【MBA教學(xué)案例】以技術(shù)運用系統(tǒng)為核心的管理信息系統(tǒng)（TOMS）項目

1、【MBA 教學(xué)案例】以技術(shù)運用系統(tǒng)為核心的管理信息系統(tǒng)（TOMS）項目摘要：為了提高企業(yè)的管理水平和動作效率，拜耳（四川）動物保健公司決定，建立以技術(shù)運用系統(tǒng)為核心的管理信息系統(tǒng)（TOMS），包括企業(yè)的計劃、銷售、生產(chǎn)、供應(yīng)、庫房等，即產(chǎn)、供、銷、物一體化信息系統(tǒng)。一、BSAH 公司簡介拜耳（四川）動物保健有限公司（BSAH）是一家生產(chǎn)、銷售動物保健產(chǎn)品的中德合資企業(yè)，坐落于四川省成都市西南航空港經(jīng)濟開發(fā)區(qū)內(nèi)，占地面積 28000 平方米。BSAH 的業(yè)務(wù)范圍包括飼料添加劑、預(yù)混料、動物保健品及公共衛(wèi)生產(chǎn)品的生產(chǎn)、銷售及提供售后服務(wù)。目前，BSAH 有佛山、上海、北京和成都四個銷售分公司，營銷

2、網(wǎng)絡(luò)遍及全國。BSAH 以科學(xué)研究為主導(dǎo)，以“環(huán)保、安全、質(zhì)量和效率”為目標(biāo)，堅定不移地致力于“責(zé)任與關(guān)懷”理念的建立，最大限度地保證消費者、客戶和員工的安全。BSAH 全球通行的拜耳公司準(zhǔn)則要求全球所有拜耳公司都要遵守本國的各種規(guī)定、國際法規(guī)及拜耳內(nèi)部的準(zhǔn)則。BSAH 擁有完善的質(zhì)保系統(tǒng)，并執(zhí)行嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)操作程序，以向客戶提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品，并已通過國際 GMP（質(zhì)量管理規(guī)范）認(rèn)證。BSAH 有技術(shù)運作、財務(wù)、市場、銷售和人力資源五個主要部門，其組織結(jié)構(gòu)如圖 1 所示。其中：技術(shù)運作部的業(yè)務(wù)內(nèi)容十分廣泛，負(fù)責(zé)整個公司生產(chǎn)、計劃、供應(yīng)和物流管理，下屬質(zhì)檢、生產(chǎn)、后勤、采購、計劃、倉庫、調(diào)度等部門，

3、與 TOMS 系統(tǒng)密切相關(guān)。財務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)控企業(yè)的資金流，進(jìn)行客戶信用等級的評估。市場部負(fù)責(zé)調(diào)研行業(yè)及市場動向，同時負(fù)責(zé)產(chǎn)品配方管理。銷售部下屬佛山、上海、北京和成都四個銷售分公司，負(fù)責(zé)整個公司的營銷網(wǎng)絡(luò)，并向生產(chǎn)計劃提供需求滾動預(yù)測。人力資源部負(fù)責(zé)整個企業(yè)的人事管理。二、BSAH 公司面臨的困難隨著全球信息化的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)企業(yè)與網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟時代的新興企業(yè)都面臨著新的挑戰(zhàn) 和機遇，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)工具和現(xiàn)代化管理思想，構(gòu)建強有力的技術(shù)運作管理系統(tǒng)是 企業(yè)發(fā)展中須首要解決的問題。為了提高企業(yè)的管理水平和運作效率，BSAH 公司決定，建立以技術(shù)運用系統(tǒng)為核心的計算機管理信息系統(tǒng)（簡稱為 TOMS 系

