外國語團(tuán)學(xué)會干部干事專業(yè)培訓(xùn)

1、 標(biāo)題：黑體 二號 居中不加粗 標(biāo)題的數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字 正文：宋體 五號不加粗 署名日期：右對齊日期一律用“日不 用“號 全文： “格式-“段落-“1.5倍行距； “文件-“頁面設(shè)置-上，下，右2.5 厘米，左：3厘米文件處理格式 正文與標(biāo)題之前要有間距，用標(biāo)題的大小“黑 體二號按一次回車鍵 正文內(nèi)容分點論述時都用分號，只有最后一點 用句號 正文開頭要空四格即：兩個字的大小寫， 另起一段時也要空四格 一大點下面分小點論述時，一大點用 “一、“二、“三、依次標(biāo)注，而下面 的小點用“1、“2、“3、依次標(biāo)注， 而一小點要比一大點在格式上更推進(jìn)一步。 一、擴(kuò)大隊伍，使團(tuán)學(xué)會深入人心 1、與信息部

2、完成了?新生導(dǎo)讀?的編寫，并分發(fā)給各班班主任，助班班主任及新生； 2、開展招新工作，并成功地招收了兩名新干事； 二、與新生共歡樂 1、開展新老生交流會； 2、走訪新生寢室，解答了新生的各種問題，幫助他們盡快適應(yīng)大學(xué)的新生活； 三、做好本職工作 1、統(tǒng)計好上學(xué)期的綜合考評工作并張貼； 2、認(rèn)真做好日常工作。舉例 工作方案和總結(jié)上交的時間為每次例會后一周之內(nèi)，上交后如發(fā)現(xiàn)有格式或字體錯誤的一律退回修改并重新打印上交，各部門要準(zhǔn)備兩份，一份上交辦公室，一份自己部門存檔，并保存電子稿。 封面 目錄 活動籌劃書 活動后總結(jié) 初賽、復(fù)賽、決賽名單 活動評分表 活動節(jié)目單 獲獎名單 活動人員安排 選手榮譽(yù)證

3、書活動總結(jié)格式 封面的選圖要清晰大方，要符合所辦活動的主題，圖片要大小適中，過大或過小都會影響美觀，如果取適宜的圖片整張做背景也可以封面上必須用醒目的字體標(biāo)明活動的名稱，如“臺州學(xué)院外國語學(xué)院第七屆外語節(jié)系列活動之英語演講比賽分兩行在封面的下方要標(biāo)注舉辦部門和舉辦年月；一、封面 目錄包含這份活動總結(jié)的所有內(nèi)容，目錄所標(biāo)的次序必須與活動總結(jié)所有內(nèi)容的次序相符目錄中也要注明“封面、“目錄.依次往下排，如下：封 面目 錄第七屆英語演講比賽籌劃書名稱要完整把所需的工程依次下標(biāo)；二、目錄該籌劃書的名稱要完整，如：“外國語學(xué)院第七屆外語節(jié)系列活動之英語演講比賽籌劃書，籌劃的內(nèi)容要包括“活動目的，賽前準(zhǔn)備，

4、正式比賽，活動安排，會場布置，經(jīng)費(fèi)預(yù)算；其中賽前準(zhǔn)備包括：宣傳活動、報名方式、報名內(nèi)容、召開選手會議、聯(lián)系好評委及主持人等等；正式比賽包括初賽、復(fù)賽、決賽，每一個賽程的時間地點內(nèi)容安排要盡可能地全面詳細(xì)，特別是決賽的流程；活動安排可包括賽前的各種日程安排，工作人員的落位；經(jīng)費(fèi)預(yù)算條條目目要清晰；三、該活動的籌劃書 總結(jié)出整一個活動的好的地方與缺乏之處，對整場晚會進(jìn)行剖析,并在晚會舉辦后三天之內(nèi)單獨將此份總結(jié)上交主席團(tuán)；四、該活動舉辦后總結(jié) 包括姓名、院系、班級、聯(lián)系方式； 評分表各環(huán)節(jié)的評分標(biāo)準(zhǔn)要清晰，準(zhǔn) 確，相應(yīng)的比例要明確形式限；五、初賽、復(fù)賽、決賽名單六、活動評分表 決賽時在大教室或?qū)W生

