時(shí)間管理之計(jì)劃和效率概述

1、請(qǐng)思考一下你是否有如下情況：你是否認(rèn)為方案趕不上變化？你是否感覺(jué)到你的工作環(huán)境太亂了？你是否想做一件事，比方健身，卻總沒(méi)開(kāi)始或找不到時(shí)間去做?你是否感覺(jué)到每天都有做不完的事？如果有以上情況，那么你知道你每天都在做什么嗎？打攪 或沒(méi)有預(yù)約的接待不知道重要性次序沒(méi)有目標(biāo)、次序和方案要求職工同一時(shí)間完成多項(xiàng)工作個(gè)人缺乏組織能力缺乏自律會(huì)議資料不完整或有所延誤文書工作和繁文縟節(jié)分不清責(zé)任和權(quán)力面對(duì)無(wú)窮的雜事，我們?cè)趺崔k？第一：要學(xué)會(huì)區(qū)別不同的事務(wù)，在有限的時(shí)間里做最重要的事。 這里我們提供一個(gè)簡(jiǎn)單的事務(wù)分類工具。第二：要學(xué)習(xí)一些方法，防止不必要的打攪。這里提供一些小竅門。第三：要學(xué)會(huì)利用方案工具，統(tǒng)籌

2、你的時(shí)間。緊急不緊急 重要 不重要 危機(jī) 急迫的問(wèn)題 有期限壓力的方案 防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 開(kāi)掘新時(shí)機(jī) 規(guī)劃、休閑、健身 不速之客 某些 某些信件與報(bào)告 某些會(huì)議 必要而不重要的事 受歡送的活動(dòng) 繁瑣的工作 某些信件 某些 浪費(fèi)時(shí)間之事 有趣的活動(dòng)首先是事務(wù)分類工具不緊急重要不重要緊急偏重第一類事務(wù)的結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局 不緊急 重要 不重要緊急偏重第二類事務(wù)的結(jié)果 有遠(yuǎn)見(jiàn)，有理想 平衡 紀(jì)律 自制 少有危機(jī) 不緊急重要不重要緊急 偏重第三類事務(wù)的結(jié)果 短視近利 危機(jī)處理 被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與方案 缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂不緊急重

3、要不重要緊急 偏重第四類事務(wù)的結(jié)果 全無(wú)責(zé)任感 工作不保 依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生面對(duì)這樣的工作狀態(tài)， 你應(yīng)該怎么辦？小竅門之一：把等待時(shí)間轉(zhuǎn)化成資源現(xiàn)在是10點(diǎn)45分，11點(diǎn)有個(gè)會(huì)議，這十五分鐘我做點(diǎn)什么？上班坐公車需要1個(gè)小時(shí)，這一個(gè)小時(shí)我除了提高警惕防小偷外能做點(diǎn)什么嗎？去銀行辦事，領(lǐng)號(hào)之后要排半小時(shí)隊(duì)我除了心急火燎地看著那個(gè)該死的號(hào)碼牌外還能做點(diǎn)什么嗎？小竅門之二：停止煲 粥如果是為了娛樂(lè)和消遣，那就煲吧如果是為了聯(lián)絡(luò)感情，那繼續(xù)如果是為了討論晚上吃什么，在哪里吃，哪個(gè)小攤上的烤肉廉價(jià)一毛錢，說(shuō)到自己都想不出說(shuō)什么了，還戀戀不舍的話，請(qǐng)面壁去吧怎么辦？利用清靜時(shí)間、過(guò)濾 、安排專門接 的

4、時(shí)間 學(xué)習(xí)并演練終止談話的技巧 增加授權(quán)，把 轉(zhuǎn)交給被授權(quán)人處理 打攪關(guān)于 你總有這種錯(cuò)覺(jué)，不管來(lái)電者想要做什么，他的需要都比你當(dāng)時(shí)所做的事來(lái)得重要。 良好的 交談技巧，有幾個(gè)簡(jiǎn)單的方法：暗示他談話即將結(jié)束，盡量簡(jiǎn)短扼要。提到您有時(shí)間限制時(shí)，就說(shuō)待會(huì)兒得開(kāi)一個(gè)會(huì)，開(kāi)會(huì)之前有一分鐘的時(shí)間，問(wèn)對(duì)方還需要什么幫助嗎?坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我?guī)追昼娭畠?nèi)到達(dá)他辦公室，明天見(jiàn)。 小竅門之三：清理桌面歸類，以自己熟悉的方式歸類定位，以自己熟悉的方式定位配件放在一個(gè)盒子里面，在家里也一樣無(wú)意義的文件看一遍都嫌多，既然已經(jīng)看了，扔了吧定期淘汰怎么辦？ 清潔的桌面代表你有序的思維，利用工作方案表來(lái)

