試析文件中心能否在我國推行

1、試析文件中心能否在我國推行文件中心作為一種半現行文件的管理機構，能否在我國普遍建立和推廣，這一問題在檔案界存在著較大的分歧。這種分歧在理論上主要表如今：我國已經具備較為完善的機關檔案室體系，我們還是否有必要推翻檔案室而另建文件中心；文件、檔案分別管理的現狀及相對落后的信息通訊技術是否會成為推廣文件中心的障礙等。本文意在通過分析我國文件中心的理論，其與外國文件中心的聯(lián)絡和區(qū)別，與基層檔案室的關系等，說明它在我國推行的合理性及理論的方式。一、我國文件中心的理論我國的第一家文件中心是年成立的甘肅省永靖縣文件中心，經過年的開展，參聯(lián)機關已由原來的家開展到家，主要有縣政府、縣人大、縣政協(xié)、縣民政局、縣計

2、委、縣經委等。它保管著各參聯(lián)機關的文書、專業(yè)檔案。永靖縣文件中心為縣檔案局館下屬的一個股級單位，在縣檔案局指導下開展工作。其主要職責是：、負責對參聯(lián)機關形成的各類非現行文件進展搜集、整理、分類、加工、立卷、歸檔、編目等工作，保證文件的齊全和完好，積極提供利用，為參聯(lián)機關效勞；、將到期的檔案及時向檔案館移交；、鑒定、銷毀保管期限已滿、無繼續(xù)保存價值的文件；、維護各參聯(lián)機關的使用和所有權，確保各類文件和檔案的機密與平安；、為參聯(lián)機關復制案卷目錄，以利查找；、為參聯(lián)機關編纂必要的文件聚集、大事記等資料。永靖縣文件中心的優(yōu)越性表達在：既可以節(jié)省費用，又可以進步管理效益；既可以保證管理質量并平安保管，又

3、可以更好地集中提供優(yōu)質效勞。但它在理論中也存在著一些缺乏：、各參聯(lián)機關的檔案意識減弱。各單位認為第二年文件移交到中心后自己就完事大吉，以后就可以不管不問了；、文件在第二年就移交進中心，有些還處于尚未處理完畢或正在利用的狀態(tài)，這樣做不利于文件或檔案發(fā)揮其現行效用；、搜集歸檔的文件側重于文書檔案，而對聲像檔案等特殊門類和載體的檔案歸檔意識不夠；、檢索工具單一，只有案卷目錄一種；、編研材料不夠深化，只限于編輯大事記和一些文件匯編。二、甘肅省永靖縣文件中心與外國文件中心的聯(lián)絡和區(qū)別外國文件中心于世紀年代最先出如今美國，是二次大戰(zhàn)期間，美國軍事機關為了保管數量龐大而又不經常使用的文件，設立的臨時性庫房，

4、這就是文件中心的最初形式。由于它適應了美國二戰(zhàn)后的經濟形勢和管理半現行文件的需要，很快獲得了法律地位。目前，在世界上建立文件中心或類似機構的國家越來越多，它們都是在檔案行政管理機關管理之下的，對各個不同行政機構的半現行文件進展經濟的保管和提供利用，并在這些文件被銷毀或移交到檔案館之前進展系統(tǒng)處置的保管機構。其任務是：、負責對半現行文件進展廉價的貯存和有效的保管，使機關擺脫半現行文件的沉重負擔，從而大大節(jié)省文件管理費用；、負責為文件形成機關及時提供優(yōu)質、高效效勞，經文件形成機關批準也可為其他用戶提供效勞；、負責對半現行文件進展最終處置，從而保證進館檔案的質量。甘肅省永靖縣文件中心與外國文件中心的

5、共同之處在于：、都是保存和提供利用不同機構形成的半現行文件的中間性機構；、都是本著精簡、節(jié)約、效能的原那么建立的；、它們都負責對檔案的最終處置工作，即銷毀或移交進館。它們的不同之處在于：、外國文件中心并不接收所有的半現行文件。它不接收保存期限很短如年的文件；需要長時間留存在形成機關的文件不宜過早地移交到文件中心；文件在文件中心的保管費用必須低于在形成機關的保管費用，而且每盒文件的月利用率不超過一次。文件中心通過上述手段保證接收文件的經濟合理。而在我國，那么是在第二年上半年就需將上年度形成的文件或檔案移交到文件中心；、外國文件中心與檔案行政管理機關只是業(yè)務附屬關系，而永靖縣文件中心那么是同級檔案

