定第_條的規(guī)定，由于_，現(xiàn)公司已啟用“_專用章”，該印章由公司_部門管理，專管人員為_。為實(shí)現(xiàn)公司各部門業(yè)務(wù)對接、規(guī)范我公司的對內(nèi)對外管理，自_年_月_日起，啟用本通知附件的公章，原“_專用章”印章同時(shí)廢止。特此函告。附件：新舊印章樣式 _年_月_日舊印章(ynzhng)樣式 新印章樣式 附件(fjin)二：公司印章(ynzhng)留樣備案表NO:_印章名稱：_章審批人：_刻制人：_啟用時(shí)間：_配置及保管部門：_印章用途：_印章專管人員：_印章留樣本留樣印章(ynzhng)自_年_月_日啟用(qyng)。印章領(lǐng)用憑據(jù)(pngj)及承諾：本人作為本留樣印章的保管及使用

14、責(zé)任人，于_年_月_日自公司辦公室領(lǐng)取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應(yīng)的審批文件資料；若因本人故意或過失使用本印章導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，本人自愿全額賠償對公司因此導(dǎo)致的全部經(jīng)濟(jì)損失并接受公司的相應(yīng)處罰。印章專管人員：_年_月_日附件三：_公司文件 司辦發(fā)20_號關(guān)于公司停用有關(guān)_專用章的通知_公司各部門及分子公司：根據(jù)_公司公司印章管理規(guī)定第_條的規(guī)定，由于_，現(xiàn)公司決定作廢停用原由公司_部門專管人員_管理的“_專用章”。_年_月_日前加蓋該印章的全部公司文件仍然有效。特此(tc)函告。附件：停用印章(ynzhng)樣式 _年

15、_月_日停用印章(ynzhng)樣式 主題詞：印章 停用 通知抄送：_，_，_，_。_ _年_月_日印發(fā)附件四：印 章 交 接 單NO:_部門名稱：_交接印章名稱：_交接日期：_月_日用印注意事項(xiàng)說明：1、交接人雙方的行為均應(yīng)遵守_公司公司印章管理規(guī)定之規(guī)定。2、其他說明事項(xiàng)：_3、印章留樣：留樣4、本印章(ynzhng)自_年_月_日_時(shí)起，經(jīng)印章(ynzhng)授權(quán)人簽字確認(rèn)后，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章接收人_負(fù)責(zé)。移交(yjio)人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：_ _年_月_日附件五：印章外出使用審批單NO:_1、部門名稱：_2、外出印章名稱：_3、使用

16、日期：_月_日4、用印事項(xiàng)：_5、外出使用原因：_6、用印(yng yn)責(zé)任人：_印章(ynzhng)留樣：留樣7、本印章(ynzhng)自_年_月_日_時(shí)經(jīng)授權(quán)人簽字同意外出使用期間，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章_負(fù)責(zé)。申請人：_ _年_月_日印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：_ _年_月_日附件六：_公司用印審批記錄單 NO:_申請人：_；申請日期：_。申請人所在部門：_所在部門負(fù)責(zé)人審核意見：同意(由當(dāng)事人勾選)_。文件名稱正/復(fù)印件份數(shù)用途說明正本復(fù)印件正本復(fù)印件正本復(fù)印件正本復(fù)印件審批同意人【本欄根據(jù)是否需要逐級審批的具體情況填寫，不需填全所有欄目】印章專管人同意簽名：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意簽名：總裁/總經(jīng)理同意簽名：申請使用的印章：公司印章法定代表人印章合同專用章財(cái)務(wù)專用章用印情況(由當(dāng)事人勾選)已用印 (申請人簽名) (日期)已用印 (保管人簽名) (日期)備注說明注意事項(xiàng)用印文件的復(fù)印件作為本審批單必須附備的文件。附件(fjin)七：_公司(n s)合同專用章用印審批單NO:_用印申請部門合同份數(shù)經(jīng)辦人簽字聯(lián)系電話簽約方甲方：乙方：其他方（包括擔(dān)保方或丙方）：涉及金額簽約負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話部門主管簽字顧問律師意見：相關(guān)部門主管意見：總經(jīng)理審批備注：本審批單適用(shyng)于公司非定版合同。附件(f