5、活動中心的工作人員安排，要詳細(xì)到位；七、活動節(jié)目單八、獲獎名單九、活動人員安排 本卷須知：活動總結(jié)中每一份文字類的文件都要按照工作方案和總結(jié)的格式進(jìn)行，不可以任意選用其他字體或其他形式，但封面、目錄、節(jié)目單、人員安排的格式可以自己設(shè)定，美觀大方即可；每一份活動總結(jié)必須涵蓋以上十個工程，但各部門可根據(jù)自己部門不同需求，可以往其中放入更多詳細(xì)資料，只要目錄與該活動總結(jié)的順序依次對應(yīng)即可；每個部門要保存好自己部門所舉辦的活動資料，包括每個視頻、音頻、圖片；紙質(zhì)材料和電子資料一式兩份，一份由本部門保存，一份上交辦公室，這些材料一律在活動舉辦后兩周內(nèi)上交，各部切記要保存好選手榮譽(yù)證書的復(fù)印件。十、選手榮

6、譽(yù)證書外國語團(tuán)學(xué)會紀(jì)檢部1、簽到 1在活動及或比賽會場布置和正式開始之前的開始和結(jié)束均需簽到；2、活動或比賽的請假制度 1在活動或比賽前告知活動主辦方請假原因并征求其同意； 2用臺院紙寫好請假條在活動或比賽前交與紀(jì)檢部，假設(shè)有特殊原因也必須在活動或比賽后的兩天內(nèi)上交；3、大會請假 1向副主席葉瑾苑說明請假原因并征得其同意； 2用臺院紙寫好請假條，內(nèi)容包括：請假詳細(xì)原因 部門、署名及日期； 3本卷須知：請假條須在開會前上交給紀(jì)檢部，假設(shè)有特殊原因也必須在會后的兩天內(nèi)上交；一、簽到請假制度1、報銷手續(xù): 1在單周的周六周日，有報銷工程的部門將報銷具體內(nèi)容上報給紀(jì)檢部或生活部； 2由紀(jì)檢部統(tǒng)計本次報

7、銷的具體工程及費(fèi)用，列好清單交于老師并給其過目，在其同意后領(lǐng)取學(xué)生經(jīng)費(fèi)； 3在雙周四晚上6:30團(tuán)學(xué)辦公室各個部門派一個專門負(fù)責(zé)報銷的同學(xué)來報銷并帶上相關(guān)收據(jù)； 4各部門領(lǐng)款后需由領(lǐng)款人簽字； 5 由生活部開好單子，然后由紀(jì)檢部進(jìn)行記錄和審核； 6報銷結(jié)束后交與主席過目簽字； 二、 活動報銷制度7具體本卷須知： 各個部門假設(shè)是關(guān)于某一活動的具體事物的報銷，需在整場活動或比賽徹底結(jié)束后將具體工程上報； 每個部門需確定一個專門負(fù)責(zé)報銷的同學(xué)，個人所開收據(jù)都需事先在收據(jù)背后寫好相關(guān)內(nèi)容： A、具體用處需非常詳細(xì)，假設(shè)有車票那么要包括車票起點與終點，出租車票根據(jù)情況給與報銷 B、所屬部門及上報者姓名及

8、開收據(jù)當(dāng)日時間1、團(tuán)學(xué)會內(nèi)部物件由紀(jì)檢部記錄，并由生活部進(jìn)行保管；2、各個部門在活動結(jié)束后將活動所用的可再次利用的東西進(jìn)行回收，并到紀(jì)檢部進(jìn)行登記交與生活部保管；3、活動比賽舉辦時向外借的物件由紀(jì)檢部登記，在活動過程中和活動后的回收以及保管工作，由借東西的部門負(fù)責(zé)，歸還后該部門清點以及驗收物品再歸還。歸還后由紀(jì)檢部和生活部核對數(shù)量是否相符，生活部再保管；三、物件保存及情況登記工作4、登記內(nèi)容： 本學(xué)院相關(guān)物件登記： A、所屬部門； B、物件及其用途； C、物品數(shù)量具體數(shù)量：如打氣筒幾個； D、日期及登記人署名； 其他學(xué)院外借物件登記： A、學(xué)院名稱； B、所借物件及詳細(xì)用途； C、所借物品具體