4、統(tǒng)），包括企業(yè)的計劃、銷售、生產(chǎn)、供應(yīng)、庫房管理等，即產(chǎn)、供、銷、物一體化的模式，充分利用信息技術(shù)實 現(xiàn)信息資源實時共享，以使企業(yè)的決策者能夠?qū)崟r、準(zhǔn)確地掌握企業(yè)內(nèi)部信息流、物流等， 充分協(xié)調(diào)好計劃、供應(yīng)、生產(chǎn)、儲運、營銷等部門之間的關(guān)系，從而真正實現(xiàn) BSAH 科學(xué)化、信息化、規(guī)范化的管理模式，以適應(yīng)未來企業(yè)的飛速發(fā)展。因此，BSAH 公司決定向社會招標(biāo)，建立高效的、基于 ERP 原理的 TOMS 系統(tǒng)。西南交通大學(xué)經(jīng)濟管理學(xué)院工業(yè)工程研究所憑借其實施 ERP 項目的豐富經(jīng)驗和扎實的研究水平，在招標(biāo)中勝出。TOMS 項目實施小組也迅速進(jìn)入 BSAH 公司，進(jìn)行深一步的調(diào)查和了解。在調(diào)查過程中

5、，項目小組與 BSAH 的相關(guān)人員進(jìn)行了廣泛的交流，了解到如下情況：財務(wù)經(jīng)理抱怨說：“我們簡直成了專業(yè)打字員而不是財務(wù)人員，每天要錄入大量的原始發(fā)票，由于三個不同的系統(tǒng)要使用發(fā)票數(shù)據(jù)，每張發(fā)票要錄入三次。而且有些客戶的信譽很差，到期的款項總要拖上幾個月，所以我們的財務(wù)風(fēng)險真的很大，但產(chǎn)品計劃經(jīng)理仍給這樣的客戶發(fā)貨?！碑a(chǎn)品計劃經(jīng)理每天要仔細(xì)瀏覽庫房送來的一大疊成品庫存報表，以此來確定是否有足夠的訂單產(chǎn)品滿足客戶的需求。并且要根據(jù)銷售分公司的銷售訂單或庫存調(diào)整申請單的傳真件，錄入基本銷售合同或庫存調(diào)整申請單數(shù)據(jù)。他說：“不過，值得慶幸的是，我與生產(chǎn)計劃經(jīng)理在同一個辦公室，這樣我可以較快地了解訂單產(chǎn)

6、品的生產(chǎn)完成情況，進(jìn)而安排發(fā)貨計劃，否則真不知道事情有多糟糕。”生產(chǎn)計劃經(jīng)理插話說：“其實我只能將每天的生產(chǎn)計劃情況告訴他（產(chǎn)品計劃經(jīng)理）， 至于在車間，這些產(chǎn)品是否正在生產(chǎn)或生產(chǎn)了多少，我心里真是一點也沒底。只有當(dāng)生產(chǎn)經(jīng)理把我簽發(fā)的生產(chǎn)操作單送到我這里，我才知道這批活干完了，至于他是否是在生產(chǎn)結(jié) 束后就立即把生產(chǎn)操作單送回來，我真的沒有把握。而且，在制定周或日生產(chǎn)計劃時，我也要仔細(xì)地查看庫房送來的原材料庫存報表，并且這些信息也不是實時信息，有時對于庫房是否有足夠的原材料，我真是很擔(dān)心，我可不想因為原材料的事耽誤了交貨?！鄙a(chǎn)經(jīng)理也有一肚子的“委屈”：“我們根據(jù)生產(chǎn)計劃經(jīng)理的生產(chǎn)操作單組織安排

7、生產(chǎn)，可是去庫房領(lǐng)料的時候，庫管員經(jīng)常說已經(jīng)沒貨了，真不明白他們?yōu)槭裁催€會發(fā)出生產(chǎn)指令。”倉庫經(jīng)理談起他的困難似乎比其他幾位經(jīng)理要平和一些，他說：“如果沒有原材料， 公司的生產(chǎn)系統(tǒng)也就處于停工狀態(tài)。采購部，還有生產(chǎn)計劃部對我們的庫存狀況總是理解不到位，倉庫中有的原材料已經(jīng)快用完了，但是采購部那邊好像一點動作都沒有，有時我們要打電話通知采購部趕緊采購。而且，我的職員每天都要統(tǒng)計庫存信息，并將一大堆打印表單送給生產(chǎn)計劃經(jīng)理和產(chǎn)品計劃經(jīng)理，但他們對我們的數(shù)據(jù)總是不太滿意，常常抱怨我們提供的信息不夠準(zhǔn)確。”采購經(jīng)理對大家的埋怨也有微辭：“你們現(xiàn)在知道我的處境了，一旦生產(chǎn)因原材料問 題受阻不能按時交貨，