5、提供控制找出比把所有檔案堆在桌上更好的控制方法 先處理棘手、最為優(yōu)先的工作，過(guò)濾干擾，適當(dāng)授權(quán)條理不清小竅門之四 文件處理 決定在擬訂方案、作決定、給予成果回饋時(shí)，何種資料派得上用場(chǎng)，然后作到資料方便取用、具有可靠性與適宜性 進(jìn)行必要的溝通后，抓住必須資料，防止超過(guò)需要量 預(yù)期作好評(píng)估，將資料分配的優(yōu)先次序標(biāo)準(zhǔn)化當(dāng)下就處理，每天送來(lái)的文件中，有80%可在一開(kāi)始處理時(shí)丟棄，一般主管平均只丟棄20% 別做任何你可以授權(quán)給別人做的事 設(shè)計(jì)簡(jiǎn)化文件處理的系統(tǒng) ，減少?gòu)?fù)本，用標(biāo)準(zhǔn)格式 資料不全文件繁雜小竅門之五 學(xué)會(huì)拒絕可以有拒絕的理由，但不必每次都要有理由。拒絕太慢反而會(huì)造成抱怨太多。害怕冒犯某人想好

6、借口，當(dāng)然越實(shí)話越好。同時(shí)設(shè)立個(gè)人與組織的重要工作目標(biāo)，為例行工作建立完成標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定完成期限 學(xué)習(xí)專注的技巧，防止分心及自我干擾?？朔鍪峦涎拥膲牧?xí)慣。認(rèn)識(shí)真正的朋友，不會(huì)因?yàn)樘孤实慕忉尪挥|怒 出示雙方同意的優(yōu)先次序清單來(lái)拒絕老板 別人會(huì)替那些沒(méi)有優(yōu)先次序的人，決定優(yōu)先次序 無(wú)力拒絕缺乏自律小竅門之六：速戰(zhàn)速?zèng)Q這件事令人感到為難， 但是它非做不可，因此我將立即做完它，以便盡早忘掉它。養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣將事情切成好幾塊小塊任務(wù)，快速地完成每一塊的任務(wù)完成最關(guān)鍵的部份，讓事情看起來(lái)像做完 80% 一般 征得上司同意后，準(zhǔn)備一份工作責(zé)任清單，其中要說(shuō)明職責(zé)和職權(quán) 堅(jiān)持獲得與責(zé)任對(duì)等的職權(quán)，你有義務(wù)

7、獲得執(zhí)行任務(wù)的權(quán)力 擬出明確的工作工程說(shuō)明，內(nèi)容要詳細(xì)，涵蓋個(gè)人所有的職責(zé) 小竅門之七：明確責(zé)任這 樣 辦！以后，經(jīng)常反省自己：1、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么能夠由別人，并且應(yīng)該由別人做的事？3、我做了什么耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)的事？4、我做了什么會(huì)浪費(fèi)別人時(shí)間的事？面對(duì)這樣的思考， 如何把工作做得更好？工作方案是最重要的效率工具首先請(qǐng)大家答復(fù)一個(gè)問(wèn)題：什么是工作方案？可能的答案答案一：工作方案是一個(gè)按步就班做事情的時(shí)間表。答案二：工作方案是一個(gè)為完成工作必需的預(yù)算表。答案三：工作方案要描述工作任務(wù)與任務(wù)完成人之間關(guān)系。問(wèn)題在于工作方案的核心是什么？工作方案絕不僅僅是預(yù)算表和工作安排工作方案