9、數(shù)量，尤其是一些大的儀器 上附屬的零件，比方：向數(shù)信借音響，有 兩根線一長一短，兩個話筒一個有 線，一個無線； D、外借者姓名、外借當(dāng)日日期及歸還日期； E、注意：借過來之前必須確定借的物品的使 用實效性；四、活動比賽舉辦的效果評分設(shè)計1每個部門需將本次活動所需要的物件的經(jīng)費(fèi)預(yù)算 分條詳細(xì)列出，包括物件名稱物件單件價格和數(shù)量；2經(jīng)費(fèi)預(yù)算完成后寫入活動籌劃；3將活動籌劃交與主席團(tuán)審核；4得到主席團(tuán)允許前方可進(jìn)行此活動具體事宜；5本卷須知： 各部門進(jìn)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算時要控制好適當(dāng)?shù)幕瑒訁^(qū)間，不能算的過于緊湊，也不可過寬； 各部門舉辦活動過程中要嚴(yán)格按照活動籌劃中的經(jīng)費(fèi)預(yù)算不可超出預(yù)算；五、活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算

10、1、值班簽到 1每個人一星期均輪到一次值班，值班時需在值班簽到簿上簽到； 2值班時如有人詢問相關(guān)事宜或者需求幫助需盡力幫助； 3值班結(jié)束時需清掃辦公室，包括清掃地面，整理桌上物品，離開時假設(shè)沒有人需關(guān)好電燈與門窗； 2、值班請假 1請假需在自己值班的時間之前將請假條貼于值班簽到簿當(dāng)周的那頁； 2內(nèi)容要求：請假原因； 請假人姓名及時間； 3缺勤者經(jīng)過統(tǒng)計后會參加團(tuán)學(xué)會辦公室大掃除者名單；六、辦公室值班制度外國語團(tuán)學(xué)會文藝部前期準(zhǔn)備一、前期準(zhǔn)備二、比賽晚會當(dāng)晚三、結(jié)束后本卷須知 確定晚會主題和宣傳語：簡潔、有力 確定節(jié)目類型：獨唱、話劇、街舞、民族舞、樂隊、健美操、音樂劇、歌舞、合唱、手語舞、武術(shù)

11、、小品等等。 活動宣傳：主要有海報、傳單、走訪晨讀班級等形式。 節(jié)目彩排：至少兩次全場彩排以保證質(zhì)量。 幻燈片、節(jié)目單：幻燈片制作要考慮字體、圖片與燈光的搭配效果?；脽羝⒐?jié)目單在晚會、比賽兩天前全部到位。主持人：確定后盡早與主持人溝通晚會、比賽流程和本卷須知。如與音樂和PPT的配合。及時修正串詞中有爭議的局部。主持人、演員和選手的妝發(fā)、服裝造型：確定造型和化裝的人數(shù)。提前與外聯(lián)部溝通。自行解決妝發(fā)的人排除在外。舞臺造型搭配盡量有別于平時。音樂：主要有開場音樂、演唱伴奏、游戲音樂、頒獎音樂等。有PC-OUTPUT和DVD兩種選擇。各有優(yōu)劣。分工:分工主要有音控室、幻燈片和全場三局部。要求清楚的