8、我就成了大伙推卸責(zé)任的好理由，可是我只負(fù)責(zé)采購，至于要采購 多少，采購什么，那全不是我的事，我可不能自作主張，買回一大堆短時期內(nèi)不用的東西， 占用過多的流動資金。而且有些事情我們也無法控制，比如說有的供應(yīng)商答應(yīng)到期一定交 貨，但是有的卻足足延誤了兩個星期，尤其對一些原材料比較搶手的供應(yīng)商，真不敢惹他 們發(fā)火?！必?fù)責(zé)物流的總經(jīng)理對各個部門經(jīng)理的工作也不是十分滿意：“每天我都要有一份詳細(xì)、準(zhǔn)確的生產(chǎn)計劃表和生產(chǎn)進(jìn)度表，我要知道車間到底正在生產(chǎn)哪些產(chǎn)品，生產(chǎn)了多少。延 期交貨是誰造成的，是采購部的責(zé)任還是生產(chǎn)部的責(zé)任，或者是產(chǎn)品計劃和生產(chǎn)計劃哪里 出了亂子?？傊?，誰沒有完成應(yīng)該完成的任務(wù)，我就要打誰

9、的板子，哪個環(huán)節(jié)出了問題， 哪個環(huán)節(jié)的主管就要負(fù)責(zé)，否則我要這些主管干什么，可是現(xiàn)在我沒有這些信息，手中的 板子也不能亂打。而且由于無法對原材料的使用情況進(jìn)行跟蹤，我也不知道生產(chǎn)過程中是 否存在浪費情況?！盩OMS 項目小組成員耐心、仔細(xì)地聽取了來自各個方面的“不滿”，了解他們的要求， 對 BSAH 公司的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、組織機構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行深入系統(tǒng)地分析。經(jīng)過近兩個月的調(diào)查分析，項目小組總結(jié)出 BSAH 公司現(xiàn)行系統(tǒng)在技術(shù)運作中的主要弊端，表現(xiàn)為：沒有實現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)的一體化，造成大量的數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，增加了勞動量，降低了工作效率。計算機基本上處于單機應(yīng)用狀態(tài)，沒有充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)達(dá)到資源共享，

10、協(xié)同工作，數(shù)據(jù)的安全性得不到充分保證。由于對物流的管理未能達(dá)到精細(xì)化，使生產(chǎn)計劃部門對物料的庫存和耗用狀況不能實時準(zhǔn)確地掌握。沒有一個規(guī)范、有效的遠(yuǎn)程聯(lián)系機制，無法及時掌握分公司的經(jīng)營狀況。同時， 分公司由于缺少及時的“到期未付款客戶名單”信息，而增加了財務(wù)風(fēng)險。部門之間有時采用口頭的或沒有嚴(yán)格約束力的信息交換方式，可能造成執(zhí)行、反饋、處理的不協(xié)調(diào)和不一致，最終使生產(chǎn)周期延長，訂單拖期。庫房與財務(wù)的手工盤存對賬費時費力，效率低下，滿足不了日益增長的業(yè)務(wù)需求。目前企業(yè)計算機的應(yīng)用，限于代替手工勞動、計算、統(tǒng)計、報表等，尚缺乏考慮用 ERP 的管理理念將企業(yè)的各項資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和科學(xué)調(diào)用。三、拜

