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文檔簡介
1、辦公室文件傳閱工作的過程管理研究摘要:辦公室文件傳閱作為一項基礎工作,認真做好傳閱過程的管理工作具有重要意義,不僅能夠保障信息安全,同時也能夠提升工作效率?;诖?,本文首先分析了辦公室文件傳閱工作過程管理原則;其次著重探討了辦公室文件傳閱工作的過程管理對策。關鍵詞:辦公室文件傳閱;過程管理;對策分析文件傳閱作為辦公室的一項重要工作,當前隨著行政事業(yè)單位深化改革發(fā)展的不斷加快,對于辦公室文件傳閱工作效率及質量提出了更高的要求。為了能夠更好的達到這一目標,加強辦公室文件傳閱工作的過程管理具有重要的現(xiàn)實意義。辦公室文件傳閱工作過程管理原則分析登記手續(xù)原則針對領導批示的文件,應嚴格的按照相應的登記手續(xù)
2、原則來展開管理工作,在確保登記準確的同時,掌握文件行蹤。與此同時,作為文秘人員,也要發(fā)揮自身的責任心時刻提醒領導認真保管好文件,禁止從文件夾當中直接抽出、留存文件檔案,以此來有效避免文件丟失等問題的發(fā)生。傳閱順序原則行政事業(yè)單位辦公室在文件傳閱的整個過程當中,必須要嚴格的按照相應的順序流程來展開工作。在實際的工作過程當中,如果領導不在、外出的話,需要及時的將文件傳閱順延到下一位領導,然后等到外出領導歸來后再進行補閱,要善于變通而不是按部就班的傳閱。通過這樣的方式,不僅能夠有效的提升文件傳閱速度,工作效率得到了明顯的改善。文件保密原則行政事業(yè)單位辦公室文件資料大多是保密性文件,因此在傳閱的過程當
3、中必須要認真做好保密管理工作。在這一過程當中,需要嚴格堅持文件保密原則,認真落實文件傳閱保密工作制度來展開工作,最大限度的避免出現(xiàn)文件資料泄露等現(xiàn)象的發(fā)生。針對已經完成傳閱的文件,工作人員要認真做好回收處理工作,嚴格按照相應的歸檔標準來做好存檔管理工作,以此來有效避免文件丟失現(xiàn)象的出現(xiàn)。辦公室文件傳閱工作的過程管理對策探討規(guī)范做好文件簽收、登記、分類工作在辦公室文件傳閱的整個過程當中,文件簽收至關重要,該項工作主要包括文件簽收、領取等方面內容,需要專人進行負責。在簽收的過程當中要做好核對工作,確認無誤之后才能簽收。在登記的過程當中需要按照內容以及類別的不同來登記文件。登記內容主要包括來文日期、
4、編號、題目以及機關等等。在文件分類的過程當中,按照來文機關分類主要包括上級、同級以及下級文件。按照私密等級分類主要包括普通文件、涉密文件。按照文件內容性質分類主要包括分報件和呈報件。分報件指的就是將所有的文件同時分發(fā)給領導進行參閱,并不需要落實,這不僅能夠有效的縮短傳閱文件的時間,而且使得領導及時的掌握了文件內容,工作效率明顯提升。呈報件指的就是按照領導職務的低高來進行審閱,同時需要提出相應的意見建議,下級領導在充分發(fā)揮自身意見后,上級領導能夠準確的了解其意見建議,進而做出更加科學合理的決策。舉個例子來說,新聞類以及表彰類的文件,采用的就是分報件的傳閱方式,而需要各級領導貫徹落實的文件,則大多
5、采用的是呈報件的傳閱方式。在這里需要我們指出的是,在文件傳閱的整個過程當中,首先必須要準確的理解領導的批示意見,批示當中所涉及到的領導以及部門,必須要進行逐一的傳閱,禁止簡化傳閱流程,同時也禁止擴大傳閱范圍。其次,在文件傳閱的過程當中要掌握其傳閱軌跡,最好不要進行越位傳閱,特殊情況除外。最后,要嚴格的按照保密法條例來展開傳閱工作,設置專人負責保密性文件的傳閱工作,避免其泄露。嚴謹準確的文件摘要記錄在辦公室文件傳閱的整個過程當中,相應的管理人員必須要認真的閱讀分析傳閱文件,并摘錄其中重要的內容,以此來提升傳閱效率,同時也能夠更好的而保障企業(yè)工作人員對于文件精神的落實。舉個例子來說,我國某行政事業(yè)
6、單位文秘工作人員在管理辦公室文件傳閱的過程當中,對每一份文件都制作了相應的摘要。首先文秘人員重點標注了文件的新內容以及所出現(xiàn)的變化,這樣一來,能夠幫助領導更快的掌握文件的核心內容,同時也加快了文件閱讀效率。與此同時,文秘人員應及時的提煉文件當中和自身企業(yè)相關的內容,進而更加便于領導的理解與掌握,并做出針對性的批示。強有力的文件督辦與監(jiān)察在辦公室文件傳閱管理的過程當中,文秘人員要認真督辦、監(jiān)察文件的整個傳閱流程、內容以及文檔管理等各項工作,避免出現(xiàn)差錯。舉個例子來說,在文件辦理的時候,應嚴格的按照時效要求來展開工作,在第一時間內落實領導對于文件的批示意見,進而在提升各領導人員以及各部門工作效率的
7、同時,保障接下來各項工作的有序進行。針對需要督辦的文件,尤其是領導作出了重要批示的文件,必須要充分的結合實際狀況將文件批示工作具體化、項目化。并充分的結合文件內容和相關部門展開及時的溝通與合作,通過督辦監(jiān)察以及辦結結果等一系列舉措,最終完成辦結報告,進而更好的保障各項工作落實到位。(四)科學規(guī)范地做好文件的歸檔工作文件歸檔作為最后一項工作,起到了至關重要的作用。在文件歸檔的過程當中必須要做到科學規(guī)范,確保文件收集的完整性與準確性,促進文件管理水平的提升?;诖耍拿厝藛T在展開該項工作的過程當中,必須要做好規(guī)范分類,尤其是對于一些較為重要的、有著較高利用率的文件,做好進行電子存檔,以便于接下來的管理與使用。結語:綜上所述,辦公室文件傳閱作為行政事業(yè)單位的一項重要工作,認真做好傳閱過程的管理工作至關重要。通過做好上述四個方面的工作,切實提高辦公室文件傳閱效率及質量,為行政事業(yè)單位各項工作的開展打下良好的基礎,促進服務水平的提升。參考文獻:楊從杰.推進精細化管理提升辦公室工作效能J.中國化工貿易2
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