12、了解晚會、比賽的流程。邀請嘉賓：提前一周邀請比賽評委。提前一天邀請四樓辦公室的老師、主席團(tuán)和干部。并最后確認(rèn)。確認(rèn)：在晚會、比賽前一天最后確認(rèn)所有的流程、串詞、節(jié)目、道具、布置、妝發(fā)、節(jié)目單、音視頻等細(xì)節(jié)。就當(dāng)晚的流程從頭到尾過一遍以減少意外情況的發(fā)生?；顒又行南挛?：30開門。但要與團(tuán)委辦公室值班的同學(xué)提前一天聯(lián)系。以防意外。同時與外聯(lián)部聯(lián)系。帶選手、演員去做造型。下午3：30之前做好所有的會場布置。開始安排選手、演員進(jìn)行最后一遍彩排。重點是話筒。所有工作人員和選手、演員在晚會、比賽開始前半小時到場準(zhǔn)備。開場前確認(rèn)評委、嘉賓是否到場。如果有變動及時與主持人聯(lián)系。 晚會、比賽開始后注意維持現(xiàn)場

13、秩序提前安排干事。 如果現(xiàn)場出現(xiàn)人力不可為的意外情況如話筒、燈光、舞臺等方面的問題，保持鎮(zhèn)定，盡快解決。 音視頻、幻燈片應(yīng)提前備份。如果電腦出現(xiàn)問題的話及時更換。 開場前和結(jié)束后記得播放音樂。開場前是最好的宣傳，結(jié)束后是再次的邀請。這很重要。待觀眾退場后迅速組織干事整理會場以及道具和會場布置聽取主席團(tuán)意見后組織干事從頭到尾總結(jié)晚會、比賽的流程。找出優(yōu)缺點，總結(jié)成冊，以便查閱。及時、如數(shù)歸還借來的道具、設(shè)備。外國語學(xué)院新聞部 沒有規(guī)矩，不成方圓。為了讓干部干事了解舉辦晚會的本卷須知、開會制度及團(tuán)學(xué)會各項事宜，增強(qiáng)整個團(tuán)學(xué)會的辦事效率，完善團(tuán)學(xué)會內(nèi)部的管理制度，提高干部、干事的辦事能力，調(diào)動廣闊團(tuán)

14、學(xué)會成員工作的自覺性與積極性，嚴(yán)肅團(tuán)學(xué)會紀(jì)律，標(biāo)準(zhǔn)團(tuán)學(xué)會成員行為，進(jìn)一步加強(qiáng)團(tuán)學(xué)會內(nèi)部管理，明確各部門職責(zé)，確保團(tuán)學(xué)會工作標(biāo)準(zhǔn)、高效、有序的進(jìn)行，因此特制定如上條例。詣在更好地發(fā)揮我院團(tuán)學(xué)會的橋梁和紐帶作用，為同學(xué)們奉獻(xiàn)更好的活動及晚會，保證團(tuán)學(xué)會各項工作的高效進(jìn)行，更好地積累和保存團(tuán)學(xué)會工作的各種資料，促使整個團(tuán)學(xué)會朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、高效化的方向開展。一、宗旨及目的(一晚會比賽前期的準(zhǔn)備工作確定晚會節(jié)目類型和比賽賽制，晚會節(jié)目類型包括：獨唱、話劇、街舞、民族舞、樂隊、健美操、音樂劇、歌舞、合唱、手語舞注意冷場、武術(shù)、小品等等；確定晚會比賽主題和宣傳語：要求響亮、易懂；初、復(fù)賽評委由

15、干部、1-2名專業(yè)人員組成，至少有一名評委跟進(jìn)比賽；評委、嘉賓、主持人等人選必須于活動前4天確定，與主席團(tuán)溝通后通知；開始請節(jié)目一般是在晚會前一個月；幻燈片及節(jié)目單制作幻燈片制作要考慮字體、圖片與燈光的搭配效果；幻燈片、節(jié)目單必須在晚會兩天前全部到位；舞臺布置的方案：要考慮到晚會現(xiàn)場的燈光，門口布置要考慮在夜色中的效果，盡量做到簡單大方，防止浪費(fèi)，凸顯特色；二、比賽籌劃工作及開展本卷須知加強(qiáng)宣傳手段：海報在活動前一個星期必須擺出去；及時開班長會議；發(fā)放宣傳單；走訪寢室；發(fā)動其他兄弟學(xué)院及社團(tuán)的力量；拓展新的宣傳形式；主持人主持人必須跟干部、干事一起過幾遍流程，充分了解比賽賽制，節(jié)目單，幻燈片播