11、耳公司 TOMS 系統(tǒng)流程改進(jìn)和再造在分析結(jié)論得到 BSAH 公司各部門經(jīng)理的認(rèn)同后，項目小組著手對現(xiàn)行系統(tǒng)的弊端進(jìn)行改進(jìn)，初步提出了解決這些問題的建議：管理的各環(huán)節(jié)應(yīng)實現(xiàn)全面的計算機控制。應(yīng)建立生產(chǎn)、計劃、供應(yīng)、物流、質(zhì)檢等管理功能一體化的 TOMS 系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享和協(xié)同工作。努力做到物流管理的精細(xì)化，使采購、生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品計劃、財務(wù)等部門能夠?qū)崟r準(zhǔn)確地掌握各種物料的庫存和耗用情況。加強各部門的統(tǒng)計分析以輔助生產(chǎn)計劃和決策。隨后，提出了建立新的 TOMS 系統(tǒng)的目標(biāo)，即以提高企業(yè)經(jīng)濟效益、應(yīng)變能力和企業(yè)競爭力為目的，以 ERP 基本原理為基礎(chǔ)，以管理為先導(dǎo)，采用先進(jìn)的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

12、，實現(xiàn)企業(yè)技術(shù)運作在計劃、生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售、財務(wù)等方面的數(shù)據(jù)采集、傳送、處理、統(tǒng)計和查詢的自動化，滿足企業(yè)技術(shù)運作管理對信息的要求。拜耳 TOMS 系統(tǒng)的特點高效的信息處理對所需數(shù)據(jù)實現(xiàn)計算機采集、處理與管理；向相關(guān)各部門及時提供準(zhǔn)確、完整、客觀的信息和統(tǒng)計資料。有效的技術(shù)運作管理技術(shù)運作相關(guān)各部門業(yè)務(wù)功能，實現(xiàn)計算機化管理；在計算機高效信息處理的基礎(chǔ)上，建立有效的技術(shù)運作管理系統(tǒng)。建立一套高效、順暢的業(yè)務(wù)處理流程在業(yè)務(wù)信息處理過程中，借助計算機的使用，制定嚴(yán)格科學(xué)的數(shù)據(jù)操作制度，在內(nèi)部搭建一條虛擬業(yè)務(wù)“流水線”，運用過程化管理和過程化控制的思想，強調(diào)數(shù)據(jù)具體操作的規(guī)范化和信息處理的及時化，把

13、物料流動與信息流動緊密結(jié)合起來，實現(xiàn)“物流”與 “信息流”的同步。在此基礎(chǔ)上建立一個高效、及時的信息反饋體系，從而有效利用實際業(yè)務(wù)信息，提高管理水平和效率。拜耳 TOMS 系統(tǒng)簡介新系統(tǒng)采用一體化的管理信息系統(tǒng)，用 ERP 的管理理念將技術(shù)運作部的各項資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、整合以及科學(xué)配置，管理的各環(huán)節(jié)實現(xiàn)全面計算機控制，建立了集產(chǎn)品計劃、生產(chǎn)計劃、車間生產(chǎn)、采購、質(zhì)檢、庫存、財務(wù)查詢等管理功能為一體的拜耳 ERP 系統(tǒng)， 實現(xiàn)了技術(shù)運作部的信息資源共享和協(xié)同工作，如圖 2 所示。托盤管理物流管理采用托盤管理，做到了物料管理的精細(xì)化，使采購部、生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品計劃、財務(wù)等部門能夠?qū)崟r準(zhǔn)確地掌握各種原