6、行政管理機關的內部機構；、由于我國與國外關于“檔案的定義和范圍不同，所以外國文件中心保存的稱作“文件，而我國那么稱作“檔案；、外國文件中心保持文件的原整理順序，而我國那么是由文件中心進展整理；、外國文件中心提供原件進展利用效勞的方式比我國豐富，但它們不從事編制檢索工具和編研材料的任務；、國外把文件中心比喻為“煉獄，它們對文件最終轉化為檔案的鑒定非常嚴格，大約只有的文件可以最終轉化為檔案進入檔案館保存，而我國在進館檔案的鑒定上要寬松得多。三、在我國文件中心與基層檔案室應共存、互補文件中心和當前普遍存在的基層檔案室功能是根本一樣的，它們同為半現行文件管理機構，都處于機關現行文件與檔案館檔案管理的中

7、間環(huán)節(jié)；它們都兼具滿足機關利用需求和確保進館質量的雙重任務。在長期的工作理論中，基層檔案室也被證明了是一種合適我國國情，符合我國檔案管理體制和檔案學理論的管理方式，它有效地保證了國家檔案的完好與平安。但是，在當前社會飛速開展的情況下，這種“小而全的檔案室形式相比照擬松散，難以到達集約化、規(guī)?；墓芾恚焕跈n案領域人力和物力資源的有效利用。而且，很多基層單位的檔案人員身兼數職，業(yè)務素質較差，人員流動頻繁，檔案室有時形同虛設，管理質量難以盡如人意。所以，基層檔案室既有其存在的合理性，又有著明顯的缺乏之處，全盤地肯定或否認檔案室的做法是不現實的，在它現有體系上重建一套文件中心是不必要的。文件中心應

8、作為檔案室的一種共存和補充形式，結合實際靈敏設置。成效比擬顯著的，如大中型單位檔案室仍可保存；一些規(guī)模較小，辦公地點集中，職能、性質近似的單位之間，可以嘗試建立文件中心。假如在幾個單位之間成立了文件中心，文件中心就成為了這幾家單位保管半現行文件的管理機構，它所發(fā)揮的作用應根本等同于基層檔案室。但是，即使成立了文件中心，也仍然要讓文件檔案的形成單位負起搜集、整理、歸檔的責任來，這樣一方面有利于增強形成單位的檔案意識和責任感，另一方面也有利于保證檔案的齊全和完好。檔案在形成之后，最好還是在原單位保存年，以利于其現行效用的發(fā)揮。文件中心承當對文件從產生到最終進館進展全面的控制和統(tǒng)一管理的職責。四、文

9、件中心的推廣符合我國的工作現狀隨著機構改革的深化和社會檔案意識的普遍進步，文件中心將會出如今局部人員編制較少的盛市級機關和本來規(guī)模就比擬小的地縣級機關及一些國有小型企事業(yè)單位，其原因在于：、它符合效益的原那么。一些小的省市級機關和絕大局部地縣級機關，規(guī)模都比擬小，業(yè)務工作量較少，對外聯(lián)絡相對較少，形成的文件數量也較少，假如每個單位都裝備檔案庫房，并有專人負責的話，無疑會造成人力、物力的浪費，與國家提倡的“精簡、效能的改革精神相悖。、它符合我國機構改革的現狀。隨著我國政治、經濟體制改革的深化，國家機關削減了的工作人員，國有企業(yè)也開展了減員增效的工作，檔案機構、人員的削減首當其沖，省市級及以下的機

10、關和一些中、小型企業(yè)很難再裝備專職檔案人員，檔案的保管、利用工作都受到了一定的影響，文件中心恰好可以為這些單位提供解決問題的條件。、它有利于檔案工作現代化管理程度的進步。一些規(guī)模較小，檔案較少的單位假如使用計算機管理，無疑是大材小用，沒有必要；有些單位檔案人員編制較少，工作人員事務繁忙，無暇使用計算機管理；有些單位指導不重視，不為檔案部門裝備計算機；還有的單位檔案人員年紀較大或業(yè)務素質差，不會操作計算機這些都影響了檔案工作的現代化管理與社會、單位的現代化管理程度同步開展。而成立了文件中心后，檔案工作具有了一定的規(guī)模，又有相對穩(wěn)定、數量較為充足、業(yè)務素質較高的檔案人員，對工作的開展較為有利。、理

11、論研究的深化為文件中心的建立創(chuàng)造了條件。近年來，我國理論界對于我國是否可以建立文件中心進展了屢次討論，意見雖不一致，但對建立文件中心的利弊分析得比擬透徹，而且已有的結合檔案室、文件中心又可提供借鑒經歷，可以防止或減少在理論中走彎路，這些都為建立文件中心奠定了一定的基矗文件中心這種管理方式在我國基層單位的檔案管理方面有著很大的開展空間，但它的名稱卻值得進一步商榷。因為我國與歐美國家在文件何時轉化為檔案上認識不同，我國認為文件在形成之后的第二年上半年向檔案室移交即成為檔案，只有現行階段叫文件，半現行和非現行階段皆稱為檔案；而歐美的很多國家那么認為文件進入檔案館后才叫檔案，現行和半現行階段都稱作文件。假如我國把這個過渡性機構也稱作文件中心的話，就混淆了我國關于文件與檔案界限的劃