16、放順序，游戲流程及游戲規(guī)那么，可以考慮將游戲規(guī)那么做成小紙片交到主持人手中；嘉賓的名單及頭銜也要提前一兩天交到主持人手中；主持人對詞必須有干事和干部全程聽下來，將措辭及有爭議的地方解釋清楚，游戲必須配合幻燈片和主持人一起過一遍、玩一遍； 給主持人準(zhǔn)備正式節(jié)目單，給他們準(zhǔn)備好水，中途休息的椅子，派一個干事和他們做好臨場的溝通，包括音響、話筒等方面 主控室現(xiàn)狀的了解平?；顒又行挠谢顒訒r，多去看下舞臺布置、幻燈片制作、主控室的燈光和音響的現(xiàn)狀，需要話筒架時，提前算好數(shù)量； 找好開場音樂和結(jié)束音樂以及游戲音樂、頒獎音樂； 在晚會比賽前一天，演員、主持人、道具搬運(yùn)人員、話筒傳遞人員、道具、音響、幻燈片一

17、一備齊，像晚會比賽)一樣過一遍減少突發(fā)狀況；晚會比賽前二天與新聞部聯(lián)系好拍攝人員安排演員及工作人員留影由新聞部負(fù)責(zé)；二晚會比賽當(dāng)天安排上午刻碟、節(jié)目單、幻燈片及道具的再次確認(rèn)；下午1：30左右活動中心開門；主持人下午再在活動中心重新對詞，注意發(fā)型、妝容與服飾的搭配安排工作人員和演員分批吃飯晚會比賽開始前再次確認(rèn)演員及工作人員的到位情況，在舞臺左邊安排演員休息區(qū)要注意位置的安排：最前排中間位置坐評委，輔導(dǎo)員、外教、主席團(tuán)人員坐兩邊；觀眾席要留23排嘉賓位置， 上一屆老主席團(tuán)成員、老干部的位置要安排在本屆干部之前活動開始前安排老師就席的引導(dǎo)人員5：45確認(rèn)迎賓的到位情況，迎賓人員必須穿裙子、化淡妝

18、6：00準(zhǔn)時播放開場音樂晚會或比賽開場前十分鐘聯(lián)系沒到的嘉賓和評委等待開場三晚會比賽中幻燈片和一些突發(fā)狀況的處理準(zhǔn)備好多臺電腦，以防幻燈片臨時無法顯現(xiàn)；每個活動主辦部門干事手中做好活動記錄；如果在晚會比賽中途發(fā)現(xiàn)有東西沒做進(jìn)幻燈片，應(yīng)提前與主持人溝通，防止出現(xiàn)冷場；晚會比賽前幾分鐘有突發(fā)情況的，要鎮(zhèn)定，動作要快，但要沉著，因為你的行為直接影響干部干事和觀眾的情緒；開場前和結(jié)束后記得播放音樂，開場前是最好的宣傳，結(jié)束后是再次的邀請；四晚會比賽后感謝到場的觀眾，讓新干事留下來收拾會場，注意道具的回收利用，送水果或禮品給主控室的工作人員，安排演員及工作人員留影，水果到一切收拾好后再分；做好總結(jié)工作；