8、為工作相關(guān)人準(zhǔn)備的一個(gè)論點(diǎn)這里有必要解釋一下什么是論點(diǎn)？一個(gè)論點(diǎn)是一系列在邏輯上相關(guān)的陳述，每一個(gè)陳述都是依照邏輯順序，根據(jù)前一個(gè)陳述得來(lái)的，一系列關(guān)聯(lián)的陳述組成了整個(gè)論點(diǎn)。作為一個(gè)論點(diǎn)的工作方案：1有一個(gè)問(wèn)題，或者多個(gè)問(wèn)題選擇邏輯的理由；2他們需要一個(gè)解決方案；3工作方案是一個(gè)解決方案。工作方案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容摘要； 簡(jiǎn)介和背景問(wèn)題； 目標(biāo)和目的成果； 資源和限制投入； 解決方案和行動(dòng)從投入到成果； 附錄預(yù)算，時(shí)間表和其它。 摘 要在最后寫這個(gè)局部，并確保它是一個(gè)總結(jié)，而不是一個(gè)簡(jiǎn)介。最正確的長(zhǎng)度是一個(gè)或兩個(gè)段落，涵蓋半頁(yè)。簡(jiǎn)介和背景信息簡(jiǎn)介大家都明白，關(guān)鍵在簡(jiǎn)。背景信息很重要，它不應(yīng)該成為一個(gè)

9、長(zhǎng)期分析或歷史描述，它只應(yīng)該提供在時(shí)間段內(nèi)所選擇的目標(biāo)的理由，告訴大家有那么多的問(wèn)題需要解決，你為什么選擇這個(gè)問(wèn)題。目的和目標(biāo)目標(biāo)和目的是不同的。目的是廣泛和在一般情況下，解決已確定的問(wèn)題，目的永遠(yuǎn)無(wú)法到達(dá)或核實(shí)到達(dá)，因?yàn)樗皇蔷唧w的，有限的，或可以核查的，目的可以指向目標(biāo)。目標(biāo)是具體的，是有限的，有完成日期，并可以驗(yàn)證的。目標(biāo)是衍生或從目的中產(chǎn)生的。目標(biāo)選擇注意兩點(diǎn)一、工作方案目標(biāo)并不需要涵蓋所有需要解決問(wèn)題，而只是方案期內(nèi)的具體要解決的問(wèn)題二、工作方案目標(biāo)應(yīng)成為行動(dòng)及相關(guān)費(fèi)用的理由資源和制約資源包括工作人員和其他人員如志愿者，合作伙伴組織和個(gè)人，參謀，土地，資金，物資，設(shè)備，其他存貨，買賣

10、或交易，任何可以調(diào)動(dòng)和到達(dá)既定目標(biāo)的資源。制約局部應(yīng)查明任何限制或到達(dá)目標(biāo)必須克服的障礙，這也包括了你打算如何克服這些困難的簡(jiǎn)短描述。策略和行動(dòng)說(shuō)明你打算如何轉(zhuǎn)換你的資源，克服制約因素，使用投入的資源，以到達(dá)這些目標(biāo)。最好的工作方案會(huì)列出一些策略，然后選擇其中一個(gè)，并給出選擇理由。行動(dòng)將投入轉(zhuǎn)化為成果的活動(dòng)，指向目的和目標(biāo)。讓行動(dòng)從策略中產(chǎn)生，這些策略都識(shí)別了投入及轉(zhuǎn)化成的成果，這個(gè)局部的每個(gè)行動(dòng)都應(yīng)該與一個(gè)成果有關(guān)，你也要將清楚這個(gè)行動(dòng)是如何幫助實(shí)現(xiàn)某個(gè)具體的目標(biāo)的。附錄，包括預(yù)算和時(shí)間表工作方案的預(yù)算應(yīng)該在附錄中，而不是在正文中，這很重要，因?yàn)檫@不是工作方案的論點(diǎn)，而是支持工作方案的細(xì)節(jié)，它可以是附錄的第一局部。預(yù)算的每個(gè)細(xì)節(jié)都應(yīng)該和一個(gè)或幾個(gè)目標(biāo)成果有關(guān)，一些預(yù)算工程如交通，郵政，復(fù)印， ，電郵必須被人為的分為幾個(gè)不同成果的預(yù)算，因?yàn)樗鼈冎С炙械某晒?。工作方案的時(shí)間表不是必須的，一些協(xié)調(diào)人員認(rèn)為它們必須方案時(shí)間段的每一天，這里推薦你按順