14、輔料、成品的庫存信息和原輔料的耗用情況，制定 合理的發(fā)貨計劃與生產(chǎn)計劃，生成正確的生產(chǎn)操作單；便于了解原輔料和成品的確切存放 位置，避免了在領(lǐng)、發(fā)料中產(chǎn)生的批號、數(shù)量錯誤；同時可追蹤生成產(chǎn)品的原輔料批號和 來源。產(chǎn)品計劃由于實現(xiàn)了遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸功能，所以銷售訂單由分公司直接錄入，產(chǎn)品計劃避免了數(shù)據(jù)二次錄入，保證了信息的及時性和準(zhǔn)確性。產(chǎn)品計劃經(jīng)理在發(fā)出送貨單前，能夠及時查看成品庫存信息，向倉庫發(fā)送出庫產(chǎn)品的托盤卡片清單，保證了發(fā)貨的準(zhǔn)確性。通過信息共享可以及時了解產(chǎn)品的生產(chǎn)制造計劃安排和生產(chǎn)完成信息，制定可靠的發(fā)送貨計劃，提高了對客戶需求的反應(yīng)速度。生產(chǎn)計劃可及時查看原料的庫存情況，系統(tǒng)可進(jìn)行庫

15、存報警，幫助計劃人員生成原料需求清單。根據(jù)生產(chǎn)操作單產(chǎn)生所需原材料的托盤卡片清單，保證了倉庫送料的準(zhǔn)確性，并且可以及 時返回產(chǎn)品的生產(chǎn)完成信息，有利于調(diào)整生產(chǎn)計劃。車間生產(chǎn)采用托盤管理后，車間領(lǐng)料變?yōu)閭}庫送料，車間生產(chǎn)由拉式管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥剖焦芾怼ξ锪舷倪M(jìn)行及時的信息統(tǒng)計，使其他部門能及時了解車間庫存和在制品的準(zhǔn)確信息。采購建立了供應(yīng)商信息庫，加強對供應(yīng)商的管理。建立了采購合同信息庫，可以生成采購統(tǒng)計報表，查看原輔料、包裝材料的價格波動曲線。通過系統(tǒng)及時向倉庫發(fā)送收貨通知， 同時可及時收到物料入庫信息和質(zhì)檢信息。庫房采用托盤管理，實現(xiàn)了物料管理的精細(xì)化，提高了庫存管理的水平。技術(shù)運作生產(chǎn)成本管

16、理子系統(tǒng)技術(shù)運作生產(chǎn)成本管理子系統(tǒng)加強了各部門的統(tǒng)計分析，使統(tǒng)計分析結(jié)論用于制定生產(chǎn)計劃和生產(chǎn)決策。它能夠計算出包括原輔料消耗、工時、人工費、設(shè)備和廠房折舊及能源消耗在內(nèi)的各產(chǎn)品制造成本，以便管理人員作出決策，確定生產(chǎn)經(jīng)營成本和產(chǎn)品的銷售價格。財務(wù)查詢子系統(tǒng)財務(wù)查詢子系統(tǒng)能夠查詢系統(tǒng)中的生產(chǎn)、計劃、庫房、質(zhì)檢和采購部門錄入的相關(guān)信息，能夠利用銷售訂單和送貨單的數(shù)據(jù)打印發(fā)票，減少了大量的重復(fù)錄入工作。同時結(jié)合客戶付款情況的錄入，可產(chǎn)生到期未付款客戶名單，以便銷售人員控制應(yīng)收款風(fēng)險。質(zhì)量檢驗管理子系統(tǒng)質(zhì)量檢驗管理子系統(tǒng)將原輔料、半成品和成品的質(zhì)量檢驗以及質(zhì)量投訴處理報告和留樣觀察報告納入系統(tǒng)進(jìn)行管理，進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制，保證了企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量，并能生成相關(guān)的報告與報表，以便其他部門和管理者充分掌握原料、成品/半成品的質(zhì)量狀況。項目小組提出的新系統(tǒng)流程改進(jìn)方案得到了 BSAH 公司各部門經(jīng)理的肯定，基本解決了原系統(tǒng)中存在的或潛在的問題，同時新系統(tǒng)借助于共享、共同的 TOMS 管理系統(tǒng)簡化了業(yè)務(wù)處理，優(yōu)化了流程，各部門都能以“透明”的方式了解其所需要的數(shù)據(jù)，提高了物流管理的精細(xì)水平，明確了各部門的職責(zé)和義務(wù)，規(guī)范了部門間的銜