19、活動書面總結(jié)包括封面封面包括標(biāo)題、舉辦部門和時間、目錄、活動籌劃流程、初復(fù)決賽選手名單、評分表、獎狀復(fù)印件及活動經(jīng)驗總結(jié)；聽完主席團(tuán)的意見后，干部帶著干事從頭到尾重新找優(yōu)缺點，做好經(jīng)驗的總結(jié)，上交辦公室活動材料；第二天歸還好道具，做好收尾工作；一拍照拍照程序1 各部門提前一天通知本部門拍照任務(wù)；2 本部門干事向四樓辦公室老師拿取相機(jī)并進(jìn)行及時充電；3 干事現(xiàn)場拍取整體效果、嘉賓、精彩瞬間等各角度照片假設(shè)干。后期存檔1 活動結(jié)束，照片由本部門直接帶回；2 本部門根據(jù)各活動進(jìn)行的先后順序，進(jìn)行有序的存放。具體內(nèi)容如下：干事將對拍攝到的照片進(jìn)行重重篩選，挑選出清晰、精彩、效果佳的照片，然后經(jīng)過“光影

20、魔術(shù)手的處理此處理由本部門內(nèi)定選出811張照片存入外國語團(tuán)學(xué)會博客的相冊中。三、相關(guān)工作本卷須知本卷須知1、拍照時必須選好角度，抓住瞬間；2、拍照時不得從評委席直接穿過；3、活動完成后必須做好及時存檔工作，便于大家信息交流；4、一切完成后，務(wù)必要將之前的照片刪除便于下次拍攝并進(jìn)行充電，于次日將相機(jī)歸還于四樓辦公室。二PPT 完成程序1 各部門根據(jù)自己所舉辦的活動制作出符合該活動的PPT，如在制作過程中遇到技術(shù)方面的問題可與我部門討論。制作完之后，如有需要，可以一起討論修改；2 舉辦活動時，可有本部門的干事負(fù)責(zé)PPT的播放。后期存檔活動結(jié)束后，由本部門的干事將該活動的PPT拷貝過來；本卷須知1

21、PPT盡量做到簡單明了，背景與活動主題相一致；2 本部門干事要及時對各活動的PPT進(jìn)行存檔，以便大家及時的交流。三通訊稿完成程序1、各部門提前一天通知本部門寫稿任務(wù)；2、新聞部成員全程活動，然后完成通訊稿的撰寫；3、交由老師審核、上傳到校網(wǎng)站或是由干部上傳到院網(wǎng)站。后期存檔所有寫的稿子將放在?；蛟旱木W(wǎng)站上。本卷須知1、干事在找角度、選主題及活動細(xì)節(jié)方面要積極向主辦部門詢問；2、要及時完成稿子的撰寫和上交工作，保證通訊稿的及時性；3、最終通訊稿以電子稿的形式上交，要注意書寫格式；4、要及時更新院網(wǎng)站，讓同學(xué)們第一時間了解學(xué)院動態(tài)。外國語學(xué)院團(tuán)學(xué)會各項活動總結(jié)必須做成小冊子，每本小冊子需涉及以下根

22、本內(nèi)容： 1、封面的選圖要清晰大方，要符合所辦活動的主題，圖片要大小適中，過大或過小都會影響美觀，如果取適宜的圖片整張做背景也可以封面上必須用醒目的字體標(biāo)明活動的名稱，如“臺州學(xué)院外國語學(xué)院第七屆外語節(jié)系列活動之英語演講比賽分兩行在封面的下方要標(biāo)注舉辦部門和舉辦年月； 2、目錄包含這份活動總結(jié)的所有內(nèi)容，目錄所標(biāo)的次序必須與活動總結(jié)所有內(nèi)容的次序相符目錄中也要注明“封面、“目錄.依次往下排，如下：第七屆英語演講比賽籌劃書名稱要完整把所需的工程依次下標(biāo)；該活動的籌劃書四、各項活動總結(jié)格式該籌劃書的名稱要完整，如：“外國語學(xué)院第七屆外語節(jié)系列活動之英語演講比賽籌劃書，籌劃的內(nèi)容要包括“活動目的，賽前準(zhǔn)備，正式比賽，活動安排，會場布置，經(jīng)費(fèi)預(yù)算；其中賽前準(zhǔn)備包括：宣傳活動、報名方式、報名內(nèi)容、召開選手會議、聯(lián)系好評委及主持人等等；正式比賽包括初賽、復(fù)賽、決賽，每一個賽程的時間地點內(nèi)容